Exchange 2016: externe Verteilergruppen funktionieren nicht mehr

Hallo Zusammen,

in meiner Arbeit (öffentliche Verwaltung) haben wir ehrenamtliche Beauftragte für z. B. die Jugend-, oder Seniorenarbeit, Radwege, Behindertenbeauftragte, etc.
Diese bekommen von uns eine E-Mail Adresse (Jugendbeauftragte@meineheimatstadt.de) Bis dato haben wir diese E-Mail Adressen als Verteilergruppe in unseren Exchange Server angelegt. Diese Verteilergruppe hat eine eingehende Nachricht an die @meineheimatstadt.de Adresse an die jeweiligen privaten Mailadressen der zuständigen Personen gesendet. Als Beispiel:
Angela Musterfrau hat ein Anliegen bezüglich eines Radweges in der Stadt.
Sie schreibt eine Mail an Radwegebeauftragte@meineheimatstadt.de.
Die Mail wird automatisch an die zuständigen Beauftragten Hans Huber und Lieschen Müller gesendet.
Einer der beiden Antwortet mit seiner privaten Adresse auf das Anliegen von Angela Musterfrau.
Problem: Seit Exchange 2016 funktioniert dieses Prozedere nicht mehr. Die Mails werden nicht mehr an die Beauftragten weitergeleitet. Wir brauchen daher eine Alternative.
Hierzu habe ich folgende Lösungsansätze:
Vorschlag 1:
Den Beauftragten einen Zugriff über Outlook OWA geben
Beispiel hierzu: Max Meier, Elisabeth Schmidt und Lukas Lichter sind in der Stadt tätig als Energiebeauftragte. Sie brauchen alle Zugriff auf die E-Mail energiebeauftragte@meineheimatstadt.de. Es gibt intern einen User „Energiebeauftragte“ mit der entsprechenden Mail. Alle drei Zuständigen bekommen auf ihr Smartphone / Laptop von uns jeweils ein eigenes Active Sync Zertifikat für das Postfach installiert. So sollte die E-Mail-Kommunikation klappen
Vorteil:
- Sie können direkt von der @meineheimatstadt.de Mail aus antworten und müssen nicht mehr über die eigene private E-Mail-Adresse kommunizieren.
Nachteile:
- Wenn mehrere Personen hinter der Beauftragten Funktion stehen, dann wissen alle die eine Kennung.
- Wir lassen externe Personen auf unseren Exchange Zugriff gewähren
Vorschlag 2:
Wir hosten uns 10 Mails bei einem Provider und darüber kommunizieren die Beauftragten dann
Vorteil:
- geringerer Administrativer Aufwand für IT
Nachteil:
- die Domain @meineheimatstadt.de ist bereits vergeben. Eine neue muss gefunden werden
Welche Idee ist die bessere? Zu berücksichtigen ist, dass die Zuständigkeit der Beauftragten oft wechselt und wir das so einfach wie möglich halten, jedoch nicht die Sicherheit vernachlässigen wollen

Oder hat hier jemand eine Antwort, wieso unser altes Vorgehen mit Verteilergruppe nicht mehr funktioniert?

Vielleich ist hier jemand mit einem ähnlichen Problem und hat für mich eine passende Lösung 