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Automatische Mailverteilung Exchange Postfach
Guten Morgen Zusammen,
ich habe folgende Anfrage eines Kollegen erhalten.
Wir haben ein Exchange Postfach, auf welches 5 Leute Zugriff haben. Die komplette Firma schreibt Mails an dieses Postfach. Anforderung ist folgende: Die Mails sollen automatisch gleich verteilend an die User in dem Postfach verteilt werden. Und zwar nicht automatisch in das persönliche Postfach sondern durch farbliche Markierung/Kategorisierung.
Problem ist außerdem, das aus dem Postfach heraus geantwortet wird. Kommt also jeweils eine Antwort zurück, muss selbstverständlich der gleiche Mitarbeiter die Rückantwort erhalten -> Betreffzeile auslesen?
Hat jemand Ideen über ein Skript oder ein Tool wie man das lösen kann?
Grüße
ich habe folgende Anfrage eines Kollegen erhalten.
Wir haben ein Exchange Postfach, auf welches 5 Leute Zugriff haben. Die komplette Firma schreibt Mails an dieses Postfach. Anforderung ist folgende: Die Mails sollen automatisch gleich verteilend an die User in dem Postfach verteilt werden. Und zwar nicht automatisch in das persönliche Postfach sondern durch farbliche Markierung/Kategorisierung.
Problem ist außerdem, das aus dem Postfach heraus geantwortet wird. Kommt also jeweils eine Antwort zurück, muss selbstverständlich der gleiche Mitarbeiter die Rückantwort erhalten -> Betreffzeile auslesen?
Hat jemand Ideen über ein Skript oder ein Tool wie man das lösen kann?
Grüße
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Printed on: May 15, 2024 at 21:05 o'clock
4 Comments
Latest comment
Das klingt eher nach einem Bedarf nach einem Ticket System.
Zumindest ist das Zuordnen der Antworten leicht. Eine dynamische Zuordnung anhand der Betreffzeile auslesen ist zwar wieder etwas fürs Ticketsystem, aber wenn es eine statische Suche nach z.B. einem statischen Erkennungscode in der Signatur sein darf, kann man es dann ebenfalls eindeutig einem Mitarbeiter zuordnen.
Zumindest ist das Zuordnen der Antworten leicht. Eine dynamische Zuordnung anhand der Betreffzeile auslesen ist zwar wieder etwas fürs Ticketsystem, aber wenn es eine statische Suche nach z.B. einem statischen Erkennungscode in der Signatur sein darf, kann man es dann ebenfalls eindeutig einem Mitarbeiter zuordnen.
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also mit ONBOARD Mitteln wirst du das hier:
Die Mails sollen automatisch gleich verteilend an die User in dem Postfach verteilt werden. Und zwar nicht automatisch in das persönliche Postfach sondern durch farbliche Markierung/Kategorisierung.
nicht hinbekommen.
Bedeutet man kann Regeln angelegen aber die eben nach fixen kriterien, also email von oder, dann eine fixe Kategorier zuteilen und farbe geht aber random gleichmässig verteilen geht defintiv nicht...
und
Kommt also jeweils eine Antwort zurück, muss selbstverständlich der gleiche Mitarbeiter die Rückantwort erhalten
wird auch nicht gehen.
____________________________________________________
möchte man das halbwegs helpdesk technisch im postfach betreiben kommt es nun auf die ordentlichkeit aller an und folgendes system hatten wir schon im einsatz:
Wenn eine mail frisch reinkommt teilt man die email so den leuten zu indem man am Betreff am ende
/HM oder andere Namens kürzel hinzufügt. HM hier Hans Müller als Beispiel.
Dann sieht jeder im Postfach das die Email von jemand anderem bearbeitet wird, und man kümmert sich nicht doppelt darum.
Farbliche Kategorien setzten wir eher ein als :
- Grün "Erledigt, aber wartet hier"
- Gelb "Offen"
- Rot "Hohe Prio" (wie Gelb)
- Blau "Low Prio"
und wenn man dann antwortet und ne antwort bekommt sieht man am Betreff /HM welcher mitarbeiter sich um die email dann wieder zu kümmern hat.
ist mal so mein tipp dazu.
Die Mails sollen automatisch gleich verteilend an die User in dem Postfach verteilt werden. Und zwar nicht automatisch in das persönliche Postfach sondern durch farbliche Markierung/Kategorisierung.
nicht hinbekommen.
Bedeutet man kann Regeln angelegen aber die eben nach fixen kriterien, also email von oder, dann eine fixe Kategorier zuteilen und farbe geht aber random gleichmässig verteilen geht defintiv nicht...
und
Kommt also jeweils eine Antwort zurück, muss selbstverständlich der gleiche Mitarbeiter die Rückantwort erhalten
wird auch nicht gehen.
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möchte man das halbwegs helpdesk technisch im postfach betreiben kommt es nun auf die ordentlichkeit aller an und folgendes system hatten wir schon im einsatz:
Wenn eine mail frisch reinkommt teilt man die email so den leuten zu indem man am Betreff am ende
/HM oder andere Namens kürzel hinzufügt. HM hier Hans Müller als Beispiel.
Dann sieht jeder im Postfach das die Email von jemand anderem bearbeitet wird, und man kümmert sich nicht doppelt darum.
Farbliche Kategorien setzten wir eher ein als :
- Grün "Erledigt, aber wartet hier"
- Gelb "Offen"
- Rot "Hohe Prio" (wie Gelb)
- Blau "Low Prio"
und wenn man dann antwortet und ne antwort bekommt sieht man am Betreff /HM welcher mitarbeiter sich um die email dann wieder zu kümmern hat.
ist mal so mein tipp dazu.
Das klingt eher nach einem Bedarf nach einem Ticket System.
+1, Definitiv, anders gibt's über kurz oder lang Chaos, und bei Kundenkontakt kommt das eher weniger gut an wenn da doppelt Mails bearbeitet werden, oder das Anliegen liegen bleibt weil der entsprechende User in Urlaub fährt.
Moin.
Keine Chance, das mit Outlook/Exchange so abzubilden.
+1 für ein Helpdesk-/Ticketsystem.
Cheers,
jsysde
Keine Chance, das mit Outlook/Exchange so abzubilden.
+1 für ein Helpdesk-/Ticketsystem.
Cheers,
jsysde
