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Automatische Mailverteilung Exchange Postfach

Guten Morgen Zusammen,

ich habe folgende Anfrage eines Kollegen erhalten.

Wir haben ein Exchange Postfach, auf welches 5 Leute Zugriff haben. Die komplette Firma schreibt Mails an dieses Postfach. Anforderung ist folgende: Die Mails sollen automatisch gleich verteilend an die User in dem Postfach verteilt werden. Und zwar nicht automatisch in das persönliche Postfach sondern durch farbliche Markierung/Kategorisierung.
Problem ist außerdem, das aus dem Postfach heraus geantwortet wird. Kommt also jeweils eine Antwort zurück, muss selbstverständlich der gleiche Mitarbeiter die Rückantwort erhalten -> Betreffzeile auslesen?

Hat jemand Ideen über ein Skript oder ein Tool wie man das lösen kann?

Grüße

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Printed on: July 24, 2024 at 16:07 o'clock

Member: NordicMike
NordicMike Apr 29, 2024 at 06:22:04 (UTC)
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Das klingt eher nach einem Bedarf nach einem Ticket System.

Zumindest ist das Zuordnen der Antworten leicht. Eine dynamische Zuordnung anhand der Betreffzeile auslesen ist zwar wieder etwas fürs Ticketsystem, aber wenn es eine statische Suche nach z.B. einem statischen Erkennungscode in der Signatur sein darf, kann man es dann ebenfalls eindeutig einem Mitarbeiter zuordnen.
Member: ThePinky777
ThePinky777 Apr 29, 2024 updated at 06:56:50 (UTC)
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also mit ONBOARD Mitteln wirst du das hier:

Die Mails sollen automatisch gleich verteilend an die User in dem Postfach verteilt werden. Und zwar nicht automatisch in das persönliche Postfach sondern durch farbliche Markierung/Kategorisierung.

nicht hinbekommen.

Bedeutet man kann Regeln angelegen aber die eben nach fixen kriterien, also email von oder, dann eine fixe Kategorier zuteilen und farbe geht aber random gleichmässig verteilen geht defintiv nicht...


und

Kommt also jeweils eine Antwort zurück, muss selbstverständlich der gleiche Mitarbeiter die Rückantwort erhalten

wird auch nicht gehen.

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möchte man das halbwegs helpdesk technisch im postfach betreiben kommt es nun auf die ordentlichkeit aller an und folgendes system hatten wir schon im einsatz:

Wenn eine mail frisch reinkommt teilt man die email so den leuten zu indem man am Betreff am ende
/HM oder andere Namens kürzel hinzufügt. HM hier Hans Müller als Beispiel.

Dann sieht jeder im Postfach das die Email von jemand anderem bearbeitet wird, und man kümmert sich nicht doppelt darum.
Farbliche Kategorien setzten wir eher ein als :
- Grün "Erledigt, aber wartet hier"
- Gelb "Offen"
- Rot "Hohe Prio" (wie Gelb)
- Blau "Low Prio"

und wenn man dann antwortet und ne antwort bekommt sieht man am Betreff /HM welcher mitarbeiter sich um die email dann wieder zu kümmern hat.

ist mal so mein tipp dazu.
Mitglied: 12764050420
12764050420 Apr 29, 2024 updated at 16:02:38 (UTC)
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Das klingt eher nach einem Bedarf nach einem Ticket System.
+1, Definitiv, anders gibt's über kurz oder lang Chaos, und bei Kundenkontakt kommt das eher weniger gut an wenn da doppelt Mails bearbeitet werden, oder das Anliegen liegen bleibt weil der entsprechende User in Urlaub fährt.
Member: jsysde
jsysde Apr 29, 2024 at 17:13:09 (UTC)
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Moin.

Keine Chance, das mit Outlook/Exchange so abzubilden.
+1 für ein Helpdesk-/Ticketsystem.

Cheers,
jsysde