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Exchange Online und United Internet (web.de und GMX) - Problem mit Empfang von Emails

Hallo administrator.de-Menschen

kurz, mein Problem: manche Emails von United Internet (web.de/GMX) kommen bei uns auf dem Exchange Online nicht an. Tips?

lang: wir haben unsere Exchange-Server vor Jahren on-prem aufgegeben und sind mit unseren Servern zu Microsoft gezogen. Über das Für und Wider mag ich hier bitte keine Diskussion führen. Seit ein paar Wochen melden sich Kunden bei uns, dass ihre Emails nicht an uns zugestellt werden und sie bekommen Fehlermeldungen präsentiert.
ALARM IN DER IT!
Es kann und darf nicht sein, dass uns unsere Kunden nicht erreichen. Ich habe mich der Sache angenommen und mir die Fehlermeldungen der Kunden zeigen lassen.
Ich habe mich an die postmaster von web.de und gmx gewandt. Die Antwort ist als Bild anbei.

Problem: die Emails der Kunden wurden von GMX/web.de selbst als Spam klassifiziert, verlassen die Server von web.de/GMX über gesonderte (Spam-)Server und werden von Microsoft (Zielserver) abgelehnt. Es liegt also nicht an uns. Es gibt entsprechende Links (der postmaster von web.de hat direkt die Links für GMX mitgeliefert... LOL!)

meine Frage: wie würdet ihr mit der Situation umgehen? Welche Mittel habe ich, die Mails doch irgendwie zu emfpangen? Gibt es die Möglichkeit, den Servern von Microsoft den YOLO-Befehl zu geben ("nimm an, egal was kommt!")? Sollen wir lieber eine gesonderte Mail-Adresse für betroffene Kunden aufziehen und betreiben (bei einem anderen Hoster wie IONOS oder Strato? Sind Teil von United Internet und werden ihre eigenen Mails ja wohl nicht blocken, oder?)

Wie würdet ihr dieses Problem lösen? Wie würdet ihr damit umgehen?

Bitte kein "geh aus 365 raus!" ... Ratschläge sind auch nur Schläge. Ich brauche konstruktive Lösungen oder Ideen, bitte.

Vielen Dank im Voraus!
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Printed on: June 20, 2024 at 21:06 o'clock

Member: StefanKittel
StefanKittel Nov 07, 2023 updated at 10:31:43 (UTC)
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Hallo,

das ist ein Problem was man in der Regel nicht lösen kann.
Die Zuverlässigkeit von Email entspricht der von Postkarten.

Es kommen halt nicht alle an.
Hin und wieder kann man von TO nicht zu Google senden oder umgekehrt.
Dauert meist 1-2 Tage und dann geht es wieder.

Ja, das ist ein Problem und Nein, dafür gibt es keine einfache Lösung.

Bzw. für den Empfang gibt es eine einfache Lösung.
Einen eigenen Mail-Server betreiben und kein Antispam verwenden.
Ob man damit glücklich wird ist eine andere Frage.

Meist ist das Versenden ein größeres Problem.
Also wenn Google Deine Mails trotzt SPF, rDNS und Co nicht annimmt und die das einen Dreck interessiert.

In der CT ist/war ein schöner Artikel warum Email tot ist.

Stefan
Member: leisefuxX
leisefuxX Nov 07, 2023 at 11:01:05 (UTC)
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Zitat von @StefanKittel:

Ja, das ist ein Problem und Nein, dafür gibt es keine einfache Lösung.
danke schonmal dafür :D


Bzw. für den Empfang gibt es eine einfache Lösung.
Einen eigenen Mail-Server betreiben und kein Antispam verwenden.
Ob man damit glücklich wird ist eine andere Frage.
damit bin ich nicht glücklich.


Meist ist das Versenden ein größeres Problem.
Also wenn Google Deine Mails trotzt SPF, rDNS und Co nicht annimmt und die das einen Dreck interessiert.
ja. kenne ich privat zur Genüge. betreibe privat selber eigene Infrastruktur und das ist manchmal ein Grauen.


In der CT ist/war ein schöner Artikel warum Email tot ist.
in der Tat. der war/ist wirklich gut. danke dir
Member: LordGurke
LordGurke Nov 07, 2023 at 11:22:43 (UTC)
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Zitat von @StefanKittel:

In der CT ist/war ein schöner Artikel warum Email tot ist.

Jedes Jahr taucht ein Artikel auf warum E-Mail tot ist. Und das durchgehend seit mindestens 2008.
Member: StefanKittel
Solution StefanKittel Nov 07, 2023 at 11:29:42 (UTC)
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Hallo nochmal,

Dein Problem ist hier die Umkehr der Zuständigkeit.
Wenn Du als Empfänger dein Email-System korrekt konfiguriert hast (MX, TXT, SPF, etc), dann liegt die Verantwortung beim Versender. Nur der Versender kann das Problem weiter eingrenzen und lösen.

Nun ist der Kunde bei z.B. web.de und kann und will das Problem nicht lösen.
Wenn ich denen keine Mail senden kann, dann suche ich mir halt eine andere Firma.

Also versuchst Du das Problem des Kunden zu klären.

Eine Lösung dafür gibt es nicht. Nur verschiedene Workarounds.
z.B: Postfächer bei gmx und web.de die per POP abgerufen werden.

Stefan
Member: LordGurke
LordGurke Nov 07, 2023 at 11:49:53 (UTC)
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Zitat von @StefanKittel:

Hallo nochmal,

Dein Problem ist hier die Umkehr der Zuständigkeit.
Wenn Du als Empfänger dein Email-System korrekt konfiguriert hast (MX, TXT, SPF, etc), dann liegt die Verantwortung beim Versender. Nur der Versender kann das Problem weiter eingrenzen und lösen.

Der Absender sollte immer prüfen, ob er eine Unzustellbarkeitsnachricht hat und der Empfänger sollte immer in seiner Eingangs-Quarantäne gucken (Spamordner, Spam-Postfach, was der Empfänger halt hat).

Sofern der Absender keinen NDR hat, kann der Empfänger am besten prüfen was mit der Mail passiert ist. Sofern Microsoft ihm die Tools dafür gibt.
Wenn man aber sehen kann warum eingehende E-Mails abgewiesen/verworfen wurden, sieht man (normalerweise) deutlich mehr Details als der Absender. Denn Details über die Spamerkennung will man ja nicht mit dem Spammer teilen.

Aber das ist bei allen Dingen so, die man outsourced: Wenn es läuft ist es gut, wenn man Probleme verfolgen muss, muss man das dann seinen Anbieter erledigen lassen.
Das ist bei Mail so, bei Webservern, bei DNS...