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Welche Anwendung von MS 365 nutzen für Workflow Anforderungsformular für neue Mitarbeiter
Wir haben seit einem halben Jahr Microsoft 365 Business Premium im Einsatz also diverse Programme und Apps teils kostenlos teils kostenpflichtig.
Da es viele Programme gibt die ähnliche Bereiche abdecken, ich aber noch nicht alle kenne, benötige ich mal einen Rat von Euch wie ihr die folgende Sache lösen würdet.
Bestimmt kennt Ihr das aus Eurem Unternehmen wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden. Es muss einiges vorbereitet werden von verschiedenen Abteilungen und verschiedenen Mitarbeitern. So z.B. muss die Büroausstattung bereitgestellt werden, die IT muss Zugänge anlegen, die Buchhaltung eine digitale Mitarbeiterakte usw.
Bisher wurde das mit Emails und Papierformularen geregelt. das möchte ich nun ändern auf rein digitale Wege. Quasi Workflows oder zentrale Datenbanken, Listen oder so.
Meine Vorstellung ist, dass irgendwo ein Formular oder eine Datenbank hinterlegt ist wo alle zugreifen können die etwas machen müssen und wo jeder sehen kann das etwas und von wen etwas bereits gemacht wurde. Ebenso was noch offen ist. Dann muss es natürlich Zugriffsrechte geben wer nur sehen darf und wer ändern darf in seinen Bereich.
Ich denke das ist bei Euch bestimmt schon gelöst und irgendwie umgesetzt worden in ähnlicher Form deshalb hoffe ich das Ihr mir Gedankenanstösse oder im besten Fall sogar Links nennen könnt wo ich mich schlau machen kann.
Ich selber habe mir im INet schon Lösungsansätze über Onenote freigegebene Notizbücher oder etwas was so ähnlich hinkommt über Sharepoint angesehen. Aber alles was ich bisher gefunden habe löst das Problem eher sehr lückenhaft.
Also hier noch einmal kurz zusammengefasst:
Wir haben:
Jeder Mitarbeiter hat MS 365 Business Premium
Azure mit eigenen Tenant
Das stelle ich mir vor:
1. An einer Stelle befindet sich ein Formular/Datenbank/Liste wo mehrere mit arbeiten können und nur Schreibberechtigung haben für Ihre Bereiche
2. Wenn etwas geändert wurde bekommen alle Beteiligten dies mitgeteilt (Email, Teams oder was auch immer)
3. Wenn alle Eingaben von allen Beteiligten gemacht wurden, also das Formular vollständig ist, bleibt es erhalten bzw. wird verschoben in einen anderen Bereich um später als "war vollständig am 01.01.1900" abgelegt zu sein. Optimal wäre wenn es sogar eine Historie zu dem Formular geben würde wann was von wem geändert wurde.
4. Diese fertigen Formulare bleiben im Zugriff können aber nicht mehr verändert werden ("wer hatte wann von 8 Monaten was gemacht")
5. Es müssen nur Mitarbeiter innerhalb unserer Organisation damit arbeiten
6. Sofern ein neues Formular/Workflow, also ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, bekommen die Beteiligten eine Meldung
7. Es sollten nach Möglichkeit nur Tools verwendet werden die Bestandteil unser Lizenz sind (wenn es überhaupt nicht geht zur Not auch für überschaubares Geld Zusätze)
Uff, ich hoffe Ihr versteht in etwa was ich plane.
Wäre toll wenn ich von Euch ein paar Ratschläge bekommen könnte.
Auch wenn ich noch nicht alle Apps kenne bzw. behersche, macht das nichts, ich arbeite mich dann eben darin ein wenn Ihr mir diese Apps nennt die ich brauche.
Optimal wären natürlich Links oder Videos wo so etwas in etwa umgesetzt wird.
Vielen Dank.
LG Chris
Da es viele Programme gibt die ähnliche Bereiche abdecken, ich aber noch nicht alle kenne, benötige ich mal einen Rat von Euch wie ihr die folgende Sache lösen würdet.
Bestimmt kennt Ihr das aus Eurem Unternehmen wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden. Es muss einiges vorbereitet werden von verschiedenen Abteilungen und verschiedenen Mitarbeitern. So z.B. muss die Büroausstattung bereitgestellt werden, die IT muss Zugänge anlegen, die Buchhaltung eine digitale Mitarbeiterakte usw.
Bisher wurde das mit Emails und Papierformularen geregelt. das möchte ich nun ändern auf rein digitale Wege. Quasi Workflows oder zentrale Datenbanken, Listen oder so.
Meine Vorstellung ist, dass irgendwo ein Formular oder eine Datenbank hinterlegt ist wo alle zugreifen können die etwas machen müssen und wo jeder sehen kann das etwas und von wen etwas bereits gemacht wurde. Ebenso was noch offen ist. Dann muss es natürlich Zugriffsrechte geben wer nur sehen darf und wer ändern darf in seinen Bereich.
Ich denke das ist bei Euch bestimmt schon gelöst und irgendwie umgesetzt worden in ähnlicher Form deshalb hoffe ich das Ihr mir Gedankenanstösse oder im besten Fall sogar Links nennen könnt wo ich mich schlau machen kann.
Ich selber habe mir im INet schon Lösungsansätze über Onenote freigegebene Notizbücher oder etwas was so ähnlich hinkommt über Sharepoint angesehen. Aber alles was ich bisher gefunden habe löst das Problem eher sehr lückenhaft.
Also hier noch einmal kurz zusammengefasst:
Wir haben:
Jeder Mitarbeiter hat MS 365 Business Premium
Azure mit eigenen Tenant
Das stelle ich mir vor:
1. An einer Stelle befindet sich ein Formular/Datenbank/Liste wo mehrere mit arbeiten können und nur Schreibberechtigung haben für Ihre Bereiche
2. Wenn etwas geändert wurde bekommen alle Beteiligten dies mitgeteilt (Email, Teams oder was auch immer)
3. Wenn alle Eingaben von allen Beteiligten gemacht wurden, also das Formular vollständig ist, bleibt es erhalten bzw. wird verschoben in einen anderen Bereich um später als "war vollständig am 01.01.1900" abgelegt zu sein. Optimal wäre wenn es sogar eine Historie zu dem Formular geben würde wann was von wem geändert wurde.
4. Diese fertigen Formulare bleiben im Zugriff können aber nicht mehr verändert werden ("wer hatte wann von 8 Monaten was gemacht")
5. Es müssen nur Mitarbeiter innerhalb unserer Organisation damit arbeiten
6. Sofern ein neues Formular/Workflow, also ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, bekommen die Beteiligten eine Meldung
7. Es sollten nach Möglichkeit nur Tools verwendet werden die Bestandteil unser Lizenz sind (wenn es überhaupt nicht geht zur Not auch für überschaubares Geld Zusätze)
Uff, ich hoffe Ihr versteht in etwa was ich plane.
Wäre toll wenn ich von Euch ein paar Ratschläge bekommen könnte.
Auch wenn ich noch nicht alle Apps kenne bzw. behersche, macht das nichts, ich arbeite mich dann eben darin ein wenn Ihr mir diese Apps nennt die ich brauche.
Optimal wären natürlich Links oder Videos wo so etwas in etwa umgesetzt wird.
Vielen Dank.
LG Chris
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Also wir hier haben (zu meinem Bedauern) sehr viel OneNote im Einsatz. Ich nutze es aber tatsächlich für mich nur in zwei Fällen regelmäßig, ein Fragebogen für neue Mitarbeiter ist einer davon. Genutzt wird es weil es simpel ist und alle darauf zugreifen können. Größter Nachteil: Jeder (mit Zugriff) kann alles jederzeit löschen, kopieren, überschreiben, etc.
Ich hätte eine eigene CRM Lösung die das was du beschreibst abbilden könnte, ich könnte mir das quasi selber bauen. Das wäre aber sehr viel Arbeit um es vernünftig um zu setzen, nicht das ich nicht schon darüber nachgedacht hätte. Vor allem Berechtigungen auf einzelne Bestandteile des Datensatzes und Benachrichtigungen über Veränderungen (E-Mail?) machen das komplex und aufwendig, über wie viele Formulare reden wir hier im Jahr? Wie viele Personen nehmen darauf Zugriff?
Ich hätte eine eigene CRM Lösung die das was du beschreibst abbilden könnte, ich könnte mir das quasi selber bauen. Das wäre aber sehr viel Arbeit um es vernünftig um zu setzen, nicht das ich nicht schon darüber nachgedacht hätte. Vor allem Berechtigungen auf einzelne Bestandteile des Datensatzes und Benachrichtigungen über Veränderungen (E-Mail?) machen das komplex und aufwendig, über wie viele Formulare reden wir hier im Jahr? Wie viele Personen nehmen darauf Zugriff?
Moin,
sowas in der Art habe ich mal mit Power Automate realisiert. Das Tool sollte alles, was Du an Anforderungen hast, können. Programmierkenntnisse sind wünschenswert aber nicht zwingend notwendig. An einigen Stellen musste ich allerdings den automatisch generierten Code umarbeiten, damit es wirklich gut lief. Auf jeden Fall solltest Du Dir das mal anschauen.
Ein großer Nachteil: Alle Daten landen in der Cloud.
hth
Erik
sowas in der Art habe ich mal mit Power Automate realisiert. Das Tool sollte alles, was Du an Anforderungen hast, können. Programmierkenntnisse sind wünschenswert aber nicht zwingend notwendig. An einigen Stellen musste ich allerdings den automatisch generierten Code umarbeiten, damit es wirklich gut lief. Auf jeden Fall solltest Du Dir das mal anschauen.
Ein großer Nachteil: Alle Daten landen in der Cloud.
hth
Erik
Zitat von @erikro:
Moin,
sowas in der Art habe ich mal mit Power Automate realisiert. Das Tool sollte alles, was Du an Anforderungen hast, können. Programmierkenntnisse sind wünschenswert aber nicht zwingend notwendig. An einigen Stellen musste ich allerdings den automatisch generierten Code umarbeiten, damit es wirklich gut lief. Auf jeden Fall solltest Du Dir das mal anschauen.
Ein großer Nachteil: Alle Daten landen in der Cloud.
hth
Erik
Moin,
sowas in der Art habe ich mal mit Power Automate realisiert. Das Tool sollte alles, was Du an Anforderungen hast, können. Programmierkenntnisse sind wünschenswert aber nicht zwingend notwendig. An einigen Stellen musste ich allerdings den automatisch generierten Code umarbeiten, damit es wirklich gut lief. Auf jeden Fall solltest Du Dir das mal anschauen.
Ein großer Nachteil: Alle Daten landen in der Cloud.
hth
Erik
Hatte ich mir auch schon einmal angesehen. Aber Power Automate kostet doch einiges so wie ich meinte gesehen zu haben. Programmierkenntnisse sind vorhanden also wäre das nicht das Problem. Aber wenn die Kosten zu hoch sind machen die Entscheidungsträger hier bei uns zu.
Chris
Zitat von @ukulele-7:
Also wir hier haben (zu meinem Bedauern) sehr viel OneNote im Einsatz. Ich nutze es aber tatsächlich für mich nur in zwei Fällen regelmäßig, ein Fragebogen für neue Mitarbeiter ist einer davon. Genutzt wird es weil es simpel ist und alle darauf zugreifen können. Größter Nachteil: Jeder (mit Zugriff) kann alles jederzeit löschen, kopieren, überschreiben, etc.
Ich hätte eine eigene CRM Lösung die das was du beschreibst abbilden könnte, ich könnte mir das quasi selber bauen. Das wäre aber sehr viel Arbeit um es vernünftig um zu setzen, nicht das ich nicht schon darüber nachgedacht hätte. Vor allem Berechtigungen auf einzelne Bestandteile des Datensatzes und Benachrichtigungen über Veränderungen (E-Mail?) machen das komplex und aufwendig, über wie viele Formulare reden wir hier im Jahr? Wie viele Personen nehmen darauf Zugriff?
Also wir hier haben (zu meinem Bedauern) sehr viel OneNote im Einsatz. Ich nutze es aber tatsächlich für mich nur in zwei Fällen regelmäßig, ein Fragebogen für neue Mitarbeiter ist einer davon. Genutzt wird es weil es simpel ist und alle darauf zugreifen können. Größter Nachteil: Jeder (mit Zugriff) kann alles jederzeit löschen, kopieren, überschreiben, etc.
Ich hätte eine eigene CRM Lösung die das was du beschreibst abbilden könnte, ich könnte mir das quasi selber bauen. Das wäre aber sehr viel Arbeit um es vernünftig um zu setzen, nicht das ich nicht schon darüber nachgedacht hätte. Vor allem Berechtigungen auf einzelne Bestandteile des Datensatzes und Benachrichtigungen über Veränderungen (E-Mail?) machen das komplex und aufwendig, über wie viele Formulare reden wir hier im Jahr? Wie viele Personen nehmen darauf Zugriff?
Also Personen sind etwa 8 beteiligt und die Anzahl der Formulare wird wohl so bei 20-30 liegen. Ich dachte aber im Hinterkopf auch daran mit diesem Wissen auch andere Rundlaufdokumente später abbilden zu können. Z.B. Kundenanfragen oder Neuer Kundeformular. Da könnten es dann schon einige Formulare mehr werden.
Chris
Moin,
In der Firma, in der ich das realisiert habe, war das bei O365/Teams dabei. Das ist allerdings auch schon ein paar Tage her. Kann natürlich sein, dass sich da was geändert hat.
Liebe Grüße
Erik
Zitat von @CommodoreC64:
Hatte ich mir auch schon einmal angesehen. Aber Power Automate kostet doch einiges so wie ich meinte gesehen zu haben. Programmierkenntnisse sind vorhanden also wäre das nicht das Problem. Aber wenn die Kosten zu hoch sind machen die Entscheidungsträger hier bei uns zu.
Hatte ich mir auch schon einmal angesehen. Aber Power Automate kostet doch einiges so wie ich meinte gesehen zu haben. Programmierkenntnisse sind vorhanden also wäre das nicht das Problem. Aber wenn die Kosten zu hoch sind machen die Entscheidungsträger hier bei uns zu.
In der Firma, in der ich das realisiert habe, war das bei O365/Teams dabei. Das ist allerdings auch schon ein paar Tage her. Kann natürlich sein, dass sich da was geändert hat.
Liebe Grüße
Erik
Zitat von @CommodoreC64:
Hatte ich mir auch schon einmal angesehen. Aber Power Automate kostet doch einiges so wie ich meinte gesehen zu haben. Programmierkenntnisse sind vorhanden also wäre das nicht das Problem. Aber wenn die Kosten zu hoch sind machen die Entscheidungsträger hier bei uns zu.
Hatte ich mir auch schon einmal angesehen. Aber Power Automate kostet doch einiges so wie ich meinte gesehen zu haben. Programmierkenntnisse sind vorhanden also wäre das nicht das Problem. Aber wenn die Kosten zu hoch sind machen die Entscheidungsträger hier bei uns zu.
Naja, als Pay per Run sind es etwa 60 Cent pro Lauf, das das günstiger ist als handgestrickte Workflows mit vielen Beteiligten sollte man jedem Manager plausibel darstellen können. Und wenn die dann rausgefunden haben das man ihnen damit auch schöne bunte Grafiken ins Postfach spülen kann gehts rund.
Moin,
ich habe jetzt nochmal nachgeguckt. O365 enthält viele Funktionen (bzw. Connectors) von PA. Genauer hier:
https://docs.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/power-automate-lic ...
unter "Office 365 license questions" (ein wenig scrollen). Für das Projekt sollten die reichen. Letztlich braucht man Outlook/Exchange und ein wenig Excel und vielleicht noch Word. Dann noch den Formulargenerator und das war's auch schon.
Liebe Grüße
Erik
ich habe jetzt nochmal nachgeguckt. O365 enthält viele Funktionen (bzw. Connectors) von PA. Genauer hier:
https://docs.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/power-automate-lic ...
unter "Office 365 license questions" (ein wenig scrollen). Für das Projekt sollten die reichen. Letztlich braucht man Outlook/Exchange und ein wenig Excel und vielleicht noch Word. Dann noch den Formulargenerator und das war's auch schon.
Liebe Grüße
Erik
Zitat von @CommodoreC64:
Also Personen sind etwa 8 beteiligt und die Anzahl der Formulare wird wohl so bei 20-30 liegen. Ich dachte aber im Hinterkopf auch daran mit diesem Wissen auch andere Rundlaufdokumente später abbilden zu können. Z.B. Kundenanfragen oder Neuer Kundeformular. Da könnten es dann schon einige Formulare mehr werden.
Dafür lohnt sich zumindest schon mal der Aufwand Also Personen sind etwa 8 beteiligt und die Anzahl der Formulare wird wohl so bei 20-30 liegen. Ich dachte aber im Hinterkopf auch daran mit diesem Wissen auch andere Rundlaufdokumente später abbilden zu können. Z.B. Kundenanfragen oder Neuer Kundeformular. Da könnten es dann schon einige Formulare mehr werden.
Ich bin gespannt wie die Lösung aussieht, bin aber für mich selbst Stand jetzt eher abgeneigt die Daten alle in die MS Cloud zu legen.
Wir haben im Sharepoint eine Seite für die Abteilungsleiter, dort wird ein Vergleichsuser gewählt und das individuelle Setup für den Helpdesk beschrieben.
Der System Center Orchestrator befüllt aus dieser Vorlage ein Runbook für den Helpdesk-Mitarbeiter, der prüft den Antrag und führt zu 99% das Runbook aus. Das Runbook kann hin und wieder Fälle nciht automatisiert durchführen, dann bekommt ein richtiger Admin den fall und entscheidet.
99%+ der Berechtigungen und Setups kommen aus dem AD, daher ist die Hauptaufgabe des Runbooks das richtige Hinzufügen zu AD-Gruppen und etwas Customizing.
Der System Center Orchestrator befüllt aus dieser Vorlage ein Runbook für den Helpdesk-Mitarbeiter, der prüft den Antrag und führt zu 99% das Runbook aus. Das Runbook kann hin und wieder Fälle nciht automatisiert durchführen, dann bekommt ein richtiger Admin den fall und entscheidet.
99%+ der Berechtigungen und Setups kommen aus dem AD, daher ist die Hauptaufgabe des Runbooks das richtige Hinzufügen zu AD-Gruppen und etwas Customizing.
