Email-Autoresponder als Windows-Dienst
Moin!
Wir fabrizieren in unserer Firma gerade eine größere Umstellung bei den Email-Postfächern. Um den Wildwuchs an Altlasten ein bisschen einzudämmen, will ich auf dem Webserver (Shared Hoster) ein Catch-All-Postfach anlegen, was mir alles einsammelt was an nicht existierende Adressen geht. Spamfilter vorgeschaltet, soweit alles schön.
Das Problem dabei ist nur, dass der Mailserver unseres Anbieters keinen Autoresponder auf via Catch-All weitergeleitete Mails schickt. Dadurch würden unsere Kunden nicht über die Umstellung informiert.
Jetzt könnte ich hergehen und irgendwo einen Mailclient (Outlook, Thunderbird oÄ) mit Autoresponder auf dem Catch-All-Postfach einloggen lassen. Find ich aber bissi sehr frickelig. Jetzt will ich aber auch nicht die große Keule auspacken und gleich einen ganzen lokalen Mailserver aufsetzen. Lieber wäre mir ein Windows-Service der auf einem lokalen Server im Hintergrund mitläuft und den Job übernimmt. Sprich nichts weiter tun als auf jede neue Email, die am Spamfilter vorbei kam, einen Autoresponder schicken.
Meister Gockel hat dazu leider nicht viel brauchbares geliefert. Vielleicht habt ihr ja schon soetwas gesehen oder im Einsatz gehabt.
Grüße
Cody
Wir fabrizieren in unserer Firma gerade eine größere Umstellung bei den Email-Postfächern. Um den Wildwuchs an Altlasten ein bisschen einzudämmen, will ich auf dem Webserver (Shared Hoster) ein Catch-All-Postfach anlegen, was mir alles einsammelt was an nicht existierende Adressen geht. Spamfilter vorgeschaltet, soweit alles schön.
Das Problem dabei ist nur, dass der Mailserver unseres Anbieters keinen Autoresponder auf via Catch-All weitergeleitete Mails schickt. Dadurch würden unsere Kunden nicht über die Umstellung informiert.
Jetzt könnte ich hergehen und irgendwo einen Mailclient (Outlook, Thunderbird oÄ) mit Autoresponder auf dem Catch-All-Postfach einloggen lassen. Find ich aber bissi sehr frickelig. Jetzt will ich aber auch nicht die große Keule auspacken und gleich einen ganzen lokalen Mailserver aufsetzen. Lieber wäre mir ein Windows-Service der auf einem lokalen Server im Hintergrund mitläuft und den Job übernimmt. Sprich nichts weiter tun als auf jede neue Email, die am Spamfilter vorbei kam, einen Autoresponder schicken.
Meister Gockel hat dazu leider nicht viel brauchbares geliefert. Vielleicht habt ihr ja schon soetwas gesehen oder im Einsatz gehabt.
Grüße
Cody
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Ausgedruckt am: 28.04.2025 um 11:04 Uhr
9 Kommentare
Neuester Kommentar
Moin,
wenn Ihr nicht zufällig einen eigenen Mailserver betreibt der das kann ist das frickelig.
Schnell kann man daraus eine Abwesenheits-Notiz-Bombe bauen.
Einfacher wäre doch: Catch-All als Weiterleitung auf ein Postmach mit donotreplay@firma.de weiterleiten und dort den Autoresponder.
Catchall würde ich aber allgemein nicht machen.
Auch mit Spamfilter ziehst Du damit Spam an wie rechnung@firma.de und so weiter.
Ganz einfach wäre ein Newsletter an die Kunden und keinen Autorespondern. So ein NDR ist meist auch ausschlussreich aber nicht so hübsch.
Stefan
wenn Ihr nicht zufällig einen eigenen Mailserver betreibt der das kann ist das frickelig.
Schnell kann man daraus eine Abwesenheits-Notiz-Bombe bauen.
Einfacher wäre doch: Catch-All als Weiterleitung auf ein Postmach mit donotreplay@firma.de weiterleiten und dort den Autoresponder.
Catchall würde ich aber allgemein nicht machen.
Auch mit Spamfilter ziehst Du damit Spam an wie rechnung@firma.de und so weiter.
Ganz einfach wäre ein Newsletter an die Kunden und keinen Autorespondern. So ein NDR ist meist auch ausschlussreich aber nicht so hübsch.
Stefan
Zitat von @StefanKittel:
Einfacher wäre doch: Catch-All als Weiterleitung auf ein Postmach mit donotreplay@firma.de weiterleiten und dort den Autoresponder.
Einfacher wäre doch: Catch-All als Weiterleitung auf ein Postmach mit donotreplay@firma.de weiterleiten und dort den Autoresponder.
Genau das ist es ja, was der Mailserver unseres Hosters nicht hergibt. Eine Mail direkt an donotreplay@firma.de geschickt bekäme in unserem Fall einen Autoresponder, jedoch nicht eine Mail z.B. an andere.adresse@firma.de wenn diese vorher von einem Catch-All "umgebogen" wurde.
Die Problematiken sind mir ja alle bewusst. Das Ganze ist auch kein Schnellschuss, wir brüten da schon seit drei Jahren über dem Problem. Newsletter funktioniert nicht wirklich, weil das von den meisten ungesehen gelöscht wird. Besser sind direkte Reaktionen auf vom Kunden initiierte Kommunikationsversuche.
Hallo,
ok.
Wie wäre eine Absender-(Sub-)Domäne bei einem anderem Provider der das kann?
Also mail gibtsnichtmehr@firma.de und antwort von donotreply@firme.mail?
Wird ja nicht mehr als 10 Euro im Monat kosten.
Wenn Ihr schon gesucht habe, spare ich mir mal die Mühe.
Ich vermute das einfachste wäre ein PHP-Skript mit den IMAP-Funktionen (die auch POP können).
Kleines Script welches per IMAP oder POP nach Mails schaut, kurzer Blick in eine DB damit Niemand häufiger als alle 24h eine Mail bekommen und dann eine kleine Mail schicken. Ist jetzt nicht so aufwendig wenn man sich mit PHP auskennt.
Das ganze läuft dann per Cron beim Provider.
Stefan
ok.
Wie wäre eine Absender-(Sub-)Domäne bei einem anderem Provider der das kann?
Also mail gibtsnichtmehr@firma.de und antwort von donotreply@firme.mail?
Wird ja nicht mehr als 10 Euro im Monat kosten.
Wenn Ihr schon gesucht habe, spare ich mir mal die Mühe.
Ich vermute das einfachste wäre ein PHP-Skript mit den IMAP-Funktionen (die auch POP können).
Kleines Script welches per IMAP oder POP nach Mails schaut, kurzer Blick in eine DB damit Niemand häufiger als alle 24h eine Mail bekommen und dann eine kleine Mail schicken. Ist jetzt nicht so aufwendig wenn man sich mit PHP auskennt.
Das ganze läuft dann per Cron beim Provider.
Stefan
Hallo,
und wer schaut sich die ganzen Mails an ob da was wichtiges bei ist?
Eine Mail die vom empfangenen Mailserver nicht abgewiesen wurde, weil der Empfänger nicht existiert gilt als zugestellt.
Das kann zum Problem bei Mahnungen und Abmahnungen führen auf die nicht reagiert wird, weil keiner das Sammelpostfach durchsucht...
Besser die Maisl abweisen lassen, wenns was wichtiges war, wird der Sender sich schon telefonisch oder bei einem anderen melden.
Gruß
Chonta
und wer schaut sich die ganzen Mails an ob da was wichtiges bei ist?
Eine Mail die vom empfangenen Mailserver nicht abgewiesen wurde, weil der Empfänger nicht existiert gilt als zugestellt.
Das kann zum Problem bei Mahnungen und Abmahnungen führen auf die nicht reagiert wird, weil keiner das Sammelpostfach durchsucht...
Besser die Maisl abweisen lassen, wenns was wichtiges war, wird der Sender sich schon telefonisch oder bei einem anderen melden.
Gruß
Chonta
Zitat von @Chonta:
Besser die Maisl abweisen lassen, wenns was wichtiges war, wird der Sender sich schon telefonisch oder bei einem anderen melden.
Besser die Maisl abweisen lassen, wenns was wichtiges war, wird der Sender sich schon telefonisch oder bei einem anderen melden.
Hallo Chonta,
das seh ich eigentlich ganz genauso. Haben wir auch versucht. Rate mal was passiert ist... Die Absender konnten mit der Undelivery-Mail nichts anfangen und haben immer wieder versucht zu schicken. So nach dem Motto "Irgendwann wirds schon klappen". Es endete irgendwann mit Frust, der entweder bei uns am Telefon abgelassen wurde oder im ungünstigsten Fall in einem Auftrag bei der Konkurrenz endete.
Das ganze Vorhaben ist also eigentlich mehr ein Workaround um die menschliche Dummheit als um technische Probleme.
Grüße
Cody
Catch-All ist auf jeden Fall der falsche Weg. Das bekommst, wenn ich deine Begründung lese, ja nie wieder aufgelöst.
Du wirst wohl schlicht für jede noch existierende aber nicht mehr genutzte Mailadresse einen Autoresponder einrichten müssen. Im Idealfall - wenn möglich - mit einer Weiterleitung an einen zuständigen Kollegen.
Ansonsten bleibt dir tatsächlich nur eine QuickAndDirty-Lösung mit Thunderbird etc. Aber das las dir aus meiner Erfahrung sagen: Stabil und Zuverlässig läuft das nicht.
Und sich dafür nen "Dienst" zu basteln, der im Prinzip nichts anderes macht wie ein Thunderbird, kommt aus dem selben Grund nicht wirklich in Frage: Zuverlässigkeit. Das müsstest du vorher ja auch noch testen. Viel zu riskant, das da irgendwelche Mails schlicht untergehen.
Du wirst wohl schlicht für jede noch existierende aber nicht mehr genutzte Mailadresse einen Autoresponder einrichten müssen. Im Idealfall - wenn möglich - mit einer Weiterleitung an einen zuständigen Kollegen.
Ansonsten bleibt dir tatsächlich nur eine QuickAndDirty-Lösung mit Thunderbird etc. Aber das las dir aus meiner Erfahrung sagen: Stabil und Zuverlässig läuft das nicht.
Und sich dafür nen "Dienst" zu basteln, der im Prinzip nichts anderes macht wie ein Thunderbird, kommt aus dem selben Grund nicht wirklich in Frage: Zuverlässigkeit. Das müsstest du vorher ja auch noch testen. Viel zu riskant, das da irgendwelche Mails schlicht untergehen.
Zitat von @127944:
Catch-All ist auf jeden Fall der falsche Weg. Das bekommst, wenn ich deine Begründung lese, ja nie wieder aufgelöst.
Du wirst wohl schlicht für jede noch existierende aber nicht mehr genutzte Mailadresse einen Autoresponder einrichten müssen. Im Idealfall - wenn möglich - mit einer Weiterleitung an einen zuständigen Kollegen.
Catch-All ist auf jeden Fall der falsche Weg. Das bekommst, wenn ich deine Begründung lese, ja nie wieder aufgelöst.
Du wirst wohl schlicht für jede noch existierende aber nicht mehr genutzte Mailadresse einen Autoresponder einrichten müssen. Im Idealfall - wenn möglich - mit einer Weiterleitung an einen zuständigen Kollegen.
Genau das ist unser Problem. Der Wildwuchs ist historisch bedingt über Jahre entstanden. Es wurden immer wieder Zuständigkeiten verlagert, die Mitarbeiter wechselten. Die längste Weiterleitungskette an alten, ungenutzten Adressen besteht inzwischen aus 6 (in Worten: SECHS!) Hops. Rechnerisch kommen auf jeden unserer Mitarbeiter drei Mailadressen. So gehts jedenfalls nicht weiter. Intern kann ich das nicht mehr auflösen, ich muss zwangsläufig die Problemlösung zum Absender verschieben.
Gäbe es die Möglichkeit, die Undelivery-Mails umzugestalten, es wäre der ideale Weg. Nur leider gibts den nicht, da wie gesagt Shared-Hoster. Und mal ehrlich: Wirklich verständlich ist das MTA-Kauderwelsch doch nur für Insider, nicht für Laien. Außerdem haben Undelivery-Mails so einen gewissen "Beigeschmack" dass es sich um technische Probleme handelt (die es ja eigentlich nicht sind)
Eine NDR kann wenn überhaupt nur vom empfangenden Mailserver / Mailclient "umgewandelt" - werden. Deswegen bleibt dir nur der Weg über Autoresponder. Mir fällt außer wie von mir oben beschrieben keine für dich einfache und schnelle Lösung ein, von der ich auch weiß, das sie sauber funktioniert.
Oder....
ich finde es übertrieben, aber folgendes würde technisch funktionieren.
Ein SMTP-Server der die Mail vollständig empfängt und erst ganz zum Schluss den Empfang mit einem 5xx Fehler ablehnt.
Der versendene Server generiert ein NDR.
Auf der Empfängerseite kann nun mit den Informationen der Mail ein hübscher NDR erstellt werden.
Zusätzlich kann man sich alle Mails anschauen die empfangen wurden.
Wie gesagt, recht aufwendig.
Viele Grüße
Stefan
ich finde es übertrieben, aber folgendes würde technisch funktionieren.
Ein SMTP-Server der die Mail vollständig empfängt und erst ganz zum Schluss den Empfang mit einem 5xx Fehler ablehnt.
Der versendene Server generiert ein NDR.
Auf der Empfängerseite kann nun mit den Informationen der Mail ein hübscher NDR erstellt werden.
Zusätzlich kann man sich alle Mails anschauen die empfangen wurden.
Wie gesagt, recht aufwendig.
Viele Grüße
Stefan
