Fragen zum Aufbau einer Access-Datenbank für Verfahrensverzeichnisse

Mitglied: Yan2021
Hallo liebe Admin-User :-) face-smile

wir führen ein Verfahrens-Verzeichnis gem. DSGVO, in dem alle Verfahren / Datenauftragsverarbeitungs-Verträge aufgefgührt sind.

Dieses Verzeichnis wurde von einem früheren Mitarbeiter in Form einer Access-Datenbank angelegt.
Diese Datenbank besteht jedoch nur aus 2 Tabellen und einem Formular, wobei im Formular lediglich die Spalten anders sortiert zu sein scheinen.

Meine erste Frage an Euch wäre nun, ob ein solches Verfahrensverzeichnis unbedingt in Form einer Access-Datenbank geführt werden MUSS?
Ich denke, hier würde doch auch eine Excel-Datei ausreichen. Auch da kann man ja mehrere Tabellenblätter anlegen. Auf jeden Fall wäre eine Excel-Datei wesentlich einfacher zu führen, bzw. zu pflegen.

Weiterhin habe ich eine Frage zu den vergebenen Nummern der einzelnen Einträge in der Datenbank.
Leider habe ich mit Access keinerlei Erfahrungen und daher ist mir nicht klar, ob die Nummerierung in Access so angelegt ist, dass jeder Eintrag immer SEINE NUMMER behält - auch wenn Einträge gelöscht wurden? Denn die Nummerierung ist hier bei unseren 20 Einträgen nicht einfach 1 - 20, sondern unten steht "15 Datensätze" und insgesamt sind es auch tatsächlich 15, denn die Nummerierung hat Lücken (z.B. 1, 2, 4, 5, 9, 10, 13....).

Ist das ggf. eine Vorgabe in Access - und muss das ggf. für das Verfahrensverzeichnis so sein?
Und dann wäre noch interessant zu wissen, ob gelöschte Einträge mit ihrer vergebenen Nummer auch irgendwo abgespeichert werden, damit man quasi immer nachvollziehen kann, was wann gelöscht wurde? Das könnte dann auch ein Hinweis darauf sein, dass es eine Access-DB sein muss, da das ja mit einer Excel-Datei so nicht möglich wäre.

Ich hoffe, Ihr versteht überhaupt so einigermaßen, was ich hier schreibe ;-) face-wink

Grüße von
Yan ;-) face-wink

Content-Key: 1436046299

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Ausgedruckt am: 01.12.2021 um 00:12 Uhr

Mitglied: Tezzla
Tezzla 27.10.2021 um 10:29:26 Uhr
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Zitat von @Yan2021:
Meine erste Frage an Euch wäre nun, ob ein solches Verfahrensverzeichnis unbedingt in Form einer Access-Datenbank geführt werden MUSS?

Nein, du kannst das prinzipiell auch auf Steintafeln pflegen. Hauptsache alle Infos sind da, griffbereit und vorzeigbar.
Mitglied: Yan2021
Yan2021 27.10.2021 um 11:15:12 Uhr
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Danke Dir @Tezzla

Das klingt schon mal gut, denn dann würde ich es vielleicht eher in eine Excel-Datei konvertieren oder übertragen wollen.

Aber was ist mit den weiteren Fragen? Hast Du dazu auch eine Antwort - ich meine bezüglich der Nummerierung sowie des Nachvollzuges durchgeführter Löschungen etc.

Grüße von
Yan ;-) face-wink
Mitglied: Tezzla
Tezzla 27.10.2021 um 11:17:25 Uhr
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Die Dateien liegen i.d.R. im QM System und sind nummeriert.
In der DSGVO steht, meine ich, auch was von Revisionen ablegen. D.h. einfach so wegwerfen würde ich das alte VVZ nicht.
Mitglied: Yan2021
Yan2021 27.10.2021 um 11:36:08 Uhr
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OK und danke nochmals.

Dann lasse ich es vorsichtshalber mal vorerst so, wie es jetzt ist.
Nicht dass es am Ende nicht mehr datenschutzkonform ist :-( face-sad

Grüße von
Yan ;-) face-wink
Mitglied: em-pie
em-pie 27.10.2021 um 13:12:08 Uhr
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Moin,

ich würde das mit Access so belassen, ABER das löschen "abfangen".
Füge eine Spalte "Status" ein: 1 = Entwurf, 2 = Geprüft, 3 = Freigegeben, 9 = gelöscht

In den Reports wird dann alles mit Status < 9 ermittelt.

Ggf. noch eine Art "Log-Tabelle" ergänzen, in der die ID des Dokuments, der Status, der Zeitstempel und ggf. der Benutzer (als ID) hinterlegt wird. Wird etwas in der Haupttabelle am Status geändert (=Speichern gedrückt) soll direkt ein Datensatz in der Log-Tabelle angelegt werden...

Gruß
em-pie
Mitglied: Yan2021
Yan2021 27.10.2021 um 16:06:33 Uhr
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Danke Dir @em-pie

Da ich mich mit Access nicht auskenne, werde ich zunächst nur mal schauen, wie man das umsetzen könnte.
Die zusätzliche Spalte dürfte grds. ja kein Problem sein. Höchstens wie ich die 4 verschiedenen Status dort hinterlege, damit man weiß, welche Zahl man jeweils in die neue Spalte eintragen muss.

Und das mit der Log-Tabelle müßte ich auch mal suchen, wie man das macht.

Aber danke für die Tipps :) face-smile

Grüße von
Yan ;-) face-wink
Mitglied: yoppi1
yoppi1 30.10.2021 um 09:11:18 Uhr
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Grundsätzlich steht es Dir frei, das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, wie es im Neusprech der DSGVO heisst, so zu führen, wie Du magst.

Du musst nur daran denken, dass das "VVT" unter Umständen von Behörden angefragt wird oder von anderen Mitarbeitern eingesehen werden soll. In dem Zusammenhang ist Access eine schlechte Lösung, weil es bedingt, dass man erst einmal eine "Datenbank" installieren muss, um das VVT sehen zu können. Außerdem gibt's das nur für Windows. Wenn da nicht mindestens eine Text- oder PDF-Export-Funktion eingebaut ist, werden Dich die Aufsichtsbehörden auf diesen Umstand bei Gelegenheit hinweisen. Verboten ist es aber NICHT, denn es gibt ja auch andere, proprietäre Lösungen und "Extraprogramme" für das VVT.

In Deinem Fall würde ich auf Access verzichten. Nimm das, was Du besser kennst, z.B. Excel oder LibreOffice und lege einfach ein neues Tabellenblatt für ein Verfahren an. Die notwendigen Daten, die auf dem Tabellenblatt auftauchen müssen, kannst Du den Beispielen der Aufsichtsbehörden aus dem Internet entnehmen. Das rechtliche Blabla kannst Du hier nachlesen: https://dsgvo-gesetz.de/themen/verzeichnis-von-verarbeitungstaetigkeiten ...
Auf der Seite findest Du unten Links - auch zum Kurzpapier Nr. der DSK: https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/kp/dsk_kpnr_1.pdf

Damit fütterst Du Deine Exceltabelle. Dem Dateinamen stellst Du vorne das Datum in umgekehrter Reihenfolge vorweg, z.B. 2021-10-30-VVT.docx und änderst das Datum bei jeder Änderung. Damit kannst Du Deine VVT im Explorer sortieren lassen und hast eine Historie.

Rechtlich erfüllst Du damit die Anforderungen der DSGVO und Du machst es anderen im Unternehmen einfacher, sich da reinzufinden.
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