Workflow Software

Hallo zusammen,

ich bin seit längerem auf der Suche nach einer Software mit der wir ich eine Rechnungsworkflow abbilden kann.
Vor allem möchte ich mit der Lösung unseren Eingangsrechnungs-Prozess (Rechnung Scannen, weiterleiten zur Prüfung/Freigabe)abbilden um hier erheblich Zeit (Postweg) und Geld (Porto) zu sparen. Im Moment werden Rechnungen immer per Post hin und hergeschickt damit dadrauf unterschrieben werden kann.
Habt Ihr eine brauchbare kostenlose Software die Ihr empfehlen könnt?

Ob nun Web basiert oder nicht ist mir relativ egal.
Schön wäre Anbindung an einen Scanner (z.B. direkt über einen Client oder z.B. Dateiablage auf einem Share)

Gibt es evtl sogar etwas mit intigrierter Archivierung?

Habt ihr da schon Erfahrungen?
Worauf sollte man achten gerade wenn man Gefahr läuft durch das Finanzamt geprüft zu werden?

Beim Suchen habe ich folgende Produkte gefunden, die aber mehr oder weniger nur das teilweise bzw in der Kostenpflichtigen Variante abbilden:
- seeddms
- DocMGR
- Main//Pyrus DMS
- Frameworx CRM
- DoRIS StartUp
- agorum
- bitfarm-archiv

Habt Ihr dazu schon Erfahrungen über die Ihr berichten könnt?
BitFram habe ich getestet und die gewünschte Funktion nicht so abbilden können.

Vielen Dank für eure Hilfe.

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Ausgedruckt am: 22.11.2024 um 05:11 Uhr

4 Kommentare

Neuester Kommentar

Hallo Schneerunzel,

um dir gleich den Wind aus den Segeln zu nehmen - entweder du steckst das Geld in die kostenpflichtigen Varianten - ja, ist blöd, aber die Leute wollen schliesslich auch was dafür haben, dass sie etwas kostenlos programmieren (Siehe, in-app Käufe).

Oder du steckst es in eigene ENtwicklung (und das kann dauern) und du zahlst es eben indirekt...

Sorry.

VIele Grüße,

Christian

http://www.foxopen.net/
http://www.joget.org/

Das wären zwei weitere.

Hi,

grundsätzlich wäre hier der Umfang interessant.

Aus meiner Erfahrung als Consultant/Sysadmin für ein DMS-System kann ich feststellen, dass Eingangsrechnungsprojekte nicht trivial sind.
z.B. Aufbewahrungspflicht/Revisionssicherheit von 10 Jahren

Generell war in meinen bisherigen Projekten festzustellen, dass durch die Einführung dieser Systeme mitunter Geld gespart wurde (meistens in Kombination mit einer automatisierten Erfassung der Kopfdaten/Bestelldaten):
1. Zeitersparnis im Bereich der Erfassung und Verarbeitung der Rechnung
2. Fehler/Falschabrechnung der Lieferanten
3. Wahrung von Mahnfristen/Einhaltung von Skontozeiträumen
4. Lagerung
5. Zeitaufwand zum Wiederfinden
Diese Angaben sind natürlich immer abhängig von der Größe der Unternehmen

Generell muss man sich darauf einstellen, dass man Probleme mit dem Finanzamt bekommen kann, wenn digitalisierte Eingangsrechnungen verwendet werden und nicht nachvollziehbar sind.
https://www.haufe.de/finance/buchfuehrung-kontierung/elektronische-rechn ...

Für elektronische Buchführungssysteme gilt:

- Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z. B.
unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker,
automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten)
gewährleistet werden.
- Spätere Änderungen sind ausschließlich so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen
vorgenommen wurden, erkennbar bleiben.
- Auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.

Grüße,

Tiberius