Ähnliche Email an verschiedene (interne) Empfäner identifizieren?
Hallo zusammen,
wir haben öfter das Problem, dass mehrere Mitarbeiter zur gleichen Frage angeschrieben werden. Jeder Antwortet auf diese Mail, was dann meistens ein paar Probleme mit sich bringt ("aber Herr XY hat gesagt...") und natürlich sehr ineffizient ist.
Selbstverständlich kommunizieren wir deutlich den zuständigen Mitarbeiter, aber das ist leider nicht DAU-sicher. Auch können wir nicht so einfach eine zentrale Eingangsadresse festlegen.
Gibt es eine Möglichkeit dieses Problem mit Exchange zu lösen?
Ich denke da an einen Filter, der nach stark ähnlichen Emails sucht und die betroffenen Mitarbeiter informiert.
Ist so etwas möglich?
Vielen Dank im Voraus!
wir haben öfter das Problem, dass mehrere Mitarbeiter zur gleichen Frage angeschrieben werden. Jeder Antwortet auf diese Mail, was dann meistens ein paar Probleme mit sich bringt ("aber Herr XY hat gesagt...") und natürlich sehr ineffizient ist.
Selbstverständlich kommunizieren wir deutlich den zuständigen Mitarbeiter, aber das ist leider nicht DAU-sicher. Auch können wir nicht so einfach eine zentrale Eingangsadresse festlegen.
Gibt es eine Möglichkeit dieses Problem mit Exchange zu lösen?
Ich denke da an einen Filter, der nach stark ähnlichen Emails sucht und die betroffenen Mitarbeiter informiert.
Ist so etwas möglich?
Vielen Dank im Voraus!
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Ausgedruckt am: 05.11.2024 um 15:11 Uhr
7 Kommentare
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Hi andi,
entweder ist dein Exchange falsch konfiguriert oder dein Anliegen ist mit Exchange-Mitteln nicht zu lösen.
Wenn du dafür sorgst, dass verschiedene Mitarbeiter die selbe Mail erhalten (weil bspw. alle im selben Verteiler sind), dann muss es auch eine Regel geben, wie mit solchen Mails umgegangen werden soll.
Wenn sich Mitarbeiter dann nicht daran halten, muss man diese schulen oder zur Rechenschaft ziehen.
Öffentliche Ordner mit gemeinsamen Zugriff und dann wird der Bearbeitungsstatus der Mails durch den jeweiligen MA gekennzeichnet (manuell in die Mail eingetragen oder durch Farbkennzeichen symbolisiert).
Wenn natürlich mehrere Mitarbeiter von derselben Person zum selben Thema individuell angeschrieben werden und dann unabhängig voneinander antworten, ist das auch wieder ein Kompetenzproblem, welches bestimmt nicht mit Exchange-Mitteln lösbar ist.
entweder ist dein Exchange falsch konfiguriert oder dein Anliegen ist mit Exchange-Mitteln nicht zu lösen.
Wenn du dafür sorgst, dass verschiedene Mitarbeiter die selbe Mail erhalten (weil bspw. alle im selben Verteiler sind), dann muss es auch eine Regel geben, wie mit solchen Mails umgegangen werden soll.
Wenn sich Mitarbeiter dann nicht daran halten, muss man diese schulen oder zur Rechenschaft ziehen.
Öffentliche Ordner mit gemeinsamen Zugriff und dann wird der Bearbeitungsstatus der Mails durch den jeweiligen MA gekennzeichnet (manuell in die Mail eingetragen oder durch Farbkennzeichen symbolisiert).
Wenn natürlich mehrere Mitarbeiter von derselben Person zum selben Thema individuell angeschrieben werden und dann unabhängig voneinander antworten, ist das auch wieder ein Kompetenzproblem, welches bestimmt nicht mit Exchange-Mitteln lösbar ist.
Hallo andi303,
um welche Aufgaben handelt es sich denn? Geht es um einen Helpdesk?
Dann wäre vll ein Ticket-System nicht schlecht.
Ich habe dir extra mal ein Open-Source Programm rausgesucht.
Für Exchange fällt mir da jetzt nicht direkt etwas ein,
würde aber nicht ausschließen, dass es so ein System gibt (denke da mal an Spam-erkennung)
Lg GRapper
um welche Aufgaben handelt es sich denn? Geht es um einen Helpdesk?
Dann wäre vll ein Ticket-System nicht schlecht.
Ich habe dir extra mal ein Open-Source Programm rausgesucht.
Für Exchange fällt mir da jetzt nicht direkt etwas ein,
würde aber nicht ausschließen, dass es so ein System gibt (denke da mal an Spam-erkennung)
Lg GRapper
wir haben öfter das Problem, dass mehrere Mitarbeiter zur gleichen Frage angeschrieben werden. Jeder Antwortet auf diese
Mail, was dann meistens ein paar Probleme mit sich bringt ("aber Herr XY hat gesagt...") und natürlich sehr
ineffizient ist.
Mail, was dann meistens ein paar Probleme mit sich bringt ("aber Herr XY hat gesagt...") und natürlich sehr
ineffizient ist.
Also da solltest du mal mit deinen Mitarbeitern reden, denn wenn jeder was anderes sagt, dann kann nur einer Recht haben.
Anonsten die bereits erwähnte Kommunikation untereinander fördern.
In Outlook kannste ja bei jedem einen Filter einrichten wo drinnen steht, das Mails, die nur an mich gerichtet sind in einen Ordner verschoben werden. Bei allen anderen Mails sollten deine Mitarbeiter dann vor Beantwortung miteinander Reden.
Eigentlich die beste Möglichkeit wäre es, wenn supportanfragen nur bei einer Mail eingehen und eine PErson diese dann entsprechend an die Mitarbeiter verteilt.