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Verteilerlisten in Outlook - Wo speichert Outlook die Verteilerlisteninformationen

Servus zusammen,

folgender Sachverhalt zu Outlook (Vers. 2010):

Wir führen hier bei uns Verteilerlisten in Outlook. Von Mal zu Mal treten Presseleute an uns heran und wünschen die Löschung ihrer Daten. Jetzt haben aber unsere Kolleginnen für verschiedene Rundschreiben verschiedene Verteilerlisten angelegt. Kommt ja vor. Es kommt auch vor, dass unsere Kolleginen die Einträge löschen, allerdings nicht in allen Verteilerlisten und manchmal sind Einträge (i. d. R. E-Mail-Adressen) zu versteckt, als dass man alle sofort löscht; es kommt zu Beschwerden.

Leider kann man in den Outlook-Verteilerlisten nicht mit der Suchfunktion arbeiten, weswegen ich gerne einen anderen Ansatz wählte:

Wo speichert Outlook die Verteilerlisten? Welche Datei? Meine Idee ist jetzt, mit notepad++ oder dem stinknormalen MS-Editor die Datei öffne und entprechende Adressen händisch rauslösche.

Natürlich wäre ich auch für einen geschickteren Ansatz eurerseits dankbar.

Vielen Dank schon mal!

VG

Heuristiker

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Ausgedruckt am: 23.11.2024 um 02:11 Uhr

Voiper
Voiper 25.01.2018 um 10:39:22 Uhr
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Moin,

was nutzt Ihr denn für einen Mailserver?

Gruß, V
Heuristiker
Heuristiker 25.01.2018 um 10:49:33 Uhr
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Voiper, servus! Wir nutzen einen Exchange-Dienst von Microsoft. Leider haben wir nur einen "beschnittenen" Admin für die Exchange-Konsole.
Voiper
Voiper 25.01.2018 um 10:51:18 Uhr
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Zitat von @Heuristiker:

Voiper, servus! Wir nutzen einen Exchange-Dienst von Microsoft. Leider haben wir nur einen "beschnittenen" Admin für die Exchange-Konsole.
Aber an Eure Verteilerlisten und Postfächer müsstet Ihr doch rankommen oder nicht?

Die werden normalerweise auf dem Server angelegt.

Gruß, V
Heuristiker
Heuristiker 25.01.2018 aktualisiert um 10:57:27 Uhr
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Preisfrage: Wie komme ich als Admin an die Verteilerlisten? Wo liegen diese genau auf dem Server? Denn dann könnte ich ggf. exkalieren und das Problem so lösen.

Nachtrag: Gerade in einem anderen Forum gefunden:

"Habe nun selbst einen kleinen Umweg gefunden für alle die irgendwann mal auf das gleiche Problem stoßen:
ALLE Verteilerlisten markieren - speichern unter - txt-Datei.
In dieser txt-Datei sind dann alle Mailadressen vorhanden und als Überschriften jeweils der Name der Verteilerliste. So kann man suchen und findet die Adressen wenigstens, unter welcher Verteilerliste diese vorkommen. "
http://www.office-loesung.de/ftopic425240_0_0_asc.php
colinardo
Lösung colinardo 25.01.2018 aktualisiert um 11:15:44 Uhr
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Mit der Powershell eigentlich kein Hexenwerk, entsprechende Berechtigung am Exchange und RBAC Rolle vorausgesetzt.
$search = 'mail@domain.com'  
Get-DistributionGroup | ?{(Get-DistributionGroupMember $_ | select -Expand PrimarySmtpAddress) -contains $search}| Remove-DistributionGroupMember -Member $search
Wenn es sich um lokale Verteilerlisten in den Kontaktordnern der User handelt ließe sich das auch mit einem VBA/Powershell-Skript abarbeiten.

Grüße Uwe
Heuristiker
Heuristiker 07.02.2018 um 14:37:54 Uhr
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Servus colinardo,

du gabst mir kürzlich diesenTipp bezüglich der Administration von Verteilerlisten. Vielen Dank schon mal! Wir haben mehrere Funktionspostfächer hier, bsw. Presse@Unternehmen.de , Socialmedia@Unternehmen.de , etc. ; unter Kontakte führen wir Verteilerlisten.

Wie kann ich jetzt speziell die Verteilerlisten in Outlook iterieren genau dieses Funktionspostfachs, um eine eingetragene E-Mail-Adresse (ein Kontakt) zu löschen?

Dein Ansatz ist:

$search = 'mail@domain.com' #E-Mail, die aus der Verteilerliste gelöscht werden müsste

Get-DistributionGroup | ?{(Get-DistributionGroupMember $_ | select -Expand PrimarySmtpAddress) -contains $search}| Remove-DistributionGroupMember -Member $search
colinardo
colinardo 07.02.2018 aktualisiert um 15:09:58 Uhr
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Wie kann ich jetzt speziell die Verteilerlisten in Outlook iterieren genau dieses Funktionspostfachs, um eine eingetragene E-Mail-Adresse (ein Kontakt) zu löschen?
Du willst direkt in Outlook arbeiten? Wie willst du es haben in VBA oder Powershell Variante?
Heuristiker
Heuristiker 07.02.2018 um 15:14:43 Uhr
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Powershell, denn da lern ich am meisten. Danke..!
colinardo
Lösung colinardo 07.02.2018 aktualisiert um 15:46:05 Uhr
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$stores = "NameStore1","NameStore2"  
$search = "mmuster@demo.de"  

# get outlook com-object
[void][reflection.assembly]::LoadWithPartialName("microsoft.visualbasic")  
$objOL = [microsoft.visualbasic.interaction]::GetObject($null,"Outlook.Application")  
if (!$objOL){$objOL = New-Object -Com Outlook.Application}

foreach ($store in $stores){
    $dlists = $objOL.Session.Stores[$store].GetDefaultFolder(10).Items | ?{$_.MessageClass -eq 'IPM.DistList'} | ?{$_.MemberCount -gt 0}   
    foreach($dl in $dlists){
        $matches = 1..($dl.MemberCount) | ?{$dl.GetMember($_).Address -eq $search} 
        if ($matches){
            $matches | %{
                write-host "Removing Member '$search' from distribution list '$($dl.DLName)'" -F Green  
                $dl.RemoveMember($dl.GetMember($_))
            }
            $dl.Save()
        }
    }
}
Viel Spaß

Mehr Support => PN
Heuristiker
Heuristiker 08.02.2018 um 07:04:28 Uhr
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Großes Merci! face-smile