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Mails löschen älter als via GPO erzwingen
Hallo,
wir haben einen online Exchange bei M365. Einige Nutzer sind seit vielen Jahren dabei und haben entsprechend große Postfächer, da sich einige "Marotten" eingeschlichen haben, die es dauert auszutreiben.
Ich würde daher gerne via GPO Einstellungen im Outlook erzwingen.
Alle Mails die älter sind als 6 Monate, sollen endgültig gelöscht werden. Über Archivierung und so weiter brauchen wir nicht zu reden, auch nicht über aufbewahrungspflichten, das ist alles geklärt.
Was ich möchte, sind die Outlook Profile massiv zu verkleinern.
Ich habe im Compilance Center unter Microsoft365 und Exchange Legacy jeweils eine Richtlinie angelegt, die alles älter als 6 Monate löschen soll.
Leider greift aber nichts der Einstellungen und ich finde den Fehler nicht.
Ich habe die ADMX für die GPO geladen und installiert und auch hier eine GPO erstellt, die meines Erachtens nach arbeiten soll, aber auch hier passiert nichts.
Hat evtl. jemand eine Anleitung an der man sich zur Fehlersuche langhangeln kann oder eine Idee was evtl. schief gelaufen sein kann?
LG
Thabs
wir haben einen online Exchange bei M365. Einige Nutzer sind seit vielen Jahren dabei und haben entsprechend große Postfächer, da sich einige "Marotten" eingeschlichen haben, die es dauert auszutreiben.
Ich würde daher gerne via GPO Einstellungen im Outlook erzwingen.
Alle Mails die älter sind als 6 Monate, sollen endgültig gelöscht werden. Über Archivierung und so weiter brauchen wir nicht zu reden, auch nicht über aufbewahrungspflichten, das ist alles geklärt.
Was ich möchte, sind die Outlook Profile massiv zu verkleinern.
Ich habe im Compilance Center unter Microsoft365 und Exchange Legacy jeweils eine Richtlinie angelegt, die alles älter als 6 Monate löschen soll.
Leider greift aber nichts der Einstellungen und ich finde den Fehler nicht.
Ich habe die ADMX für die GPO geladen und installiert und auch hier eine GPO erstellt, die meines Erachtens nach arbeiten soll, aber auch hier passiert nichts.
Hat evtl. jemand eine Anleitung an der man sich zur Fehlersuche langhangeln kann oder eine Idee was evtl. schief gelaufen sein kann?
LG
Thabs
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15 Comments
Latest comment
Moin.
Welche M365-Lizenz/welche Office-Version setzt ihr ein?
Nicht alle unterstützen GPOs.
Cheers,
jsysde
Welche M365-Lizenz/welche Office-Version setzt ihr ein?
Nicht alle unterstützen GPOs.
Cheers,
jsysde
Guten Morgen,
365 Business Premium und Microsoft 365 Apps for Business.
LG
Thabs
365 Business Premium und Microsoft 365 Apps for Business.
LG
Thabs
Hallo Thabeus
Nach meinem Kenntnisstand werden GPO-Einstellungen für Microsoft 365 Business Premium nicht unterstützt.
Ich bin aber letzthin am untenstehenden Beitrag hängen geblieben. Selbst habe ich das noch nicht versucht.
Die Erklärung ist aber schlüssig und nachvollziehbar. Mit etwas Arbeit an den ADMX-Dateien sollte das danach funktionieren.
https://www.gruppenrichtlinien.de/artikel/office-365-business-und-premiu ...
Grüsse
Marc
Nach meinem Kenntnisstand werden GPO-Einstellungen für Microsoft 365 Business Premium nicht unterstützt.
Ich bin aber letzthin am untenstehenden Beitrag hängen geblieben. Selbst habe ich das noch nicht versucht.
Die Erklärung ist aber schlüssig und nachvollziehbar. Mit etwas Arbeit an den ADMX-Dateien sollte das danach funktionieren.
https://www.gruppenrichtlinien.de/artikel/office-365-business-und-premiu ...
Grüsse
Marc
Mit M365 Business Premium hat jedes Postfach auch ein 100GB Onlinearchiv (erweiterbar auf bis zu 1,5TB). Stelle eine Richtlinie ein "alles älter als 6 Monate - verschieben Onlinearchiv" und gut ist. Machen wir auch, aber nicht 6 Monate sondern 2 Jahre. So haben wir auch die "Hardcore" User mit 50GB+ OST gut in den Griff bekommen.
Zitat von @DerMaddin:
Mit M365 Business Premium hat jedes Postfach auch ein 100GB Onlinearchiv (erweiterbar auf bis zu 1,5TB). Stelle eine Richtlinie ein "alles älter als 6 Monate - verschieben Onlinearchiv" und gut ist. Machen wir auch, aber nicht 6 Monate sondern 2 Jahre. So haben wir auch die "Hardcore" User mit 50GB+ OST gut in den Griff bekommen.
Mit M365 Business Premium hat jedes Postfach auch ein 100GB Onlinearchiv (erweiterbar auf bis zu 1,5TB). Stelle eine Richtlinie ein "alles älter als 6 Monate - verschieben Onlinearchiv" und gut ist. Machen wir auch, aber nicht 6 Monate sondern 2 Jahre. So haben wir auch die "Hardcore" User mit 50GB+ OST gut in den Griff bekommen.
Das habe ich gemacht, aber leider scheint das nicht zu greifen, das ist mir Stolperstein.
Aber schön das "meine User" nicht die einzigen mit der "Messi ich sammle jede mail 10 Jahre lang" Marotten sind :D
Wann gemacht? Wenn du das heute einrichtest (wenn es korrekt ist), dann kann es bis zu 7 Tage dauern bis die Emails ins Onlinearchiv verschoben werden.
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/troubleshoot/archive-mai ...
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/troubleshoot/archive-mai ...
siehe oben:
"Ich habe im Compilance Center unter Microsoft365 und Exchange Legacy jeweils eine Richtlinie angelegt, die alles älter als 6 Monate löschen soll.
Leider greift aber nichts der Einstellungen und ich finde den Fehler nicht."
Ich gehe erstmal davon aus, das die Dinge die da "angeboten" werden zur Auswahl auch Funktion haben.
"Ich habe im Compilance Center unter Microsoft365 und Exchange Legacy jeweils eine Richtlinie angelegt, die alles älter als 6 Monate löschen soll.
Leider greift aber nichts der Einstellungen und ich finde den Fehler nicht."
Ich gehe erstmal davon aus, das die Dinge die da "angeboten" werden zur Auswahl auch Funktion haben.
Fehlersuche liegt in deinem Ermessen, Fakt ist, dass es funktioniert. Vielleicht hilft dir dieser Link weiter:
https://lazyadmin.nl/office-365/outlook-online-archive-for-office-365-ex ...
https://lazyadmin.nl/office-365/outlook-online-archive-for-office-365-ex ...
Danke ich werde es noch mal angehen und suchen was da schief läuft und die Ansätze testen.
Hallo,
kurze Rückmeldung, es läuft noch immer nicht. Im Outlook werden die Richtlinien sogar zum Teil angezeigt, aber die Mails und somit die OST werden nicht kleiner.
lg
Thabs
kurze Rückmeldung, es läuft noch immer nicht. Im Outlook werden die Richtlinien sogar zum Teil angezeigt, aber die Mails und somit die OST werden nicht kleiner.
lg
Thabs
Hallo Thabeus
Ich lehne mich jetzt weit aus dem Fenster; ich habe noch nie eine OST-Datei gesehen, die durch irgendwelche Massnahmen kleiner geworden ist.
Wenn du entsprechenden Zugriff auf die Clients hast, lösche die OSTs und lass sie neu aufbauen. Das ist aus meiner Sicht der effizienteste Weg. Wenn deine Regeln gegriffen haben, sollten die OSTs danach wesentlich keiner ausfallen.
Grüsse
Marc
Ich lehne mich jetzt weit aus dem Fenster; ich habe noch nie eine OST-Datei gesehen, die durch irgendwelche Massnahmen kleiner geworden ist.
Wenn du entsprechenden Zugriff auf die Clients hast, lösche die OSTs und lass sie neu aufbauen. Das ist aus meiner Sicht der effizienteste Weg. Wenn deine Regeln gegriffen haben, sollten die OSTs danach wesentlich keiner ausfallen.
Grüsse
Marc
Ok, daran habe ich überhaupt nicht gedacht.
Das mit der OST löschen werde ich mal heute Abend erzwingen............ das habe ich auch noch nie beobachtet oder in Erwägung gezogen :D
Danke ;)
Tante Edit: Wobei, wenn die Regel "autoarchivieren" greift und startet, dann werden Mails ja gelöscht/verschoben.
Das würde doch meiner Ansicht nach zur Verkleinerung führen?
Das mit der OST löschen werde ich mal heute Abend erzwingen............ das habe ich auch noch nie beobachtet oder in Erwägung gezogen :D
Danke ;)
Tante Edit: Wobei, wenn die Regel "autoarchivieren" greift und startet, dann werden Mails ja gelöscht/verschoben.
Das würde doch meiner Ansicht nach zur Verkleinerung führen?
Hallo Thabeus
Ja, das wäre die logische Konsequenz. Aber bei mir hat das bislang nie den gewünschten Effekt erzielt.
Grüsse
Marc
Tante Edit: Wobei, wenn die Regel "autoarchivieren" greift und startet, dann werden Mails ja gelöscht/verschoben.
Das würde doch meiner Ansicht nach zur Verkleinerung führen?
Das würde doch meiner Ansicht nach zur Verkleinerung führen?
Ja, das wäre die logische Konsequenz. Aber bei mir hat das bislang nie den gewünschten Effekt erzielt.
Grüsse
Marc
Eine OST Datei wird nicht ständig verkleinert, wenn Inhalte dauerhaft gelöscht werden. Dies kann man mit einem Container vergleichen, der immer vergrößert wird, damit alles rein passt. Werden Inhalte entfernt, wird der Rahmen aber nicht verkleinert, daher löschen oder die OST komprimieren über die Kontoeinstellungen.
Moin.
Eine OST-Datei ist im Prinzip nix anderes als eine Datenbank - und Datenbanken werden nicht kleiner, wenn man Inhalte raus löscht. Man muss die Datenbank-Files, in diesem Fall die OST-Datei, schon explizit verkleinern, das passiert nicht automatisch.
In Outlook gibts dafür irgendwo ne Funktion in den Eigenschaften des Kontos. Datendatei komprimieren o.ä. - diese Funktion tut dann genau das, was der Name vermuten lässt: Sie entfernt den "Whitespace" aus der Datei und schrumpft diese zusammen. Je nach Größe der Datei und Performance des Clients dauert das auch mal etwas länger.
Wenn man stattdessen einfach ein neues Outlook-Profil anlegt und Outlook damit startet, wird eine neue, "leere" OST-Datei angelegt und von vornherein nur mit den Inhalten befüllt, die aktuell im Postfach vorhanden sind. Kann ggf. der schnellere Weg sein, auf jeden Fall ist es der am wenigsten fehleranfällige Weg.
Ich hab' nach dem Verkleinern von teils mehrere Jahre alten OST-Dateien und nach entsprechenden Lösch-/Archivierungsaktionen im Postfach schon die ein oder andere Merkwürdigkeit erlebt. Mit einem neuen Outlook-Profil war dann alles wieder gut.
Cheers,
jsysde
Eine OST-Datei ist im Prinzip nix anderes als eine Datenbank - und Datenbanken werden nicht kleiner, wenn man Inhalte raus löscht. Man muss die Datenbank-Files, in diesem Fall die OST-Datei, schon explizit verkleinern, das passiert nicht automatisch.
In Outlook gibts dafür irgendwo ne Funktion in den Eigenschaften des Kontos. Datendatei komprimieren o.ä. - diese Funktion tut dann genau das, was der Name vermuten lässt: Sie entfernt den "Whitespace" aus der Datei und schrumpft diese zusammen. Je nach Größe der Datei und Performance des Clients dauert das auch mal etwas länger.
Wenn man stattdessen einfach ein neues Outlook-Profil anlegt und Outlook damit startet, wird eine neue, "leere" OST-Datei angelegt und von vornherein nur mit den Inhalten befüllt, die aktuell im Postfach vorhanden sind. Kann ggf. der schnellere Weg sein, auf jeden Fall ist es der am wenigsten fehleranfällige Weg.
Ich hab' nach dem Verkleinern von teils mehrere Jahre alten OST-Dateien und nach entsprechenden Lösch-/Archivierungsaktionen im Postfach schon die ein oder andere Merkwürdigkeit erlebt. Mit einem neuen Outlook-Profil war dann alles wieder gut.
Cheers,
jsysde
