05.02.2015, aktualisiert am 12.02.2015

4006

Emails in der Firma

Hallo All..

Situation:

Darf ein Chef in seiner eigenen Firma alle eingehenden und ausgehenden Email von jeden und allen Emailkonten /Mitarbeitern (er bekommt diese als Kopie über eine Transportregel im Exchange)
auf seine eigenes Emailkonto leiten, alles mitlesen und ggfs auch in Bezug auf diese Mails die er liest seinen Mitarbeitern eventuelle Arbeitsanweisungen geben?

Es gibt keine Vertragliche oder schriftliche Einwilligung der Mitarbeiter über deise Vorgehensweise.
Gegenüber den Mitarbeitern gab es auch keine Info über diese neue Verfahrensweise

Was ist zu tun, was muss beachtet werden zwecks Datenschutz.

Vielen Dank im voraus für eure Unterstützung.

Bitte markiere auch die Kommentare, die zur Lösung des Beitrags beigetragen haben

Content-ID: 262443

Url: https://administrator.de/contentid/262443

Ausgedruckt am: 22.11.2024 um 20:11 Uhr

34 Kommentare

Neuester Kommentar

Hallo Jörg (Auch wenn dir eine Begrüßung scheinbar abhanden gekommen ist),

zunächstmal kann dir dieses Forum keine Rechtsberatung geben. Dazu solltest du dich an den Anwalt deines Vertrauens wenden.
Ohne Anspruch auf Vollständigkeit und Korrektheit (Ich bin kein Anwalt) meine ich jedoch, dass der Zugriff auf die Mails nur dann statthaft ist, wenn eine private Nutzung der dienstlichen E-Mail-Adresse ausdrücklich verboten ist. Anderenfalls liegt hier auf jeden Fall ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis vor.
Sollte die private Nutzung ausgeschlossen sein, so kann mWn ein Zugriff erfolgen. Ob das allerdings bedingungslos möglich ist, kann ich dir nicht sagen.

Beste Grüße

Berthold

Moin,

die Spanne reicht von ja, natürlich bis nein, völliges no go. Wo Ihr hier reinfallt, sagt Dir Dein Anwalt, Dein Betriebsrat oder wer auch immer. Wir hier nicht ... s. FAQ.

LG, Thomas

Moin
nun das Beste ist du gehst zu euren Datenschutzbeauftragten mit dem Problem.
Andere Weg währe die Fragst einen Anwalt dann hast du es auch Rechtssicher was du machen musst ect...
Hier findest du wenn nur Tips aber keiner kann dir da Rechtlich helfen wenn er kein Anwalt ist...
Aber bezüglich des Mails mitlesen gibts schon einige Themen sowie Verlinkungen zu dem Thema.
Dazu sagts du auch nicht ob es zb gedulet ist Private Themen über die Mailadresse zu machen oder ob nur rein Arbeitssachen darüber laufen dürfen.
Aber eine Überwachung der Mails gibts bestimmte Regeln die auch für den Chef gelten sowie Anweisungen/Informationen an die Mitarbeiter.
Aber wenn er alle Ein/Aus gehende Mails liest ist dies schon was bedenklich....
Sei aber vorsichtig wie du es in der Firma anderen sagts bzw den Chef drauf ansprichst...
Dies kann sehr schnell zum Pulverfass werden und du deinen Job verlieren....

Zitat von @JoergN1968:

Darf ein Chef in seiner eigenen Firma alle eingehenden und ausgehenden Email von jeden und allen Emailkonten /Mitarbeitern (er
bekommt diese als Kopie über eine Transportregel im Exchange)
auf seine eigenes Emailkonto leiten, alles mitlesen und ggfs auch in Bezug auf diese Mails die er liest seinen Mitarbeitern
eventuelle Arbeitsanweisungen geben?

Nein.

Alles weitere kläre mit einem Betriebsrat oder dem Rechtsverdreher Deines Vertrauens.

Es gibt keine Vertragliche oder schriftliche Einwilligung der Mitarbeiter über deise Vorgehensweise.
Gegenüber den Mitarbeitern gab es auch keine Info über diese neue Verfahrensweise

Dann steht er mit einem Bein im gefängnis, wenn einer der Mitarbeiter es drauf ankommen läßt.

Was ist zu tun, was muss beachtet werden zwecks Datenschutz.

Rechtsanwaltlichen Rat einheiolen udn das auf rechtlich sichere beine stelen.

lks

Zitat von @keine-ahnung:

die Spanne reicht von ja, natürlich bis nein, völliges no go. Wo Ihr hier reinfallt, sagt Dir Dein Anwalt, Dein
Betriebsrat oder wer auch immer. Wir hier nicht ... s. FAQ.

Also ich kann auch ohne Anwalt vorhersagen, daß der Cheffe in den Knast wandert, sobald ein Mitarbeiter ihn anzeigt. Denn er hat damit mindestens gegen $206 STGB verstoßen, es sei denne r hat einen besseren rechtsverdreher.

Da avber ianal soltle man das auf jeden fall mit einem Anwalt besprechen, bevor man den Chef einknastet.

lks

Danke für eure Antworten, es betrifft nicht mich, ich wurde auch nur gefragt.
Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat gibt es dort nicht.

ist halt ein schwieriges Thema.....

lg Jörg

@kaiand1: Ist es eigentlich wirklich zuviel verlangt, sich wenigstens ein bisschen Mühe mit Rechtschreibung und Grammatik zu geben? Das hält doch keiner mehr aus... Ein paar Kommas verbessern die Lesbarkeit ungemein. Und "wäre" schreibt man bitte ohne "h"

Moin LKS,

Dann steht er mit einem Bein im gefängnis, wenn einer der Mitarbeiter es drauf ankommen läßt.

nicht unbedingt und zwingend ....

LG, Thomas

Zitat von @Lochkartenstanzer:

Also ich kann auch ohne Anwalt vorhersagen, daß der Cheffe in den Knast wandert, sobald ein Mitarbeiter ihn anzeigt. Denn er
hat damit mindestens gegen $206 STGB verstoßen, es sei denne r hat einen besseren rechtsverdreher.

Moin,

wo hast du denn gelesen das das Unternehmen Post- oder Telekommunikationsdienste erbringt? Der § 206 StGB ist doch hier mit hoher Wahrscheinlichkeit gar nicht einschlaegig. Davon mal abgesehen halte ich die ueblichweise vorgebrachte Notwendigkeit des Verbots privater Nutzung fuer Unsinn - eher ist es doch umgekehrt, die private Nutzung dienstlicher Betriebsmittel muesste explizit erlaubt werden.

VG,

Thomas

Zitat von @Th0mKa:

> Zitat von @Lochkartenstanzer:
>
> Also ich kann auch ohne Anwalt vorhersagen, daß der Cheffe in den Knast wandert, sobald ein Mitarbeiter ihn anzeigt.
Denn er
> hat damit mindestens gegen $206 STGB verstoßen, es sei denne r hat einen besseren rechtsverdreher.
>
Moin,

wo hast du denn gelesen das das Unternehmen Post- oder Telekommunikationsdienste erbringt? Der § 206 StGB ist doch hier mit
hoher Wahrscheinlichkeit gar nicht einschlaegig. Davon mal abgesehen halte ich die ueblichweise vorgebrachte Notwendigkeit des
Verbots privater Nutzung fuer Unsinn - eher ist es doch umgekehrt, die private Nutzung dienstlicher Betriebsmittel muesste
explizit erlaubt werden.

VG,

Thomas

So einfach ist dann aber auch wieder nicht. Kannst du 100% beeinflussen ob dir jemand Private Nachrichten auf deine Firmenadresse schickt?
Dann gibt es auch noch so schöne Regelungen wenn Private Mails geduldet werden usw.

Zitat von @keine-ahnung:

Moin LKS,
> Dann steht er mit einem Bein im gefängnis, wenn einer der Mitarbeiter es drauf ankommen läßt.
nicht unbedingt und zwingend ....

Hast Recht, meistens ist es der Kopfs des Admin statt des Beins des Chefs.

lks

Erfahrung aus der Praxis:

JA - der Chef kann sich mit einer einfachen Option im Arbeitsvertrag Zugang verschaffen:

"...private Nutzung untersagt...", "...E-Mail darf rein geschäftlich genutzt werden...", "...E-Mails werden global gesichert, d.h. können mitgelesen werden..."

Dies ist keine Seltenheit, da der Unternehmer z.B. Kundendaten aus den E-Mails aufnehmen muss, wenn Mitarbeiter bereits ausgeschieden sind.

Solche Regelungen können nachträglich zum Arbeitsvertrag hinzugefügt werden, müssen aber unbedingt vorher vom Arbeitnehmer unterschrieben und dem Arbeitsvertrag beigelegt werden. Nun kann der Arbeitgeber "bei berechtigtem Interesse" (Theorie) / immer (Praxis) die E-Mails aller Kollegen lesen.

Zitat von @wiesi200:

So einfach ist dann aber auch wieder nicht. Kannst du 100% beeinflussen ob dir jemand Private Nachrichten auf deine Firmenadresse
schickt?
Dann gibt es auch noch so schöne Regelungen wenn Private Mails geduldet werden usw.

Natuerlich ist es nicht einfach, es geht ja um Juristerei. Da ist ja nichts einfach und drei Anwaelte haben fuenf Meinungen. Das senden privater Mails an den Firmenaccount kann ich auch nicht beeinflussen wenn ich meinen Mitarbeitern die private Nutzung verbiete, daher ist meine Haltung weiterhin die oben genannte. Und wenn ich die Firmenmail nur dienstlich nutze ist sie ja ueblicherweise nur Firmenkontakten bekannt sodass keine privaten Mails an diesen Accout geschickt werden. Private Kontakte bekommen private E-Mail-Adressen. Hinzu kommt das der benannte Paragraph auch in diesem Fall nicht relevant ist wenn die Firma keine Post- oder Telekommunikationsdienste erbringt. Aus meiner Sicht wird dieses Thema sehr oft ueberzogen um Eindruck bei den Entscheidern zu machen und Loesungen fuer nicht vorhandene Probleme zu verkaufen.

o.k. da habe ich den falschen Paragrafen im kopf gehabt, aber ianal.

Davon mal abgesehen halte ich die ueblichweise vorgebrachte Notwendigkeit des
Verbots privater Nutzung fuer Unsinn - eher ist es doch umgekehrt, die private Nutzung dienstlicher Betriebsmittel muesste
explizit erlaubt werden.

Wenn man den Post oben liest, gibt es keienrlei vereinabrungen. Damit ist davon auszugehen, daß wie beim Telefon oder der Briefpost auch, es Sonderfälle gibt, in denen es durchaus erlaubt ist, auch private Kommunikation über Email zu führen.

So wie ich den TO verstanden habe, soll praktisch alle Kommunikation "über den Schreibtisch" des Chefs gehen. wenn man das analog für Brief und Telefon anordnen würde, würde sofort klar, daß das rechtlich nicht zulässig ist, weil das einer überwachung des Mitarbeiters gleichkommt. Das ist nur in einem sehr engem Rahmen erlaubt.

Es ist auch ein Unterschied, ob diese mailadressen sogenennte Role-Accounts sind (Buchhaltung, Vertrieb, Geschäftsführung, ~~Spaming~~Marketing, Support, etc.) oder persönlich zugeordnete Accounts.

Bei Role-Accoutns mag das verfahren noch durchgehen, aber bei persönlcih zugeordneten Accounts ist es hochgradig bedenklich. Und derjenige der das anordnet udn insbesondere derjenige der das ausführt, sollten sich einen guten Anwalt besorgen.

Âls Admin würde ch mir so eine Anweisung schriftlich geben lassen udn auch die rechtlichen bedenken dagegen von chef abzeichnen lassen. Das alleine bewirkt manchmal, das dem Chef klar wird, was er da eigentlich verlangt.

lks

PS. Als dinestleister wird man oft genug von den Chefs mit der Anforderung konfrontiert, das sie "alles sehen" wollen. Da muß man dann die diplomatie beherrschen, dem Kunden klarzuachen, daß mcith alles was technsich machnbar ist auch rechtlkcih erlaubt ist udn insbesondere der Betriebsfrieden manchmal wertvoller ist, als ein paar private Mails.

Zitat von @Andinistrator1:

Nun kann der Arbeitgeber "bei berechtigtem
Interesse" (Theorie) / immer (Praxis) die E-Mails aller Kollegen lesen.

Es ist aber ein wesentlicher Unterschied, ob aus einen gegebenen konkreten Anlaß das gemacht wird (z.B. Ausscheiden des Mitarbeiters), oder wie der TO geschrieben hat, grundsätzlich alles über den Schreibtisch des Chefs geht.

lks

Im Endeffekt liest er wohl die Journalmailbox. Diese ist zulässig, da man ja 10 Jahre archivieren muss.
Man darf diese aber nicht "LESEN" ,somit ist er sicher im strafbaren Bereich. Wie und wie stark kein Ahnung, ist sicher eine Frage die ein Anwalt klären muss.

Zitat von @116480:

Im Endeffekt liest er wohl die Journalmailbox. Diese ist zulässig, da man ja 10 Jahre archivieren muss.

Hallo,

die Aussage stimmt so in der Form auch nicht wirklich. Mann muss nicht alles Archivieren.

Hallo,

ja die Aussage ist falsch formuliert. Ich meine eine Journalmailbox ist zulässig

Die dient ja der Archivierung.
Aber man darf diese dann nicht connecten und lesen !

So rum. Immer dieses Deutsch.

Gruss

Ralf

Zitat von @JoergN1968:

Moin,

Darf ein Chef in seiner eigenen Firma alle eingehenden und ausgehenden Email von jeden und allen Emailkonten /Mitarbeitern (er
bekommt diese als Kopie über eine Transportregel im Exchange)
auf seine eigenes Emailkonto leiten, alles mitlesen und ggfs auch in Bezug auf diese Mails die er liest seinen Mitarbeitern
eventuelle Arbeitsanweisungen geben?

Wie schon geschrieben: Gibt es eine Vereinbarung das private Mails grundsätzlich untersagt sind? Wenn ja, dann darf er es in einem bestimmten Umfang. Ab wann eine verbotene Leistungsüberwachung eintritt ist eine Grauzone. Wenn wirklich ausnahmslos alles gelesen wird sehe ich das schon problematisch.

Es gibt keine Vertragliche oder schriftliche Einwilligung der Mitarbeiter über deise Vorgehensweise.

Sorry, aber das wäre auch noch schöner wenn neuerdings die Mitarbeiter etwas abnicken müssten. Bei uns ist es pauschal verboten die geschäftliche Mail-Adresse für private Zwecke zu verwenden. Dazu gibt es eine Vereinbarung dass dies auch stichprobenartig überprüft werden muss (und auch wird). In Zeiten von Flatrates fürs Smartphone halte ich es auch für absolut überflüssig den MA zu erlauben die Firmenadresse für Privates zu nutzen.
Und wir haben für diese Vorgehensweise den Segen des Anwalts und des Datenschutzbeauftragten. Beide haben uns auch ausdrücklich davor gewarnt es zu erlauben. Das bringt nur Ärger.

Gegenüber den Mitarbeitern gab es auch keine Info über diese neue Verfahrensweise

Ist die denn neu oder wurde das schon immer so gehandhabt?

Was ist zu tun, was muss beachtet werden zwecks Datenschutz.

Es muss zuerst mal eine Vereinbarung her was verboten und was erlaubt ist. Die Datenschutzrechtlichen Belange ergeben sich dann daraus.
Aufgrund der rudimentären Infos kann man dazu nicht viel sagen.
Vielleicht gibt es ja auch einen aktuellen Anlass, z.B. das firmeninterne Daten von einem MA per e-mail ausser Haus geschafft werden?

LG
vanTast

Hallo,

im Endeffekt kann man den Chef freundlich hinweisen, das das nicht ok ist. Weiter eh nichts, sonst bist du der böse und wirst geköpft sozusagen

Würde das aber mit ihm kommunizieren, das Du wegen Datenschutz dich von der Massnahme distanzierst

Gruss
Ralf

es gibt keine journal funktion und auch keine archivirung, mails werden per transportregel als kopie in das postfach vom dem besagten Chef kopiert, alles was eingeht oder ausgeht auf dem exchange server.

Es gibt keinerlei vereinbarung oder hinweis mit den angestellten.

Zitat von @JoergN1968:

es gibt keine journal funktion und auch keine archivirung, mails werden per transportregel als kopie in das postfach vom dem
besagten Chef kopiert, alles was eingeht oder ausgeht auf dem exchange server.

Es gibt keinerlei vereinbarung oder hinweis mit den angestellten.

Ich als Admin würde mir das schriftlich abzeichnen lassen, damit nicht irgendwann mein Kopf statt dem Bein des GF dran glauben muß.

lks

Ja genau , einmal eine höfliche Email schreiben, das Du es schriftlich hast. Wohlwollend formuliert ! Diese Email nie löschen

Und Du bist auf der sicheren Seite.

Zitat von @116480:

Ja genau , einmal eine höfliche Email schreiben, das Du es schriftlich hast. Wohlwollend formuliert ! Diese Email nie
löschen

Na, die Firma hat ja noch nicht einmal eine (vorgeschriebene) rechtssichere e-Mail Archivierung. Auf rechtliche Grundlagen und Datenschutz wird da offensichtlich kein Wert gelegt.

Und Du bist auf der sicheren Seite.

Auf der sicheren Seite wäre man in Schriftform und von der GF gegengezeichnet.
Das man heutzutage schnell auf der Abschussliste steht wenn man auf so etwas hinweist ist aber auch klar.

Genau, die Abschussliste kann schnell gehen.

Darum ist meist besser, Klappe halten

Finde ich persönlich überhaupt nicht.
Die Diskussion hatte ich auch mal und hab gesagt nein.
Das ist dann akzeptiert worden.

Immer alles stillschweigend akzeptieren ist nicht der beste Weg

Zitat von @wiesi200:

Finde ich persönlich überhaupt nicht.
Die Diskussion hatte ich auch mal und hab gesagt nein.
Das ist dann akzeptiert worden.

Du Glücklicher

Immer alles stillschweigend akzeptieren ist nicht der beste Weg

Sehe ich auch so. Zwischen mir und der GF gab es auch schon Gespräche die mal etwas lauter wurden und bei grenzwertigen Angelegenheiten lass ich mir so eine Anweisung schriftlich geben. Nur bei Anweisungen die ganz klar gegen Datenschutz etc. verstossen verweigere ich mich mit Hinweis auf die Rechtslage.

Es kommt darauf an...

Wenn per Dienstanweisung die private Nutzung der Mailadresse verboten ist, dann ja. Wenn es nicht verboten ist, dann wird er zum Dienstanbieter und für den gelten andere Regelungen und er könnte beispielsweise eine Betriebsvereinbarung dahingehend schließen.

Grundsätzlich dürften die meisten Firmen die private Nutzung verbieten, weil sonst einfach die rechtssichere Ausgestaltung der Mailarchivierung in Hinblick auf den Datenschutz uferlos wird. Damit wird dann jedwede Kommunikation über die Infrastruktur der Firma geschäftlich und diese kann er dann ganz klar einsehen, wie es ihm beliebt. Konsequenterweise müsste er dann aber auch private Nutzung abmahnen.

Mehr dazu hier: https://www.datenschutzzentrum.de/internet/private-und-dienstliche-inter ...

Wobei man sich dann darauf gefasst machen muss, dass der Chef einen ankoffern könnte, warum man in der Arbeitszeit private Mails verschickt, dafür wird man ja nicht bezahlt, wenn man ihn darauf aufmerksam macht.

Zitat von @Gentooist:

Damit wird dann jedwede Kommunikation über die Infrastruktur der Firma geschäftlich und diese kann er dann ganz klar einsehen, wie es ihm beliebt.

Eben nciht. Der chef darf das nur, solanger der damit keine Leistungsüberwachung udn eine Kontrfolle der Mitarbeiter etabliert.

lks

Hallo an alle,

wir stehen auch vor diesem leidigen Thema.
Gibt es denn einen Entwurf, eine Klausel oder ein Schriftstück, wie man das am besten handhabt, dass der Chef die Mails lesen darf?
Beispielsweise einen Auszug aus einem Arbeitsvertrag?

Bei uns ist der Kollege weg und der Chef muß an die Emails.

Wie sichert man so etwas vorher ab?

andy

Zitat von @andyw5:

Hallo an alle,

wir stehen auch vor diesem leidigen Thema.
Gibt es denn einen Entwurf, eine Klausel oder ein Schriftstück, wie man das am besten handhabt, dass der Chef die Mails lesen
darf?
Beispielsweise einen Auszug aus einem Arbeitsvertrag?

Bei uns ist der Kollege weg und der Chef muß an die Emails.

Wie sichert man so etwas vorher ab?

Moin,

wie ist es denn bei Euch jetzt geregelt? Ist die private Nutzung ausdrücklich verboten? Dann sehe ich da kein Problem dass der Chef an die e-mails ran darf.
Es muss in jedem Unternehmen dazu glasklare Regelungen geben. Wenn nicht, dann hat man oft Probleme und befindet sich dann schnell in einer rechtlichen Grauzone. Bei uns ist das in einer Ergänzung zum Arbeitsvertrag in einer IT-Richtlinie verankert. Ist also mal ein Kollege nicht da können andere an den Account und die e-mails lesen/bearbeiten. Das Ganze ist auch von unserem Datenschutzbeauftragten so abgesegnet. Habt ihr denn keinen Datenschutzbeauftragten?
Erstaunlich oft höre ich das Firmen keinen Datenschutzbeauftragten haben obwohl sie es müssten.

Gruss vanTast

Hallo van Tast,

vielen Dank für Deine Antwort.
Wir habe leider keinen Datenschutzbeauftragten. Irgendwann werden die mir das rüberhelfen.
Wie kann man sich dagegen wehren? Muß man dazu Abschlüsse/Nachweise haben?

Ein ausdrückliches Verbot von privaten Emails gibt es bei uns nicht.
Wie könnte so etwas aussehen? Gibt es im www eventuell Formulierungen, wie so etwas ungefähr auszusehen hat?

Mir ist schon klar, wenn es kein Verbot gibt, ist es problematisch die Emails anderer zu lesen.

Viele Grüße
Andy

Zitat von @andyw5:

Hallo van Tast,

vielen Dank für Deine Antwort.
Wir habe leider keinen Datenschutzbeauftragten. Irgendwann werden die mir das rüberhelfen.
Wie kann man sich dagegen wehren? Muß man dazu Abschlüsse/Nachweise haben?

Ein ausdrückliches Verbot von privaten Emails gibt es bei uns nicht.
Wie könnte so etwas aussehen? Gibt es im www eventuell Formulierungen, wie so etwas ungefähr auszusehen hat?

Mir ist schon klar, wenn es kein Verbot gibt, ist es problematisch die Emails anderer zu lesen.

Moin Andy,

sei unbesorgt. Mitarbeiter der IT, insbesondere Administratoren dürfen nicht zum Datenschutzbeauftragten ernannt werden (Stichwort: Interessenkonflikt). Ist aber je nach Bundesland verschieden, siehe http://www.bfdi.bund.de/bfdi_wiki/index.php/Interessenkonflikte_nebenam ...
Eine Standardformulierung für das Verbot von privaten mails gibt es meines Wisens nach nicht. Bei uns wird schriftlich in einer Richtlinie (die Teil des Arbeitsvertrages ist) darauf hingewisen dass die private Nutzung der von der Firma zur Verfügung gestellten Endgeräte (PC, Notebook, Tablet, Smartphone etc.) nicht zulässig ist. Desweiteren weisen wir darauf hin dass dies auch regelmässig per Stichproben überwacht wird.
Eine IT-Richtlinie sollte ausnahmslos jedes Unternehmen haben, egal wie gross. Das verschafft beiden Seiten Klarheit und verhindert Streitereien.

Gruss vanTast