Erstellung EDV Dokumentation

Eine Passwortliste mit den Passwörtern zu Router, Firewall, Server, etc finde ich sehr wichtig ... vorallem wenn mal einer us der EDV kündigt oder entlassen wird oder einen Unfall hat oder was auch immer. Irgendwo muss man die Passwörter nachschauen können. (sonst gibts hier wieder so threads wie "ich habe mein windows-passwort vergessen" und keiner hilft ;))

und Standort, wie gesagt. Am besten sogar die PC Namen in der Systemkonfiguration integrieren, also z.B. PC_<Nummer>. Für die Server installiere ich immer gern das Tool
BGInfo, dann sieht man schon bei Einloggen auf dem Desktop, welche Grundkonfiguration der Server hat.


Auch in der Karte natürlich den Standort hinzufügen. Am besten mal nach einem Bauplan
des Gebäudes fragen und diesen irgendwie (als Hintergrundbild zum Beispiel) abbilden.


Hier die jeweilige Lizenznummer und auch Laufzeit der Lizenzen (wenn gegeben) mit aufführen.


Gruß

cykes

Hi,

ich würde noch einen weitere Schritt "Administration" einfügen, wo z.B. wichtige Skripte,
Administrationtools und Administrative URLs zu bestimmten Diensten auf den Servern
aufgeführt werden.

Gruß

cykes

Hallo mexx,

ich kann dir für so eine Gesamtdokumentation das Programm DocuSnap empfehlen, mit dem du alle MS Systeme im LAN/WAN erfassen, deine AD Struktur auslesen und abbilden sowie installierte Komponenten auf den Server/Workstation Maschinen erfassen kannst. Die Visualisierung (Netzwerkplan) und Rechteanalyse sind auch mit dabei.
Für den Funktionsumfang hat es einen akzeptablen Preis, es gibt auch eine eingeschränkte Trial zum testen.

MfG

sebbre

Probier es mal hier: https://www.microsoft.com/office/visio/prodinfo/trial.mspx

Allerdings weiss ich nicht, inwiefern diese eingeschränkt ist.
Vielleicht redest Du mal mit Deinem Chef, auch in Bezug auf andere Kartierungstools wäre
eine Visio Lizenz nicht unpraktisch.

Gruß

cykes

Hallo mexx,

in eine EDV-Dokumentation gehört auf jeden Fall auch ein Nachzeichnen der IT-Sicherheitsmaßnahmen als eigenes Thema und eine Darlegung, wie es um den IT-Anteil der gesetzlichen Datenschutzauflagen aussieht; bei Letzterem empfiehlt sich ein Zusammenarbeiten mit dem betrieblichen DSB. Gerne in mittelständischen Unternehmen verdrängt - in Großunternehmen schon lange nicht mehr - wird die gesetzeskonforme Abspeicherung steuerrelevanter digitaler Daten. Aber auch darauf musst Du klar eingehen; eine Erläuterung des Anforderungsprofils liefern die GDPdU des BMF. In all den genannten Bereichen ist es wichtig, auch auf erkannte vorhandene Lücken einzugehen; über diese solltest Du übrigens Deinen Chef schriftlich informieren, sonst bist Du im Falle eines Falles nämlich der Dumme.

Außerdem konzentrieren sich die bisherigen Bemerkungen zu sehr auf den Ist-Zustand. Wichtig ist aber beispielsweise auch das Festhalten von Roadmaps, gerade wenn es um das Ausbügeln von Lücken in der IT-Sicherheit, beim Datenschutz und der "GDPdU-Konformität" geht.

Und so weiter...

Hallo mexx!

DSB -> Datenschutzbeauftragter
GDPdU -> Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
BMF -> Bundesministerium für Finanzen

GDPdU-Konformität -> entsprechend der GDPdU in eurem Unternehmen umgesetzt.

Schönen Gruß,
Johnny.

P.S.: Näheres zu den GDPdU findest Du z.B. unter: http://www.gdpdu-portal.com/Index.htm

Sorry, mexx. Ein paar Erläuterungen.

Zunächst zum Datenschutz. Sollte es in Deinem Betrieb niemanden geben, der für den Datenschutz zuständig ist, kannst Du schon einmal davon ausgehen, dass da einiges im Argen liegt. Ein solcher betrieblicher Datenschutzbeauftragter muss nicht zum Betrieb gehören, er kann auch extern bestellt werden. Aber ein mittelständiges Unternehmen MUSS einen haben. Du selbst kannst dies nicht sein (wegen einleuchtender Bedenken...). Die gesetzlichen Vorgaben sind geregelt im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und im Landesdatenschutzgesetz des Bundeslandes, in dem Du lebst. Tipp: Wende Dich ganz direkt telefonisch an den Landesbeauftragten für Datenschutz in Deinem Bundesland; die Leute sind normalerweise richtig nett und helfen Dir unbürokratisch und direkt, mailen Dir auch die Infos und stehen für Fragen und Antworten bereit. Sie wollen nicht knüppeln, sondern helfen. Wichtig ist, dass Du Dir genau Deinen Anteil ansiehst.

Zur Abspeicherung steuerrelevanter Daten. Das GDPdU-Portal ist als ein erster Einstieg sinnvoll. Besonders wichtig sind hier die Querverbindungen zum Dokumentenmanagement, insbesondere auch zur Datensicherung und zur Archivierung. Der Punkt ist, dass zurzeit Finanzbehörde für Finanzbehörde umstellt auf die elektronische Steuerprüfung. Sie erlaubt eine besonders rationelle Steuerprüfung; das Sichten von Aktenbergen soll nach und nach verdrängt werden. Für ein Unternehmen, das mit digitalen Dokumenten arbeitet, ist dies deswegen prickelnd, da sie gesetzlich dazu verpflichtet sind, die Dokumente so zu speichern, dass sie elektronisch (mit IDEA) geprüft werden können. Und das heißt, dass die Daten in einer auswertbaren Form vorliegen müssen (PDF-Dokumente fallen hier beispielsweise schon einmal raus; Vorsicht auch bei der Digitalisierung von Belegen und bei der Konvertierung von Formaten. Stolpersteine gibt's hier reihenweise.) Die großen ERP- und Dokumentenmanagement-Systeme bieten inzwischen standardmäßig GDPdU-Exportroutinen an. Die Probleme liegen im Detail...

Hallo mexx,

zunächst der Datenschutz.

Um welche Daten geht es: Nun, um persönliche Daten (bzw. solche, von denen aus auf diese zurückgeschlossen werden darf) natürlicher Personen, also - salopp gesagt - um persönliche Daten von Menschen wie Du und ich.

Ein Beispiel: Vielleicht hast Du heute mitbekommen, dass die Technologiechefin von AOL vor die Tür gesetzt wurde, weil sie Suchanfragen von mehr als 650.000 AOL-Kunden in der AOL-internen Suche in ein öffentlich zugängliches Wiki hat stellen lassen. Suchanfragen sind persönliche Daten, also liegt ein besonders krasser Verstoß gegen den Datenschutz vor, der deswegen auch eine besonders krasse Reaktion zeitigte. Ein wenig verblüfft dies übrigens schon, denn obwohl das Thema "privacy" ursprünglich von US-Amerikanern angeregt wurde, sieht es damit ziemlich übel aus in den USA. In der EU ist schon in den 90er Jahren eine Datenschutzrichtlinie erschienen, aber diese ist immer noch nicht von allen Staaten umgesetzt worden. Seit 2004 gilt das BDSG in Deutschland hart nach Ablauf einer Übergangsfrist von 3 Jahren. Seitdem ist durchaus mit solchen Aktionen zu rechnen wie dies bei AOL geschehen ist, obwohl die Argumentation in dem Fall mit Sicherheit nicht allein über den Datenschutz lief...

Ein anderes Beispiel: Die herzallerlieben Browser-Cookies. In diesen kleinen Textdateichen werden, salopp gesagt, persönliche Vorlieben des Users gespeichert. Über diese dürfen die Cookieanleger keineswegs frei verfügen, weswegen es in jedem Browser eine Cookie-Verwaltung gibt, die es aus Datenschutzvorgaben ermöglichen muss, Website für Website präzise festzulegen, wer von einem persönliche Daten sammeln darf und wer nicht. Im Grunde sind Browser-Cookies harmlos, aber die wenigsten haben die Brisanz, die sich damit verbindet, überhaupt nicht verstanden.

Ein letztes Beispiel: Jedes Mal, wenn Du beim Einkaufen eine dieser netten Payback-Karten der großen Handelsketten (oder wie die "Kundenkarten" mit ihren absurden Bonusprogrammen auch heißen mögen) vorlegst, wird Dein Einkauf präzise erfasst. Die Einkaufsdaten werden in eine zentrale Datenbank aufgenommen und stehen dann für tiefe Marketinganalysen zur Verfügung. Über diese Kundenkarten werden präzise Kundenprofile angelegt, die das Kaufverhalten exakt widerspiegeln. Das dürfen die Unternehmen allerdings nur, wenn Du Deine Zustimmung dazu gibst. Da Du Deine Zustimmung aber niemals geben würdest, wenn man Dir im Detail erzählte, was mit den Daten tatsächlich gemacht wird, greift man auf einen Marketingtrick zurück: Es wird Dir vorgegaukelt, dass es um ein Bonusprogramm geht, und im Kleingedruckten wird darauf hingewiesen, dass da irgendwo auch mal persönliche Daten anfallen, für deren Sammlung Du zustimmen musst. Das Bonusprogramm ist also ein Ablenkungsmanöver, um massiv persönliche Daten sammeln zu können.

Wozu dient denn nun ein Datenschützer?

Nun, um einem Missverständnis vorzubeugen: Der DSB schützt keine Daten. Schützen kann sie nur ein Rechtsorgan, wenn es wirklich zu Verstößen kommen sollte. Aber meist ist es dann schon zu spät. Der Punkt ist, dass das Datenschutzrecht noch recht weich ist. Es muss schon so krass wie in dem AOL-Fall sein, dass wirklich Späne fliegen. Normalerweise wird alles klein gehalten. Es ist wirklich nicht ungewöhnlich, dass man sich in Deiner Firma noch nicht damit auseinander gesetzt hat. Aufgabe des Datenschützers ist eigentlich die Prüfung der vorhandenen und der einzuführenden Software auf das Handling persönlicher Daten. Daher muss der DSB üblicherweise eng mit der IT-Abteilung zusammenarbeiten, - in Deinem Unternehmen also mit Dir. Was wirklich genau ansteht, ist von Firma zu Firma höchst verschieden und lässt sich nicht pauschal sagen. Daher habe ich in diesem Kommentar auch das Gewicht ganz auf die Sensibilisierung für das Thema gelegt.

Ich hoffe, Du siehst jetzt klarer. Ein anderes Mal etwas zu den GDPdU.

Noch ein kleiner Nachtrag zu den Bonus- oder Kundenkarten a la Payback:
Wenn Du Deine Zustimmung zu dieser Speicherung und Weitergabe Deiner personenbezogenen Daten gibst, werden diese nicht unbedingt ausschließlich für Marketinganalysen verwendet. Im Prinzip könnte praktisch jeder der mit dieser Bonusfirma einen Vertrag abschließt, auf diese Daten zurückgreifen. Ein mögliches (hypothetisches) Szenario könnte z.B. folgendes sein:

Du bist z.B. in einem Kleingartenverein und da Du der einzige bist, der einen Kombi hat, besorgst Du immer die Getränke (hauptsächlich Bier und Schnaps) für die monatliche Vereinssitzung. Super für so eine Menge gibts richtig viel Bonuspunkte, denkst Du Dir und machst Dir deshalb gerne die Arbeit mit der Schlepperei.
So, vom vielen Bier kutschieren ist dein Kombi mitlerweile ganz schön verbraucht und Du überlegst Dir, warum eigentlich keinen neuen kaufen, da war doch heute in der Zeitung dieses Angebot mit der günstigen Finanzierung. Gesagt, getan, ab zum Autohändler und den neuen Wagen bestellt. Natürlich läßt Dich der Verkäufer zuerst den Kaufvertrag unterschreiben und anschließend wird die Finanzierung abgewickelt - alles fast fertig, nur noch schnell die elektronische Prüfung.
Zufälligerweise hat die Hausbank des Fahrzeugherstellers einen Vertrag mit deiner Bonusfirma und checkt auch gleich mal Dein Käuferprofil. Aber hallo, was ist denn das. Der kauft ja jeden Monat 150l Bier und 30 Flaschen Schnaps! Das ist ein halber Kasten Bier und eine Flasche Schnaps am Tag! Der ist ja Alkoholiker, da ist das Risiko ja viel zu groß, daß der sein geregeltes Einkommen verliert -> Finanzierung abgelehnt. Tja, Pech. Also doch kein neues Auto, aber wie jetzt von dem bereits unterzeichneten Kaufvertrag zurücktreten???

So etwas könnte ja theoretisch bei der Verknüpfung von personenbezogenen Daten passieren. Und damit das nicht ganz so einfach ist, gibt es eben diese Datenschutzbeauftragten.

Ich behaupte weder das genannte Firmen solches Verhalten bereits an den Tag gelegt haben, noch daß dies so ohne weiteres gestattet wäre. Die technischen Voraussetzungen dazu sind jedoch vorhanden. Natürlich ist das Beispiel ziemlich überspitzt dargestellt, es soll jedoch einfach mal ein bischen für den Datenschutz sensibilisieren. Man sollte sich auch wirklich überlegen, ob man für jeden Mist 0,5% Rabatt braucht und welchen Preis man eben bereit ist, dafür zu bezahlen.

Schönen Gruß,
Johnny.

Hallo mexx,
ich glaube Du hast das mit den "persönlichen Daten" falsch verstanden. Dabei handelt es sich nicht um private Daten, sondern um personenbezogene Daten. Das hat erst mal nichts mit dem Benutzer der EDV zu tun. Es geht vielmehr um Daten, die eure Firma über Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner oder Personal, erhebt, speichert und weiterverarbeitet. Sobald diese Daten personenbezogen sind (d.h. wenn aus den Daten ein Rückschluß auf die Person, von der diese Daten stammen, möglich ist. z.B. Adresse, Geburtsdaten, Familienstand, Einkommen, Aufträge, Interessen, etc.) dann ist damit sehr sensibel umzugehen. Wenn die Daten absolut anonym sind, d.h. auch durch eine Kombination mit an anderer Stelle erhobener Daten nicht die Möglichkeit besteht, daß die Person, auf die sich diese Daten beziehen, ermittelt werden kann, kann man damit lockerer umgehen.

Bsp: Du warst mal Student an einer Hochschule. An dieser Hochschule gibt es auch einen Zweig für Sozialwissenschaften. Einer der SoWi-Studenten macht für seine Diplom-Arbeit eine Umfrage. Weil Deine EMail-Adresse noch gespeichert war bekommst Du diesen Fragebogen auch zugeschickt. Und weil Du ein hilfsbereiter Mensch bist, füllst den Fragebogen aus. Dabei wird auf dem Fragebogen nicht nach deinem Namen gefragt. Also offensichtlich anonym. Für die statistische Analyse sind jedoch Dinge von Interesse, wie Alter, Familienstand, Einkommen, Studienrichtung, Studienbeginn. In diesem Fragebogen äußerst Du Dich bei einer Frage negativ über Die Firma, in der Du angestellt bist, weil die vielleicht irgendeine miese Geschäftspraktik haben. Damit auch andere wissenschaftl. Einrichtungen diese Daten nutzen können, stellt sie die Fakultät ins Internet. Dein Arbeitgeber bekommt Kenntnis von dieser Diplomarbeit und möchte die Daten selbst auch mal analysieren und lädt sie sich runter. Aus der Verknüpfung von Alter, Familienstand, Einkommen, Studienrichtung und Studienbeginn mit den Daten aus der Personalabteilung landet Dein Name schon mal in einer Auswahl zur genaueren Überprüfung, wer sich denn da negativ über die Firma geäußert hat. Wenn jetzt auch noch die Möglichkeit besteht an die Daten der eingeschriebenen Studenten Deines Studienjahrgangs und -Richtung zu gelangen, läßt sich sofort ermitteln, auf wen diese Angaben zutreffen und u.U. warst Du der einzige mit dieser Kombination von Daten. Somit könnte der weitere Erfolg Deiner Karriere Geschichte sein.
Also auch wenn eine Datenerhebung anonym erfolgt, bedeutet das nicht, daß man nicht aus den erhobenen Daten nicht die Person ermitteln kann, auf die sich diese Daten beziehen.

Schönen Gruß,
Johnny.