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Exchange 2019: Öffentliche Ordner verschwinden in Outlook bei einigen Clients

Guten Tag allerseits,

ein ähnliches Problem wurde hier schon mal angesprochen, allerdings wohl ohne Lösung:

Öffentliche Ordner verschwinden sporadisch unter Outlook 2013

(Und noch zur Info: Ich habe die gleich Anfrage auch schon in Frankys Web gestellt, aber bisher ohne Reaktion.)

Hier dann die Beschreibung meines akuten Problems und der Umgebung: Wir haben Ende letzten Jahres eine Firma mit ca. 25 Mitarbeitern von SBS 2011 mit Exchange 2010 auf Server 2019 unter Hyper-V und Exchange 2019 migriert. Die Exchange-Konten wurden inklusive der öffentlichen Ordner mit dem Code-Two Exchange Migration Tool migriert.

Nach einigen Startschwierigkeiten nach der Migration (z.B. unterschiedliche Zertifikatsfehler bei der Anmeldung mit Outlook am Exchange, sowie teils sehr hartnäckige Probleme die Exchange-Konten in iPhones anzulegen), sieht jetzt soweit alles ganz gut aus, bis auf den für mich völlig neuen Fehler, dass bei einigen, aber längst nicht allen, Outlook-Clients immer wieder sporadisch die öffentlichen Ordner aus Outlook verschwinden. Sie sind dann einfach nicht mehr sichtbar. Neustart von Server und Clients hilft nicht. Nur wenn ein neues Outlook-Profil eingerichtet wird sind sie sofort wieder da, bis das Spiel dann irgendwann von vorne beginnt. Aber auch dort kann ich kein System erkennen, manchmal passiert es nach einem Tag, manchmal erst nach Wochen. Unter OWA sind die ÖO die ganze Zeit zu sehen. Betroffen sind Clients von Outlook 2010 bis 2019. Bei der großen Mehrzahl der Clients tritt das Problem aber nicht auf. Suchen im Netz hat mich bisher nicht wirklich weitergebracht, ich finde leider so gar keinen Lösungsansatz. Die ÖO werden in dieser Firma sehr exzessiv als Ablage genutzt, die Datenbank hat gut 200GB. Hierzu noch ein Punkt, den ich nicht recht einordnen kann: Im Exchange Admin Center unter Postfachnutzung wird mit einem roten Balken angezeigt, dass das Postfach der ÖO 208,66GB von 2GB (?) verwendet, obwohl alle Paramter auf "unlimited" gesetzt sind.


Über Hinweise und Tips würde ich mich sehr freuen.

Danke und Gruß

Tom

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Member: sabines
sabines May 08, 2020 updated at 08:13:42 (UTC)
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Zitat von @tomeac:
aber nicht auf. Suchen im Netz hat mich bisher nicht wirklich weitergebracht, ich finde leider so gar keinen Lösungsansatz. Die ÖO werden in dieser Firma sehr exzessiv als Ablage genutzt, die Datenbank hat gut 200GB. Hierzu noch ein Punkt, den ich nicht recht einordnen kann: Im Exchange Admin Center unter Postfachnutzung wird mit einem roten Balken angezeigt, dass das Postfach der ÖO 208,66GB von 2GB (?) verwendet, obwohl alle Paramter auf "unlimited" gesetzt sind.


Moin,

das hat eher nichts mit dem akuten Problem zu tun, aber:

Die Email-aktivierten ÖO sollten nach Möglichkeit die 2GB Grenze nicht überschreiten, damit habe ich schon viel Spaß face-wink gehabt.
Du kannst an der Stelle Unterordner anlegen und "alte" Mails verschieben.

Exchange ist generell kein Ablageort für "zu viel" alten Kram, das muss man sich immer mal wieder vor Augen führen lassen.
Postfächer im mehrstelligen GB Bereich sind da Gift.

Zusätzlich zum neuen Profil, könntest Du mal versuchen, ob das "komplette" Löschen des Users aus dem AD (und Exchange) und die anschließende Neuanlage hilft, das Problem weiter einzugrenzen.

Gruss
Member: tomeac
tomeac May 12, 2020 at 08:23:35 (UTC)
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Hallo sabines,

vielen Dank für Deine Antwort und die Tips. Hier haben sich die ÖO als Ablagesystem seit vielen Jahren etabliert, das wird sich auch so schnell nicht ändern lassen. Unter dem vorherigen SBS2011 gab es damit soweit auch keine größeren Probleme, und auch jetzt unter Exchange 2019 funktioniert es für die meisten User gut, auch mit diesen Datenmengen.

Könnte es evtl. helfen die Email-Aktivierung der ÖO abzuschalten? Soweit ich das überblicke nutzt das sowieso keiner der User. Zumindest die Kontingentwarnung würde damit ja verschwinden, wenn ich es richtig sehe?

Falls nichts anderes hilft (habe noch ein paar interessante Tips bei Franky bekommen), werde ich den User dann tatsächlich mal neu anlegen.

Sobald ich Ergebnisse habe werde ich sie auch hier posten.

Nochmals danke und Gruß
Tom
Member: BISupport
BISupport May 14, 2020 updated at 14:57:54 (UTC)
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Hallo Tom,

selbes Problem auch bei uns im Büro.
Exchange 2019 & Outlook 2019 Umgebung.
1 öffentlicher Ordner, ca. 3GB/1+125 Odner+UOrdn.
1 öffentliche Kontakte, 4300St.

Migration 2007 (SBS) -> Exchange 2019 durch KOMPLETTES Neuaufsetzen, und importieren (per/aus vorherig exportierten pst). Also der lange Weg.
Anschl. nun ca. 10 Monate ohne Probleme betrieben.

Seit Anfang April nun dasselbe geschilderte Problem. Ebenso Google bereits abgegrast und nix gefunden.

Zum Test (ohne Erfolg) - aber vielleicht für andere die hier lesen eine Zeitersparnis...
Es wurde (war eh nötig) ein neuer PC komplett neu aufgesetzt. Dazu ein neues Konto mit E-Mail Adresse.
Öffentliche Ordner auf diesem sind da und gehen - vorerst.

Da das Problem aber bei den Kollegen auch gelöst werden sollte, löschen des öffentlichen Ordners und des zugehörigen öffentlichen Postfachs. Also komplett weg. Vorher hab ich die Ordner und Kontakte in ein anderes PF verschoben.
Nun wurde der öffentliche Order inkl. öffenlt. PF neu angelegt, Rechte wurden nur für (derzeit) 4 Benutzer gesetzt, um es zuerst einfacher zu halten.
Im neu aufgesetzten PC waren diese sofort wieder da. In einem PC einer betroffenen Kollegin, wieder selbes Problem.
(Im OWA geht es ohne Probleme, nur dort lassen sich die öffentlichen Ordner nicht wirklich gut integrieren...)

D.h. es ist wohl KEIN Exchange Problem, oder ein öffentliche Ordner Rechte Problem. Diese wurden als Besitzer/Autor mit Schreibb. gesetzt. Was auch erfolgreich getestet wurde.

Am fehlerhafte PC der Kollegin wurde nun das Outlook Profil gelöscht, Reboot, neu Anlage Profil, Neuanlage Outlook E-Mail Konto. Öffentliche Ordner waren ca. 1 Woche da, und nun wieder weg...

Beide PC (der neue und der fehlerhafte) sind mit nur Standartsoftwaren (Win 10 1909, Office 2019, Adobe, Java, ect...) - also Bürobedarf - versehen. KEINE Outlook AddIns, keine zus. Softwaren die ggf. die ost oder den Exchange anfragen. Sie sind eigentlich identisch.
Einziger (mir bewusster) Unterschied ist, er alte PC wurde von Win 10 1809 auf 1909 upgedatet, der neue direkt installiert. Auch die HW ist fast identisch.

Falls Fragen wg. Autodiscovery -> Das öffentliche PF ist ebeso korrekt, Get-MailBox zeigt dies korrekt (inkl. richtiger Domain) an.
EventViewer -> keine Einträge weder bei den betroffenen PCs noch auf dem Exchangeserver diesbezgl.

Meine Vermutung ist: Patch oder Update. Auch im Hinblick, dass es so lange gutging. Und es keinerlei Hardware/Software Änderungen/Neuinstallationen gab (ausser MS Updates). Auch hat die 'Menge' im öffentl. PF sich nur unwesentlich geändert (vor 10 Monaten ca. 2,5GB, nun ca.3GB, Kontakte ca. +200). Erklärt allerdings nicht, warum bei einem neuen PC es (noch) funktioniert. Alle unsere PCs/Server werden per WSUS upgedatet, alle aktualisiert und gleicher Patchstand.

Sehr ärgerlich ist das 'Verschwinden' der öffentlichen Kontakte - per OWA zwar überbrückbar - aber die Kollegen/-innen suchen dann doch lieber im Outlook...

Bisher noch nicht getestet: Entfernen eines AD Benutzers/Profils komplett (auf einem der betroffenen PCs), und anschl. neuanlegen. Also TabulaRasa...

mfg
Jürgen
Member: tomeac
tomeac May 19, 2020 updated at 09:01:05 (UTC)
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Hallo Jürgen,

danke für die Infos, das scheint ja tatsächlich ein sehr ähnliches Problem zu sein. Ich bin noch nicht wirklich dazu gekommen die Tips aus dem anderen Forum zu verfolgen, aber zwei Sachen kann ich aktuell beitragen:

Bei einem User, der ein neues Gerät bekommen hat, musste ich von OL 2019 auf OL 2013 zurückgehen, da OL 2019 bei der Einrichtung des Exchangekontos jedes Mal auf eine Microsoft-Konto-Anmeldung umsprang; trotz diverser Tips ließ sich das nicht umgehen (ich glaube das war auch Thema in einem anderen Thread hier). MIt OL 2013 ging es sofort problemlos, und was es hier vielleicht auch interessant macht: Seitdem sind die ÖO stabil da. Allerdings ist das auch noch nicht so lange her, mal sehen wie es sich entwickelt.

Der andere Punkt: Ein User mit Homeoffice hat mir gerade berichtet, dass gestern bei einer VPN-Sitzung die ÖO im Outlook verschwanden (hier wiederum OL 2010), dann aber heute, als er mit dem Gerät wieder im Büro war, von alleine wiederkamen (!). Das hatte ich bisher noch nicht. Bisher half nach Verschwinden nur die Anlage eines neuen OL-Profils. Tatsächlich haben alle User bei denen das Problem sporadisch auftritt einen bintec-elmeg-Secureclient installiert. Ob es da vielleicht einen Zusammenhang geben könnte? Haben eure User auch VPN-Verbindungen eingerichtet?

Gruß
Tom
Member: BISupport
BISupport Jun 08, 2020 updated at 15:33:19 (UTC)
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@tomeac

...kann ich alles bestätigen - leider ;-(

VPN: Wir haben DirectAccess im Einsatz.
Wie erwähnt geht es bei einigen Büro PCs. Bsp. Eine Kollegin arbeitet seit 4 Wochen mit den ÖO. Aber auch hier musste ich das Profil zuerst löschen (anschl. ReBoot - um sicher zu gehen). Während bei einem Kollege, selber Tag, die ÖO seit Do. letzte Woche wieder weg sind... (Er braucht diese allerdings fast nie. Wird aber diesen Mi. wieder gefixed.)

Eine andere Kollegin habe ich tatsächlich heute - sie ist per DirectAccess - aus Ihrem HomeOffice heraus verbunden, mit "Lösche-Neuanlage Profil", soweit hergerichtet dass die ÖO gehen. Es ist ein PC, kein Notebook, Anbindung per LAN direkt an Ihre FritzBox zuhause.

Ansonsten kann ich bisher keine weitere Eingrenzung/Besserung vermelden.

Hatte übrigends auch alle EventViewer Logs der PCs gelöscht. Es wurde allerdings keine Meldung ausgegeben als die Probleme wieder da wahren, auch nicht auf dem Exchange. Einfach nichts zu finden...

A pro po - wg. OWA und ÖO (für E-Mails)!
Das geht ABER es bringt nix! Ein ÖO lässt sich zwar per Favorit einbinden, Aber seine ggf. vorhanden Unterordner - fehlen! Es muss jeder (gewünschte) ÖO (also auch die Unter-ÖO) einzeln (!!! so ein Schmarrn) eingebunden werden. Falls man nur ein paar Projekte hat geht das. Allerdings unser Sekretariat 'verteilt' ja ggf. ankommende E-Mails in die ÖO, da ist das nicht mehr handhab bar.

Altes Outlook: Max. ein Rückschritt auf Outlook 2016 'währe' wohl möglich (wg. Kompatibilität zu Exchange 2019) - Nur, das kann's ja nicht sein.

Suche: Selbes Verhalten bei einem unserer Notebooks beobachtet. Outlook aufgemacht, ca. 5sec später ÖO weg. Bzw. ähnliches Verhalten: Outlook geöffnet, ÖO angeklickt, per Suche nach einem Kontakt gesucht, Kontakt wurde gefunden, angezeigt, und ÖO war weg.

Bintec/Telekom: GOTT SEI DANK ist der raus aus dem Haus! INet über FitzCable (Vodafon), HomeOffices ebenso alle über FrizBoxen.
Zu Bintec - War letztes Jahr ein riesen Gschiss, führte dazu dass wir INet von Telekom abtrennten! Warum: DirectAccess Port-Durchtunnelung/Protokolle ging nie, Bintec (Telekom) Router konnte das Softwaretechnisch nicht! (...und leider benötigen wir den Bintec wg. der alten Telefonanlage.)

Tja, soweit
Grüße Jürgen
Mitglied: 144260
144260 Jun 08, 2020 updated at 15:38:13 (UTC)
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da OL 2019 bei der Einrichtung des Exchangekontos jedes Mal auf eine Microsoft-Konto-Anmeldung umsprang

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\AutoDiscover
ExcludeExplicitO365Endpoint DWORD mit Wert 1 anlegen.

https://docs.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/domain-management/ ...
https://help.bittitan.com/hc/en-us/articles/360005041333-Outlook-Client- ...
https://medium.com/jj365/outlook-issue-with-direct-connect-to-office365- ...
usw.
Member: tomeac
tomeac Jul 01, 2020 updated at 11:16:02 (UTC)
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@144260

Vielen Dank für den Link. Das hatte neulich bei einem neu aufgesetzten Client mit OL2019 leider nichts gebracht. Am Ende habe ich dann dort OL2013 installiert, damit passiert dieses Verhalten nicht.


@BISupport

Danke für Deine Infos. Ja, unter OWA hilft es nicht wirklich, da man nicht die ganze Struktur einbinden kann. Übrigens: Bei uns laufen einige OL2010s und 2013s ebenso gut (oder schlecht) wie die neueren Versionen mit EX2019, obwohl sie ja offiziell nicht mehr unterstützt werden.

Ich habe dazu auch gerade noch unseren aktuellen Stand bei Franky im Forum beschrieben. Alles in allem wohl einfach etwas mit dem man leben muss. Schon ganz schön nervig manchmal...

Dann nochmal danke für Eure Beiträge. Sollte ich irgendwas dazu rauskriegen melde ich mich wieder.

Gruß
Tom