Internetbasiertes Ablage und Abrufsystem zur gezielten Weiterverteilung von Infos?

Infos innerhalb einer (Jugend)Verbandsstruktur weiterzuverteilen ist notwendig, aber manchmal auch für den Empfänger nervig, wenn er zig Mails mit zahlreichen PDFs erhält. Ich bin auf der Suche nach einer anderen internetbasierten Lösung.

Ich bin auf der Suche nach einem supereinfach bedienbaren, internetbasierten "Ablage und Abruf system"-System für E-Mails, PDFs, JPGs usw., die ich an unsere Landesverbände, Jugendwarte der Vereine und den hunderten Jugendleitern in den Ortsgruppen weiterreichen möchte.

Hintergrund:
Wir erhalten und produzieren selbst Informationen rund um Kinder- und Jugendarbeit. Diese Infos kommen i.d.R als Mail mit PDF-Anhang und werden nach unserer Sichtung ganz oder in Teilen weitergereicht in unsere Struktur.

Unsere Unterstruktur soll nicht zugeballert werden mit zig Mails in der Woche oder alternativ einer Riesenmail mit zig Anhängen einmal die Woche.

Ich würde gern eine Art System nutzen, wo ich möglichst supersimpel per Drag & Drop die Mail oder die PDFs/JPGs reinziehen (kurz ein/zwei Sätze dazu als Infotext eingeben) und für den "erlauchten" Kreis abrufbar auf <domain.de> hinterlegen kann (versteckter Link genügt, Keine Passwortabfrage erforderlich, Managed Server von 1&1 vorhanden).

Alle diese Infos erst für unser CMS-System aufzubreiten (Texte neu formatieren, Anlagen lokal abspeichern und ins CMS hochladen) ist alles viel zu aufwändig.

Für den Empfänger der vielen Infos hätte es den Vorteil, er bekommt von uns (vielleicht einmal die Woche Freitags) eine ganz kurze Mail immer mit dem versteckten Link und genau den kurzen Sätzen der hinterlegten Sachen, die ich vorher beim Drag & Drop hinterlegt hab. Danach entscheidet der Empfänger, was er aufruft und kann sich auch alles andere Hinterlegte ansehen/abrufen.

-> Nervfaktor verringert, Übertragungsvolumen erheblich reduziert (nicht alle haben DSL).

Habt jemand einen Tipp, was es da für Softwarelösungen oder gar Dienste gibt, oder hab ich mich vielleicht zu umständlich ausgedrückt?

Herzlichen Dank
Jörg