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Office 365 sinnvoll mit mehreren Email-Adressen benutzen
Hallo,
vermutlich wurde das schon mehrfach diskutiert, ich habe aber keinen Beitrag mit einer Lösung gefunden.
Das kann natürlich heissen, dass es dafür keine Lösung gibt.
Ich sehe hier im vorbeilaufen einen Kunden der sich das Leben sehr schwer zu machen scheint.
Es ist eine Firmengruppe mit 6-7 Marken und ca. 30 Mitarbeiter(innen).
Die meisten Mitarbeiter haben 4-7 echte Postfächer in Ihrem Outlook mit aktiviertem Cache-Modus
Je nachdem für welche Marken sie arbeiten.
Dazu meist noch ein paar eingebundene Postfächer.
Mailstore archiviert und löscht alles was älter als 12 Monate ist.
Die Postfächer kommen teilweise von einem Onpremise Exchange und teilweise von einem Exchange-Hosting-Anbieter (nicht MS) ohne AD-Anbindung.
Grundsätzlich funktioniert dies.
Probleme:
- Beim wechseln auf einen anderen PC muss Outlook erstmal alle Mails runterladen. Das können schon mal 50-150 GB sein.
- Ohne Cache-Modus ist Outlook unbenutzbar langsam
- Die Suche funktioniert manchmal nicht. Dann muss man den Suchindex löschen und es geht wieder
- Einen neuen Benutzer anlegen und auf einem PC einrichten dauert ca. 90 Minuten
- Abwesenheitsnotizen muss man für jedes Postfach einzeln aktivieren
Was dem Kunden wichtig ist:
- Wenn man in Posteingang von Postfach mustermann@firmaA.de auf eine Mail antwortet muss der richtige Absender und die richtige Signatur automatisch ausgewählt sein. Die sei kritisch wichtig.
- Das gleiche gilt wenn man im Postfach mustermann@firmaA.de eine neue Mail erstellt.
- OWA ist keine Option weil die Mitarbeiter mit allen Postfächern gleichzeitig arbeiten.
Die Lösung wäre natürlich wenn jeder Mitarbeiter nur noch ein Konto hätte und alle die gleiche Domäne GruppeA.de verwendet.
Das will der Kunde aber nicht.
Jemand eine Idee?
vermutlich wurde das schon mehrfach diskutiert, ich habe aber keinen Beitrag mit einer Lösung gefunden.
Das kann natürlich heissen, dass es dafür keine Lösung gibt.
Ich sehe hier im vorbeilaufen einen Kunden der sich das Leben sehr schwer zu machen scheint.
Es ist eine Firmengruppe mit 6-7 Marken und ca. 30 Mitarbeiter(innen).
Die meisten Mitarbeiter haben 4-7 echte Postfächer in Ihrem Outlook mit aktiviertem Cache-Modus
Je nachdem für welche Marken sie arbeiten.
Dazu meist noch ein paar eingebundene Postfächer.
Mailstore archiviert und löscht alles was älter als 12 Monate ist.
Die Postfächer kommen teilweise von einem Onpremise Exchange und teilweise von einem Exchange-Hosting-Anbieter (nicht MS) ohne AD-Anbindung.
Grundsätzlich funktioniert dies.
Probleme:
- Beim wechseln auf einen anderen PC muss Outlook erstmal alle Mails runterladen. Das können schon mal 50-150 GB sein.
- Ohne Cache-Modus ist Outlook unbenutzbar langsam
- Die Suche funktioniert manchmal nicht. Dann muss man den Suchindex löschen und es geht wieder
- Einen neuen Benutzer anlegen und auf einem PC einrichten dauert ca. 90 Minuten
- Abwesenheitsnotizen muss man für jedes Postfach einzeln aktivieren
Was dem Kunden wichtig ist:
- Wenn man in Posteingang von Postfach mustermann@firmaA.de auf eine Mail antwortet muss der richtige Absender und die richtige Signatur automatisch ausgewählt sein. Die sei kritisch wichtig.
- Das gleiche gilt wenn man im Postfach mustermann@firmaA.de eine neue Mail erstellt.
- OWA ist keine Option weil die Mitarbeiter mit allen Postfächern gleichzeitig arbeiten.
Die Lösung wäre natürlich wenn jeder Mitarbeiter nur noch ein Konto hätte und alle die gleiche Domäne GruppeA.de verwendet.
Das will der Kunde aber nicht.
Jemand eine Idee?
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8 Kommentare
Neuester Kommentar
Kennst du Zendesk oder vergleichbare Lösungen?
Moin,
Ja, man könnte das richtige Werkzeug benutzen.
Ein CRM oder Ticketsystem könnte da z. B. helfen.
/Thomas
Jemand eine Idee?
Was für ein grausamer Facebook Slang.Das Stichwort heisst Email Alias und Sender Based Routing.
"OWA ist keine Option weil die Mitarbeiter mit allen Postfächern gleichzeitig arbeiten."
Wir arbeiten mit mehreren Postfächern an unterschiedlichen PC gleichzeitig. Das ist dann evtl. doch nicht der ausschlaggebende Grund.
Wir arbeiten mit mehreren Postfächern an unterschiedlichen PC gleichzeitig. Das ist dann evtl. doch nicht der ausschlaggebende Grund.
- Beim wechseln auf einen anderen PC muss Outlook erstmal alle Mails runterladen. Das können schon mal 50-150 GB sein.
Diese riesige Datenmenge (Exchange = FTP Server?) müssen ja irgendwie ins Outlook kommen.- Ohne Cache-Modus ist Outlook unbenutzbar langsam
Der Cache Modus ist nur flott, wenn der Server on Premisses steht und die Clients nicht übers Internet müssen.- Einen neuen Benutzer anlegen und auf einem PC einrichten dauert ca. 90 Minuten
Benutzer anlegen macht man zentral im Active Directory on Premisses oder im Azure, geht natürlich nicht mit Hosted Exchange Postfächern. Dafür kann sich der Benutzer dann an jedem Rechner spontan anmelden und muss nicht einmal mehr was eingerichtet bekommen. Outlook wird das erste Mal gestartet, erkennt das Postfach automatisch und der Email Download geht sofort los bzw der nicht-Cache-Modus zeigt sie gleich an.
Moin,
All das was du oben geschrieben hast, ist durchaus innerhalb einer Domäne mit einem Domänenkonto und verschiedenen Mail-Konten möglich. Der Exchange kann hervorragend verschiedene Mail-Domänen verwalten und trennen auf die du dann mit einem Domänenkonto ein Outlook startet. Im Outlook hast du dann halt verschiedenen Mailkonten eingebunden.
Zumindest technisch sehe ich bei dem was bzw. wie du es hier schreibst keine große Herausforderung oder ich habe die Situation noch nicht ganz durschaut.
Gruß
Doskias
Zitat von @EDVMan27:
Die Postfächer kommen teilweise von einem Onpremise Exchange und teilweise von einem Exchange-Hosting-Anbieter (nicht MS) ohne AD-Anbindung.
Was spricht dagegen die Exchange-Hosting-Adressen auf den Onpremise-Exchange zu legen? Dann hast du schonmal eine einheitliche Anbindung, denn:Die Postfächer kommen teilweise von einem Onpremise Exchange und teilweise von einem Exchange-Hosting-Anbieter (nicht MS) ohne AD-Anbindung.
Grundsätzlich funktioniert dies.
Probleme:
- Beim wechseln auf einen anderen PC muss Outlook erstmal alle Mails runterladen. Das können schon mal 50-150 GB sein.
Sind dann intern, das geht schnell.Probleme:
- Beim wechseln auf einen anderen PC muss Outlook erstmal alle Mails runterladen. Das können schon mal 50-150 GB sein.
- Ohne Cache-Modus ist Outlook unbenutzbar langsam
Cache Modus ist nur bei on Premiss empfehlenswert, wie NordicMike schon sagte- Einen neuen Benutzer anlegen und auf einem PC einrichten dauert ca. 90 Minuten
1 AD-Benutzer pro Postfach. die zuzsätzlichen Postfächer einfach als zusätzlichen Benutzer verbinden. hast du dann 4 Postfächer, dann hast du auch 4 Benutzer und Postfächer im Outlook, 4 getrennte Posteingänge und beim Antworten wird die Adresse genutzt, in dessen Posteingang die E-Mail ist. Das ganze dauert keine 90 Minuten, sondern Maximal 5.- Abwesenheitsnotizen muss man für jedes Postfach einzeln aktivieren
Ist es, genau so. 4 Postfächer und du musst für jedes Postfach den Abwesenheitsassistenten separat pflegen.Was dem Kunden wichtig ist:
- Wenn man in Posteingang von Postfach mustermann@firmaA.de auf eine Mail antwortet muss der richtige Absender und die richtige Signatur automatisch ausgewählt sein. Die sei kritisch wichtig.
siehe oben- Wenn man in Posteingang von Postfach mustermann@firmaA.de auf eine Mail antwortet muss der richtige Absender und die richtige Signatur automatisch ausgewählt sein. Die sei kritisch wichtig.
- Das gleiche gilt wenn man im Postfach mustermann@firmaA.de eine neue Mail erstellt.
siehe oben- OWA ist keine Option weil die Mitarbeiter mit allen Postfächern gleichzeitig arbeiten.
du kannst via OWA mit mehreren Postfächern arbeiten, brauchst du aber nicht.Die Lösung wäre natürlich wenn jeder Mitarbeiter nur noch ein Konto hätte und alle die gleiche Domäne GruppeA.de verwendet.
Das will der Kunde aber nicht.
Das will er Kunde schon. Er trennt nur nicht Sauber zwischen Konto und Konto. Das will der Kunde aber nicht.
All das was du oben geschrieben hast, ist durchaus innerhalb einer Domäne mit einem Domänenkonto und verschiedenen Mail-Konten möglich. Der Exchange kann hervorragend verschiedene Mail-Domänen verwalten und trennen auf die du dann mit einem Domänenkonto ein Outlook startet. Im Outlook hast du dann halt verschiedenen Mailkonten eingebunden.Zumindest technisch sehe ich bei dem was bzw. wie du es hier schreibst keine große Herausforderung oder ich habe die Situation noch nicht ganz durschaut.
Gruß
Doskias
Ticket/CRM
Es geht um Kommunikation mit Lieferanten über Produktionen und Lieferungen.
Häufig wild gemischt für unterschiedliche Bestellungen in einer Mail.
Ticket, CRM, etc hat der Kunden angeblich ausprobiert und passt nicht zu deren Abläufe.
Email-Alias / eingebundene Postfächer
Hier funktioniert das automatische setzen des Absenders und der Signatur nicht zuverlässig genug.
OWA
Hier fehlt dem Kunden die Übersicht.
Aktuell sind in den Favoriten bis zu 15 Posteingänge mit den netten Nummern wieviele ungelesene Mails da sind.
Das geht in OWA nicht. Auch der Wechsel zwischen den Postfächern nicht so flott von der Hand.
Exchange alles onpremise will der Kunde nicht aus Angst vor einem Ausfall.
Soll eigentlich ganz weg.
Gerne alles mit o365.
Es geht um Kommunikation mit Lieferanten über Produktionen und Lieferungen.
Häufig wild gemischt für unterschiedliche Bestellungen in einer Mail.
Ticket, CRM, etc hat der Kunden angeblich ausprobiert und passt nicht zu deren Abläufe.
Email-Alias / eingebundene Postfächer
Hier funktioniert das automatische setzen des Absenders und der Signatur nicht zuverlässig genug.
OWA
Hier fehlt dem Kunden die Übersicht.
Aktuell sind in den Favoriten bis zu 15 Posteingänge mit den netten Nummern wieviele ungelesene Mails da sind.
Das geht in OWA nicht. Auch der Wechsel zwischen den Postfächern nicht so flott von der Hand.
Exchange alles onpremise will der Kunde nicht aus Angst vor einem Ausfall.
Soll eigentlich ganz weg.
Gerne alles mit o365.
Zitat von @EDVMan27:
Ticket/CRM
Es geht um Kommunikation mit Lieferanten über Produktionen und Lieferungen.
Häufig wild gemischt für unterschiedliche Bestellungen in einer Mail.
Ticket, CRM, etc hat der Kunden angeblich ausprobiert und passt nicht zu deren Abläufe.
Ein gutes CRM lässt sich den eigenen Abläufen anpassen. Argument entkräftet Ticket/CRM
Es geht um Kommunikation mit Lieferanten über Produktionen und Lieferungen.
Häufig wild gemischt für unterschiedliche Bestellungen in einer Mail.
Ticket, CRM, etc hat der Kunden angeblich ausprobiert und passt nicht zu deren Abläufe.
Email-Alias / eingebundene Postfächer
Hier funktioniert das automatische setzen des Absenders und der Signatur nicht zuverlässig genug.
Was heißt nicht zuverlässig genug. Wenn man im richtigen Postfach ist, dann nimmt er das. Punkt aus fertig. Da geht nichts anderes. Wenn das nicht so ist, war der User vielleicht nicht i richtigen Postfach oder es wurden Mails postfachübergreifen kopiert?Hier funktioniert das automatische setzen des Absenders und der Signatur nicht zuverlässig genug.
Exchange alles onpremise will der Kunde nicht aus Angst vor einem Ausfall.
Also wenn er Angst vor einem Ausfall hat, dann hat er ja sicherlich alle Server (Fileserver, DC, Printserver, etc.) im Cluster laufen. Auch die Firewall dann natürlich. Wieso dann den Exchange nicht?Soll eigentlich ganz weg.
Gerne alles mit o365.
Also bei mir fällt die Internetanbindung häufiger aus, als die Server Gerne alles mit o365.
. Aber im Prinzip geht auch alle im O365. Ob du nun die Mails des Hosting Anbieters nach intern umziehst oder den Hoster und den onpremise zu O365 schiebst, spielt eine untergeordnete Rolle. In meinen Augen wäre in dem Konstrukt weiterhin der erste Schritt, dass alle Mails auf dem gleichen Server ankommen. Damit hast du schonmal eine Mege an Kontrolle und Optionen gewonnen.
