E-Mails im Team bearbeiten und verwalten mit Exchange und Outlook

Wie kann die Bearbeitung und Verwaltung von Emails im Team so definiert werden, dass ersichtlich ist, welche und wie viele E-Mails neu sind, welche in Bearbeitung, von welcher Person und welche archiviert sind.

Hallo zusammen

Seit Januar 2007 setzten wir Microsoft Exchange 2007 ein. Früher Exchange 2003 und Exchange 2000. Als Client verwenden wir aktuell ausschliesslich Outlook 2007.

Wir haben bisher für einzelne Abteilungen (info@, verkauf@ etc.) eigene Postfächer, auf welche die Teammitglieder mit entsprechenden Berechtigungen Zugriff haben und auch im Namen der Abteilung beantworten können. Das Problem ist, dass nie sichergestellt ist, welche E-Mails neu sind, welche wer bearbeitet oder beantwortet hat oder pendent sind. Es kommt vor, dass eingehende E-Mails zwei oder dreifach beantwortet werden, vergessen gehen oder nicht richtig archiviert werden.

Von der Geschäftsleitung wurde ich nun beauftragt, hier für Abhilfe zu sorgen. In einem Moment von Naivität habe ich spontan zugesagt, dass es mit Exchange 2007 doch sicher möglich ist, Vorgänge so zu definieren, dass ersichtlich ist, welche und wie viele E-Mails neu sind, welche in Bearbeitung, von welcher Person und welche archiviert sind.

So fand ich es als erstes ganz sinnvoll, dass Exchange 2007 neu öffentliche Ordner richtig unterstützt.

Die Ernüchterung kam aber schnell und so habe ich in den letzten Tagen stunden damit aufgewendet, mögliche Lösungen zu suchen.

Ich kann – und das noch immer – einfach nicht glauben, dass dieses mächtige Werkzeug „Exchange 2007“ nicht in der Lage ist, einen so einfachen Vorgang wie die Verwaltung und Bearbeitung von normalen E-Mails im Team richtig zu unterstützen.

Auch sinnvolle Erweiterungen (Fremdsoftware) habe ich nicht gefunden, die den Exchange-Server und den Client (Outlook) entsprechend erweitern. Natürlich gibt es Tools für die Anzeige eingehender E-Mails in öffentlichen Ordnern, andere für Kategorienverwaltung wieder andere für die Verwaltung von Signaturen oder das unterstütze verschieben von E-Mails. Die einen sind Freeware die anderen recht teuer.

So habe ich immer noch keine Lösung gefunden, die zuverlässig verhindert, dass das gleiche E-Mail nicht von zwei unterschiedlichen Benutzern beantwortet wird.

Was mache ich falsch?

Natürlich gibt es irgendwelche Helpdesk –oder Ticketlösungen, die man dafür Einsetzen könnte. Die geplante Verwendung dieser Software ist meistens aber anders ausgerichtet. Wir wollen auch nicht noch ein anderes System oder noch ein neuer Client.

Es gibt doch Exchange und Outlook, das weltweit tausendfach im Einsatz ist, üblicherweise viel zu mächtig und viel zu gross ist und doch sicher auch eine brauchbare Administration für die Bearbeitung von E-Mails im Team integriert hat, oder?!?

Für Tipps und Infos bin ich sehr dankbar.

Danke und Gruss
Alex