Automatisches Bearbeiten und Weiterleiten in Outlook
Hallo zusammen,
wir haben in unserer Firma eine Outlook-Regel erstellt, die alle High-Priority-Tickets an den jeweiligen Mitarbeiter per SMS weiterleitet (E-Mail an SMS-Server).
Leider unterstützt dieser SMS-Server nur 160 Zeichen, die Meldung an sich hat mit Leerzeichen etc. ca. 500.
Ich würde gerne ein Skript implementieren, welches Informationen wie Name, Department,Description etc. auf SMS-Größe zusammenfasst und weiterleitet.
Mit Outlook Regeln komme ich hier leider nicht weiter.
Falls ihr noch andere Möglichkeiten kennt, bin ich denen gegenüber natürlich offen.
Vielen Dank für eure Hilfe
wir haben in unserer Firma eine Outlook-Regel erstellt, die alle High-Priority-Tickets an den jeweiligen Mitarbeiter per SMS weiterleitet (E-Mail an SMS-Server).
Leider unterstützt dieser SMS-Server nur 160 Zeichen, die Meldung an sich hat mit Leerzeichen etc. ca. 500.
Ich würde gerne ein Skript implementieren, welches Informationen wie Name, Department,Description etc. auf SMS-Größe zusammenfasst und weiterleitet.
Mit Outlook Regeln komme ich hier leider nicht weiter.
Falls ihr noch andere Möglichkeiten kennt, bin ich denen gegenüber natürlich offen.
Vielen Dank für eure Hilfe
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12 Kommentare
Neuester Kommentar
Du kannst die eintreffende Nachricht per Outlook-Regel weiter bearbeiten in dem du in den Optionen für die Regel folgende Aktion auswählst:
" Was soll mit dieser Nachricht passieren?"
x Ein Script ausführen
Um dort aber einen Eintrag den du auswählen kannst vorzufinden , musst du zuerst folgendes machen:
In Outlook den VBA-Editor starten ALT-F11, dann im Modul "ThisOutlookSession" eine neue Subroutine anlegen:
In der Routine kannst du dir mit den VBA String Methoden deinen persönlichen SMS-Text zurecht schneidern, in dem du z.B. den Body der Nachricht auf eine bestimmte Anzahl von Zeichen zurecht stutzt:
Dieser Code stutzt den Body auf 160 Zeichen, erstellt eine neue Mail und zeigt diese auf dem Bildschirm an (nur zur Demo damit du experimentieren kannst). Mit der Send Methode im "With" Block kannst du die Nachricht dann verschicken.
Hoffe das hilft dir weiter ...
greets Uwe
" Was soll mit dieser Nachricht passieren?"
x Ein Script ausführen
Um dort aber einen Eintrag den du auswählen kannst vorzufinden , musst du zuerst folgendes machen:
In Outlook den VBA-Editor starten ALT-F11, dann im Modul "ThisOutlookSession" eine neue Subroutine anlegen:
Public Sub MessageScript(oMail As Outlook.mailItem)
'hier kommt die Behandlung der Mail rein
' z.b. öffnet folgender Eintrag eine Messagebox beim eintreffen der Nachricht
MsgBox oMail.Subject
End Sub
In der Routine kannst du dir mit den VBA String Methoden deinen persönlichen SMS-Text zurecht schneidern, in dem du z.B. den Body der Nachricht auf eine bestimmte Anzahl von Zeichen zurecht stutzt:
Public Sub MessageScript(oMail As Outlook.mailItem)
Dim msgBody, smsBody
Dim newSMSMail As Outlook.mailItem
Set newSMSMail = Application.CreateItem(olMailItem)
msgBody = oMail.Body
smsBody = Left(msgBody, 160)
With newSMSMail
.To = "hier@empfänger.de"
.Subject = oMail.Subject
.Body = smsBody
.Display
'.send
End With
End Sub
Dieser Code stutzt den Body auf 160 Zeichen, erstellt eine neue Mail und zeigt diese auf dem Bildschirm an (nur zur Demo damit du experimentieren kannst). Mit der Send Methode im "With" Block kannst du die Nachricht dann verschicken.
Hoffe das hilft dir weiter ...
greets Uwe
Habe mal die obige Prozedur an deinen Text angepasst der nun die Textstellen rausfiltert:
Zu beachten ist aber das die Reihenfolge der Kategorien (Short Description,Customer,....) in der Mail eingehalten wird , sonst musst du die stellen im Code anpassen.
ÄNDERUNG
Oh, habe gerade gesehen das du den Code umformatiert hast, mit nem Doppelpunkt .
Dafür geht folgende Routine die alles was hinter dem Doppelpunkt steht extrahiert:
Zu beachten ist aber das die Reihenfolge der Kategorien (Short Description,Customer,....) in der Mail eingehalten wird , sonst musst du die stellen im Code anpassen.
Public Sub MessageScript(oMail As Outlook.mailItem)
Dim msgBody
Dim newSMSMail As Outlook.mailItem
Set newSMSMail = Application.CreateItem(olMailItem)
msgBody = oMail.Body
Dim strDescription, strCustomer, strPrio, posDescription, posCustomer, posPrio
posDescription = InStr(1, msgBody, "Description") + 11
posCustomer = InStr(1, msgBody, "Customer") + 8
posPrio = InStr(1, msgBody, "Priority") + 8
strDescription = Mid(msgBody, posDescription, InStr(posDescription, msgBody, "Customer") - posDescription)
strCustomer = Mid(msgBody, posCustomer, InStr(posCustomer, msgBody, "Department") - posCustomer)
strPrio = Mid(msgBody, posPrio, InStr(posPrio, msgBody, "Affected Users") - posPrio)
strDescription = Trim(Replace(strDescription, vbCrLf, ""))
strCustomer = Trim(Replace(strCustomer, vbCrLf, ""))
strPrio = Trim(Replace(strPrio, vbCrLf, ""))
With newSMSMail
.To = "hier@empfänger.de"
.Subject = "+49xxxxxxxx"
.Body = "Description: " & vbCrLf & strDescription & vbCrLf & _
"Customer: " & vbCrLf & strCustomer & vbCrLf & _
"Priority: " & vbCrLf & strPrio
.Display
End With
End Sub
ÄNDERUNG
Oh, habe gerade gesehen das du den Code umformatiert hast, mit nem Doppelpunkt .
Dafür geht folgende Routine die alles was hinter dem Doppelpunkt steht extrahiert:
Public Sub MessageScript(oMail as Outlook.mailitem)
Dim msgBody
Dim newSMSMail As Outlook.mailItem
Set newSMSMail = Application.CreateItem(olMailItem)
msgBody = oMail.Body
Dim strDescription, strCustomer, strPrio, posDescription, posCustomer, posPrio
posDescription = InStr(1, msgBody, "Description") + 11
posCustomer = InStr(1, msgBody, "Customer") + 8
posPrio = InStr(1, msgBody, "Priority") + 8
strDescription = Mid(msgBody, (InStr(posDescription, msgBody, ":") + 1), InStr(posDescription, msgBody, "Customer") - (InStr(posDescription, msgBody, ":") + 1))
strCustomer = Mid(msgBody, (InStr(posCustomer, msgBody, ":") + 1), InStr(posCustomer, msgBody, "Department") - (InStr(posCustomer, msgBody, ":") + 1))
strPrio = Mid(msgBody, (InStr(posPrio, msgBody, ":") + 1), InStr(posPrio, msgBody, "Affected Users") - (InStr(posPrio, msgBody, ":") + 1))
strDescription = Trim(Replace(strDescription, vbCrLf, ""))
strCustomer = Trim(Replace(strCustomer, vbCrLf, ""))
strPrio = Trim(Replace(strPrio, vbCrLf, ""))
With newSMSMail
.To = "hier@empfänger.de"
.Subject = "+49xxxxxxxx"
.Body = "Description: " & vbCrLf & strDescription & vbCrLf & _
"Customer: " & vbCrLf & strCustomer & vbCrLf & _
"Priority: " & vbCrLf & strPrio
.Display
End With
End Sub
Hier die Änderung für die Telefonnummer:
schau dir mal die Funktionen InStr() / mid() etc in der Visual Basic Hilfe an dann wirst du auch den folgenden Code verstehen, es geht hier in erster Linie darum die Positionen der Hilfsbezeichner wi e z.b. "Telephone no." zu suchen um dann von dieser Position aus den jeweiligen Wert zu extrahieren indem man als Begrenzung einmal den Doppelpunkt + 1 Zeichen referenziert und dann den nächsten Bezeichner hier "Room" als Begrenzer für den zu extrahierenden Wert nimmt. Wenn man weis welche maximale Länge ein String haben darf kann man stattdessen auch diesen festlegen, wie z.b bei einer Postleitzahl.
Das klingt jetzt vielleicht ein bisschen kompliziert ist aber wenn man mal dahinter gestiegen ist gar nicht so schwer.
Wünsche weiterhin viel Erfolg bei deinem Projekt...
Uwe
schau dir mal die Funktionen InStr() / mid() etc in der Visual Basic Hilfe an dann wirst du auch den folgenden Code verstehen, es geht hier in erster Linie darum die Positionen der Hilfsbezeichner wi e z.b. "Telephone no." zu suchen um dann von dieser Position aus den jeweiligen Wert zu extrahieren indem man als Begrenzung einmal den Doppelpunkt + 1 Zeichen referenziert und dann den nächsten Bezeichner hier "Room" als Begrenzer für den zu extrahierenden Wert nimmt. Wenn man weis welche maximale Länge ein String haben darf kann man stattdessen auch diesen festlegen, wie z.b bei einer Postleitzahl.
Das klingt jetzt vielleicht ein bisschen kompliziert ist aber wenn man mal dahinter gestiegen ist gar nicht so schwer.
Wünsche weiterhin viel Erfolg bei deinem Projekt...
Public Sub MessageScript(oMail as Outlook.mailitem)
Dim msgBody
Dim newSMSMail As Outlook.mailItem
Set newSMSMail = Application.CreateItem(olMailItem)
msgBody = oMail.Body
Dim strDescription, strCustomer, strPrio, strTel, posDescription, posCustomer, posPrio, posTel
posDescription = InStr(1, msgBody, "Description") + 11
posCustomer = InStr(1, msgBody, "Customer") + 8
posPrio = InStr(1, msgBody, "Priority") + 8
posTel = InStr(1,msgBody,"Telephone")+ 13
strDescription = Mid(msgBody, (InStr(posDescription, msgBody, ":") + 1), InStr(posDescription, msgBody, "Customer") - (InStr(posDescription, msgBody, ":") + 1))
strCustomer = Mid(msgBody, (InStr(posCustomer, msgBody, ":") + 1), InStr(posCustomer, msgBody, "Department") - (InStr(posCustomer, msgBody, ":") + 1))
strPrio = Mid(msgBody, (InStr(posPrio, msgBody, ":") + 1), InStr(posPrio, msgBody, "Affected Users") - (InStr(posPrio, msgBody, ":") + 1))
strTel = Mid(msgBody, (InStr(posTel, msgBody, ":") + 1), InStr(posTel, msgBody, "Room") - (InStr(posTel, msgBody, ":") + 1))
strDescription = Trim(Replace(strDescription, vbCrLf, ""))
strCustomer = Trim(Replace(strCustomer, vbCrLf, ""))
strPrio = Trim(Replace(strPrio, vbCrLf, ""))
strTel = Trim(Replace(strTel, vbCrlLf,""))
With newSMSMail
.To = "hier@empfänger.de"
.Subject = "+49xxxxxxxx"
.Body = "Description: " & vbCrLf & strDescription & vbCrLf & _
"Customer: " & vbCrLf & strCustomer & vbCrLf & _
"Priority: " & vbCrLf & strPrio & vbCrLf & _
"Tel.: " & strTel
.Display
End With
End Sub
[alles OT]
@softmeister
sabado84 hat exakt dasselbe gepostet wie ich dann nochmal in -Tags drunterkopiert habe.
Diese Seqenz {ein paar Leerzeichen + Doppelpunkt + ein Leerzeichen +Text} wird offensichtlich von unserer Forensoftware so (fehl-)interpretiert, dass das oben zu sehende Ergebnis rauskommt.
[/alles OT]
Ansonsten: schöne klare Lösungsskizze.
Grüße
Biber
@softmeister
Oh, habe gerade gesehen das du den Code umformatiert hast, mit nem Doppelpunkt .
Dafür geht folgende Routine die alles was hinter dem Doppelpunkt steht extrahiert:
Dafür geht folgende Routine die alles was hinter dem Doppelpunkt steht extrahiert:
sabado84 hat exakt dasselbe gepostet wie ich dann nochmal in -Tags drunterkopiert habe.
Diese Seqenz {ein paar Leerzeichen + Doppelpunkt + ein Leerzeichen +Text} wird offensichtlich von unserer Forensoftware so (fehl-)interpretiert, dass das oben zu sehende Ergebnis rauskommt.
[/alles OT]
Ansonsten: schöne klare Lösungsskizze.
Grüße
Biber
Wie das übernehmen der Regeln auf den Exchange funktioniert weis ich im Moment auch nicht, ich habe aber folgende Software der Firma MAPILab gefunden die das komfortabel ermöglicht: http://openpr.de/news/105135/Regeln-fuer-Exchange-Server.html
und hier:
http://www.mapilab.com/de/exchange/rules
Da mich das Thema auch interessiert werde ich mich mal auf Recherche begeben um solch ein Script ohne zusätzliche Software zu implementieren...
grüße Uwe
und hier:
http://www.mapilab.com/de/exchange/rules
Da mich das Thema auch interessiert werde ich mich mal auf Recherche begeben um solch ein Script ohne zusätzliche Software zu implementieren...
grüße Uwe
Mit dem Eventservice von Exchange und mit der Hilfe von Outlook lassen sich Serverregeln erstellen:
http://www.msexchangefaq.de/code/eventservice.htm ....
schreibe nachher noch mehr ..
http://www.msexchangefaq.de/code/eventservice.htm ....
schreibe nachher noch mehr ..
Folge den Anweisungen auf dieser Seite:
http://www.msexchangefaq.de/code/eventservice.htm
wichtig ist sind die Zugriffsrechte auf den "Events Root"\EventConfig_<Rechnername>". Dort muss jeder Benutzer Autoren-Rechte besitzen der Regeln erstellen will.
Der Exchange Dienst "MSExchangeES" der sogenannte "Exchange Event Service" oder auf Deutsch "Microsoft Exchange-Ereignis"-Dienst musst du auf automatischen Start setzten.
dann erstellst du eine Regel im Posteingang oder dem Ordner in denen die Tickets landen, auf dem Reiter "Agenten" der "Eigenschaften" dieses Ordners mit folgendem Script s.u. :
dabei musst du die Empfänger-eMail-Adresse an deine Umgebung anpassen, ( dort wo "Administrator@sbs2003.local" steht.
Wenn nun alles richtig funktioniert hat sollte der Exchange alle in diesem Ordner neu erstellten Nachrichten an deine Adresse weiterleiten. Beachte das die Bearbeitung bis zu 60 Sekunden benötigen kann. Falls was nicht richtig funktioniert kannst du auf dem Reiter "Agenten" mit dem Button "Protokolle" in die Logs schauen ....
Konnte das alles erfolgreich in einer virtuellen SBS2003 Domäne testen...
Uwe
http://www.msexchangefaq.de/code/eventservice.htm
wichtig ist sind die Zugriffsrechte auf den "Events Root"\EventConfig_<Rechnername>". Dort muss jeder Benutzer Autoren-Rechte besitzen der Regeln erstellen will.
Der Exchange Dienst "MSExchangeES" der sogenannte "Exchange Event Service" oder auf Deutsch "Microsoft Exchange-Ereignis"-Dienst musst du auf automatischen Start setzten.
dann erstellst du eine Regel im Posteingang oder dem Ordner in denen die Tickets landen, auf dem Reiter "Agenten" der "Eigenschaften" dieses Ordners mit folgendem Script s.u. :
dabei musst du die Empfänger-eMail-Adresse an deine Umgebung anpassen, ( dort wo "Administrator@sbs2003.local" steht.
Wenn nun alles richtig funktioniert hat sollte der Exchange alle in diesem Ordner neu erstellten Nachrichten an deine Adresse weiterleiten. Beachte das die Bearbeitung bis zu 60 Sekunden benötigen kann. Falls was nicht richtig funktioniert kannst du auf dem Reiter "Agenten" mit dem Button "Protokolle" in die Logs schauen ....
Konnte das alles erfolgreich in einer virtuellen SBS2003 Domäne testen...
<SCRIPT RunAt=Server Language=VBScript>
'------------------------------------------------------------------------------
'
' NAME: Forward
'
' FILE DESCRIPTION: Automatically forwards all incomming messages to SMS Server
'
'
'------------------------------------------------------------------------------
'Option Explicit
'------------------------------------------------------------------------------
' Global Variables
'------------------------------------------------------------------------------
Dim g_bstrDebug ' Debug String
'------------------------------------------------------------------------------
' CONSTANTS
'------------------------------------------------------------------------------
' MAPI property tags used in this script
Const CdoPR_ACTION = &H10800003
Const CdoPR_ACTION_FLAG = &H10810003
Const CdoPR_ACTION_DATE = &H10820040
Const CdoPR_AUTO_FORWARDED = &H0005000B
Const CdoPR_SENT_REPRESENTING_ADDRTYPE = &H0064001E
Const CdoPR_TRANSPORT_MESSAGE_HEADERS = &H007D001E
Const CdoPR_RTF_COMPRESSED = &H10090102
Const ACTION_REPLY = 261
Const ACTION_FORWARD = 262
Const ACTION_REPLY_SENDER = 102
Const ACTION_REPLY_ALL = 103
Const ACTION_FORWARD_FORWARD = 104
' Forward address type and e-mail address
Const g_Const_ForwardAddress_Type = "SMTP"
'hier musst du die empfänger-email eintragen
Const g_Const_ForwardAddress = "Administrator@sbs2003.local"
'------------------------------------------------------------------------------
' EVENT HANDLERS
'------------------------------------------------------------------------------
' DESCRIPTION: This event is fired when a new message is added to the folder
Public Sub Folder_OnMessageCreated
' Declare variables
Dim objSession ' Session
Dim objFolder ' Outbox folder
Dim objCurrentMsg ' Current message
Dim objForwardMsg ' Current message
Dim objFields ' Message fields
Dim objField ' Message field
Dim objRecipient ' Recipient
' Initialize variables
Set objSession = Nothing
Set objFolder = Nothing
Set objCurrentMsg = Nothing
Set objForwardMsg = Nothing
Set objFields = Nothing
Set objField = Nothing
Set objRecipient = Nothing
' Clear error buffer
Err.Clear
' Get session informationen
On Error Resume Next
Set objSession = EventDetails.Session
' No errors detected ?
If Err.Number = 0 Then
' Write some logging
Call DebugAppend(objSession.CurrentUser & " AutoForward - Proccessing startet", False)
' Get outbox folder
Err.Clear
On Error Resume Next
Set objFolder = objSession.Outbox
' No errors detected ?
If Err.Number = 0 Then
' Get current message
Err.Clear
On Error Resume Next
Set objCurrentMsg = objSession.GetMessage(EventDetails.MessageID,Null)
' Error detected ?
If Err.Number <> 0 Then
' Error reading current message
Call DebugAppend("Error - Could not read current message", True)
Else
' Remember subject of current message
Call DebugAppend("New message with subject: <" & objCurrentMsg.Subject & "> arrived", False)
'Create forward message, write logging
Call DebugAppend("Create forward message", False)
' Forward message using Message.Forward()
On Error Resume Next
Set objForwardMsg = objCurrentMsg.Forward()
' Check if we've got a copy of the message
If Not objForwardMsg Is Nothing Then
' Check if current message subject does not contain
' forward prefix
If Left(UCase(objCurrentMsg.Subject), 3) <> "FW:" Then
' Set forward subject with forward prefix
objForwardMsg.Subject = "FW: " & objCurrentMsg.Subject
Else
' Set forward subject without forward prefix
objForwardMsg.Subject = objCurrentMsg.Subject
End If
Dim msgBody, strDescription, strCustomer, strPrio, strTel, posDescription, posCustomer, posPrio, posTel
On Error Resume Next
msgBody = objCurrentMsg.Text
posDescription = InStr(1, msgBody, "Description") + 11
posCustomer = InStr(1, msgBody, "Customer") + 8
posPrio = InStr(1, msgBody, "Priority") + 8
posTel = InStr(1,msgBody,"Telephone")+ 13
strDescription = Mid(msgBody, (InStr(posDescription, msgBody, ":") + 1), InStr(posDescription, msgBody, "Customer") - (InStr(posDescription, msgBody, ":") + 1))
strCustomer = Mid(msgBody, (InStr(posCustomer, msgBody, ":") + 1), InStr(posCustomer, msgBody, "Department") - (InStr(posCustomer, msgBody, ":") + 1))
strPrio = Mid(msgBody, (InStr(posPrio, msgBody, ":") + 1), InStr(posPrio, msgBody, "Affected Users") - (InStr(posPrio, msgBody, ":") + 1))
strTel = Mid(msgBody, (InStr(posTel, msgBody, ":") + 1), InStr(posTel, msgBody, "Room") - (InStr(posTel, msgBody, ":") + 1))
strDescription = Trim(Replace(strDescription, vbCrLf, ""))
strCustomer = Trim(Replace(strCustomer, vbCrLf, ""))
strPrio = Trim(Replace(strPrio, vbCrLf, ""))
strTel = Trim(Replace(strTel, vbCrlLf,""))
If err.Number <> 0 then
Call DebugAppend("Error - Could not format strings for body" , True)
End if
strNewBody = "Description: " & vbCrLf & strDescription & vbCrLf & "Customer: " & vbCrLf & strCustomer & vbCrLf & "Priority: " & vbCrLf & strPrio & vbCrLf & "Tel.: " & strTel
' Set plain text message body
objForwardMsg.Text = strNewBody
' Set recipient to forward message
On Error Resume Next
Set objRecipient = objForwardMsg.Recipients.Add
' Check if recipient added successful
If Not objRecipient Is Nothing Then
objRecipient.Name = g_Const_ForwardAddress
objRecipient.Address = g_Const_ForwardAddress
End If
' Resolve recipient
On Error Resume Next
objRecipient.Resolve
' Update and send message
Err.Clear
On Error Resume Next
objForwardMsg.Update
objForwardMsg.Send
' Errors detected ?
If Err.Number <> 0 then
' Could not sent forward message, write logging
Call DebugAppend("Error - Could not send forward message", True)
Else
' Forward message successfully sent
Call DebugAppend("Success - Forward message send successfully", False)
' Mark current message as read
objCurrentMsg.Unread = False
End If
End If
End If
Else
' Write some logging
Call DebugAppend("Error - Could not get outbox folder", True)
End If
Else
' Write some logging
Call DebugAppend("Undefinied Error detected", True)
End If
' Write some logging, without the folder name
Call DebugAppend("AutoForward - Processing finished", False)
' Clear objects
Set objSession = Nothing
Set objFolder = Nothing
Set objCurrentMsg = Nothing
Set objForwardMsg = Nothing
Set objFields = Nothing
Set objField = Nothing
Set objRecipient = Nothing
' Write results to the Scripting Agent log
Script.Response = g_bstrDebug
End Sub
' DESCRIPTION: This event is fired when the timer on the folder expires
Public Sub Folder_OnTimer
'Not used
End Sub
' DESCRIPTION: This event is fired when a message in the folder is changed
Public Sub Message_OnChange
'Not used
End Sub
' DESCRIPTION: This event is fired when a message is deleted from the folder
Public Sub Folder_OnMessageDeleted
'Not used
End Sub
'-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+
' PRIVATE FUNCTIONS/SUBS
'-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+
'------------------------------------------------------------------------------
' Name: DebugAppend
' Area: Debug
' Desc: Simple Debugging Function
' Parm: String Text, Bool ErrorFlag
'------------------------------------------------------------------------------
Private Sub DebugAppend(bstrParm,boolErrChkFlag)
If boolErrChkFlag = True Then
If Err.Number <> 0 Then
g_bstrDebug = g_bstrDebug & bstrParm & " - " & cstr(Err.Number) & " " & Err.Description & vbCrLf
Err.Clear
End If
Else
g_bstrDebug = g_bstrDebug & bstrParm & vbCrLf
End If
End Sub
</SCRIPT>