Zuletzt verwendete Elemente in Outlook - fehlerhafte Einträge

Guten Tag, ich habe folgendes Problem an einem Arbeitsplatzrechner. Es handelt sich um einen Arbeitsplatzrechner in einem Firmennetzwerk mit Windows 10 und Outlook. Outlook wird gehostet über Microsoft Exchange.

Auf dem Arbeitsplatzrechner wurde seit geraumer Zeit in der Liste der zuletzt verwendeten Elemente in Outlook immer wieder zwei gleiche Doc, bzw. odt.Dateien angezeigt, die Daten zu Steuererklärungen beinhalten. Die Dateien liegen auf dem Arbeitsplatzrechner und auch nicht in einem verschlüsselten Container.

Diese beiden Dateien stehen in der Auflistung auch nicht ganz unten in der an sich chronologischen Auflistung, sondern sprangen immer wieder nach oben oder tauchten weiter oben in der Liste auf. Zum Teil waren sie gar nicht mehr in der Liste enthalten und dann tauchten sie aber nach ein paar Tagen wieder in der Liste auf.

Anfang dieses Monats funktionierte die Auflistung dann plötzlich wieder chronologisch und die Dateien verschwanden aus der Auflistung.

Nun haben wir auf dem Arbeitsplatzrechner die zuletzt verwendeten Dateien im Recent-Ordner gelöscht. Outlook zeigt aber in der Liste der zuletzt verwendeten Elemente weiter noch drei bis vier zuletzt tatsächlich von diesem Arbeitsplatzrechner geöffnete Dateien an. Ganz unten in der Liste mit rd. 9 Einträgen stehen aber nun auch wieder die beiden alten Steuerdateien, die 2017 und 2019 angelegt worden sind und an sich auch entsprechend lange nicht benutzt wurden habe.

Hat jemand eine Erklärung dafür, wieso diese Dateien in der Auflistung immer wieder auftauchen und sogar in der Chronologie recht weit oben?

LG Patty