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Gibt es im Jahr 2020 immer noch keine Möglichkeit mit einem gemeinsammer Email-Adresse in Outlook und Exchange zu arbeiten

Mitglied: StefanKittel

StefanKittel (Level 5) - Jetzt verbinden

10.07.2020, aktualisiert 17:19 Uhr, 653 Aufrufe, 16 Kommentare, 1 Danke

Freitagsfrage !

Hallo,

bevor ich jetzt anfange Dinge zu suchen die ganz einfach sind, frage ich Euch mal.

Exchange 2016 mit Outlook 2016.
Gibt es im Jahr 2020 immer noch keine Möglichkeit mit einem gemeinsammer Email-Adresse zu arbeiten?

Der Nutzer hat mustermann@firma.de und vertrieb@firma.de.
Dabei hat er Vollzugriff auf vertrieb und das Recht zum senden mit dieser Adresse.
Dadurch bindet Outlook dieses Postfach automatisch ein.

Anforderung
1. Man geht in den Posteingang von Vertrieb, klickt auf "Neue Mail" und verschickt die Mail
1.1 der Absender ist automatisch eingestellt auf Vertrieb
1.2 die Mail ist danach im gesendet Ordner von Vertrieb

2. Man geht in einen Ordner von Vertrieb, klickt auf eine Mail und auf "Antworten" und verschickt die Mail
2.1 der Absender ist automatisch eingestellt auf Vertrieb
2.2 die Mail ist danach im gesendet Ordner von Vertrieb

3. Er wählt automatisch für Mustermann und Vertrieb unterschiedliche Signaturen in Outlook

Standardmäßig funktionieren 1.1, 1.2, 2.1 und 3 gar nicht.
Merkwürdigerweise funktioniert 2.2


Einzige mir bekannte Möglichkeit ist vertrieb@ als richtiges Postfach hinzuzufügen.
Was bei 40 Personen mit je 5 Postfächern schon in Arbeit ausartet, nicht 100% stabil ist und bei 10 Postfächern ist auch schluss...


Mit einem Email-aktivierten öffentlich Ordner ist das auch nicht besser.
Mitglied: Vision2015
10.07.2020 um 17:46 Uhr
moin..

Zitat von StefanKittel:

Freitagsfrage !

Hallo,

bevor ich jetzt anfange Dinge zu suchen die ganz einfach sind, frage ich Euch mal.

Exchange 2016 mit Outlook 2016.
Gibt es im Jahr 2020 immer noch keine Möglichkeit mit einem gemeinsammer Email-Adresse zu arbeiten?
doch... warum soll das nicht gehen, oder wo hast du da ein Problem?

Der Nutzer hat mustermann@firma.de und vertrieb@firma.de.
Dabei hat er Vollzugriff auf vertrieb und das Recht zum senden mit dieser Adresse.
Dadurch bindet Outlook dieses Postfach automatisch ein.
jo... so ist das

Anforderung
1. Man geht in den Posteingang von Vertrieb, klickt auf "Neue Mail" und verschickt die Mail
1.1 der Absender ist automatisch eingestellt auf Vertrieb
1.2 die Mail ist danach im gesendet Ordner von Vertrieb
geht..

2. Man geht in einen Ordner von Vertrieb, klickt auf eine Mail und auf "Antworten" und verschickt die Mail
2.1 der Absender ist automatisch eingestellt auf Vertrieb
2.2 die Mail ist danach im gesendet Ordner von Vertrieb
geht...

3. Er wählt automatisch für Mustermann und Vertrieb unterschiedliche Signaturen in Outlook
geht auch...

Standardmäßig funktionieren 1.1, 1.2, 2.1 und 3 gar nicht.
Merkwürdigerweise funktioniert 2.2


Einzige mir bekannte Möglichkeit ist vertrieb@ als richtiges Postfach hinzuzufügen.
Was bei 40 Personen mit je 5 Postfächern schon in Arbeit ausartet, nicht 100% stabil ist und bei 10 Postfächern ist auch schluss...


Mit einem Email-aktivierten öffentlich Ordner ist das auch nicht besser.
nutze dazu freigegebene Postfächer...

oder nutze HCL Notes (Lotus Notes)

frank
Bitte warten ..
Mitglied: StefanKittel
10.07.2020, aktualisiert um 18:20 Uhr
Ich weiß ja nicht was für ein Outlook/Exchange Du hast, aber....
Zitat von Vision2015:
geht..
Nein, geht nicht. Wenn man bei von nicht manuell etwas auswählt steht Mustermann als Absender
geht...
Nein, geht nicht. Die Mails ist bei Mustermann unter gesendet
geht auch...
Nein, In Outlook kann man für solche Postfächer überhaupt keine Signatur einstellen
nutze dazu freigegebene Postfächer...
Geht nicht, weil die Postfächer teilweise auch auf Handys eingerichtet werden sollen
Bitte warten ..
Mitglied: Vision2015
10.07.2020 um 18:40 Uhr
moin..
Zitat von StefanKittel:

Ich weiß ja nicht was für ein Outlook/Exchange Du hast, aber....
Zitat von Vision2015:
geht..
Nein, geht nicht. Wenn man bei von nicht manuell etwas auswählt steht Mustermann als Absender
doch..
geht...
Nein, geht nicht. Die Mails ist bei Mustermann unter gesendet
stimmt nicht, entsprechenden Reg Key setzten, und gut ist!
geht auch...
Nein, In Outlook kann man für solche Postfächer überhaupt keine Signatur einstellen
doch... das geht
nutze dazu freigegebene Postfächer...
Geht nicht, weil die Postfächer teilweise auch auf Handys eingerichtet werden sollen
tut es doch...
Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs zu Outlook Mobile

Frank
Bitte warten ..
Mitglied: Hubert.N
10.07.2020, aktualisiert um 20:19 Uhr
... irgendwie erinnert mich das gerade ein wenig an Willy Brandts berühmtes Ja-Nein-Interview ... :D
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Mitglied: StefanKittel
10.07.2020, aktualisiert um 22:43 Uhr
Hallo Frank,

wir sprechen aber schon, wie oben beschrieben, über Outlook (2016) und Exchange (2016)?

Out of the Box geht es bei meinem Test-PC hier (Office 2016 Std und Win 10 2004) nicht.

Diese Punkte gehen hier nicht
1.1 Versenden, der Absender ist automatisch eingestellt auf Vertrieb
1.2 Versenden, die Mail ist danach im gesendet Ordner von Vertrieb
2.2 Antworten, die Mail ist danach im gesendet Ordner von Vertrieb

In der Verwaltung kann ich nur für das primäre Konto überhaupt eine Signatur zuweisen.
Die eingebundenen Postfächer werden nicht angezeigt.
1 - Klicke auf das Bild, um es zu vergrößern
3. Er wählt automatisch für Mustermann und Vertrieb unterschiedliche Signaturen in Outlook

Wenn es dafür Registry-Schlüssel gibt, wäre es nett wenn Du mir sagen würdest welche das sind.
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Mitglied: Spirit-of-Eli
10.07.2020 um 22:56 Uhr
Out off the box geht das so nicht. Mögliche Anpassungen wurden ja schon erwähnt.
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Mitglied: satosan
10.07.2020, aktualisiert um 23:28 Uhr
Zitat von Spirit-of-Eli:

Out off the box geht das so nicht. Mögliche Anpassungen wurden ja schon erwähnt.
Schliesse mich hier an. Standard ist das nicht, aber mit Setzen von bestimmten Einstellungen leicht zu machen. Einfach zu sagen 'geht doch nicht' ist schlicht falsch.
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Mitglied: StefanKittel
11.07.2020 um 00:00 Uhr
Jungs,
dann schreibt doch mal bitte wie es geht.
Gerne auch Links mit Anleitungen.


Zitat von Spirit-of-Eli:
...Mögliche Anpassungen wurden ja schon erwähnt.
wo denn?
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Mitglied: canlot
11.07.2020 um 00:35 Uhr
Ich wäre an einer Lösung auch interessiert, sowie Stefan bin ich auch davon ausgegangen dass es nicht geht.
Ich hatte mal dazu recherchiert und ausprobiert aber nicht hingekriegt, dass Outlook das freigegebene Postfach als Standartpostfach nimmt bei Outlook 365 und Exchange auch.
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Mitglied: satosan
11.07.2020, aktualisiert um 11:53 Uhr
Loesung fuer 1.1 - 1.2 und 2.1

Da ein Shared Account (vertrieb@firma.de) niemals ein 'Main Account' sein kann, musst Du ihm die Erlaubnis geben als 'Main Account' zu fungieren. Dazu musst Du aber ein extra Outlook Profile anlegen. In dem neuen Profile legst Du als erstes dann die 'Shared Mailbox' an. Da Du aber keine Authorisierung fuer eine 'Shared Mailbox' haben kannst, musst Du dann 'Sign in with another Account', Deinem 'Main Account' (mustermann@firma.de), klicken und die Daten (Mailbox + Pwd) eingeben. Fuer den Verbleib der gesendeten Emails im 'Sent' Folder musst Du die Option zum Verbleib in den Settings der Shared Mailbox im Admin Center (online) setzen.

Loesung fuer 3

Funktioniert bei mir auch so ohne bestimmte Einstellungen.

Sorry fuer die Settings in English, aber wir arbeiten nur mit OS und Programmen in EN bei uns.

VG und schoenes WE

PS: Neues Profile deswegen da die Aenderung mit dem 'Sign in ...' oft das komplette Profil 'bugged' ... Kannst natuerlich auch die 'Shared Mailbox' loeschen und einfach neu anlegen. Musst dann aber auch, ohne das Password anzugeben, beim ersten 'Sign In' die Credentials des 'Main Accounts' angeben. Andere Moeglichkeit war glaube ich auch das direkte Mapping. Muesste ich aber erst nochmal evalusieren.
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Mitglied: StefanKittel
11.07.2020 um 13:09 Uhr
Hallo satosan,

dann ist aber der "Witz" weg.
Aktuell füge ich in Outlook manuell 8 Konten hinzu.
Das dauert pro Benutzer dann locker mal 20-25 Minuten.

Es ja optimalerweise so sein, dass ich nur ein (1) Konto hinzufüge und die Übrigen über Berechtigungen automatisch.
Dann müsste man nur noch die Signaturen zuweisen.

Zu 3 siehe Screenshot.
Die anderen, über die Berechtigunen automatisch hinzugefügten, Konten werden gar nicht erst angezeigt.

Das Problem ist schlicht Outlook welches kein besonders gutes Email-/Groupware-Program ist. Besonders wenn man mehrere Postfächer/Identitäten verwendet.
Leider scheint es auch kein Besseres zu geben. Zumindest kenne ich Keines.

Stefan
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Mitglied: canlot
11.07.2020 um 15:38 Uhr
Für ein gemeinsames Postfach, legt Exchange im AD einen eigenen deaktivierten Benutzer dafür an. Man kann den Benutzer aktivieren und ein Passwort dafür festlegen was man kennt, aber dann wäre man wieder dabei, dass man an jeden Rechner dran gehen muss und dort das Konto händisch einbinden muss.
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Mitglied: Daemmerung
11.07.2020 um 19:03 Uhr
Das mit dem Gesendete Objekte hat Exchange seit Exchange 2013 abgeschafft. Dafür gibt es nun ein Attribut in der Mailbox das "MessageCopyForSendAs" bzw. "MessageCopyForSendONBehalf" heißt. Das muss auf true sein, damit das gesendete Objekt zusätzlich im Gesendete Objekte-Ordner des jeweiligen Postfachs landet. Das bezieht sich auf das Senden-Verhalten, wenn Outlook standardmäßig mit einem anderen, primären Postfach ausgeführt wird.

Deine Signaturen kannst du auch für jedes Postfach separat ändern: Du musst die Postfächer nur als zusätzliches Konto hinzufügen. Wenn du den Personen einen Vollzugriff auf die Mailbox gewährst, können sie das Postfach als zusätzliches Konto in Outlook hinzufügen. Dann können auch entsprechende Einstellungen für dieses vorgenommen werden.
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Mitglied: StefanKittel
12.07.2020 um 10:46 Uhr
Hallo Daemmerung,

dann ist ja der Witz weg.
Ich will ja gerade bei einem neuem PC nur ein Konto hinzufügen und nicht wie aktuell 8.

Da einige zuätzlich zwangsweise automatisch hinzugefügt konten haben, kommen die auf 12-15 und Exchange kann nur 10 Konten.

Also stimmt meine Vermutung, dass Outlook das schlicht nicht kann.
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Mitglied: Spirit-of-Eli
12.07.2020 um 11:00 Uhr
Das ging auch anders. Da muss ich meine Notizen durchsuchen.
Ich kann allerdings nichts versprechen.

Dazu gibt es allerdings auch Guides im Netz.
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Mitglied: erikro
12.07.2020 um 21:29 Uhr
Moin,

das wundert mich doch sehr. Bei uns haben fast alle User Zugriff auf das persönliche Postfach und ein oder mehrere Funktionspostfächer in diesem in Outlook eingebunden. Outlook verhält sich da wie Du es wünschst. Nur hinsichtlich der Signaturen kann ich das nicht sagen, da wir keine unterschiedlichen Sigs für das Funktionspostfach einsetzen. Eingesetzte Versionen: 2013 bis 2019. Der Mailserver ist allerdings ein Kopano. Aber ich kann mir nicht vorstellen, dass das einen Einfluss auf das Verhalten von Outlook hat. Einstellen muss ich da nie was.

Liebe Grüße

Erik
Bitte warten ..
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