26.11.2022, aktualisiert am 28.11.2022

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DMS für Zuhause

Hallo Zusammen,

immer wieder passiert es mir, dass ich eingehende Briefe und Unterlagen für z.B. Steuererklärung etc. nicht auf Anhieb finde.

Unter anderem finde ich die Papiere nicht, da entweder nicht im richtigen Ordner einsortiert, oder gar nicht einsortiert oder im richtigen Ordner aber im falschen Bereich hinterlegt.

Nun wollte ich mir mal das Thema DMS für Zuhause näher bringen. Was vorhanden ist, eine NAS sowie ein Miniserver, welcher sicherlich auch DMS beheimaten könnte. Was fehlt: Die Software.

Der DMS Markt ist relativ groß, daher meine Frage an Euch: Wer nutzt privat ein DMS, welches System und warum gerade das System.

Aus dem Gedanken heraus würde ich am liebsten die Dokumente mit dem Smartphone "digitalisieren". Fein wäre auch eine automatische Erkennung von wem das ist bzw. zumindest die Möglichkeit dies in der App zu tun. Ansonsten wäre die Möglichkeit der #Tag Nutzung ganz gut. Zugriff auf die Dokumente gerne per Browser am PC. Die Software muss nicht unbedingt kostenlos sein, sollte aber kein Abomodell sein (daher wären auch "ältere" Software kein Problem).

Danke und Gruß

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26 Kommentare

Neuester Kommentar

Moin,

da kann ich Dir meinen persönlichen Favoriten und treuen Wegbegleiter in Sachen DMS empfehlen.

https://www.ecodms.de/index.php/de/

Gruß

Uwe

Hallo,

das ist auch für mich ein Thema, in nächster Zeit plane ich einige Ordner digital zu archvieren.
Früher habe ich das nur durch Dateiordner gelöst, aber als nächstes soll ein dMS her.

Wichtig ist mir aktuell die Verschlagwortung, da diverse Dokumente mehreren Themen/Quellen/Ansprechpartnern zugeordnet werden sollen.

Ich habe also soeben mal nach "Open DMS" geg**gelt und dabei u.a. einen Vergleich zu

TOP 5 Open Source Systeme für Dokumentenmanagement

gefunden.
Diese werde ich mir in Kürze mal anschauen ...

Hallo,

EcoDMS oder Bitfarm

Bitfarm setzt etwas mehr voraus. Ansonsten sollte es für Privatpersonen auch reichen. Arbeiten viel mit VBS. Man kann an verschiedenen Stellen dort eingreifen - wenn nötig. Für Privathaushalt bald schon zu viel.

API und andere Dinge kosten meist oder sind nicht enthalten. Ist die Frage was man möchte. Bei Bitfarm steckt teils Tesseract OCR dahinter. Von Abby FineReader und Omnipage will man sich wohl auf lange sicht lösen. Irgendwo stand da was.

Tesseract OCR lohnt auf jedenfall einen Blick.

PDF oder JPEG zu lesbaren umwandeln geht auch ohne DMS. Mit Tesseract OCR und PowerShell lässt sich viel umsetzen. Gleiches gilt für Barcode Erkennung. Nutze selber im Betrieb eine C# DLL. Bei bekannten Belegen verwende ich nur einen Bildausschnitt. Nach 1 Sekunde ist der Code gelesen.

DMS verwaltet ja nur die Dokumente. Das drum herum wie OCR könnte man auch anders lösen und es dann mittels Hotfolder oder API füttern. Das ist leider mit Arbeit verbunden, hätte aber den Vorteil das man kritische Prozesse wie OCR selber in die Hand nimmt.

PDF/ Bild + Tesseract OCR + etwas PowerShel und zack durchsuchbares PDF. Wenn die "großen" API oder Workflwo nru gegen teures Geld bieten, könnte man überlegen damit die Lücken zu schließen udn selbst anzupassen. Habe gerade die Code Zeilenanzahl nicht im Kopf. Etwas mehr als ein Dreizeiler. Aber wäre AD oder Exchange mit PS administriert kennt größere Scripte.

Für den ambitionierten Hobbyisten wäre das ggf. auch was

mfg Crusher

Zitat von @Crusher79:

Tesseract OCR lohnt auf jedenfall einen Blick.

Zum Scannen nutze ich seit längerem

NAPS2

Offne sehr gute Scanner SW mit OCR und zahlreichen Automatisierungsmöglichkeiten ..

NAPS2 is using Tesseract OCR Engine. It is implemented in v6.1.2 as 4.0.0-beta3

https://sourceforge.net/p/naps2/discussion/general/thread/1e3ff7ece9/

Ja nicht schlecht. Es sei denn man hat größeren Drucker, der PDF schon von Haus aus liefert. Dann bleibt nur noch OCR zu tun.

Wenn man den Thread glauben schenken darf, nutzt NAP2 auch Tesseract. Daran kommt man kaum bei OpenSource vorbei.

Moin daho2016,

Der DMS Markt ist relativ groß, daher meine Frage an Euch: Wer nutzt privat ein DMS, welches System und warum gerade das System.

Aus dem Gedanken heraus würde ich am liebsten die Dokumente mit dem Smartphone "digitalisieren". Fein wäre auch eine automatische Erkennung von wem das ist bzw. zumindest die Möglichkeit dies in der App zu tun. Ansonsten wäre die Möglichkeit der #Tag Nutzung ganz gut. Zugriff auf die Dokumente gerne per Browser am PC. Die Software muss nicht unbedingt kostenlos sein, sollte aber kein Abomodell sein (daher wären auch "ältere" Software kein Problem).

ich nutze als DMS das hier ...

https://www.elooffice-shop.com/de-de/vollversion

ELO gehört zu den Erfahrensten deutschen Anbietern.
Die Software ist Top und läuft absolut Problemlos.
Und wenn ich dann doch Probleme habe, so kann ich garantiert einen 100% deutschen Supportler klopfen, der auch direkt beim Hersteller sitzt und nicht bei irgendeinem angemieteten und ahnungslosem Supportcenter. 😉
Ausserdem befindet sich der Hersteller keine 30 km von mir, da kann ich bei Problemen zur Not zum Klopfen auch direkt Vorbeifahren. 🤪

Überleg dir diese Entscheidung sehr gut!
Denn ein DMS nach einer Weile zu wechseln, ist meistens alles andere als Lustig.

Beste Grüsse aus BaWü

Alex

... bleibt noch festzuhalten, das OCR fast niemals die Verschlagwortung ersetzt!

Möchte man z.B. medzinische Dokumente archivieren, kann OCR sicher Daten zum Arzt oder zum Befund vertexten...

... aber ob zum Gesundheitsafall neben Hausarzt auch Fachärzte, Krankenhäuser, Therapeuten miit dem Dokument verbunden sind, kann OCR nicht erkennen .
. da bleibt Handarbeit angesagt ...

Zitat von @MirkoKR:

... bleibt noch festzuhalten, das OCR fast niemals die Verschlagwortung ersetzt!

Möchte man z.B. medzinische Dokumente archivieren, kann OCR sicher Daten zum Arzt oder zum Befund vertexten...

Naja geht so. Lustig wenn manche Ärzte nicht sonderlich gut deutsch sprechen und es 1:1 kopieren. Befunde von Hausärzten etc. Selber in privater Rehaklinik erlebt. Ich sag mal so: 300 MA in 2 Jahren durchgeschleust. Quantität statt Qualität.

Aber ja, da hast du recht. Auch wenn die Qualtiät nicht stimmt. Legt man den Textstream mal direkt über das Dokument, wird einen anders. Kenne das mehr als gut....

@MysticFoxDE ELO ist sehr gut. Kommt ja von Leitz. Wurde dann wohl zu groß, weswegen eigene Firma aufgemacht wurde - so meine ich zumindest. Aber mit 345 EUR teuer.

EcoDMS kann man so testen. Kommt immer drauf an, was man haben will. EcoDMS Free kann jederzeit in die Vollversion gewandelt werden.

immer wieder passiert es mir, dass ich eingehende Briefe und Unterlagen für z.B. Steuererklärung etc. nicht auf Anhieb finde.

Ein DMS ist doch kein Ersatz für eine funktionierende Ablage?

Ist ja nicht so, als ob Du dann den Papierkram nach dem Scan verbrennst? Sondern Du machst nur zusätzliche Arbeiten, wie scannen, zuordnen, verschlagworten, sichern, backupen, administrieren … ohne die Vorteile, wie parallele Bearbeitung, elektr. Freigabeprozesse usw. im Privatumfeld sinnvoll nutzen zu können?!

Moin.

Ich hab' mir dafür Paperless NGX auf meiner Syno installiert:
https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx

Da fliegt alles rein, was an Post so kommt und wir OCR-behandelt und in einer frei konfigurierbaren Ordnerstruktur abgelegt, d.h. ich finde hinter auch alles wieder, falls Paperless mal nicht laufen sollte. Kein "echtes" DMS, aber für den Hausgebrauch/für mich absolut ausreichend.

Cheers,
jsysde

Moin visucius,

Ein DMS ist doch kein Ersatz für eine funktionierende Ablage?

ähm, doch, im Grunde ist es eine digitale Version davon.

Ist ja nicht so, als ob Du dann den Papierkram nach dem Scan verbrennst?

Verbrennen nicht, aber direkt nach dem scannen durch einen P6 Aktenvernichter jagen schon. 😁
Und sämtliche Steuerprüfer die bei mir die letzten Jahre vorbeigeschlichen sind, waren zumindest von dem DMS,
immer sehr begeistert. 😉

Beste Grüsse aus BaWü
Alex

Verbrennen nicht, aber direkt nach dem scannen durch einen P6 Aktenvernichter jagen schon. 😁

Mein Gott, ich alter Sack bin einfach nicht mehr up to date! 😏

Na denn, toi, toi, toi!

Unsere Fibu nutzt auch DMS. Aber es wandert in Kartons. Nach 10 J oder wie die frisst ist kommt es in Daten Müll. Alles zu vernichten... Davon rate ich ab.

Es gibt ja auch Kartons mit Handy Halter zu kaufen. Idee ist es unsortiert zu lassen und DMS hat referenz zu einer trenn Ebene. Kosten mit Software so 40 Euro?

Selbst da wandert es in den Karton.

War ist nur Versucherungsurkunden oder Rentenversicherung?

Schredder kommt mir suspekt vor

Moin Crusher79,

Alles zu vernichten... Davon rate ich ab.

Alles sollst du auch nicht vernichten, aber 99,9% kannst du bei einem anständigen DMS schon schreddern. 😉

War ist nur Versucherungsurkunden oder Rentenversicherung?

Genau das sind die 0,1% die nach dem Scannen als Original noch in einem Ordner landen.

Schredder kommt mir suspekt vor

Das nennt sich bei mir, datenschutzkonforme Papierentsorgung. 😀

@ DSBler
Ja, wir ITler verstehen durchaus auch etwas vom analogen Datenschutz. 😉🤪

Beste Grüsse aus BaWü
Alex

Hallo,
Ich nutze privat Standard-Edition und bin sehr zufrieden.

https://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/

Ich wünsche allen einen schönen 1. Advent.

Gruß
Moritz2009

Zitat von @MysticFoxDE:

Moin Crusher79,

Alles zu vernichten... Davon rate ich ab.

Alles sollst du auch nicht vernichten, aber 99,9% kannst du bei einem anständigen DMS schon schreddern. 😉

Ja schon verstanden. Dann sollte aber die Verschlagwortung etc. weitesgehend i.O. sonst. sonst suchst du dich dumm und dämlich.

Ok, wenn man PDF schnell durchblättern kann, geht das zumindest abends afu der Couch. Statt staubige Blätte in der Hand zu halten

Nerviger ist da zu beginn die Geschwindigkeit. Fujtisu SnapScan sind recht fott. IX500 gibs leider Problem mit Twain und damit auch mit DMS. Die native Software kann ohne Probleme scannnen. Hier wäre bei dem Abby Finereader 5 mit dabei.

Habs auf die Sptize getrieben! Mit SANE und Linux eingebunden und unter Windows SANE for Windows via Netzwerk. Speed bis zum Init ging so. Das Ding hörte nur dann auf und Bitfarm bekam es nicht mit. Mit kompatibler Hardware macht das schon Spass.

Der TS wollte ja mit Smartphone arbeiten. Da muss man meist ein paar Euro ausgeben. Es sei denn man "scannt" nur und überlässt die Verarbeitung dann DMS. Zeit ist ja da wieder egal, da es die Doks automatisch abarbeitet.

Bitfarm wollte ich für die Firma mir anschauen. Docuware ist ja schon ein Brett. Ich fand am interessantesten nochmal den Hinweis auf Verfahrensanweisund in Bezug zu GoBD/ DSGVO. Das bringt OpenSource noch mehr Flexibilität.

https://www.ecodms.de/index.php/de/8-news/435-neue-ecodms-mobile-app-fue ...

ELO würde ich wie Docurware ansiedeln. Für zu Hause vlt. etwas drüber. Der TS kann aber EcodDMS nach Lust testen. Nach Ende kann man es in Vollversion wandeln. Finde das immer nocht eine nette Idee.

Moin Crusher79,

Ja schon verstanden. Dann sollte aber die Verschlagwortung etc. weitesgehend i.O. sonst. sonst suchst du dich dumm und dämlich.

Das mit der Verschlagwortung kann ich so nicht bestätigen.
Ich lege bei mir die Dokumente im DMS in einer Ordnerstruktur ab, zudem werden diese per OCR indiziert.
In > 95% der Fällen benutze ich die Suche um ein Dokument zu finden und das klappt bei ELO auch sehr gut.
Über die Ordnerstruktur selbst suche ich eher seltener, darüber verschaffe ich mir höchstens mal einen Überblick.

Ok, wenn man PDF schnell durchblättern kann, geht das zumindest abends afu der Couch. Statt staubige Blätte in der Hand zu halten

Warum durchblättern, ich tippe bei ELO im Suchfeld die Versicherungsnummer, Rechnungsnummer oder einen Betrag ein, drücke Enter und bekomme Sekunden später angezeigt, in welchen Dokumenten diese überall vorkommen. 😁

Ja, der richtige Scanner ist beim Thema DMS mitunter auch sehr wichtig.
Meiner Meinung nach bringt dir das beste DMS nichts, wenn die Dokumente die man darin ablegen möchte, nicht ordentlich digitalisiert werden.

Und ja, die Fujitsu Scanner sind sehr gute Geräte aber nicht für jeden Zweck.
Für das Scannen normaler Dokumente verwende ich einen fi-7180.
Das Ding ist einfach nur spitze aber eben nur für Dokumente, bei Fotos liefert dieser Scanner für meinen Geschmack
kein so gutes Ergebnis, der Epson V600 hingegen schon. Und was die beiden nicht hinbekommen, bekommt bei mir ein ScanSnap SV600 zum fressen. 🤪

Der TS wollte ja mit Smartphone arbeiten. Da muss man meist ein paar Euro ausgeben. Es sei denn man "scannt" nur und überlässt die Verarbeitung dann DMS. Zeit ist ja da wieder egal, da es die Doks automatisch abarbeitet.

Na ja, von der Idee nur mit dem Smartphone zu scannen, bin ich jetzt nicht wirklich begeistert.

ELO würde ich wie Docurware ansiedeln. Für zu Hause vlt. etwas drüber. Der TS kann aber EcodDMS nach Lust testen. Nach Ende kann man es in Vollversion wandeln. Finde das immer nocht eine nette Idee.

Auch ELO kann man und sollte es auch unbedingt im Vorfeld testet und das sollte man auch bei anderen DMS Systemen machen.

https://www.elooffice-shop.com/de-de/kostenlose-version

Testen, Testen, Testen und dann erst kaufen/produktiv einsetzen und erst recht wenn man nur privat ein DMS verwenden möchte. Denn ein gut gefüttertes DMS mal zu wechseln, ist alles andere als lustig.

Beste Grüsse aus BaWü
Alex

N'Abend.

Schießt ihr nicht ein wenig mit Kanonen auf Spatzen? Der Titel sagt "DMS für Zuhause" und zumindest bei mir zuhause fallen zu scannende Dokumente jetzt nicht in Massen, sondern eher in sehr geringen Mengen an. Das allermeiste kommt sowieso schon digital an und wir einfach per Drag&Drop ins Paperless geschoben.

Mein betagter HP irgendwas mit ADF scannt langsam, aber eben Duplex und erledigt seinen Job zuverlässig. Für Einzeldokumente tut's auch die Schlaufon-Cam in Kombination mit Office Lens oder einer ähnlichen App.

Zum Teilen, Zusammenführen etc. von PDFs läuft auf der Syno eine Web-PDF-Toolbox und zwar genau wie Paperless als Docker-Stack bzw. Container. Also auch ohne NAS kann man das brutal schnell ans fliegen bekommen.

Und ich bin nicht abhängig von einer proprietären DB von Hersteller XYZ, da alle Dokumente brav in einer frei konfigurierbaren Ordnerstruktur abgelegt sind.

*Just my 5 Cent*

Cheers,
jsysde

Moin nochmal,

Aus dem Gedanken heraus würde ich am liebsten die Dokumente mit dem Smartphone "digitalisieren"

Dann wäre Docutain eine gute Wahl.

Gruß

Uwe

Moin @jsysde,

Schießt ihr nicht ein wenig mit Kanonen auf Spatzen?

nö, laut meinem bei einer gewissen Behörde arbeitenden Hausdrachen, gelten für die Privatpersonen dieselben Aufbewahrungsvorschriften und auch Fristen, wie auch bei Unternehmen.
Bei Privatpersonen ist lediglich der Datenschutz nicht relevant.

Der Titel sagt "DMS für Zuhause" und zumindest bei mir zuhause fallen zu scannende Dokumente jetzt nicht in Massen, sondern eher in sehr geringen Mengen an.

Kleinvieh macht auch misst und über einen längeren Zeitraum kann daraus ein ganz schön grosser Haufen werden.
Ich habe vor über 15 Jahren privat mit DMS angefangen und möchte es heute nicht mehr missen.
Jedoch möchte ich nicht noch einmal, mein DMS auf ein anderes Migrieren. Das ist in den meisten Fällen alles andere als einfach und ist zudem für normalsterbliche IT-Anwender auch kaum zu meistern.

Mein betagter HP irgendwas mit ADF scannt langsam, aber eben Duplex und erledigt seinen Job zuverlässig. Für Einzeldokumente tut's auch die Schlaufon-Cam in Kombination mit Office Lens oder einer ähnlichen App.

Die Geräte von HP scannen auch nicht schlecht, jedoch für meinen Geschmack etwas zu langsam.
Für rein private Zwecke reicht das aber vollkommen aus.

Und ich bin nicht abhängig von einer proprietären DB von Hersteller XYZ, da alle Dokumente brav in einer frei konfigurierbaren Ordnerstruktur abgelegt sind.

So habe ich früher auch gedacht und habe meine ersten privaten DMS Schritte zuerst mit PaperPort von Nuance gemacht. Mit der Zeit wuchsen jedoch die Ansprüche, zudem wurde PaperPort mit der Zunahme der Dokumentenmenge immer träger, vor allem beim Suchen und sauber indiziert hat es auch nie wirklich und so musste ich wohl oder übel nach einer Alternative schauen.
Nach einer Bruchlandung mit "REALIFY PaperOffice" habe ich mich schlussendlich für ELO entschieden und bin über dieser Entscheidung, seit nun mehr als 5 Jahren immer noch sehr glücklich und zwar sowohl privat, als auch geschäftlich gesehen.

Und nein, alle paar Jahre ein paar Hundert Euro für ein DMS auszugeben, halte ich auch im privaten Umfeld nicht zu übertrieben.

Beste Grüsse aus BaWü
Alex

DMS' zur SOHO-Anwendung hatte ich vor rund 10 Jahren auch ausprobiert/getestet. Entweder waren sie mir zu teuer oder zu kompliziert. Ich hab's dann gelassen, da außer mir niemand an meine Daten kommen soll (auch nicht, wenn ich das Zeitliche gesegnet haben werde).

Letztlich habe ich die Daten, einfach dort belassen, wo sie auf meinem lokalen Rechner waren und mich für Copernic Desktop Search entschieden. Damit bin ich seit gut 8 Jahren rundum zufrieden. Ich muss mir im Vorfeld keine allzu großen Gedanken machen - nur eine gewisse Grundstruktur der Datenverzeichnisse anlegen. Dann findet das Dingens alles mittels Volltextsuche.

Wichtig ist nur am Anfang, bevor der Index erstmalig angelegt wird*, sich Gedanken zu machen, welche Art von Dateien (Endungen) und welche Laufwerke bzw. Unterverzeichnisse sowie Outlook durchsucht werden sollen.
Seither finde ich gesuchte Dokumente nur dann nicht mehr, wenn ich sie tatsächlich gelöscht habe oder wenn mich die Erinnerung so sehr im Stich lässt, dass ich einfach keinen darin enthaltenen Suchbegriff eingebe, bzw. nicht den/die richtigen Suchbegriffe.
*) Je nach Umfang der zu durchsuchenden Speicher bleibt der Rechner dabei 2 bis 3 Tage und Nächte durchgehend in Betrieb und Copernic Destop Search bekommt dann von mir ausnahmsweise die Erlaubnis, so gut wie alle Prozessorressourcen zur Indexierung zu nutzen.

Das Teil könnte auch in Clouds suchen, aber das brauche ich nicht, weil ich als Einzelperson (und staatlich anerkannter Paranoider

) grundsätzlich keine Klauts nutze. Für einige Kund*innen habe ich private Nextclouds beim deutschen Hoster meines Vertrauens aufgesetzt, die ich selbst administriere. Aber selbst da kann ich mir ein permanentes Grundmisstrauen nicht verkneifen. Allerdings laufen sie seit Jahren ohne jedes Problem - was ich immer wieder (bei jedem Update) erstaunt zur Kenntnis nehme. Aber das war jetzt ein bisschen off topic...

Gruß FritzB

@daho2016 haben wir wohl jetzt vergrault?

Denke wir sollten mal auf eine Antwort warten, ob er dem folgen kann oder wir uns alle verrennen

Hallo,

bei ECODms da würde ich mich anschließen.
Gutes Produkt zu einem guten Preis.

Grüße

Ralf

Zitat von @Crusher79:

@daho2016 haben wir wohl jetzt vergrault?

Denke wir sollten mal auf eine Antwort warten, ob er dem folgen kann oder wir uns alle verrennen

Hey @Crusher79 nein nicht vergrault, nur noch keine Gelegenheit sich an den PC zu setzen

.

@all erstmal vielen Dank für die vielen Vorschläge, als auch die Abhandlung über Sinnhaftigkeit etc.

Ich werde mir mal die Testversionen entsprechend mal ansehen und mich dann entscheiden. Klar, teilweise ist es schon mit Kanonen auf Spatzen zu schießen aber normalerweise kommt solche Software eben aus dem Unternehmensumfeld.

Trotzdem ich sehe schon einige Vorteile für mich, u.a. das durchstöbern von Ordnern, welche sicherlich einen Kauf für mich rechtfertigen. Aber erstmal wird getestet.

An der Stelle nochmals Danke.