Daueraufgabe (Projekt) verteilen und hin und her aktualisieren

Folgendes Problem:
EIn Mitarbieter außerhalb hat eine Daueraufgabe bei der von Zeit zu Zeit neue Anforderungen anfallen. Diese sollen von ihm abgearbeitet werden. Bis dato wurde das Problem so gelöst, dass eine Excel-Datei besteht, die die entsprechenden Aufgaben enthält (lfd. Nummer, Aufgabe, Termin der Fertigstellung, Bemerkungen und noch 1,2 Sachen mehr) und von Hand als Attachment per Mail hin- und her geschickt wird. Das ist natürlich nicht der Weisheit letzter Schluß.
Die Lösung des Problemes mit einfacher Outlook-Aufgabe und Delegierung ist nicht so recht geeignet, weil mehrere Leute im Intranet diese Liste bearbeiten muß und OL Aufgaben immer nur einzelne sein können. Das würde bedeuten, jedesmal eine komplett neue Aufgabe zu erstellen. Abgesehen davon,. ginge die Übersichtlichkeit verloren. Die Exceldatei als Verknüpfung einzufügen bringt extern keine Punkte. OWA oder ähnliches fällt aus, da Exchange nicht nach außen geöffnet werden darf.
Was mir vorschwebt ist folgendes:
Es gibt eine Liste mit den entsprechenden Rubriken. Wenn auf dieser Liste was geändert wird, wird (am besten automatisch) eine Mail generiert, mit der die Liste der anderen Partei aktualisiert wird und umgekehrt. Wie kann man das prinzipiell und am besten mit OL-Bordmitteln lösen?