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Outlook Suche in freigegebenen Postfächern
Hallo alle miteinander,
hier kurz meine Situation:
Folgendes Problem:
Wenn ich die Suche oben in Outlook verwende und "In allen Outlook Ordnern suchen" auswähle, sucht er nur in meinem "Hauptpostfach" also v.n@domain.com und nicht im geteilten Postfach "public" z. B.. Um in dem gesharten Postfach zu suchen, muss ich darauf klicken und dann "nur in diesem Ordner suchen" auswählen. Dann funktioniert es ohne Probleme.
Gibt es dafür einen Lösungsansatz? Bei mehreren geteilten Postfächern wird es sonst sehr aufwendig, auf jedes Postfach einzeln zu drücken und dort manuell zu suchen. Die "in allen Outlook Postfächern (oder Elementen)" suchen Funktion klappt leider nicht.
Im zweiten Schritt wär es auch interessant, ob es irgendeine Möglichkeit gibt auch Suchordner für geteilte Postfächer einzurichten. Dies ist soweit ich weiß aber auch nicht möglich.
Danke schon im Voraus für eure Tipps.
MadSweat
hier kurz meine Situation:
- Microsoft 365 Exchange Postfächer für jeden User (vorname.nachname@domain.com)
- Ein geshartes Postfach als "Archiv" - dort wird alles archiviert (ca. 100k Mails zur Zeit)
Folgendes Problem:
Wenn ich die Suche oben in Outlook verwende und "In allen Outlook Ordnern suchen" auswähle, sucht er nur in meinem "Hauptpostfach" also v.n@domain.com und nicht im geteilten Postfach "public" z. B.. Um in dem gesharten Postfach zu suchen, muss ich darauf klicken und dann "nur in diesem Ordner suchen" auswählen. Dann funktioniert es ohne Probleme.
Gibt es dafür einen Lösungsansatz? Bei mehreren geteilten Postfächern wird es sonst sehr aufwendig, auf jedes Postfach einzeln zu drücken und dort manuell zu suchen. Die "in allen Outlook Postfächern (oder Elementen)" suchen Funktion klappt leider nicht.
Im zweiten Schritt wär es auch interessant, ob es irgendeine Möglichkeit gibt auch Suchordner für geteilte Postfächer einzurichten. Dies ist soweit ich weiß aber auch nicht möglich.
Danke schon im Voraus für eure Tipps.
MadSweat
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13 Comments
Latest comment
Moin Mad,
ist der Exchange-Cache-Modus aktiv? Du kannst in den Outlook Einstellungen
auch einstellen, dass Outlook "immer" in allen Postfächern suchen soll.
Wie verhält sich die Suche in OWA? Wenn es da direkt funktioniert,
könntest versuchen über die "Indizierungsoptionen" das ganze nochmal indizieren.
Wenn man nur ein konkretes freigegebenes Postfach mit dem lokalen Outlook durchsuchen will, muss das Postfach ohne Cache-Exchange-Modus verbunden sein, sodass die Exchange Search Engine verwendet wird. Dann hat man die Optionen "Aktueller Ordner", "Untergeordnete Ordner" und "Aktuelles Postfach".
Grüße
ist der Exchange-Cache-Modus aktiv? Du kannst in den Outlook Einstellungen
auch einstellen, dass Outlook "immer" in allen Postfächern suchen soll.
Wie verhält sich die Suche in OWA? Wenn es da direkt funktioniert,
könntest versuchen über die "Indizierungsoptionen" das ganze nochmal indizieren.
Wenn man nur ein konkretes freigegebenes Postfach mit dem lokalen Outlook durchsuchen will, muss das Postfach ohne Cache-Exchange-Modus verbunden sein, sodass die Exchange Search Engine verwendet wird. Dann hat man die Optionen "Aktueller Ordner", "Untergeordnete Ordner" und "Aktuelles Postfach".
Grüße
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Hi Kristian,
Ja der Exchange Cache Modus ist aktiv.
Das Einstellen in den Einstellungen, dass er immer in allen Outlook Elementen sucht, bringt mir leider nicht, da ich das ja auch manuell einstellen kann. Ich kann auch in allen Postfächern suchen, aber leider kommen keine Ergebnisse aus anderen Postfächern - spezifisch die aus den shared Postfächern.
Hier nochmal mein Problem genau mit Screenshots:
Sagen wir das Postfach oben ist v-m (normaler microsoft Account in m365)
Das Postfach unten ist Public (shared mailbox)
Wenn ich in v-m eine Mail mit dem Betreff "Hallo-Test" und im Public eine Mail mit dem Betrag Hallo-Test-Public liegen habe und möchte beide finden, kann ich nicht mit geöffnetem v-m nach "Test" suchen und beide finden. Nur die "Hallo Test" würde gefunden werden (die im v-m). Um die "Hallo-Test-Public" Mail zu finden, müsste ich auf das Public Postfach klicken - z. B. der Posteingang und dann auf "im aktuellen Ordner suchen" auswählen und nach "Test" suchen, dann finde ich die Mail sofort und ohne Probleme.
Ich schließe daraus, dass es nicht an der Indizierung liegt, da ich die Mail sonst auch nicht mit geöffnetem Public Postfach finden könnte.
Das Problem habe ich ja jetzt nur auf ganz einfach runtergebrochen. In der Praxis geht es da ja um 100.000 Mails. Und selbst bei der Menge kann ich alle Mails in Public sofort finden, solange ich "im aktuellen Ordner suchen" verwende und auch im jeweiligen Ordner bin.
Ich hoffe, das ist so verständlich.
Ja der Exchange Cache Modus ist aktiv.
Das Einstellen in den Einstellungen, dass er immer in allen Outlook Elementen sucht, bringt mir leider nicht, da ich das ja auch manuell einstellen kann. Ich kann auch in allen Postfächern suchen, aber leider kommen keine Ergebnisse aus anderen Postfächern - spezifisch die aus den shared Postfächern.
Hier nochmal mein Problem genau mit Screenshots:
Sagen wir das Postfach oben ist v-m (normaler microsoft Account in m365)
Das Postfach unten ist Public (shared mailbox)
Wenn ich in v-m eine Mail mit dem Betreff "Hallo-Test" und im Public eine Mail mit dem Betrag Hallo-Test-Public liegen habe und möchte beide finden, kann ich nicht mit geöffnetem v-m nach "Test" suchen und beide finden. Nur die "Hallo Test" würde gefunden werden (die im v-m). Um die "Hallo-Test-Public" Mail zu finden, müsste ich auf das Public Postfach klicken - z. B. der Posteingang und dann auf "im aktuellen Ordner suchen" auswählen und nach "Test" suchen, dann finde ich die Mail sofort und ohne Probleme.
Ich schließe daraus, dass es nicht an der Indizierung liegt, da ich die Mail sonst auch nicht mit geöffnetem Public Postfach finden könnte.
Das Problem habe ich ja jetzt nur auf ganz einfach runtergebrochen. In der Praxis geht es da ja um 100.000 Mails. Und selbst bei der Menge kann ich alle Mails in Public sofort finden, solange ich "im aktuellen Ordner suchen" verwende und auch im jeweiligen Ordner bin.
Ich hoffe, das ist so verständlich.
Das ist ein "Fehler by Design"... https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/781487/outlook-deskt ...
Kurz zusammengefasst: Wenn ein Postfach via AutoMapping in Outlook hinzugefügt wird, dann ist es nicht möglich in diesem Postfach zu suchen. Dies kann man nur dann machen, wenn das Postfach manuell in Outlook hinzugefügt wurde.
Das AutoMapping ist default immer an, daher kann man das nur via PowerShell ändern: https://learn.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/profiles-and-acco ...
Kurz zusammengefasst: Wenn ein Postfach via AutoMapping in Outlook hinzugefügt wird, dann ist es nicht möglich in diesem Postfach zu suchen. Dies kann man nur dann machen, wenn das Postfach manuell in Outlook hinzugefügt wurde.
Das AutoMapping ist default immer an, daher kann man das nur via PowerShell ändern: https://learn.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/profiles-and-acco ...
https://www.youtube.com/watch?v=EHq5w7xYG0M&ab_channel=MarekoTech
Einzige Lösung, ist aber nicht perfekt, weil das bei jedem Client einzeln gemacht wird.
Finde es schade, dass Microsoft es nicht hinbekommt eine vernünftige Lösung nach über 5 Jahren dafür anzubieten.
Einzige Lösung, ist aber nicht perfekt, weil das bei jedem Client einzeln gemacht wird.
Finde es schade, dass Microsoft es nicht hinbekommt eine vernünftige Lösung nach über 5 Jahren dafür anzubieten.
Zitat von @madsweat:
Einzige Lösung, ist aber nicht perfekt, weil das bei jedem Client einzeln gemacht wird.
Einzige Lösung, ist aber nicht perfekt, weil das bei jedem Client einzeln gemacht wird.
Wenn du mit "Archiven" arbeitest, gibt es dafür aber auch passende Software / Lösungen ;)
Finde es schade, dass Microsoft es nicht hinbekommt eine vernünftige Lösung nach über 5 Jahren dafür anzubieten.
Hey, Microsoft ist ein "kleines Unternehmen", da sollte man nicht ganz so viel erwarten :D #ironieausGruß
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Mailstore verwenden wir für alle Mails die älter als ca. 2 Jahre sind. Damit wir das gesharte Postfach nicht lizensieren müssen. An welche Software / Lösung hättest du gedacht?
LG, MadSweat
LG, MadSweat
Moin
Es gibt Alternativen zur eingeschränkten Suche in Outlook.
Ich nutze seit vielen Jahren Lookeen.
Zitat von @madsweat:
https://www.youtube.com/watch?v=EHq5w7xYG0M&ab_channel=MarekoTech
Einzige Lösung, ist aber nicht perfekt, weil das bei jedem Client einzeln gemacht wird.
Wieso einzige Lösung?https://www.youtube.com/watch?v=EHq5w7xYG0M&ab_channel=MarekoTech
Einzige Lösung, ist aber nicht perfekt, weil das bei jedem Client einzeln gemacht wird.
Es gibt Alternativen zur eingeschränkten Suche in Outlook.
Ich nutze seit vielen Jahren Lookeen.
Finde es schade, dass Microsoft es nicht hinbekommt eine vernünftige Lösung nach über 5 Jahren dafür anzubieten.
Damit klappt die Suche über freigegebene Postfächer wie auch öffentliche Ordner problemlos schon immer.
Zitat von @DerMaddin:
Kurz zusammengefasst: Wenn ein Postfach via AutoMapping in Outlook hinzugefügt wird, dann ist es nicht möglich in diesem Postfach zu suchen. Dies kann man nur dann machen, wenn das Postfach manuell in Outlook hinzugefügt wurde.
Kurz zusammengefasst: Wenn ein Postfach via AutoMapping in Outlook hinzugefügt wird, dann ist es nicht möglich in diesem Postfach zu suchen. Dies kann man nur dann machen, wenn das Postfach manuell in Outlook hinzugefügt wurde.
Kann ich nicht bestätigen, die Suche für angezeigte Elemente funktioniert einwandfrei, auch in freigegebenen Postfächern über Automapping.
Das "Problem" bezieht sich lediglich auf E-Mails die aus dem Cache-Zeitraum herausfallen.
Die lassen sich, im Gegensatz zum persönlichen Postfach, nicht nachladen und daher auch nicht durchsuchen.
Es gibt dafür einen Workaround:
Man lässt also alle E-Mails zwischenspeichern, das bezieht sich dann auch auf das freigegebene Postfach.
Nicht schön, aber selten. Alternativ via OWA suchen, geht auch.
Grüße
ToWa
1Zitat von @dertowa:
Kann ich nicht bestätigen, die Suche für angezeigte Elemente funktioniert einwandfrei, auch in freigegebenen Postfächern über Automapping.
Das "Problem" bezieht sich lediglich auf E-Mails die aus dem Cache-Zeitraum herausfallen.
Die lassen sich, im Gegensatz zum persönlichen Postfach, nicht nachladen und daher auch nicht durchsuchen.
Es gibt dafür einen Workaround:
Man lässt also alle E-Mails zwischenspeichern, das bezieht sich dann auch auf das freigegebene Postfach.
Nicht schön, aber selten. Alternativ via OWA suchen, geht auch.
Grüße
ToWa
Zitat von @DerMaddin:
Kurz zusammengefasst: Wenn ein Postfach via AutoMapping in Outlook hinzugefügt wird, dann ist es nicht möglich in diesem Postfach zu suchen. Dies kann man nur dann machen, wenn das Postfach manuell in Outlook hinzugefügt wurde.
Kurz zusammengefasst: Wenn ein Postfach via AutoMapping in Outlook hinzugefügt wird, dann ist es nicht möglich in diesem Postfach zu suchen. Dies kann man nur dann machen, wenn das Postfach manuell in Outlook hinzugefügt wurde.
Kann ich nicht bestätigen, die Suche für angezeigte Elemente funktioniert einwandfrei, auch in freigegebenen Postfächern über Automapping.
Das "Problem" bezieht sich lediglich auf E-Mails die aus dem Cache-Zeitraum herausfallen.
Die lassen sich, im Gegensatz zum persönlichen Postfach, nicht nachladen und daher auch nicht durchsuchen.
Es gibt dafür einen Workaround:
Man lässt also alle E-Mails zwischenspeichern, das bezieht sich dann auch auf das freigegebene Postfach.
Nicht schön, aber selten. Alternativ via OWA suchen, geht auch.
Grüße
ToWa
Ich wünschte du hättest Recht, aber leider ist das nicht so. Das "Alle Mails herunterladen" war bei mir immer eingestellt. Trotzdem kann die Mail nicht gefunden werden. Bitte versuch mal bei deinem Setup das was ich oben beschrieben habe (zweite Antwort) und lass mich wissen ob das bei dir klappt. Soweit ich jetzt weiß klappt die Outlook Suche nur, wenn man das gesharte Postfach als eigenes Postfach hinzufügt, also nicht mit automapping.
@dertowa: nein, es funktioniert grundsätzlich nicht. Ich habe es bei drei Usern getestet. Im eigenen Postfach (Posteingang) und im Posteingang einer SharedMailbox jeweils "Alle Postfächer" ausgewählt in der Suchleiste. Aktuelle Emails bzw. Textauszüge aus diesen wurden nicht gefunden.
Beispiel...
Suche aus meinem Postfach:
Suche aus dem Posteingang der SharedMailbox:
Beispiel...
Suche aus meinem Postfach:
Suche aus dem Posteingang der SharedMailbox:
1Ich stelle mich in den Ordner des freigegebenen Postfachs und Suche nach einem Stichwort:
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Genau das ist der Punkt! Man muss schon in den richtigen Ordner der SharedMailbox wechseln, um etwas zu finden. Suche ich aus einem anderen Postfach heraus mit "Alle Postfächer", dann werden nur das eigene Postfach, Archivpostfach (online) und SharePoint-Listen durchsucht.
Damit die Suche nun auch die SharedMailbox erfasst, muss diese manuell in Outlook hinzugefügt werden statt via Exchange AutoMapping Funktion.
Damit die Suche nun auch die SharedMailbox erfasst, muss diese manuell in Outlook hinzugefügt werden statt via Exchange AutoMapping Funktion.
1Zitat von @DerMaddin:
Genau das ist der Punkt! Man muss schon in den richtigen Ordner der SharedMailbox wechseln, um etwas zu finden.
Genau das ist der Punkt! Man muss schon in den richtigen Ordner der SharedMailbox wechseln, um etwas zu finden.
Das ist dann ja immer die Frage wie man mit einem freigegebenen Postfach umgeht.
Natürlich wäre es anders schöner, ist ja auch über den Umweg möglich, dann aber eben ohne Automapping.
Hat man das zentrale Postfach aber als allgemeiner Eingang, ggf. sinnvolle Unterordner, sehe ich da kein großes Problem. Ich hab noch immer alles in <1min gefunden.
Grüße
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