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(Signatur-)Software für Kleinst-Verein
Nabend allerseits.
Der Förderverein der Schule meines Sohnes ist ein bisschen in "Orga"-Nöten, es läuft nicht unbedingt prickelnd. Der Verein ist aber nicht ganz unwichtig, nur Zeit und Engergie kann kaum einer dafür aufbringen. Es gibt keine einheitliche IT, keine eigene Webseite, E-Mail Domain oder sonstwas, für jemanden wie mich, Admin in der freien Wirtschaft, eher gruselig.
Derzeit ein großes Thema: Spendenbescheinigungen müssen von zwei Personen unterzeichnet werden. Die werden im Moment tatsächlich per Post im Vorstand rum geschickt, das dauert ewig, kostet und der Frust ist natürlich da. Desweiteren scheint mir eine kleine E-Mail Domain und gemeinsamme Dokumentenablage sehr sinnvoll.
Ich will da nicht mit großen Versprechungen den ganzen Laden umkrempeln, als Eltern weiß man was die anderen grade für Ärger haben. Dennoch bin ich in einer Position in der ich helfen könnte und möchte. Über meinen Arbeitgeber wollte ich mich mal nach Unterstüzung erkundigen, von Hardware-Spende bis hin zur von mir administrierten kleinen Terminal Umgebung auf Firmensystemen ist da ne Menge denkbar. Nur was genau macht Sinn?
Als erstes und wichtigstes würde ich gerne Spendenbescheinigungen komplett auf E-Mail umstellen - bis zum Spender. Die genauen Voraussetzungen gucke ich mir noch an aber ich denke es reichen die Bilder beider Unterschriften (für Ausdrucke, wenn sich der Spender einen selber machen möchte) und zwei elektronische Signaturen hinter einander auf einer PDF. Bei uns im Unternehmen stehen echt teure Unterschriftentablets dafür, den Luxus will ich einem Verein natürlich nicht aufschwatzen. Bei kleinen Lösungen kenne ich mich aber auch so gar nicht aus. Ich kenne das Volumen nicht aber wir reden hier vielleicht von ~10 Bescheinigungen im Monat. Hohe und vor allem laufende Kosten möchte ich vermeiden.
Vielleicht gibt es eine gute Lösung, gerne auch als lokal installierte (Kauf-)Software bei der man nur Zertifikate oder sowas erwerben muss. Alternativ gibt es vielleicht eine Cloud-Lösungen für das Mangement von Spendenbescheinigungen. Dann müsste natürlich der Datenschutz stimmen und ich kenne ja die Politik der Plattformen, die wollen dann gleich X Euro für ihr ganzes Portfolio mit lauter Dingen die ich dann auch wieder nicht brauche...
Hat hier jemand einen Verein oder betreut Vereine und kann mir vielleicht ein paar Empfehlungen geben?
Der Förderverein der Schule meines Sohnes ist ein bisschen in "Orga"-Nöten, es läuft nicht unbedingt prickelnd. Der Verein ist aber nicht ganz unwichtig, nur Zeit und Engergie kann kaum einer dafür aufbringen. Es gibt keine einheitliche IT, keine eigene Webseite, E-Mail Domain oder sonstwas, für jemanden wie mich, Admin in der freien Wirtschaft, eher gruselig.
Derzeit ein großes Thema: Spendenbescheinigungen müssen von zwei Personen unterzeichnet werden. Die werden im Moment tatsächlich per Post im Vorstand rum geschickt, das dauert ewig, kostet und der Frust ist natürlich da. Desweiteren scheint mir eine kleine E-Mail Domain und gemeinsamme Dokumentenablage sehr sinnvoll.
Ich will da nicht mit großen Versprechungen den ganzen Laden umkrempeln, als Eltern weiß man was die anderen grade für Ärger haben. Dennoch bin ich in einer Position in der ich helfen könnte und möchte. Über meinen Arbeitgeber wollte ich mich mal nach Unterstüzung erkundigen, von Hardware-Spende bis hin zur von mir administrierten kleinen Terminal Umgebung auf Firmensystemen ist da ne Menge denkbar. Nur was genau macht Sinn?
Als erstes und wichtigstes würde ich gerne Spendenbescheinigungen komplett auf E-Mail umstellen - bis zum Spender. Die genauen Voraussetzungen gucke ich mir noch an aber ich denke es reichen die Bilder beider Unterschriften (für Ausdrucke, wenn sich der Spender einen selber machen möchte) und zwei elektronische Signaturen hinter einander auf einer PDF. Bei uns im Unternehmen stehen echt teure Unterschriftentablets dafür, den Luxus will ich einem Verein natürlich nicht aufschwatzen. Bei kleinen Lösungen kenne ich mich aber auch so gar nicht aus. Ich kenne das Volumen nicht aber wir reden hier vielleicht von ~10 Bescheinigungen im Monat. Hohe und vor allem laufende Kosten möchte ich vermeiden.
Vielleicht gibt es eine gute Lösung, gerne auch als lokal installierte (Kauf-)Software bei der man nur Zertifikate oder sowas erwerben muss. Alternativ gibt es vielleicht eine Cloud-Lösungen für das Mangement von Spendenbescheinigungen. Dann müsste natürlich der Datenschutz stimmen und ich kenne ja die Politik der Plattformen, die wollen dann gleich X Euro für ihr ganzes Portfolio mit lauter Dingen die ich dann auch wieder nicht brauche...
Hat hier jemand einen Verein oder betreut Vereine und kann mir vielleicht ein paar Empfehlungen geben?
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8 Kommentare
Neuester Kommentar
Hi,
als Verein könntet ihr Euch evtl. hier melden:
https://www.stifter-helfen.de/
Da ist auch Dokumentenmanagement- und Signatur-Software dabei.
cu,
ipzipzap
als Verein könntet ihr Euch evtl. hier melden:
https://www.stifter-helfen.de/
Da ist auch Dokumentenmanagement- und Signatur-Software dabei.
cu,
ipzipzap
2
Moin,
Evtl. könnte ein ePR mit Onlinefunktion eine Alternative sein.
Gruß,
Dani
Hat hier jemand einen Verein oder betreut Vereine und kann mir vielleicht ein paar Empfehlungen geben
ich hab mal ein Versuch gestartet. Aber die Zeit ist mir ausgegangen... Software zum Signieren von Dokumentenund zwei elektronische Signaturen hinter einander auf einer PDF
Du meinst Software ist teuer. Warte mal was Digitale Signaturen im Jahr kosten. Das ist nicht ohne...Evtl. könnte ein ePR mit Onlinefunktion eine Alternative sein.
Gruß,
Dani
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Hallo,
habe unser Verein bei Microsoft Non Profit angemeldet und so M365 und Windows 10 Lizenzen kostenlos erhalten. www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/nonprofit/plans-and-pricing?market=de.
Für die Unterschriften benutzen wir Unterschriftenpad von Signotec. Das Pad kostet jetzt aktuell 115 EUro und die Software dazu 129 Euro. Denke das man die Summe mit Spenden hinbekommem kann. Zusätzlich in der Software kann man noch ein Digitales Zertifikat einbinden oder das vom Pad benutzen. Klappt soweit ganz gut.
LG
habe unser Verein bei Microsoft Non Profit angemeldet und so M365 und Windows 10 Lizenzen kostenlos erhalten. www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/nonprofit/plans-and-pricing?market=de.
Für die Unterschriften benutzen wir Unterschriftenpad von Signotec. Das Pad kostet jetzt aktuell 115 EUro und die Software dazu 129 Euro. Denke das man die Summe mit Spenden hinbekommem kann. Zusätzlich in der Software kann man noch ein Digitales Zertifikat einbinden oder das vom Pad benutzen. Klappt soweit ganz gut.
LG
Jo das ist mir auch mal über den Weg gelaufen. Die Lizenzen müsste es aber auch vom Hersteller direkt schon geben oder? Gibt es dort auch irgendeine Form von Hosting oder vermitteln die nur Software?
Signotec kommt bei uns im Unternehmen zum Einsatz, wie gesagt recht teuer. Am liebsten hätte ich es ohne laufende Kosten, einmalige Kosten wären denke ich nicht so schlimm. Ich habe aber auch Angebote gesehen für 3 Euro pro Signatur, das wären dann 6 Euro pro Bescheinigungen das ist ein no go. Und am Besten auch ohne Hardware (Kartenleser wäre noch okay, sind aber auch unverschämt teuer).
Ich überlege ob es sinnvoll wäre eine Art Terminal Server für den Verein aufzusetzen in der Hoffnung das dann alles ein bisschen einheitlicher und geordnet abläuft. Lizenzen sollten theoretisch auch über meinen Chef möglich sein. Ist natürlich teurer als einfach drei billige Laptops und auch mehr Aufwand. Aber vielleicht vermeide ich dadurch ewige Probleme mit irgendwelchen DAU Muttis.
Da ist auch Dokumentenmanagement- und Signatur-Software dabei.
Das wäre vermutlich Adobe oder gibts noch was anderes?Zitat von @Dani:
Nunja mir ging es um zwei rechtsgültige Unterschriften auf einem elektronischen Dokument. Am Ende drucken die meisten das sowieso aus und das Finanzamt wird es vermutlich nicht beanstanden.und zwei elektronische Signaturen hinter einander auf einer PDF
Du meinst Software ist teuer. Warte mal was Digitale Signaturen im Jahr kosten. Das ist nicht ohne...Evtl. könnte ein ePR mit Onlinefunktion eine Alternative sein.
Ich habe den ePR jetzt kürzlich für das beSt gebraucht, kann ich damit auch beliebige Dokumente signieren? Brauche ich vermutlich eine Software wie DigiSeal + Kartenleser + ePerso.Signotec kommt bei uns im Unternehmen zum Einsatz, wie gesagt recht teuer. Am liebsten hätte ich es ohne laufende Kosten, einmalige Kosten wären denke ich nicht so schlimm. Ich habe aber auch Angebote gesehen für 3 Euro pro Signatur, das wären dann 6 Euro pro Bescheinigungen das ist ein no go. Und am Besten auch ohne Hardware (Kartenleser wäre noch okay, sind aber auch unverschämt teuer).
Ich überlege ob es sinnvoll wäre eine Art Terminal Server für den Verein aufzusetzen in der Hoffnung das dann alles ein bisschen einheitlicher und geordnet abläuft. Lizenzen sollten theoretisch auch über meinen Chef möglich sein. Ist natürlich teurer als einfach drei billige Laptops und auch mehr Aufwand. Aber vielleicht vermeide ich dadurch ewige Probleme mit irgendwelchen DAU Muttis.
Es gibt keine technische Lösung für ein Organisatorisches problem. Warum müssen spenden doppelt gehen gezeichnet werden?
Vielleicht ab xxxxx Euro sinnvolle, davor? Nunja... Kenne das aus Vereinen (auch Fördervereine) wesentlich entspannter. Zu dem ehrlich für wie viele Unterschriften machst du diesen Aufwand. Merke auch die Leute dort müssen damit erstmal klar kommen. Am ende investierst du viel Zeit in eine Lösung die ...bestenfalls nicht so gerne angenommen wird...oder kommen da jeden Tag 10 spenden? - naja, dann ist ein Paket am ende der Woche mit 70 Briefen von Vorstand an Vorstand ja auch relativ gesehen anders als einzelne Briefe...;)
Vielleicht ab xxxxx Euro sinnvolle, davor? Nunja... Kenne das aus Vereinen (auch Fördervereine) wesentlich entspannter. Zu dem ehrlich für wie viele Unterschriften machst du diesen Aufwand. Merke auch die Leute dort müssen damit erstmal klar kommen. Am ende investierst du viel Zeit in eine Lösung die ...bestenfalls nicht so gerne angenommen wird...oder kommen da jeden Tag 10 spenden? - naja, dann ist ein Paket am ende der Woche mit 70 Briefen von Vorstand an Vorstand ja auch relativ gesehen anders als einzelne Briefe...;)
Wegen den Spenden solltest du dich erstmal genau schlau machen, ob das denn eigentlich so zulässig oder gar nötig ist, wie du dir das vorstellst. Die Frage nach der doppelten Zeichnung gehört da auch dazu.
Meines Wissens benötigen reine Geldspenden gar keine eigenhändische Unterschrift mehr. Da dürfte ein Signieren wegfallen. Und bei Geldspenden bis 300 Euro brauchts soweit ich weiß gar keine Bescheinigung. Da reicht Quittung oder der Nachweis der Überweisung des Spenders.
Bei Sachspenden hingegen wird noch immer eine schriftliche Spendenbescheinigung gefordert.
Da halt mal den Rechts-/Finanzmenschen löchern.
Möglicherweiße machst du da ein Fass auf, das nicht sein muss und nur mehr Arbeit und Kosten bringt, als notwendig.
k.
Meines Wissens benötigen reine Geldspenden gar keine eigenhändische Unterschrift mehr. Da dürfte ein Signieren wegfallen. Und bei Geldspenden bis 300 Euro brauchts soweit ich weiß gar keine Bescheinigung. Da reicht Quittung oder der Nachweis der Überweisung des Spenders.
Bei Sachspenden hingegen wird noch immer eine schriftliche Spendenbescheinigung gefordert.
Da halt mal den Rechts-/Finanzmenschen löchern.
Möglicherweiße machst du da ein Fass auf, das nicht sein muss und nur mehr Arbeit und Kosten bringt, als notwendig.
k.
Moin,
Vielleicht kann man den Prozess auch überdenken:
Alle Spenden werden in einer Exceltabelle erfasst. Zum Jahresende erstellt ihr dann auf Basis der Exceltabelle über einen Serienbrief die Spendenbescheinigungen.
Dabei sitzen (sofern erforderlich) die beiden Unterschreibenden zusammen und machen das mal ein Block fertig. Spart Porto und Aufwand.
Alternativ ubd wenn das ausreicht: unterschreibt die Belege via iPad. Die native PDF-App hat die Möglichkeit, per Stift in Dokumenten herumzukritzeln. Hier müsst ihr aber prüfen, ob das (steuerrechtlich) OK ist. Die PDFs können ja dann über eine (private) Cloud, wie Nextcloud ausgetauscht werden. Einmaligsten entstehen nur für das/ die iPads. Vielleicht findet sich dafür ein Sponsor.
Den FV auf die Infrastruktur deines AG loszulassen (löblich), halte ich für gewagt. Passiert da was, hängt da die Firma mit dran. Auch spannend bzgl. Lizensierung - gut, wo kein Kläger….
Vielleicht kann man den Prozess auch überdenken:
Alle Spenden werden in einer Exceltabelle erfasst. Zum Jahresende erstellt ihr dann auf Basis der Exceltabelle über einen Serienbrief die Spendenbescheinigungen.
Dabei sitzen (sofern erforderlich) die beiden Unterschreibenden zusammen und machen das mal ein Block fertig. Spart Porto und Aufwand.
Alternativ ubd wenn das ausreicht: unterschreibt die Belege via iPad. Die native PDF-App hat die Möglichkeit, per Stift in Dokumenten herumzukritzeln. Hier müsst ihr aber prüfen, ob das (steuerrechtlich) OK ist. Die PDFs können ja dann über eine (private) Cloud, wie Nextcloud ausgetauscht werden. Einmaligsten entstehen nur für das/ die iPads. Vielleicht findet sich dafür ein Sponsor.
Den FV auf die Infrastruktur deines AG loszulassen (löblich), halte ich für gewagt. Passiert da was, hängt da die Firma mit dran. Auch spannend bzgl. Lizensierung - gut, wo kein Kläger….
Zitat von @kpunkt:
Wegen den Spenden solltest du dich erstmal genau schlau machen, ob das denn eigentlich so zulässig oder gar nötig ist, wie du dir das vorstellst. Die Frage nach der doppelten Zeichnung gehört da auch dazu.
Fairer Punkt, die doppelte Zeichnung ist vermutlich eine Art selbst Verpflichtung da in der jüngsten Vergangenheit vorsichtig gesagt nicht alles "sauber" gelaufen ist. Aber dann könnte man das vielleicht auch mit einer sauberen Ablage transparenter machen, ich werde mal sehen was ich in Erfahrung bringe.Wegen den Spenden solltest du dich erstmal genau schlau machen, ob das denn eigentlich so zulässig oder gar nötig ist, wie du dir das vorstellst. Die Frage nach der doppelten Zeichnung gehört da auch dazu.
Meines Wissens benötigen reine Geldspenden gar keine eigenhändische Unterschrift mehr. Da dürfte ein Signieren wegfallen. Und bei Geldspenden bis 300 Euro brauchts soweit ich weiß gar keine Bescheinigung. Da reicht Quittung oder der Nachweis der Überweisung des Spenders.
Bei Sachspenden hingegen wird noch immer eine schriftliche Spendenbescheinigung gefordert.
Bei Sachspenden hingegen wird noch immer eine schriftliche Spendenbescheinigung gefordert.
