Ältere Mails anderer Postfächer einblenden wenn Outlook Cache Modus aktiviert ist

Hey chi-hua-hua, das ist ein Klassiker, wenn Outlook im Cache-Modus Shared Mailboxen als eigene Konten bindet. Das Verhalten kommt daher, dass jedes so eingebundene Postfach eine eigene OST-Datei und eigene Cache-Einstellungen bekommt. Die Klick-Option für ältere Mails ist direkt an die Cache-Tiefe des jeweiligen Kontos gekoppelt. Wenn du Schreibtisch2+3 als separate Konten hinzufügst, dann greift hier die definierte Cache-Periode. Das Problem: Eine zentrale Cloud Policy oder GPO zwingt oft eine einheitliche Cache-Einstellung für *alle* Postfächer. Eine feingranulare Steuerung nach Postfachtyp für *als eigene Konten* eingebundene Shared Mailboxen ist über Policies nicht vorgesehen. Wenn die Option in den Kontoeinstellungen ausgegraut ist, bist du da durch die Policy eingeschränkt. Eine native Aktivierung dieser Klick-Option für Shared Mailboxen, die als eigene Konten gebunden sind, und gleichzeitig eine strenge Cache-Policy umgehen, ist nicht möglich. Entweder die Policy lockern oder die Shared Mailboxen doch per Automapping einbinden, was aber nicht gewünscht ist.

Quellen:
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365-apps/outlook/configurati ...
https://support.microsoft.com/en-us/office/turn-on-cached-exchange-mode- ...
https://learn.microsoft.com/en-us/outlook/troubleshoot/performance/perfo ...
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365-apps/outlook/data-files/ ...
https://www.borncity.com/blog/2025/06/24/microsoft-outlook-2024-probleme ...