madnem
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Outlook 365 archiviert nicht richtig

Hallo zusammen,

ich versuche schon den ganzen Tag meine alten Mails in meinem Postfach zu archivieren. Um etwas genauer zu sein, von meinem Office 365 Postfach, dass ich in Outlook 365 verbunden habe, sollen alle Mails die älter als 1.1.2015 in eine Archive.pst verschoben werden.

Dazu gehe ich auf Datei->Information->Tools->Alte Elemente bereinigen....
Hier wähle ich das Datum 1.1.2015 und z.B. den Posteingang aus. Den Hacken bei "Auch Elemente, für die Kein Autoarchivierung aktiv ist" habe ich sowohl aktiviert als auch nicht aktiviert getestet, macht keinen Unterschied.

Outlook erstellt mir wunderbar meine Ordnerstruktur verschiebt dann aber keine einzige Mail. Das weiß ich, weil ich nach dem Archivieren im Posteingang bzw. dessen Unterordner nach Mails suche, die vor dem 1.1.2015 empfangen wurden und hier immer die gleichen Mails finde.

Beim Googlen bin ich immer wieder auf den Punkt gestoßen, dass man in der Regestry den Eintrag "ArchiveIgnoreLastModifiedTime" setzen soll im Pfad "HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences"
Das habe ich gemacht und dem Eintrag den Wert 1 gegeben. Leider hilft auch das nichts.
Ich habe es auch an einem anderen PC, frisch mit Win10 aufgesetzt, mit nagelneuen Outlookprofil getestet. Auch hier funktioniert das Archivieren nicht wie ich es gerne hätte.

Content-Key: 6626767084

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Printed on: May 7, 2024 at 01:05 o'clock

Mitglied: 6247018886
6247018886 Apr 03, 2023 updated at 15:08:44 (UTC)
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Moin.
Hat das überhaupt mal richtig funktioniert?? Hier zumindest nie. Das letzte mal als ich da Hand angelegt hatte war ich mit einem IMAP-Konto unterwegs damit hat das ebenfalls nicht funktioniert und ich habe mir ein eigenes Archivierungs-Makro dafür geschrieben. Glaube da hat die Weiterentwicklung irgendwann einfach aufgehört und keiner hat gemerkt das nüscht mehr funktioniert. Vermutlich wuppt das nur noch mit POP Konten face-big-smile. Lieber hippe Skype und Teams BlaBlub rein puschen aber Basisfunktionalität verkümmern lassen ...
MS will wohl das man das Online-Archiv mit Retention Tags nutzt. Features müssen ja Kohle bringen.

Cheers briggs
Member: madnem
madnem Apr 03, 2023 at 15:37:19 (UTC)
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@6247018886 Schon mal danke für deine Antwort. Sowas in der Art hab ich fast schon befürchtet.
Is ja nicht so als wäre das mega komplex, eigentlich muss er nur Ordner für Ordner durchgehen und alles was älter als X ist verschieben. Aber wohl zu viel verlangt bei MS, man zahlt ja für 365 noch nicht genug Kohle.
Hättest du dieses Makro zufällig noch irgendwo rumliegen und würdest das teilen?

Vielleicht gibts doch noch jemanden dem etwas dazu einfällt. Das Postfach läuft gerade über und ich brauch umbedingt Platz.
Mitglied: 6247018886
6247018886 Apr 03, 2023 at 15:41:17 (UTC)
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Hättest du dieses Makro zufällig noch irgendwo rumliegen und würdest das teilen?
Muss ich mal kramen ...
Mitglied: 6247018886
6247018886 Apr 03, 2023 updated at 15:57:42 (UTC)
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Ausgekramt ...

Hatte die Archivierung damals nur für den "aktuell in Outlook markierten Ordner" gebraucht, war für IMAP-Konten optimiert, ob das mit O365 Konto funktioniert musst du selbst testen ...
Ansonsten nimm halt MailStore Home – Free Email Archiving for Home Users
Sub ArchiveCurrentImapFolder()
    Dim fd As folder, strMailErrors As String, errorCounter As Integer, sizeCounter As Double, objMail As MailItem
    sizeCounter = CDbl(0)
    Set fd = ActiveExplorer.CurrentFolder
    If fd.DefaultItemType = olMailItem Then
        Dim backupFolder As folder, currentMail As MailItem, obj As MailItem
        Dim removedate As Date
        Dim itemscollection As items
        oldelements = InputBox("Elemente älter als X Monate archivieren:", "Archivierungszeitraum", "12")  
        If Not IsNumeric(oldelements) Or oldelements = False Then Exit Sub
        MsgBox "Im nächsten Schritt bitte den Backup-Zielordner auswählen in den die Mails verschoben werden.", vbInformation  
        Set backupFolder = Session.PickFolder
        If backupFolder Is Nothing Then Exit Sub
        removedate = DateTime.DateAdd("m", -oldelements, DateTime.Date)  
        
        Dim mailCollection As New Collection
        
        For Each objMail In fd.items
            On Error GoTo MailIsError
            If objMail.ReceivedTime < removedate Then
                If objMail.DownloadState = olHeaderOnly Then
                    objMail.MarkForDownload = olMarkedForDownload
                End If
                mailCollection.Add Item:=objMail
                sizeCounter = sizeCounter + objMail.Size
            End If
        Next
        Application.Session.SendAndReceive False
        For i = 1 To mailCollection.Count
            Set obj = mailCollection.Item(i)
            obj.Move backupFolder
        Next
        sizeCounter = Round((sizeCounter / 1048576), 2)
        MsgBox mailCollection.Count & " Nachricht(en) wurden archiviert nach " & backupFolder.FolderPath & vbCrLf & "Die Größe aller archivierten Nachrichten betrug: " & sizeCounter & " MB" & vbCrLf & strMailErrors  
        
    End If
    Set mailCollection = Nothing
    Exit Sub
    
MailIsError:
    errorCounter = errorCounter + 1
    strMailErrors = strMailErrors & errorCounter & ". Nachricht mit dem Betreff: '" & currentMail.subject & "' hat folgenden Fehler verursacht und wurde nicht verschoben : " & Err.Description & vbCrLf  
    Resume Next
End Sub
Member: madnem
Solution madnem Apr 04, 2023 at 07:14:16 (UTC)
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@6247018886 Vielen dank für dein Makro, damit werd ich mal ein bischen herum probieren. Sollte denke ich schon auch für O365 zu verwenden sein, ggf. kleine Anpassungen.
Mailstore Home ist ein guter Vorschlag, hab ich auch bei einigen Kunden im Einsatz. Wollte nur erst eine Lösung ohne Zusatzsoftware finden.

Das Problem konnte ich mitlerweile sogar lösen: Es lag an den Cache-Einstellungen in Outlook. Diese sind per default (da ja neu aufgesetzt) bei einem Jahr. Seltsamer weise findet Outlook die Mail die älter als Datum X sind trozdem in der Suche, archiviert diese aber nicht, wenn sie nicht gecached sind!!??
Noch viel seltsamer: Wenn man den Cache komplett deaktiviert, archiviert Outlook die Mails aber schon!?
Microsoft muss man manchmal echt nicht verstehen.