Über WooCommerce versendete E-Mail mit Terminvorschlag wird automatisch abgelehnt - Mögliche Ursachen gesucht

Hallo liebe Community,

ich hoffe, dass es trotz der aktuellen Lage allen gut geht.

Wir haben aktuell folgende Situation bei einem Kunden (versuche hier nur die relevanten Teile zu beschreiben):

- Wir haben in WooCommerce eine Custom E-Mail erstellt, die rausgeht, wenn bestimmte Aktionen stattfinden (bei uns: WooCommerce Status wird auf "Termin" gesetzt und gespeichert)
- Status "Termin" ist auch ein Custom Status
- In der Custom E-Mail befindet sich kurzgefasst ein Terminvorschlag für den Kunden und zwei Buttons, "Annehmen" und "Ablehnen"
- Wenn der Kunde auf "Annehmen" klickt, wird der WooCommerce Status nicht verändert, der Mechaniker wird über den Termin benachrichtigt und nimmt diesen mit dem Kunden wahr
- Wenn der Kunde auf "Ablehnen" klickt, so wird der WooCommerce Status auf "In Bearbeitung" gesetzt und der Kundensupport muss einen neuen Termin ausmachen
- Wenn der Kunde ein weiteres Mal auf die Buttons klickt, so wird er auf eine Seite weitergeleitet mit Hinweis, dass er schon mal geklickt hat.

Bis vor kurzem hat diese Logik sehr gut funktioniert und es gab bis dato keine Fehler oder dergleichen seit fast 2 Jahren.

Letztens hat der Kunde gemeint, dass sie ein Terminvorschlag gesendet haben, der Terminvorschlag aber in der Minute abgelehnt wurde.
Na gut, kann ja durchaus sein, dass deren Kunde gerade vor dem PC saß und in der Minute abgelehnt hat.
Jetzt ist das aber ein Paar Mal schon vorgekommen, und ein Bedienfehler im Workflow ist auszuschließen.

Also, die einzige Möglichkeit von Kundenseite aus, den WooCommerce Status auf "In Bearbeitung" zu setzen, ist das Ablehnen aus der E-Mail.

- Der Kunde erhält die Terminvorschlags-Mail, hat aber noch gar nicht auf "Annemen" oder "Ablehnen" geklickt
- Trotzdem wird der Status in der selben Minute auf "In Bearbeitung" gesetzt, als ob der Kunde bereits auf die Schaltfläche in der Mail geklickt hätte
- Wenn der Kunde dann wirklich auf eine der beiden Schaltflächen klickt, so erhält er die Meldung, dass er bereits geklickt hätte, obwohl er das erste Mal darauf klickt

Wir haben nun lange analysiert und haben rausgefunden, dass Kunden von bestimmten Firmendomains (aktuell 3) das Problem haben. Sobald ich die E-Mail zu Testingzwecken kurz umstelle auf meine oder eine andere E-Mail, funktioniert alles einwandfrei.

Nun meine Frage:
Wie kann es sein, dass bei einem Kunde, der noch gar nicht auf die E-Mail reagiert hat, trotzdem der WooCommerce Status auf "In Bearbeitung" springt?
Denn dann müsste es ja heißen, dass es bei dem Kunden ein Mechanismus gibt, der automatisch auf den Button "Ablehnen" klickt. Gibt es sowas?

Ich hoffe ich konnte das Problem deutlich genug schildern. Falls weitere Infos nötig sind, kann ich die gerne noch liefern.

Grüße