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Weiternutzung von Emailadressen
Hallo
Als bisher stiller Mitleser habe ich mal eine Frage bzgl. DSVGO etc.
Das Unternehmen vergibt an die Mitarbeiter Emailadressen nach dem muster: nachname@firma.de
nun ist es vorgekommen das ein Mitarbeiter nennen wir ihn z.B. Müller (Mueller@firma.de) das unternehmen verlassen hat und ein neuer mitarbeiter mit Namen Müller fängt in der Firma nach einem Jahr an. Würdet ihr die email adresse für den neuen Mitarbeiter wiederverwenden oder ist die dann entgültigt "verbrannt". Gibt es da vorschriften oder gesetze? Die Privatnutzung der emailadresse lasse ich jetzt mal unberücksichtigt da nicht erlaubt.
Grüße und vielen dank für die vielen hilfreichen Beiträge bisher.
Mr. Grey
Als bisher stiller Mitleser habe ich mal eine Frage bzgl. DSVGO etc.
Das Unternehmen vergibt an die Mitarbeiter Emailadressen nach dem muster: nachname@firma.de
nun ist es vorgekommen das ein Mitarbeiter nennen wir ihn z.B. Müller (Mueller@firma.de) das unternehmen verlassen hat und ein neuer mitarbeiter mit Namen Müller fängt in der Firma nach einem Jahr an. Würdet ihr die email adresse für den neuen Mitarbeiter wiederverwenden oder ist die dann entgültigt "verbrannt". Gibt es da vorschriften oder gesetze? Die Privatnutzung der emailadresse lasse ich jetzt mal unberücksichtigt da nicht erlaubt.
Grüße und vielen dank für die vielen hilfreichen Beiträge bisher.
Mr. Grey
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11 Comments
Latest comment
nun - ich würde mir da generell mal gedanken machen - weniger wg. irgendwelchem Datenschutz (wer nach nem Jahr noch immer hinsendet - sorry, zu blöd...). Aber: Was passiert wenn du 2x Müller im Laden hast? Nimmst du dann mueller1@firma und mueller2@firma? oder zwingst du Müller-2 zur Heirat damit sich der Nachname ändert? Es ist ja jetzt bei einigen Namen nicht sooo selten das mehrfach vorkommen...
Da wäre es ja gut wenn man vorher schon nen Plan hat - und zB. das dann gleich verbindet indem du entweder <vorname>.<nachname> oder zB. <erster_buchstabe_vorname>.<nachname> nimmst (und dann nur das Problem hast wenn Uwe Müller anfängt den es vermutlich einige 1000x in DE gibt ;) ).
Da wäre es ja gut wenn man vorher schon nen Plan hat - und zB. das dann gleich verbindet indem du entweder <vorname>.<nachname> oder zB. <erster_buchstabe_vorname>.<nachname> nimmst (und dann nur das Problem hast wenn Uwe Müller anfängt den es vermutlich einige 1000x in DE gibt ;) ).
Hi
bei gleichen Nachnamen haben wir immer den ersten Buchstaben des Vornamens dazu genommen, das Problem ist halt jetzt mit dem Datenschutzbeauftragten der es am liebsten hätte das wir jede Emailadresse nur einmal verwenden, da ja Jahre später externe Zugänge mit der Emailadresse freigeschaltet werden können, die schon mal von anderen verwendet wurden.
bei gleichen Nachnamen haben wir immer den ersten Buchstaben des Vornamens dazu genommen, das Problem ist halt jetzt mit dem Datenschutzbeauftragten der es am liebsten hätte das wir jede Emailadresse nur einmal verwenden, da ja Jahre später externe Zugänge mit der Emailadresse freigeschaltet werden können, die schon mal von anderen verwendet wurden.
Hallo
Generell Umstellen auf Vorname.Nachname@firma.de. Löst 98% solcher Probleme und ist fast überall so üblich. Spätestens in der Mailsignatur sieht das Gegenüber ja den vollen Namen, also braucht man ihn auch nicht geheimhalten.
MfG,
Macleod
Generell Umstellen auf Vorname.Nachname@firma.de. Löst 98% solcher Probleme und ist fast überall so üblich. Spätestens in der Mailsignatur sieht das Gegenüber ja den vollen Namen, also braucht man ihn auch nicht geheimhalten.
MfG,
Macleod
Zitat von @EarlGrey:
mit dem Datenschutzbeauftragten der es am liebsten hätte das wir jede Emailadresse nur einmal verwenden, da ja Jahre später externe Zugänge mit der Emailadresse freigeschaltet werden können, die schon mal von anderen verwendet wurden.
mit dem Datenschutzbeauftragten der es am liebsten hätte das wir jede Emailadresse nur einmal verwenden, da ja Jahre später externe Zugänge mit der Emailadresse freigeschaltet werden können, die schon mal von anderen verwendet wurden.
die DSGVO regelt u.a. den Schutz eines Mailkontos (also den Inhalt) - nicht aber den einer Adresse.
Wenn man der Logik deines DsB folgen würde, müsste ein Haus / eine Wohnung, mit jedem Umzug eine neue einmalige Hausnummer bekommen... besser noch einen neuen Straßennamen...
und ist für 98% der Wilhelm-Theodor-Friedrich-Probleme verantwortlich.
Oder wolltest du den Namen Mariusz.Błaszczak@gov.pl am telefon diktieren müssen?
1Zitat von @Kraemer:
und ist für 98% der Wilhelm-Theodor-Friedrich-Probleme verantwortlich.
Oder wolltest du den Namen Mariusz.Błaszczak@gov.pl am telefon diktieren müssen?
und ist für 98% der Wilhelm-Theodor-Friedrich-Probleme verantwortlich.
Oder wolltest du den Namen Mariusz.Błaszczak@gov.pl am telefon diktieren müssen?
und wo ist das Problem? Wenn ich überlege wie oft ich mit Leuten aus den div. Nationen zusammen arbeiten darf - im Zweifel hilft das Nato-Alphabet da weiter (oder die US-Version davon). Denn sonst hast du generell bei Arabischen u. anderen Namen oft ein Problem (und die mit den deutschen Namen).
Aber ne Email-Adresse nur einmal verwenden? Dann müsste man schon was anderes nehmen - zB. Personal-Nummer oder sowas. Aber ob nun "54211249@firma.de" wirklich soviel persönlicher ist... Aber Namen können sich nunmal wiederholen, da hilft auch nen Datenschutz-Dösel nich...
Ich sehe bei der Wiederverwendung nicht nur den Datenschutz „gefährdet“, sondern vielmehr die Informationssicherheit:
Müller (ehem. Vertriebsleiter) hat das Unternehmen verlassen.
Jetzt fängt Müller (neuer Sachbearbeiter im Versand) an.
Einkäufer des Kunden schreibt (nach längerer Inaktivität) Müller 1 an und gibt Infos mit, die Müller 2 nichts angehen (z.B. Preise)…
Lege nen neuen User an, Mueller2 und gut.
Müller (ehem. Vertriebsleiter) hat das Unternehmen verlassen.
Jetzt fängt Müller (neuer Sachbearbeiter im Versand) an.
Einkäufer des Kunden schreibt (nach längerer Inaktivität) Müller 1 an und gibt Infos mit, die Müller 2 nichts angehen (z.B. Preise)…
Lege nen neuen User an, Mueller2 und gut.
Zitat von @em-pie:
Ich sehe bei der Wiederverwendung nicht nur den Datenschutz „gefährdet“, sondern vielmehr die Informationssicherheit:
Müller (ehem. Vertriebsleiter) hat das Unternehmen verlassen.
Jetzt fängt Müller (neuer Sachbearbeiter im Versand) an.
Einkäufer des Kunden schreibt (nach längerer Inaktivität) Müller 1 an und gibt Infos mit, die Müller 2 nichts angehen (z.B. Preise)…
Lege nen neuen User an, Mueller2 und gut.
Ich sehe bei der Wiederverwendung nicht nur den Datenschutz „gefährdet“, sondern vielmehr die Informationssicherheit:
Müller (ehem. Vertriebsleiter) hat das Unternehmen verlassen.
Jetzt fängt Müller (neuer Sachbearbeiter im Versand) an.
Einkäufer des Kunden schreibt (nach längerer Inaktivität) Müller 1 an und gibt Infos mit, die Müller 2 nichts angehen (z.B. Preise)…
Lege nen neuen User an, Mueller2 und gut.
Naja - mit der Begründung müsste man dann aber eben auch verbieten das der NAME einer Person wieder im Laden eingestellt wird. Denn: Einkäufer bekommt keine Antwort auf seine Mail -> damit ruft der in der Zentrale an. Lässt sich zu Müller verbinden und Müller bekommt die Informationen ggf. auch.
Es dürften auch keine Telefonnummern wiederverwendet werden - insbesondere SIM-Karten -> selber Grund, ggf. ist sogar noch sowas wie whatsapp,... darauf registriert... Im dümmsten Fall ist eine 2FA mit der Nummer verknüpft so das die natürlich auch direkt wirkungslos wäre...
Es gibt eben immer gewisse Probleme bei einer Wiederverwertung -> DAS muss dann eben auch der Chef abwägen...
@maretz
Gute Ergänzung, hatte ich nicht auf dem Schirm.
Gute Ergänzung, hatte ich nicht auf dem Schirm.
Zitat von @EarlGrey:
Hi
bei gleichen Nachnamen haben wir immer den ersten Buchstaben des Vornamens dazu genommen, das Problem ist halt jetzt mit dem Datenschutzbeauftragten der es am liebsten hätte das wir jede Emailadresse nur einmal verwenden, da ja Jahre später externe Zugänge mit der Emailadresse freigeschaltet werden können, die schon mal von anderen verwendet wurden.
Dann hat der Datenschutzbeauftragte keinen Plan bzw. keine Ahnung von der Materie. Er soll sich erstmal ganz genau informieren.Hi
bei gleichen Nachnamen haben wir immer den ersten Buchstaben des Vornamens dazu genommen, das Problem ist halt jetzt mit dem Datenschutzbeauftragten der es am liebsten hätte das wir jede Emailadresse nur einmal verwenden, da ja Jahre später externe Zugänge mit der Emailadresse freigeschaltet werden können, die schon mal von anderen verwendet wurden.
Gruss Penny.
Moin,
bei uns werden Benutzernamen E-Mail-Adressen, Nebenstelle, Mobilfunknummern etc. für 3 Jahre blockiert. Bei Benutzernamen und E-Mail-Adressen arbeiten wir mit einer Kombination aus Buchstaben und Zahlen, die einfach hochzählen. Bei den Nebenstellen wird die nächst freie Nummer vergeben.
Das ist möglich, weil das Anlegen eines Nutzers via Skript geschieht, welches die Informationen aus einer DB abholt. Somit ist sichergestellt, dass es kurzfristig zu keinen Irrläufer kommt.
Bei Mobilfunknummern haben wir einen Nummernpool unseres Anbieters. D.h. die SIM Karte wir auf einen Fake Tarif umgestellt, der uns nichts kostet und das Ablaufdatum wird hinterlegt - fertig.
Somit gehen wir unserem Datenschutzbeauftragten und Informationssicherheitsbeauftragten und den Diskussionen aus dem Weg.
Gruß,
Dani
bei uns werden Benutzernamen E-Mail-Adressen, Nebenstelle, Mobilfunknummern etc. für 3 Jahre blockiert. Bei Benutzernamen und E-Mail-Adressen arbeiten wir mit einer Kombination aus Buchstaben und Zahlen, die einfach hochzählen. Bei den Nebenstellen wird die nächst freie Nummer vergeben.
Das ist möglich, weil das Anlegen eines Nutzers via Skript geschieht, welches die Informationen aus einer DB abholt. Somit ist sichergestellt, dass es kurzfristig zu keinen Irrläufer kommt.
Bei Mobilfunknummern haben wir einen Nummernpool unseres Anbieters. D.h. die SIM Karte wir auf einen Fake Tarif umgestellt, der uns nichts kostet und das Ablaufdatum wird hinterlegt - fertig.
Somit gehen wir unserem Datenschutzbeauftragten und Informationssicherheitsbeauftragten und den Diskussionen aus dem Weg.
Gruß,
Dani
