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EcoDMS Dokumente werden nicht gefunden

Hallo,

ich wollte die Osternzeit nutzen um mich mal mit dem ecoDMS zu befassen.

Installation war recht einfach. Habe ein PDF (eine Rechnung die per Mail kam) in den Scaninput Ordner gelegt, diese wurde auch als neues Dokument erkannt und hbe ich dann in den passendne OPrdner abgelegt und als Erledigt gekennzeichnet.

Wenn ich nun aber Textfragmente (Rechnungs-Nr.) über die Volltextsuche suche, wird mir das Dokument nicht angezeigt.
Öffne ich den Ordner per Hand und markiere das Dukument, sehe ich , daß die Rechnungs-Nr. grün markiert ist.

Muß da irgendwo noch etwas aktiviert werden, damit das mit der Volltextsuche funktioniert?
ecoDMS läuft auf einem Win2019 Server.

Gruß, Herry

Content-Key: 564648

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Printed on: June 21, 2024 at 10:06 o'clock

Member: falscher-sperrstatus
falscher-sperrstatus Apr 12, 2020 at 13:51:30 (UTC)
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Member: Akcent
Akcent Apr 12, 2020 at 14:06:06 (UTC)
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Danke, war meine erste Suche. Auch in den Videos nicht fündig geworden.
Member: transocean
transocean Apr 12, 2020 at 15:20:46 (UTC)
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Moin und Frohe Ostern!

Arbeitest Du mit Schlagwörtern? Dann könnte diese Lektüre helfen.

Gruß

Uwe
Member: Akcent
Akcent Apr 12, 2020 at 16:37:35 (UTC)
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Zitat von @transocean:

Moin und Frohe Ostern!

Arbeitest Du mit Schlagwörtern? Dann könnte diese Lektüre helfen.

Gruß

Uwe
noch nicht Uwe, habe lediglich eine PDF so wie oben in DMS eingefügt. Laut ecoDMS kann mann dann später automatisch über die Volltextsuche etwas finden. So wird es z.B. auch in den Videos gezeigt face-sad
Member: keine-ahnung
keine-ahnung Apr 12, 2020 at 17:50:41 (UTC)
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@Akcent

Laut ecoDMS kann mann dann später automatisch über die Volltextsuche etwas finden.

Einfach auf später warten face-smile

Im Ernst: die Frage ist, ob ecoDMS seine DB fortlaufend oder als cron job indiziert ... weiss ich aus dem Hut nicht. Schau mal im client nach, wie weit die Indizierung fortgeschritten ist. Wenn die noch nicht erfolgt ist, wird die Volltextsuche auch bei nur einer *.pdf kein Ergebnis bringen.

LG und angenehme Ostern, Thomas
Member: Akcent
Akcent Apr 13, 2020 at 07:59:46 (UTC)
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Zitat von @keine-ahnung:

@Akcent

Laut ecoDMS kann mann dann später automatisch über die Volltextsuche etwas finden.

Einfach auf später warten face-smile

Im Ernst: die Frage ist, ob ecoDMS seine DB fortlaufend oder als cron job indiziert ... weiss ich aus dem Hut nicht. Schau mal im client nach, wie weit die Indizierung fortgeschritten ist. Wenn die noch nicht erfolgt ist, wird die Volltextsuche auch bei nur einer *.pdf kein Ergebnis bringen.

LG und angenehme Ostern, Thomas
Leider ist dem nicht so Thomas.
Auch einen Tag danach wird das Dokument nicht gefunden.
Im Client finde ich nichts zur Indexierung.
Member: schloegel-edv
schloegel-edv Apr 13, 2020 at 10:21:19 (UTC)
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Hast Du mal versucht bei der Volltextsuche den Suchbegriff in * zu stellen? Also beim Suchwort Sommer dann *Sommer*. Oftmals habe ich erst so alles wiedergefunden.
Member: keine-ahnung
keine-ahnung Apr 13, 2020 at 10:25:53 (UTC)
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@Akcent

"Auch einen Tag danach wird das Dokument nicht gefunden."

Putzig ... ich kenne das DMS eigentlich als recht zuverlässig.

"Im Client finde ich nichts zur Indexierung."

Ich bin noch auf release 14 ... dort gibt es im Windows-Client unter Optionen --> Einstellungen --> Einstellungen einen Reiter "Datei-Indizierung", der das graphisch auswirft.

LG, Thomas
Member: Akcent
Akcent Apr 13, 2020 updated at 11:06:55 (UTC)
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Zitat von @schloegel-edv:

Hast Du mal versucht bei der Volltextsuche den Suchbegriff in * zu stellen? Also beim Suchwort Sommer dann *Sommer*. Oftmals habe ich erst so alles wiedergefunden.
Danke für die Idee .... habs mal damit versucht. Leider auch nicht.

Habe eben mal ein neues Word Dokument in den Scaninput Ordner abgelegt. Da bleibt das Dokument stehen. Beim ersten Dokument war das nach einer kurzen Zeit verschwunden und im DMS erschienen.

Dann habe ich mal im DMS einen Ordner selektiert und ein Dokument vom Explorer aus auf "Dokumente hierhin ziehen" kopiert, ist auch nicht erschienen.

ecoDMS Server Dienst wurde auch schon mal neu gestartet.
Member: Akcent
Akcent Apr 13, 2020 at 11:04:51 (UTC)
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"Auch einen Tag danach wird das Dokument nicht gefunden."
Putzig ... ich kenne das DMS eigentlich als recht zuverlässig.
ja so habe ich das von Bekannten auch gehört

"Im Client finde ich nichts zur Indexierung."
Ich bin noch auf release 14 ... dort gibt es im Windows-Client unter Optionen --> Einstellungen --> Einstellungen einen Reiter "Datei-Indizierung", der das graphisch auswirft.

Da zeigt er zwei Dokumente und 100% an
Member: schloegel-edv
schloegel-edv Apr 13, 2020 at 12:50:16 (UTC)
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Hochladen kann man alles mögliche.

In dem Scanordner verarbeitet ecodms nur PDF s automatisch. Keine Word oder Excel Dokumente
Member: Akcent
Akcent Apr 13, 2020 at 13:19:30 (UTC)
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Zitat von @schloegel-edv:

Hochladen kann man alles mögliche.

In dem Scanordner verarbeitet ecodms nur PDF s automatisch. Keine Word oder Excel Dokumente
gerade eben auch in der Doku von ecoDMS gelesen.

Weißt Du wie man den Hauptordner ändern kann?
13-04-_2020_15-18-39
Member: schloegel-edv
schloegel-edv Apr 13, 2020 at 14:57:53 (UTC)
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Du musst zuerst den Ordner ändern, dann geht der Rest auch.

Tip: auf der ecodms Webseite gibt es eine Reihe Videos, die sehr gut gemacht sind. Da mal alle von Anfang bis Ende anschauen. Das hat mir damals sehr geholfen. Auch wie das mit den ganzen Automatiken geht.
Member: schloegel-edv
schloegel-edv Apr 13, 2020 at 14:59:43 (UTC)
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Member: Akcent
Akcent Apr 13, 2020 at 15:30:41 (UTC)
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Du musst zuerst den Ordner ändern, dann geht der Rest auch.

Tip: auf der ecodms Webseite gibt es eine Reihe Videos, die sehr gut gemacht sind. Da mal alle von Anfang bis Ende anschauen. Das hat mir damals sehr geholfen. Auch wie das mit den ganzen Automatiken geht.
Videos haben ich mir bereits angeschaut.
Auch die Doku studiert, aber nichts dazu gefunden.
Jetzt mit Deinem Hinweis, habe ich in den Einstellungen gesehen, daß die Ordner die ich brauche nicht als Hauptordner deklariert waren.
Jetzt geht es.
Danke Dir
Member: Akcent
Akcent Apr 13, 2020 updated at 15:33:14 (UTC)
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Habe ich fast alle durch.

Aber nichts dazu gefunden, warum die Suche nicht geht.

Die Dokumente liegen in den entsprechenden Ordnern, sind Klassifiziert und als Erledigt gekennzeichnet.

Fehlt da ggf, noch ein ganz wichtiges Merkmal, damit die Volltext-Suche funktioniert?
Member: Akcent
Akcent Apr 13, 2020 at 16:06:07 (UTC)
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Zitat von @Akcent:

Habe ich fast alle durch.

Aber nichts dazu gefunden, warum die Suche nicht geht.

Die Dokumente liegen in den entsprechenden Ordnern, sind Klassifiziert und als Erledigt gekennzeichnet.

Fehlt da ggf, noch ein ganz wichtiges Merkmal, damit die Volltext-Suche funktioniert?
Ich glaube ich habe was gefunden.
Man muß auf "Alle Ordner" stehen. Ist man z.B. im Ordner Bank und sucht nach einer Eingangsrechnung wird diese so nicht gefunden. Wenn man dann auf alle Ordner klickt wird das Suchergebnis angezeigt.
Member: Toby-ch
Toby-ch Apr 13, 2020 at 16:57:26 (UTC)
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Zitat von @Akcent:


Man muß auf "Alle Ordner" stehen. Ist man z.B. im Ordner Bank und sucht nach einer Eingangsrechnung wird diese so nicht gefunden. Wenn man dann auf alle Ordner klickt wird das Suchergebnis angezeigt.

Dies kann ich so bestätigen, ECODMS verhält sich bei mir auch so, und ich scanne jedes Dokument als PDF mit OCR Erkennung, bereits beim Scannen.
Member: Karley
Karley Apr 14, 2020 at 08:51:52 (UTC)
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Genau - dazu muss man einfach die Funktionsweise verstehen. Diese Ordner sind eigentlich nur Filter - genau wie Dein Suchwort, oder anderen Such-Einstellungen & Rechte. Das ist wichtig, damit man granular ein bestimmtes Dokument finden kann. Bei wenigen Dokumenten eher verwirrend, aber dann muss man überlegen ob man die Ordner überhaupt anlegen / nutzen will. Hast Du viele Dokumente - z.B. Ein/Ausgangsrechnungen - Handelsbriefe.... dann wird es sinnvoll, sonst hast Du immer sehr lange Ergebnislisten.

Euer Problem ist ja gelöst, aber nur noch als Hinweis: Viele Kunden nutzen auch mehrere User und damit die Rechtevergabe. Einige vergessen sich selbst zumindest das Lese-Recht zu geben, und verschieben dann noch die Dateien in Ordner in denen Sie keine Berechtigung haben. Dann macht es Sinn einen "Admin" (anzulegen - oder den vorhandenen nicht zu löschen), dem man die Rechte "Alle Dokumente" gibt und dann darüber sucht/findet.
Member: twingo999
twingo999 Jan 23, 2024 at 10:40:39 (UTC)
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Neu-Indexierung der Dokumente in ECODMS!
Es wird vom Support ein großes Geheimnis draus gemacht wie das geht.
Unter Windows geht das so:
OPTIONEN
EINSTELLUNGEN
EINSTELLUNGEN
TAB DATEI INDIZIERUNG
ANZEIGE NEU LADEN klicken
STRG+F7
INDIZIERUNG ZURÜCKSETZEN klicken
Voila
Member: mbit10
mbit10 Feb 23, 2024 at 08:31:48 (UTC)
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@twingo999 Daaaanke !
Genau danach habe ich schon lange gesucht.
Bei mir funktionierte die Suche in ecoDMS schon oft nicht mehr und bis jetzt habe ich es immer durch eine Neuinstallation von ecoDMS und Rücksicherung gelöst.

Das sollte ecoDMS eigentlich in die Wissensdatenbank aufnehmen, da es schon bei vielen Leuten aufgetreten ist.
Member: twingo999
twingo999 Feb 23, 2024 at 18:14:35 (UTC)
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Sehr gerne. Ich glaube nicht das die wollen, das es jeder weiß. Man soll besser ein Supportticket kaufen..... Gruß Peter