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Was tun mit Postfächern ausgeschiedener Mitarbeiter?
Hallo zusammen,
Ich bin gerade dabei, eine neue Richtlinie für den Umgang mit Exchange Postfächern ausgeschiedener Mitarbeiter, und wollte mir dazu ein paar aktuelle Anregungen holen. Die bestehenden Beiträge sind alle schon uralt. Wie wird das bei euch im Unternehmen gehandhabt?
Wann deaktiviert ihr die User, werden die Mails gesichert, werden Mails weitergeleitet, werden Postfächer in der Sicherung beibehalten, was geschieht, wenn der Mitarbeiter wiederkommt, hat der Mitarbeiter selbst irgendwelche Pflichten, ist die private Nutzung untersagt, ist das relevant für die Richtlinie, habt ihr verschiedene Richtlinien für verschiedene Hierarchieebenen?
Und wurde das so vom Management vorgegeben oder wie seht ihr persönlich das Thema?
Bei uns sammeln sich die Daten an und ich bin grad am rätseln was davon ich lösche und was behalte und wo das dann abgelegt werden soll.
Gruß und Danke für eure Meinungen
Ich bin gerade dabei, eine neue Richtlinie für den Umgang mit Exchange Postfächern ausgeschiedener Mitarbeiter, und wollte mir dazu ein paar aktuelle Anregungen holen. Die bestehenden Beiträge sind alle schon uralt. Wie wird das bei euch im Unternehmen gehandhabt?
Wann deaktiviert ihr die User, werden die Mails gesichert, werden Mails weitergeleitet, werden Postfächer in der Sicherung beibehalten, was geschieht, wenn der Mitarbeiter wiederkommt, hat der Mitarbeiter selbst irgendwelche Pflichten, ist die private Nutzung untersagt, ist das relevant für die Richtlinie, habt ihr verschiedene Richtlinien für verschiedene Hierarchieebenen?
Und wurde das so vom Management vorgegeben oder wie seht ihr persönlich das Thema?
Bei uns sammeln sich die Daten an und ich bin grad am rätseln was davon ich lösche und was behalte und wo das dann abgelegt werden soll.
Gruß und Danke für eure Meinungen
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Printed on: April 27, 2024 at 12:04 o'clock
21 Comments
Latest comment
Moin,
soweit ich das weiß, gibt es rechtlich nur eine Möglichkeit: Postfach archivieren und danach löschen.
Sowohl das Konto bestehen zu lassen als auch eine Weiterleitung einzurichten sind rechtlich nicht zulässig.
Hierbei wird der Sender "getäuscht".
Rein praktisch handhaben das alle Kunden Einzelfallbezogen.
Ich habe dafür ein Formular was der Kunde ausführt.
Stefan
soweit ich das weiß, gibt es rechtlich nur eine Möglichkeit: Postfach archivieren und danach löschen.
Sowohl das Konto bestehen zu lassen als auch eine Weiterleitung einzurichten sind rechtlich nicht zulässig.
Hierbei wird der Sender "getäuscht".
Rein praktisch handhaben das alle Kunden Einzelfallbezogen.
Ich habe dafür ein Formular was der Kunde ausführt.
Stefan
Moin,
ich sag dem ausscheidenden er soll es exportieren und dem nächsten zur Verfügung stellen wenn er das Will. Ansonsten verbrenne ich mir nicht die Finger..
ich sag dem ausscheidenden er soll es exportieren und dem nächsten zur Verfügung stellen wenn er das Will. Ansonsten verbrenne ich mir nicht die Finger..
Moin,
mit Tag des Austritts wird das Konto deaktiviert.
Gleichzeitig ein Abwesenheitsassistent eingestellt, der dem Absender mitteilt "bin nicht da, wende dich an Lieschen Müller". Ein halbes Jahr später wird das Postfach gelöscht (Mailstore sei dank, bleibt es archiviert) und gut. der User wandert dann in die OU "inaktive MAs" und gut.
Man könnte jetzt noch überlegen, ob man den User in "inaktiv1" den nächsten in "inaktiv2" umbenennt. Die SID bleibt dann ja überall bestehen, man sieht aber, dass es ein inaktiver MA ist/ war.
mit Tag des Austritts wird das Konto deaktiviert.
Gleichzeitig ein Abwesenheitsassistent eingestellt, der dem Absender mitteilt "bin nicht da, wende dich an Lieschen Müller". Ein halbes Jahr später wird das Postfach gelöscht (Mailstore sei dank, bleibt es archiviert) und gut. der User wandert dann in die OU "inaktive MAs" und gut.
Man könnte jetzt noch überlegen, ob man den User in "inaktiv1" den nächsten in "inaktiv2" umbenennt. Die SID bleibt dann ja überall bestehen, man sieht aber, dass es ein inaktiver MA ist/ war.
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Moin
+1
weil Mailstore das ja nun auch einmal rechtssicher archiviert.
Gruß
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weil Mailstore das ja nun auch einmal rechtssicher archiviert.
Gruß
- Benutzer wird deaktiviert und in OU "inaktive User" geschoben
- Benutzer kommt in eine Gruppe "Mailstore alles archivieren und löschen"
- Benutzer bekommt die Abteilung "ehemalige Mitarbeiter"
- Postfach/Benutzer wird am Exchange auf "nicht in Adresslisten anzeigen" gesetzt.
Das Ergebnis ist dann
- Benutzer kann sich natürlich nicht mehr anmelden
- durch die neue Abteilung ist er in keinem der dynamischen Verteiler mehr drin.
- die eMail-Richtlinie am Exchange vergibt dem Postfach neue eMail-Adressen. Das bewirkt dann bei ankommenden eMails auf die alte Bekannte eMail einen NDR weil die Adresse ja nicht mehr existiert.
- Mailstore archivert alle eMails in dem Postfach und löscht danach aus dem Postfach. Aktive User haben die letzten vier Jahre im Postfach.
Von Zeit zu Zeit exportiere ich dann die ziemlich entleerten Postfächer in PST. Das ist dann fix gemacht, weil ja nur noch Kontakte und Termine vorhanden sind. Alles andere hat der Mailstore ja rausgeholt.
Jetz wo ich das hier aufschreibe fällt mir ein, ich könnte auch mal ein Script schreiben das die deaktivierten User oder die in der Abteilung "ehemalige" in Adresslisten ausblendet und den PST-Export selbst erledigt.
Zitat von @em-pie:
Moin,
mit Tag des Austritts wird das Konto deaktiviert.
Gleichzeitig ein Abwesenheitsassistent eingestellt, der dem Absender mitteilt "bin nicht da, wende dich an Lieschen Müller". Ein halbes Jahr später wird das Postfach gelöscht (Mailstore sei dank, bleibt es archiviert) und gut. der User wandert dann in die OU "inaktive MAs" und gut.
Moin,
mit Tag des Austritts wird das Konto deaktiviert.
Gleichzeitig ein Abwesenheitsassistent eingestellt, der dem Absender mitteilt "bin nicht da, wende dich an Lieschen Müller". Ein halbes Jahr später wird das Postfach gelöscht (Mailstore sei dank, bleibt es archiviert) und gut. der User wandert dann in die OU "inaktive MAs" und gut.
So machen wir das auch.
Hi.
Prinzipiell gilt ja: Arbeitsergebnisse des MA sind Eigentum der Firma, es sei denn es wurde anderes vereinbart ...
Somit sond auch eMails, die das Arbeitsergebnis betreffen Eigentum der Firma ...
Kompliziert wird es nur, wenn das Postfach auch für private Mails genutzt wurde .. Bei rein veruflicher Nutzung hat der AG Verfügungsrechte und kann die Mails einem anderen MA zur Verfügung stelllen ...
... nicht zuletzt, weil die Mails ggf. Existenzbetreffend sind ....
Prinzipiell gilt ja: Arbeitsergebnisse des MA sind Eigentum der Firma, es sei denn es wurde anderes vereinbart ...
Somit sond auch eMails, die das Arbeitsergebnis betreffen Eigentum der Firma ...
Kompliziert wird es nur, wenn das Postfach auch für private Mails genutzt wurde .. Bei rein veruflicher Nutzung hat der AG Verfügungsrechte und kann die Mails einem anderen MA zur Verfügung stelllen ...
... nicht zuletzt, weil die Mails ggf. Existenzbetreffend sind ....
Moin.
Und nach einer gewissen Zeit werden die deaktivierten User dann auch aus dem AD gelöscht (und das ganze im Change Management dokumentiert, damit man weiß, wer mal da war etc.).
Cheers,
jsysde
Zitat von @em-pie:
[...]mit Tag des Austritts wird das Konto deaktiviert.
Gleichzeitig ein Abwesenheitsassistent eingestellt, der dem Absender mitteilt "bin nicht da, wende dich an Lieschen Müller". Ein halbes Jahr später wird das Postfach gelöscht (Mailstore sei dank, bleibt es archiviert) und gut. der User wandert dann in die OU "inaktive MAs" und gut.
Man könnte jetzt noch überlegen, ob man den User in "inaktiv1" den nächsten in "inaktiv2" umbenennt. Die SID bleibt dann ja überall bestehen, man sieht aber, dass es ein inaktiver MA ist/ war.
So machen wir das auch. Zusätzlich tragen wir in den Account-Einstellungen ein Ablaufdatum ein - dadurch verhindert man, dass auch bei versehentlicher Reaktivierung des Accounts eine interaktive Anmeldung möglich ist.[...]mit Tag des Austritts wird das Konto deaktiviert.
Gleichzeitig ein Abwesenheitsassistent eingestellt, der dem Absender mitteilt "bin nicht da, wende dich an Lieschen Müller". Ein halbes Jahr später wird das Postfach gelöscht (Mailstore sei dank, bleibt es archiviert) und gut. der User wandert dann in die OU "inaktive MAs" und gut.
Man könnte jetzt noch überlegen, ob man den User in "inaktiv1" den nächsten in "inaktiv2" umbenennt. Die SID bleibt dann ja überall bestehen, man sieht aber, dass es ein inaktiver MA ist/ war.
Und nach einer gewissen Zeit werden die deaktivierten User dann auch aus dem AD gelöscht (und das ganze im Change Management dokumentiert, damit man weiß, wer mal da war etc.).
Cheers,
jsysde
Ich habe da auch noch nicht wirklich ein vorgehen, habe noch einige alte Postfächer, grade wegen der Kalenderobjekte das man mal was nachgucken kann (Leserechte sind gesetzt). Ich überlege jetzt von GFI auf Mailstore zu wechseln, kann Mailstore nicht auch Kalenderobjekte mit archivieren?
Zitat von @StefanKittel:
Sowohl das Konto bestehen zu lassen als auch eine Weiterleitung einzurichten sind rechtlich nicht zulässig.
Hierbei wird der Sender "getäuscht".
Woraus leitest du das ab? Bei uns wurde die Weiterleitung i.d.R. vom Mitarbeiter selbst vor seinem Ausscheiden gesetzt. Privatnutzung ist ausgeschlossen. Ich sehe da keine Täuschung, die E-Mail Adresse wird nicht beworben und versendet auch nichts.Sowohl das Konto bestehen zu lassen als auch eine Weiterleitung einzurichten sind rechtlich nicht zulässig.
Hierbei wird der Sender "getäuscht".
Zitat von @ukulele-7:
Zitat von @StefanKittel:
Sowohl das Konto bestehen zu lassen als auch eine Weiterleitung einzurichten sind rechtlich nicht zulässig.
Hierbei wird der Sender "getäuscht".
Woraus leitest du das ab? Bei uns wurde die Weiterleitung i.d.R. vom Mitarbeiter selbst vor seinem Ausscheiden gesetzt. Privatnutzung ist ausgeschlossen. Ich sehe da keine Täuschung, die E-Mail Adresse wird nicht beworben und versendet auch nichts.Sowohl das Konto bestehen zu lassen als auch eine Weiterleitung einzurichten sind rechtlich nicht zulässig.
Hierbei wird der Sender "getäuscht".
Das Thema wurde vor ein paar Jahren in der Öffentlichkeit diskutiert und das war die Essenz. Auch wurde gesagt, dass man ex MA nicht deaktivieren dürfe sondern löschen müsse.
Auch kenne ich einen Fall wo ein ex MA seine Firma verklagt hat und die musste die Weiterleitung/Empfang seiner Mails abstellen.
Für beides habe ich keine Quellen.
Zitat von @StefanKittel:
Moin,
soweit ich das weiß, gibt es rechtlich nur eine Möglichkeit: Postfach archivieren und danach löschen.
Sowohl das Konto bestehen zu lassen als auch eine Weiterleitung einzurichten sind rechtlich nicht zulässig.
Hierbei wird der Sender "getäuscht".
Moin,
soweit ich das weiß, gibt es rechtlich nur eine Möglichkeit: Postfach archivieren und danach löschen.
Sowohl das Konto bestehen zu lassen als auch eine Weiterleitung einzurichten sind rechtlich nicht zulässig.
Hierbei wird der Sender "getäuscht".
Die Rechtsnorm dazu würd mich interessieren. Im Normalfall würde er doch ohnehin darüber in der Abwesenheitsnachricht informiert. Und jeder Arbeitgeber, der nicht lebensmüde ist, schränkt seine Postfächer doch auf betriebliche Nutzung ein.
Vor ein paar Jahren ist auch nicht heute, das ändert sich doch ständig.
Mich auch
Nach wie vor gibt es m.E. keine eindeutige Rechtslage, ob die Weiterleitung von Mails zulässig ist oder nicht. Und so fährt man auf jeden Fall am besten, wenn man so etwas nicht einrichtet. Dabei geht es auch um den Interessenschutz des Absenders!
Quelle: https://www.jaehne-guenther.de/die-beendigung-des-arbeitsverhaltnisses-w ...
"Aber auch, wenn man mit den Arbeitsgerichten die Anwendbarkeit des TKG verneint, kommt eine Weiterleitung nicht in Betracht, wenn die Einwilligung des ehemaligen Mitarbeiters und die Einwilligung des Absenders (die sich vielleicht noch unterstellen ließe), nicht vorliegen. Denn dann gelten die Vorgaben des BDSG (speziell § 32 Abs. 1 bzw. Abs. 2 BDSG) die ein umfassendes Recht auf informationelle Selbstbestimmung einräumen und für einen Eingriff eine entsprechende vorher durchzuführende Verhältnismäßigkeitsprüfung vorsehen."
"Im Rahmen dieser Verhältnismäßigkeitsprüfung wird der Arbeitgebern regelmäßig zu dem Ergebnis kommen (müssen), dass eine Weiterleitung von E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter nicht in Betracht kommt, weil es technisch die Möglichkeit gibt, dem Absender eine automatisierte Nachricht zukommen zu lassen, aus der ersichtlich ist, dass der betroffene Mitarbeiter ausgeschieden ist und die E-Mail nochmals an den Mitarbeiter x gesendet werden soll. Dies ist stets der geringere Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung des ausgeschiedenen Mitarbeiters. Mithin ist dies auch die Empfehlung an Arbeitgeber zum Umgang mit dem E-Mail Account eines ausgeschiedenen Mitarbeiters (so im Ergebnis auch Müller, öAT 2019, 1, für Zeiten kurzfristiger Abwesenheiten von Mitarbeitern)."
Soweit ich das sehe gibt es keine wirklich festen Regeln wie man dort verfahren muss, aber genug "Platz" um sich die Finger zu verbrennen.
Selbst wenn die Privatnutzung ausgeschlossen wurde, darf der Arbeitgegeber nicht blind davon ausgehen, dass dies auch der Fall ist.
Hat Jemand was verbindlicheres? Egal in welche Richtung?
"Aber auch, wenn man mit den Arbeitsgerichten die Anwendbarkeit des TKG verneint, kommt eine Weiterleitung nicht in Betracht, wenn die Einwilligung des ehemaligen Mitarbeiters und die Einwilligung des Absenders (die sich vielleicht noch unterstellen ließe), nicht vorliegen. Denn dann gelten die Vorgaben des BDSG (speziell § 32 Abs. 1 bzw. Abs. 2 BDSG) die ein umfassendes Recht auf informationelle Selbstbestimmung einräumen und für einen Eingriff eine entsprechende vorher durchzuführende Verhältnismäßigkeitsprüfung vorsehen."
"Im Rahmen dieser Verhältnismäßigkeitsprüfung wird der Arbeitgebern regelmäßig zu dem Ergebnis kommen (müssen), dass eine Weiterleitung von E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter nicht in Betracht kommt, weil es technisch die Möglichkeit gibt, dem Absender eine automatisierte Nachricht zukommen zu lassen, aus der ersichtlich ist, dass der betroffene Mitarbeiter ausgeschieden ist und die E-Mail nochmals an den Mitarbeiter x gesendet werden soll. Dies ist stets der geringere Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung des ausgeschiedenen Mitarbeiters. Mithin ist dies auch die Empfehlung an Arbeitgeber zum Umgang mit dem E-Mail Account eines ausgeschiedenen Mitarbeiters (so im Ergebnis auch Müller, öAT 2019, 1, für Zeiten kurzfristiger Abwesenheiten von Mitarbeitern)."
Soweit ich das sehe gibt es keine wirklich festen Regeln wie man dort verfahren muss, aber genug "Platz" um sich die Finger zu verbrennen.
Selbst wenn die Privatnutzung ausgeschlossen wurde, darf der Arbeitgegeber nicht blind davon ausgehen, dass dies auch der Fall ist.
Hat Jemand was verbindlicheres? Egal in welche Richtung?
1Zitat von @StefanKittel:
"Im Rahmen dieser Verhältnismäßigkeitsprüfung wird der Arbeitgebern regelmäßig zu dem Ergebnis kommen (müssen), dass eine Weiterleitung von E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter nicht in Betracht kommt, weil es technisch die Möglichkeit gibt, dem Absender eine automatisierte Nachricht zukommen zu lassen, aus der ersichtlich ist, dass der betroffene Mitarbeiter ausgeschieden ist und die E-Mail nochmals an den Mitarbeiter x gesendet werden soll. Dies ist stets der geringere Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung des ausgeschiedenen Mitarbeiters. Mithin ist dies auch die Empfehlung an Arbeitgeber zum Umgang mit dem E-Mail Account eines ausgeschiedenen Mitarbeiters (so im Ergebnis auch Müller, öAT 2019, 1, für Zeiten kurzfristiger Abwesenheiten von Mitarbeitern)."
"Im Rahmen dieser Verhältnismäßigkeitsprüfung wird der Arbeitgebern regelmäßig zu dem Ergebnis kommen (müssen), dass eine Weiterleitung von E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter nicht in Betracht kommt, weil es technisch die Möglichkeit gibt, dem Absender eine automatisierte Nachricht zukommen zu lassen, aus der ersichtlich ist, dass der betroffene Mitarbeiter ausgeschieden ist und die E-Mail nochmals an den Mitarbeiter x gesendet werden soll. Dies ist stets der geringere Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung des ausgeschiedenen Mitarbeiters. Mithin ist dies auch die Empfehlung an Arbeitgeber zum Umgang mit dem E-Mail Account eines ausgeschiedenen Mitarbeiters (so im Ergebnis auch Müller, öAT 2019, 1, für Zeiten kurzfristiger Abwesenheiten von Mitarbeitern)."
Prinzipiell sind Arbeitsergebnisse und somit auch die daraus resultierenden eMails Eigentum der Firma/AG ....
Zitat von @MirkoKR:
Prinzipiell sind Arbeitsergebnisse und somit auch die daraus resultierenden eMails Eigentum der Firma/AG ....
Prinzipiell sind Arbeitsergebnisse und somit auch die daraus resultierenden eMails Eigentum der Firma/AG ....
Das hat damit nur leider überhaupt nichts zu tun.
Wenn Otto Mustermann nicht will, dass weiterhin eMails unter otto-mustermann@firma.org angenommen werden, dann ist das so und ist auch vom Recht auf informationelle Selbstbestimmung gedeckt. Ganz nebenbei spielt auch noch die DSGVO mit. Immerhin könnten viele Leute noch in Jahren auf die Art erfahren das Otto mal dort gearbeitet hat. Und das lässt sich nicht mit der DSGVO in Einklang bringen.
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Schon interessant, ich bin da völlig wertungsfrei und finde beide Ansätze irgendwo sinnig.
Aus Kunden/Mandanten-Sicht muss ich aber sagen der will das seine E-Mail gelesen und bearbeitet wird, dem ist das eher egal wer das tut. Und der Mitarbeiter der das Unternehmen verlässt setzt sogar noch die Weiterleitung an den Vorgesetzten/Partner damit die E-Mails nicht unter gehen, da könnte man eigentlich auch eine Einwilligung unterstellen.
Gut, verbessern kann man den Vorgang bei uns sicherlich mal. Wenn ich aber das Postfach lösche dann ist die Adresse natürlich auch unbekannt, dann weiß ich ja gar nicht mehr das die Person hier mal gearbeitet hat, ist klar ne Und die Person möchte sicherlich auch nicht immer das ich jedem Absender gleich Personenbezogene Daten zur Unternehmenszugehörigkeit zukommen lasse, also dann muss man auch konsequent sagen Empfänger unbekannt.
Aus Kunden/Mandanten-Sicht muss ich aber sagen der will das seine E-Mail gelesen und bearbeitet wird, dem ist das eher egal wer das tut. Und der Mitarbeiter der das Unternehmen verlässt setzt sogar noch die Weiterleitung an den Vorgesetzten/Partner damit die E-Mails nicht unter gehen, da könnte man eigentlich auch eine Einwilligung unterstellen.
Gut, verbessern kann man den Vorgang bei uns sicherlich mal. Wenn ich aber das Postfach lösche dann ist die Adresse natürlich auch unbekannt, dann weiß ich ja gar nicht mehr das die Person hier mal gearbeitet hat, ist klar ne
Und die Person möchte sicherlich auch nicht immer das ich jedem Absender gleich Personenbezogene Daten zur Unternehmenszugehörigkeit zukommen lasse, also dann muss man auch konsequent sagen Empfänger unbekannt.
Bei Kunden A ist dies der Plan:
4 Wochen lang Abwesenheitsnotiz mit Infos des neuen APs ohne Weiterleitung.
"Ihr Mail wird nicht bearbeitet".
Nach 4 Wochen Benutzer im AD und Postfach löschen.
Hin und wieder wird von diesem Plan abgewichen
4 Wochen lang Abwesenheitsnotiz mit Infos des neuen APs ohne Weiterleitung.
"Ihr Mail wird nicht bearbeitet".
Nach 4 Wochen Benutzer im AD und Postfach löschen.
Hin und wieder wird von diesem Plan abgewichen
dann ist die Adresse natürlich auch unbekannt, dann weiß ich ja gar nicht mehr das die Person hier mal gearbeitet hat, ist klar ne
Wer schon immer beim Kunden/Lieferanten gearbeitet hat weiß natürlich, dass Otto Mustermann mal im Unternehmen gearbeitet hat. Der neue Mitarbeiter der morgen beim Lieferanten anfängt weiß das aber nicht, er muss es nicht auf dem Weg über eine alte eMail-Adreesse erfahren und es geht ihn auch nichts an.
Wir dürfen hier nicht Neue und Bisherige Mails vermischen.
Klar, wenn der MA nicht mehr an Bord ist, sollte der Absender entsprechend informiert werden.
Ob dies durch eine simple "Empfänger unbekannt" oder " Ihre Mail wird bearbeitet von ..." passiert ist Ermessenssache und ggf. auch eine Frage der Einwilligung des bisherigen MA.
Bisherige Mails, die ggf. betriebsrelevante Informationen beinhalten sind jedoch definitiv Eigentum der Firma und sollten entsprechend einem Nachfolger oder dem Chef zugänglich sein ...
Klar, wenn der MA nicht mehr an Bord ist, sollte der Absender entsprechend informiert werden.
Ob dies durch eine simple "Empfänger unbekannt" oder " Ihre Mail wird bearbeitet von ..." passiert ist Ermessenssache und ggf. auch eine Frage der Einwilligung des bisherigen MA.
Bisherige Mails, die ggf. betriebsrelevante Informationen beinhalten sind jedoch definitiv Eigentum der Firma und sollten entsprechend einem Nachfolger oder dem Chef zugänglich sein ...
Bisherige Mails, die ggf. betriebsrelevante Informationen beinhalten sind jedoch definitiv Eigentum der Firma und sollten entsprechend einem Nachfolger oder dem Chef zugänglich sein ...
Das hat auch niemand bestritten.
Es ist ein schweres Versäumnis des Managements, wenn es keine Betriebsvereinbarung zum E-Mail-Verkehr gibt.
1. Einfache Lösung:
Privater E-Mail-Verkehr sollte ausdrücklich verboten sein. So kann bei Ausscheiden des Mitarbeiters der E-Mail-Account eingesehen und gelöscht werden. Es ist jedoch erforderlich, dass dies in regelmäßigen Abständen (monatlich) überprüft wird.
2. Aufwändige Lösung:
Privater E-Mail-Verkehr ist erlaubt, aber der Mitarbeiter verpflichtet sich, bei seinem Ausscheiden alle privaten E-Mails zu löschen und gibt sein Einverständnis, dass der Datenschutzbeauftragte oder der Betriebsrat dies überprüfen und eventuelle Rückstände löschen darf. Die verbleibende Geschäftspost kann vom Unternehmen verwertet / gelöscht werden.
3. Schlechteste Lösung:
Es gibt keine Betriebsvereinbarung. Dann ist private E-Mail erlaubt. Bei Ausscheiden des Mitarbeiters muss der Account versiegelt werden. Es darf ohne Zustimmung des Ausscheidenden nicht eingesehen oder gelöscht werden. Bußgeld-Schadenersatz nach DSGVO. Einwilligung des Mitarbeiters muss eingeholt werden, schriftlich(!). Kommt diese nicht, weil im Streit, ist das eine rechtlich gefährliche Pattsituation und ein typisches Instrument, um Abfindungen nachzuverhandeln. Jetzt muss eine Rechtsberatung stattfinden, wie lange sind die Aufbewahrungsfristen und wie muss das dokumentiert werden.
1. Einfache Lösung:
Privater E-Mail-Verkehr sollte ausdrücklich verboten sein. So kann bei Ausscheiden des Mitarbeiters der E-Mail-Account eingesehen und gelöscht werden. Es ist jedoch erforderlich, dass dies in regelmäßigen Abständen (monatlich) überprüft wird.
2. Aufwändige Lösung:
Privater E-Mail-Verkehr ist erlaubt, aber der Mitarbeiter verpflichtet sich, bei seinem Ausscheiden alle privaten E-Mails zu löschen und gibt sein Einverständnis, dass der Datenschutzbeauftragte oder der Betriebsrat dies überprüfen und eventuelle Rückstände löschen darf. Die verbleibende Geschäftspost kann vom Unternehmen verwertet / gelöscht werden.
3. Schlechteste Lösung:
Es gibt keine Betriebsvereinbarung. Dann ist private E-Mail erlaubt. Bei Ausscheiden des Mitarbeiters muss der Account versiegelt werden. Es darf ohne Zustimmung des Ausscheidenden nicht eingesehen oder gelöscht werden. Bußgeld-Schadenersatz nach DSGVO. Einwilligung des Mitarbeiters muss eingeholt werden, schriftlich(!). Kommt diese nicht, weil im Streit, ist das eine rechtlich gefährliche Pattsituation und ein typisches Instrument, um Abfindungen nachzuverhandeln. Jetzt muss eine Rechtsberatung stattfinden, wie lange sind die Aufbewahrungsfristen und wie muss das dokumentiert werden.