Outlook 2003 - Nachrichten mit Notiz versehen

Hallo,

ich hoffe jemand hat einen Tipp für mich ...

Mein Problem:

ich verteile eingehende email / voicemail / Faxe über exchange 2003 an öffentliche Ordner, die an den clients mit Outlook 2003 eingesehen werden. Nun möchte ich, daß im ÖO die Nachrichten mit kurzen Kommentaren versehen werden, zum Beispiel bei voicemail mit Namen des Anrufers (so keine Rufnummernerkennung), seinem Problem und wie darauf reagiert wurde. Die Bearbeitungsfunktion in Outlook selbst ist mir einerseits zu rudimentär, zum zweiten läuft man Gefahr, Kommentare in emails in der Antwort mitzusenden, falls die Ursprungsmail als Bezug mit versandt wird und drittens kommt es mitunter zu Synchronisierungsproblemen, wenn verschiedene Benutzer in der Kennzeichnung "rumopern".

Kennt jemand eine Lösung, eventuell ein add in, mit dem bequem Kommentare an solche Nachrichten zufügen kann??

LG, Thomas