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+1.000 Ordner in Outlook: Wie besser?
Ein Mitarbeiter hat in Outlook mehr als 1.000 Ordner in seinem Postfach erstellt. Er sortiert seine E-Mails in diese Ordner. Seit einiger Zeit funktioniert die Suche nicht mehr richtig, findet manchmal keine Ergebnisse oder hängt sich auf. Wenn ich Microsoft richtig verstehe, dann liegt die Support-Grenze bei 500 Ordnern pro Postfach und so vermute ich, dass die Probleme in den +1.000 Ordnern einen Grund haben könnten.
Der Mitarbeiter will sein Postfach jedoch nicht anders organisieren und treibt mich fast in den Wahnsinn, da der Mitarbeiter die Geschäftsführung auf seiner Seite hat und mir auch noch druckt macht. Ich muss das Problem also lösen. Meine erste Idee ist es, dem Mitarbeiter ein "unbegrenztes Onlinearchiv" (Office 365) zu geben, welches er als zweites Postfach in Outlook sieht. Er kann dann dort seine gigantische Ordnerstruktur pflegen. Allerdings bin ich mir nicht sicher, ob der Mitarbeiter mit der Outlook-Suche dann noch etwas finden kann, denn ich müsste das Online-Archiv ja aus der Suchindezierung nehmen, damit die Probleme nicht wieder anfangen ... oder sehe ich das falsch? Kann das jemand aufklären?
Außerdem hat der Mitarbeiter knapp 13.000 Kontakte in einer SharePoint-Liste gespeichert. Noch so eine verrückte Sache. Lt. Microsoft sollen nicht mehr als 5.000 Elemente in einer SharePoint-Liste gespeichert werden. Der Mitarbeiter will aber auf keinen Fall ein CRM-System nutzen, sondern ein "einfaches" Tool. Meine Idee ist es, die 13.000 Kontakte als Kontakte in Active Directory zu speichern. Dann müssten diese ja über das globale Adressbuch gefunden werden können - oder? Auch hier muss es doch irgendwie eine bessere Möglichkeit geben.
Ich würde mich sehr über Unterstützung freuen, da mir hie gerade grißer Druck gemacht wird. Danke Kollegen!
Der Mitarbeiter will sein Postfach jedoch nicht anders organisieren und treibt mich fast in den Wahnsinn, da der Mitarbeiter die Geschäftsführung auf seiner Seite hat und mir auch noch druckt macht. Ich muss das Problem also lösen. Meine erste Idee ist es, dem Mitarbeiter ein "unbegrenztes Onlinearchiv" (Office 365) zu geben, welches er als zweites Postfach in Outlook sieht. Er kann dann dort seine gigantische Ordnerstruktur pflegen. Allerdings bin ich mir nicht sicher, ob der Mitarbeiter mit der Outlook-Suche dann noch etwas finden kann, denn ich müsste das Online-Archiv ja aus der Suchindezierung nehmen, damit die Probleme nicht wieder anfangen ... oder sehe ich das falsch? Kann das jemand aufklären?
Außerdem hat der Mitarbeiter knapp 13.000 Kontakte in einer SharePoint-Liste gespeichert. Noch so eine verrückte Sache. Lt. Microsoft sollen nicht mehr als 5.000 Elemente in einer SharePoint-Liste gespeichert werden. Der Mitarbeiter will aber auf keinen Fall ein CRM-System nutzen, sondern ein "einfaches" Tool. Meine Idee ist es, die 13.000 Kontakte als Kontakte in Active Directory zu speichern. Dann müssten diese ja über das globale Adressbuch gefunden werden können - oder? Auch hier muss es doch irgendwie eine bessere Möglichkeit geben.
Ich würde mich sehr über Unterstützung freuen, da mir hie gerade grißer Druck gemacht wird. Danke Kollegen!
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Ausgedruckt am: 22.11.2024 um 06:11 Uhr
15 Kommentare
Neuester Kommentar
Hi,
Wenn Exchange, dann wären noch "Öffentliche Ordner" eine Option.
E.
das globale Adressbuch
Daraus schlussfolgere ich mal auf Exchange Server?Meine Idee ist es, die 13.000 Kontakte als Kontakte in Active Directory zu speichern. Dann müssten diese ja über das globale Adressbuch gefunden werden können - oder?
Nicht ins GAL! Wenn, dann ein extra Adressbuch und dieses nur diesem Anwender zuordnen. Sonst gekommen alle anderen Anwender diese 13.000 Adressen auch im GAL zu sehen.Wenn Exchange, dann wären noch "Öffentliche Ordner" eine Option.
E.
Achso, da fehlten ja Infos:
Lokale Active Directory-Infrastruktur
Office 365 mit Exchange Online
Lokale Active Directory-Infrastruktur
Office 365 mit Exchange Online
Mahlzeit,
ggf. wäre - zumindest für die E-Mail-Thematik - ja auch über eine Archivierungslösung für Mails nachzudenken.
Auch wenn es danach klingt, dass euer Chef - sachlich formuliert - wenig offen für Veränderungen ist. Aber ansprechen könnte man das folgende ja mal:
Wenn dein Chef nicht alle 3h in Mails von vor 5 Jahren suchen muss, könnte man hier alle Mails, die älter 2 Jahre sind, dorthin platzieren. hätte zudem den Vorteil, dass er
a) selbst auf ein Mail-backup Zugreifen kann.
b) eine "schlankere" Übersicht in seinem Outlook-Postfach (und auch im Smartphone) erhält, ohne am Arbeitsplatz auf Mails verzichten zu müssen.
c) er den Anforderungen der GoBD schon mal etwas nachkommt. Zumindest, wenn er rechtsverbindliche Geschäfte per Mail ausübt (z.B. "hiermit bestellen wir die 20 Leuchtmittel für den Messestand.")
Gruß
em-pie
ggf. wäre - zumindest für die E-Mail-Thematik - ja auch über eine Archivierungslösung für Mails nachzudenken.
Auch wenn es danach klingt, dass euer Chef - sachlich formuliert - wenig offen für Veränderungen ist. Aber ansprechen könnte man das folgende ja mal:
Wenn dein Chef nicht alle 3h in Mails von vor 5 Jahren suchen muss, könnte man hier alle Mails, die älter 2 Jahre sind, dorthin platzieren. hätte zudem den Vorteil, dass er
a) selbst auf ein Mail-backup Zugreifen kann.
b) eine "schlankere" Übersicht in seinem Outlook-Postfach (und auch im Smartphone) erhält, ohne am Arbeitsplatz auf Mails verzichten zu müssen.
c) er den Anforderungen der GoBD schon mal etwas nachkommt. Zumindest, wenn er rechtsverbindliche Geschäfte per Mail ausübt (z.B. "hiermit bestellen wir die 20 Leuchtmittel für den Messestand.")
Gruß
em-pie
Das Archiv wird genutzt, die ANzahl der E-Mails ist aus meiner Sicht auch nicht das Problem - sondern die ANzahl der Ordner! Und die werden ja nicht automatisch weniger, wenn man archiviert. Meine Idee wäre, dass man NUR im Archiv diese gewaltige Ordnerstruktur nutzt. Ich bin mir nur nicht sicher, wie man dieses Archiv dann durchsucht, wenn man es von der Indizierung ausgeschlossen hat.
Da wäre die Frage, was für eine Mail-Archivierung ihr einsetzt?
Einige bieten eine Integration in Outlook an, sodass man über die Ribbon auf das Archiv zugreift.
Und wenn es z.B. einen Oberordner namens "Projekte" gibt, wird dieser sicherlich auch deutlich in der ANzahl reduziert, wenn die Projekte der letzten >2 Jahre einfach nur noch im Archiv sind...
Das funktioniert aber nur, wenn die Mails nicht z.B. via Journaling archiviert werden, denn dann landen die Mails unsortiert im Archiv, da das Journiling von Mails greift, bevor die Mails beim CLient ankommt (zumindest ist es beim Mailstore so).
Wird indes immer das gesamte Postfach zum archivieren verwendet, wird die STruktur beibehalten. Aber: wurden Mails vorm Import gelöscht, sind diese logischerweise auch nicht im Archiv untergebracht...
Einige bieten eine Integration in Outlook an, sodass man über die Ribbon auf das Archiv zugreift.
Und wenn es z.B. einen Oberordner namens "Projekte" gibt, wird dieser sicherlich auch deutlich in der ANzahl reduziert, wenn die Projekte der letzten >2 Jahre einfach nur noch im Archiv sind...
Das funktioniert aber nur, wenn die Mails nicht z.B. via Journaling archiviert werden, denn dann landen die Mails unsortiert im Archiv, da das Journiling von Mails greift, bevor die Mails beim CLient ankommt (zumindest ist es beim Mailstore so).
Wird indes immer das gesamte Postfach zum archivieren verwendet, wird die STruktur beibehalten. Aber: wurden Mails vorm Import gelöscht, sind diese logischerweise auch nicht im Archiv untergebracht...
Wir nutzen das Online-Archiv in Office 365 und die Archivierung erfolgt über Richtlinien. Ich habe aber die Vermutung, dass ein leerer Ordner im Postfach nicht gelöscht wird, sondern einfach leer verbleibt.
Wenn ich Microsoft richtig verstehe, dann liegt die Support-Grenze bei 500 Ordnern
Hier schon nachgesehen? - https://technet.microsoft.com/de-at/library/exchange-online-limits.aspx
Ansonsten Support Anfrage an MS stellen. Dann bekommst du eine definive Antwort mit der du weiterarbeiten bzw. argumentieren kannst.
LG Günther
Nun - so wie es aussieht hast du ja schon mal geguckt wo die Grenzen sind. Wenn dein Chef morgen kommt und sagt du sollst bitte nen A380 fliegen - gehst du dann in den Flieger und startest? Wohl kaum... Es ist ganz einfach: Wenn die Software das nicht supported dann kannst du das entweder selbst nachprogrammieren (was vermutlich eher nicht realistisch ist) oder dein Chef hat zu akzeptieren das es nicht geht. Der akzeptiert doch auf der Strasse vermutlich auch das einige Sachen einfach nicht gehen...
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Ich habe das mehrfach angesprochen und auch gesagt, dass +1000 Ordner in Outlook einfach völlig verrückt sind und das +13.000 Adressen in ein CRM-System gehören. Mein Problem ist halt, dass mir Folgendes am Freitag gesagt wurde:
1. Ich will meine Arbeit nicht anders organisieren
2. Wenn Sie das Problem nicht gelöst bekommen, dann sind Sie nicht der richtige Mann für den Job.
Ich brauche also dringend irgendwleche guten Ideen
1. Ich will meine Arbeit nicht anders organisieren
2. Wenn Sie das Problem nicht gelöst bekommen, dann sind Sie nicht der richtige Mann für den Job.
Ich brauche also dringend irgendwleche guten Ideen
Ich würde mal nach einem anderem Job suchen. Ganz ehrlich - in der Firma bist du definitiv dann der falsche Mann, da gibt es bessere Jobs!
Du wirst das ggf. über irgendwelche Würgarounds lösen - und dann fliegt es dir auch wieder um die Ohren... Es hat doch gute Gründe das ein Hersteller sagt unter welchen Bedingungen eine Software läuft.
Fährt dein Chef auch mit 150 KM/h im ersten Gang? Nicht? Frag mal warum? Weil der Hersteller des PKW dir sagt in welchem Bereich seine Maschine läuft - meinetwegen bis 6000 u/min. Der Hersteller sagt auch die Übersetzung für den Motor -> und somit muss sich jeder damit abfinden das eben der Motor das nicht schafft. Jetzt kann ich hingehen und dir als Angestellten sagen "Ändere das" - und du kannst was machen (Lachgas, andere Übersetzung, ...). 2 Wochen später hat sich der Motor zerlegt - was meinst wer jetzt den Ärger hat...
Von daher: Wenn das die übliche Vorgehensweise bei euch ist -> dann würde ich den Laden wechseln. DA findet man immer was besseres und die sollen selbst sehen wie die klarkommen..
Du wirst das ggf. über irgendwelche Würgarounds lösen - und dann fliegt es dir auch wieder um die Ohren... Es hat doch gute Gründe das ein Hersteller sagt unter welchen Bedingungen eine Software läuft.
Fährt dein Chef auch mit 150 KM/h im ersten Gang? Nicht? Frag mal warum? Weil der Hersteller des PKW dir sagt in welchem Bereich seine Maschine läuft - meinetwegen bis 6000 u/min. Der Hersteller sagt auch die Übersetzung für den Motor -> und somit muss sich jeder damit abfinden das eben der Motor das nicht schafft. Jetzt kann ich hingehen und dir als Angestellten sagen "Ändere das" - und du kannst was machen (Lachgas, andere Übersetzung, ...). 2 Wochen später hat sich der Motor zerlegt - was meinst wer jetzt den Ärger hat...
Von daher: Wenn das die übliche Vorgehensweise bei euch ist -> dann würde ich den Laden wechseln. DA findet man immer was besseres und die sollen selbst sehen wie die klarkommen..
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Moin,
das ist eine vertrackte Lage für Dich und wahrscheinlich willst Du auch nicht so schnell kündigen.
Schlage der GL vor für dieses Problem ein kostenpflichtiges Ticket bei MS zu öffnen und hierbei gleich mal nachzufragen was MS denn für die Erweiterung auf 1000 Ordner und 13000 Kontakten veranschlagt.
Das sollte normalerweise für Einsehen sorgen, wenn das nicht hilft, dann prüfe ob Du wirklich in den Laden passt.
Wenn bei so einer offensichtlichen Frage schon solche Geschütze aufgefahren (" richtige Mann für den Job") werden, was machen die bei einem echten Problem?
NB: Selbst 500 Ordner sind Unfug, da findet doch kein Mensch mehr was.
Gruß
das ist eine vertrackte Lage für Dich und wahrscheinlich willst Du auch nicht so schnell kündigen.
Schlage der GL vor für dieses Problem ein kostenpflichtiges Ticket bei MS zu öffnen und hierbei gleich mal nachzufragen was MS denn für die Erweiterung auf 1000 Ordner und 13000 Kontakten veranschlagt.
Das sollte normalerweise für Einsehen sorgen, wenn das nicht hilft, dann prüfe ob Du wirklich in den Laden passt.
Wenn bei so einer offensichtlichen Frage schon solche Geschütze aufgefahren (" richtige Mann für den Job") werden, was machen die bei einem echten Problem?
NB: Selbst 500 Ordner sind Unfug, da findet doch kein Mensch mehr was.
Gruß
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Verstehe ich nicht ganz.
Laut dem Link https://technet.microsoft.com/de-at/library/exchange-online-limits.aspx
kommt hier eine Grenze:
Maximale Anzahl von Unterordnern pro Postfachordner: 10,000
Maximale Ordnerhierarchie-Tiefe: 300
Also von dem her sollte das doch eigentlich noch gehen. Von schnell oder ähnliches redet hier noch niemand.
Aber es gibt ja sogar Studien, dass es besser ist, die Suche zu benutzen und nicht eine Ordnerstruktur aufzubauen.
https://people.ucsc.edu/~swhittak/papers/chi2011_refinding_email_camera_ ...
Aber wirklich, bei 1.000 Ordner muss der doch ewig brauchen zum sortieren oder ähnliches. Scrollen. Ich fand grob 17 Ordner schon nervig viel.
Laut dem Link https://technet.microsoft.com/de-at/library/exchange-online-limits.aspx
kommt hier eine Grenze:
Maximale Anzahl von Unterordnern pro Postfachordner: 10,000
Maximale Ordnerhierarchie-Tiefe: 300
Also von dem her sollte das doch eigentlich noch gehen. Von schnell oder ähnliches redet hier noch niemand.
Aber es gibt ja sogar Studien, dass es besser ist, die Suche zu benutzen und nicht eine Ordnerstruktur aufzubauen.
https://people.ucsc.edu/~swhittak/papers/chi2011_refinding_email_camera_ ...
Aber wirklich, bei 1.000 Ordner muss der doch ewig brauchen zum sortieren oder ähnliches. Scrollen. Ich fand grob 17 Ordner schon nervig viel.
Es geht hier aber um Outlook 2016, nicht um Exchange Online.
Es geht hier darum das du etwas möchtest was der Hersteller nicht unterstützt. Und darum das du möchtest das es trotzdem klappt.
Leider wird es dabei bleiben:
a) Rufe MS an - gegen Einwurf kleiner Münzen (oder grosser Scheine) nehmen die nen Team Entwickler und bauen dir das. Dann ist es supported
b) Du hast den Ar... in der Hose und sagst deinem Chef das es eben nicht geht - feierabend.
(ok: c: Du machst ein wenig Reverse-Engineering, lernst ganz schnell programmieren, hackst MS und holst dir die Sources, dann kannst du das auch selbst beheben - viel Erfolg)
Leider wird es dabei bleiben:
a) Rufe MS an - gegen Einwurf kleiner Münzen (oder grosser Scheine) nehmen die nen Team Entwickler und bauen dir das. Dann ist es supported
b) Du hast den Ar... in der Hose und sagst deinem Chef das es eben nicht geht - feierabend.
(ok: c: Du machst ein wenig Reverse-Engineering, lernst ganz schnell programmieren, hackst MS und holst dir die Sources, dann kannst du das auch selbst beheben - viel Erfolg)
Naja dann, https://support.microsoft.com/de-de/help/2768656/outlook-performance-iss ... , ich zitiere:
Steht auf der Micrsoft Homepage selbst. Allerdings auch nur, wenn sich Outlook im Cache-Modus befindet.
Es bleibt, so wie es aussieht, bei dem was hier schon mehrfach gesagt wurde.
Zitat:
Wenn Ihr Outlook-Profil Postfächer mit aktiviertem caching freigegeben hat (Freigegebene Ordner herunterladen ist aktiviert), Leistungsprobleme auftreten, überschreitet die Anzahl der Ordner in den Postfächern 500 Siehe KB-Artikel 3115602 .
Wenn Ihr Outlook-Profil Postfächer mit aktiviertem caching freigegeben hat (Freigegebene Ordner herunterladen ist aktiviert), Leistungsprobleme auftreten, überschreitet die Anzahl der Ordner in den Postfächern 500 Siehe KB-Artikel 3115602 .
Steht auf der Micrsoft Homepage selbst. Allerdings auch nur, wenn sich Outlook im Cache-Modus befindet.
Es bleibt, so wie es aussieht, bei dem was hier schon mehrfach gesagt wurde.
