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Mailarchiva mit IMAP-Mailboxen - Erfahrungen und GoBD?
Hallo Zusammen,
ich muss nun hier eine Mailarchivierungssoftware aufsetzen.
Als erstes kam mir natürlich MailStore in den Sinn, der Preis geht da ja auch völlig in Ordnung.
Allerdings stieß ich auf der Suche auch auf Mailarchiva (https://mailarchiva.com/index.html).
Aufgrunddessen dass die Nutzung bei Betrieb bis zu 9 Mailboxen kostenfrei ist und das auch für hier ausreicht, würde ich es nun gerne damit versuchen.
Meine Fragen an euch bzw. die die es nutzen:
- Ist das GoBD-konform?
- Hat das jemand mit Off-site Mailboxen (Mailserver beim Domain-Provider, Abruf via IMAP) in Benutzung und funktioniert das reibungslos?
Vielen Dank schonmal vorab
Viele Grüße,
ich muss nun hier eine Mailarchivierungssoftware aufsetzen.
Als erstes kam mir natürlich MailStore in den Sinn, der Preis geht da ja auch völlig in Ordnung.
Allerdings stieß ich auf der Suche auch auf Mailarchiva (https://mailarchiva.com/index.html).
Aufgrunddessen dass die Nutzung bei Betrieb bis zu 9 Mailboxen kostenfrei ist und das auch für hier ausreicht, würde ich es nun gerne damit versuchen.
Meine Fragen an euch bzw. die die es nutzen:
- Ist das GoBD-konform?
- Hat das jemand mit Off-site Mailboxen (Mailserver beim Domain-Provider, Abruf via IMAP) in Benutzung und funktioniert das reibungslos?
Vielen Dank schonmal vorab
Viele Grüße,
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Content-ID: 669713
Url: https://administrator.de/forum/mailarchiva-mit-imap-mailboxen-erfahrungen-und-gobd-669713.html
Ausgedruckt am: 24.12.2024 um 19:12 Uhr
8 Kommentare
Neuester Kommentar
Hi..
Hi..
Super Frage - bitte an den Rechtsanwalt Deines Vertrauens weiterleiten...
Ich archiviere hier auch schon seit 2018.
Die Gesetzeslage ist immer ziemlich offen und der Staat selbst hält sich auch nicht dran (Ämter),
daher archiviere ich alles was von aussen rein kommt und von innen raus geht. Interne Sachen werden nicht archiviert.
Faktische und juristisch stabile Antworten konnte mir bisher keiner geben... auch nicht der Datenschutzbeauftragte ;)
Gruss Globe!
- Ist das GoBD-konform?
Hi..
Super Frage - bitte an den Rechtsanwalt Deines Vertrauens weiterleiten...
Ich archiviere hier auch schon seit 2018.
Die Gesetzeslage ist immer ziemlich offen und der Staat selbst hält sich auch nicht dran (Ämter),
daher archiviere ich alles was von aussen rein kommt und von innen raus geht. Interne Sachen werden nicht archiviert.
Faktische und juristisch stabile Antworten konnte mir bisher keiner geben... auch nicht der Datenschutzbeauftragte ;)
Gruss Globe!
Moin,
bei so einer Software gibt es aus meiner Sicht zwei Fragen.
1. Macht die Software zuverlässig ihren Job und kann sie alles was Du brauchst.
2. Wird die Software vom Finanzamt bei einer Prüfung oder von einem Gericht als Beweismittel in einem Verfahren anerkannt?
Das 1. Kann man prima selber festlegen und testen.
Das 2. in der Regel nicht.
Ich habe auf Nachfrage bei meinem Finanzamt keine Aussage erhalten.
Ich habe Mailstore und der letzute Prüfer war zufrieden damit.
Bei jeder nicht "bekannten" Software sollte man einen Unsicherheitsfaktor bei der Auswahl mit einrechnen.
Besonders bei OpenSource kann ich mir gut vorstellen, dass die eine oder andere Software nicht anerkannt wird. Völlig unabhängig jeglicher Sinnhaftigkeit.
Stefan
bei so einer Software gibt es aus meiner Sicht zwei Fragen.
1. Macht die Software zuverlässig ihren Job und kann sie alles was Du brauchst.
2. Wird die Software vom Finanzamt bei einer Prüfung oder von einem Gericht als Beweismittel in einem Verfahren anerkannt?
Das 1. Kann man prima selber festlegen und testen.
Das 2. in der Regel nicht.
Ich habe auf Nachfrage bei meinem Finanzamt keine Aussage erhalten.
Ich habe Mailstore und der letzute Prüfer war zufrieden damit.
Bei jeder nicht "bekannten" Software sollte man einen Unsicherheitsfaktor bei der Auswahl mit einrechnen.
Besonders bei OpenSource kann ich mir gut vorstellen, dass die eine oder andere Software nicht anerkannt wird. Völlig unabhängig jeglicher Sinnhaftigkeit.
Stefan
Kann Stefan hier (leider) nur zustimmen.
gerade was die Anerkennung der Lösung angeht tut man sich mit einem bekannten Kommerziellen Partner deutlich leichter. Genauso wichtig wie der Name ist die Betriebseigene Verfahrensdokumentation die dem Prüfen den Prozess schlüssig erklärt.
Ketzerisch gefragt: bist du derjenige, der für eine eventuelle Nicht-Anerkennung gerade stehen muss? -> deine Entscheidung; bist du es nicht -> lass den Steuerpflichtigen entscheiden
Grüße Andi
gerade was die Anerkennung der Lösung angeht tut man sich mit einem bekannten Kommerziellen Partner deutlich leichter. Genauso wichtig wie der Name ist die Betriebseigene Verfahrensdokumentation die dem Prüfen den Prozess schlüssig erklärt.
Ketzerisch gefragt: bist du derjenige, der für eine eventuelle Nicht-Anerkennung gerade stehen muss? -> deine Entscheidung; bist du es nicht -> lass den Steuerpflichtigen entscheiden
Grüße Andi
@StefanKittel
Es gibt viele Archivierungssoftware auf dem Markt (Mit GOBD Siegel) ;)
Was der Admin draus macht - das ist eine andere Sache.
Meiner Auffassungsgabe ist es, jeden Geschäftsprozess der zu einem Auftrag führt, zu erfassen, daher intern -> extern - und extern -> intern. Die internen Mails zu archivieren wäre Hammer...
Es gibt meinerseits keinerlei öffentliche Richtlinien die genau beschreiben was man machen muss.. so wie bei allem..
Es wäre aber interessant wie es die anderen HIER handhaben.
Intern habe ich ein Mailaufkommen von ca. 20-25GB am Tag.
Gruss Globe!
Es gibt viele Archivierungssoftware auf dem Markt (Mit GOBD Siegel) ;)
Was der Admin draus macht - das ist eine andere Sache.
Meiner Auffassungsgabe ist es, jeden Geschäftsprozess der zu einem Auftrag führt, zu erfassen, daher intern -> extern - und extern -> intern. Die internen Mails zu archivieren wäre Hammer...
Es gibt meinerseits keinerlei öffentliche Richtlinien die genau beschreiben was man machen muss.. so wie bei allem..
Es wäre aber interessant wie es die anderen HIER handhaben.
Intern habe ich ein Mailaufkommen von ca. 20-25GB am Tag.
Gruss Globe!
Zitat von @Globetrotter:
Es gibt meinerseits keinerlei öffentliche Richtlinien die genau beschreiben was man machen muss.. so wie bei allem..
Es wäre aber interessant wie es die anderen HIER handhaben.
Es gibt meinerseits keinerlei öffentliche Richtlinien die genau beschreiben was man machen muss.. so wie bei allem..
Es wäre aber interessant wie es die anderen HIER handhaben.
Mahlzeit.
Bei uns werden alle Benutzer- und Shared-Postfächer eingehend und ausgehend archviert (ca. 250 in Summe). Funktionspostfächer, wie irgendwelche Monitorings nicht, da deren gesendeten Mails landen ja schon in archivierten IT-Postfächern.
Intern habe ich ein Mailaufkommen von ca. 20-25GB am Tag.
Oha. Da würde ich mal an der internen Kommunikation arbeiten
Schicken da Leute mehrmals am Tag Bilder und PDFs an Verteiler mit 100+ Empfänger?
Aus Neugier:
Wie viele Mailboxes sind denn bei dir @Globetrotter vorhanden?
Gruß
Marc
@radiogugu..
Ca. 250 - da es sich um Distribution handelt müssen manche Mails "rundum". Ich arbeite schon mehrere Jahre daran dies einzuschränken... dafür sind dann die öffentlichen Postfächer da... ist aber nicht ganz so einfach - daher weden interne Mails NICHT archiviert.
Gruss Globe!
Ca. 250 - da es sich um Distribution handelt müssen manche Mails "rundum". Ich arbeite schon mehrere Jahre daran dies einzuschränken... dafür sind dann die öffentlichen Postfächer da... ist aber nicht ganz so einfach - daher weden interne Mails NICHT archiviert.
Gruss Globe!
Vielen Dank schonmal für die Gedankenanregungen, ich denke ich werde da kurzerhand direkt zu MailStore greifen.
Der Preis ist für die geforderte Anzahl an Mailboxen ja nicht der Rede wert.
Gleichzeitig denke ich auch dass ein etabliertes und verbreitetes Produkt eher anerkannt wird und auch sonst wohl eher weniger Kopfschmerzen verursachen wird.
Da ich allerdings vermutlich in nächster Zeit noch zwei mal in die gleiche Situation kommen werde, solch eine Archivierung aufzusetzen, bin ich aber trotzdem sehr gespannt wie das sonst so im Feld gehandhabt wird.
Grüße,
Der Preis ist für die geforderte Anzahl an Mailboxen ja nicht der Rede wert.
Gleichzeitig denke ich auch dass ein etabliertes und verbreitetes Produkt eher anerkannt wird und auch sonst wohl eher weniger Kopfschmerzen verursachen wird.
Da ich allerdings vermutlich in nächster Zeit noch zwei mal in die gleiche Situation kommen werde, solch eine Archivierung aufzusetzen, bin ich aber trotzdem sehr gespannt wie das sonst so im Feld gehandhabt wird.
Grüße,
Moin.
@Globetrotter danke fürs Teilen. Das ist auf jeden Fall die richtige Entscheidung.
Viel Erfolg bei der Lösungsfindung.
@jstar5588 es kann nicht schaden, den Prüfern eine Software zu präsentieren, welche diese schon einmal gehört oder gesehen haben.
Gruß
Marc
@Globetrotter danke fürs Teilen. Das ist auf jeden Fall die richtige Entscheidung.
Viel Erfolg bei der Lösungsfindung.
@jstar5588 es kann nicht schaden, den Prüfern eine Software zu präsentieren, welche diese schon einmal gehört oder gesehen haben.
Gruß
Marc
