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Abwenheitsnotizen und Weiterleitungen im Krankheitsfall
Hallo Zusammen,
ich habe das Problem das ich im Krankheitsfalle eines Mitarbeiters manuell die Abwensheitsnotizen bzw. Weiterleitungen definieren muss.
Im Alltag ist diese Aufgabe in der IT wirklich lästig. Denn oft stecke ich morgens in Besprechungen oder ähnliches und jemand schickt mir eine Email mit der Bitte die Mails von Mitarbeiter XY an ihn weiterzuleiten. Bearbeite ich dann dieses Ticket nach meiner Tätigkeit gegen Mittag sind in dem Postfach schon ~15 Emails aufgelaufen.
Die Mitarbeiter die dann die Mails bearbeiten müssen, sind dann gefrustet - weil sie dann so einen Schwung von Aufträgen abarbeiten müssen.
Bisher habe ich nur Tools gefunden die das zentrale Verwalten von Abwensenheitsnotizen für bestimmte Personen ermöglicht.
Leider finde ich aber kein Tool das beides kann.
Wie löst ihr diese Probleme bei euch im Haus? Macht ihr das auch als interne Admins selber oder gibt es ein tool das weiterleitungen und notizen zentral verwalten kann?
OWA wäre auch eine Option, aber wenn jemand wirklich krank ist -- möchte ich ihm nicht zumuten von zu hause per owa diese Dinge einzustellen.
ich habe das Problem das ich im Krankheitsfalle eines Mitarbeiters manuell die Abwensheitsnotizen bzw. Weiterleitungen definieren muss.
Im Alltag ist diese Aufgabe in der IT wirklich lästig. Denn oft stecke ich morgens in Besprechungen oder ähnliches und jemand schickt mir eine Email mit der Bitte die Mails von Mitarbeiter XY an ihn weiterzuleiten. Bearbeite ich dann dieses Ticket nach meiner Tätigkeit gegen Mittag sind in dem Postfach schon ~15 Emails aufgelaufen.
Die Mitarbeiter die dann die Mails bearbeiten müssen, sind dann gefrustet - weil sie dann so einen Schwung von Aufträgen abarbeiten müssen.
Bisher habe ich nur Tools gefunden die das zentrale Verwalten von Abwensenheitsnotizen für bestimmte Personen ermöglicht.
Leider finde ich aber kein Tool das beides kann.
Wie löst ihr diese Probleme bei euch im Haus? Macht ihr das auch als interne Admins selber oder gibt es ein tool das weiterleitungen und notizen zentral verwalten kann?
OWA wäre auch eine Option, aber wenn jemand wirklich krank ist -- möchte ich ihm nicht zumuten von zu hause per owa diese Dinge einzustellen.
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Ausgedruckt am: 31.12.2024 um 09:12 Uhr
10 Kommentare
Neuester Kommentar
Moin askando,
du hast ein rein organisatorisches Problem.
Natürlich kannst du oder dein Team erst dann die Abwesenheitsnotizen und Weiterleitungen einrichten, wenn ihr beauftragt werdet.
Wie schnell das dann eingerichtet werden muss, müsst ihr intern klären.
Tool für zentrale Verwaltung:
Out of Office Manager von Gangl
du hast ein rein organisatorisches Problem.
Natürlich kannst du oder dein Team erst dann die Abwesenheitsnotizen und Weiterleitungen einrichten, wenn ihr beauftragt werdet.
Wie schnell das dann eingerichtet werden muss, müsst ihr intern klären.
Tool für zentrale Verwaltung:
Out of Office Manager von Gangl
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Danke für den Link. Komischweise heißen die tools alle "outoftheofficemanager" 
Das tool kann allerdings auch Regeln für Weiterleitungen defnieren.
Naja wie willst du es organisatorisch anders lösen. Die Leute wachen morgens auf, merken sie sind krank und melden es dann telefonisch.
In dem Augenblick sollte umgehend die Weiterleitung eingrichtet werden.
Ich versuche es mit dem Tool halt im Sekretariat anzusiedeln, da zum einen dort die Leute sich krank melden und zum anderen dort die Kapazität vorhanden ist - dieses gleich bei Krankmeldung umzusetzen.
Das tool kann allerdings auch Regeln für Weiterleitungen defnieren.
Naja wie willst du es organisatorisch anders lösen. Die Leute wachen morgens auf, merken sie sind krank und melden es dann telefonisch.
In dem Augenblick sollte umgehend die Weiterleitung eingrichtet werden.
Ich versuche es mit dem Tool halt im Sekretariat anzusiedeln, da zum einen dort die Leute sich krank melden und zum anderen dort die Kapazität vorhanden ist - dieses gleich bei Krankmeldung umzusetzen.
Zitat von @askando:
Naja wie willst du es organisatorisch anders lösen. Die Leute wachen morgens auf, merken sie sind krank und melden es dann telefonisch.
Naja wie willst du es organisatorisch anders lösen. Die Leute wachen morgens auf, merken sie sind krank und melden es dann telefonisch.
Und genau in diesem Moment sind sie, wenn sie nicht sterbenskrank sind, in meinen Augen auch verpflichtet, ihre gottverdammte Weiterleitung selbst schnell im OWA zu konfigurieren. Wie gesagt, es ist bei euch ein rein organisatorisches Problem...
Muss ich meinen Vorrednern zustimmen, das es sich hier um ein rein organisatorisches Problem handelt. Die "wichtigen" Mitarbeiter haben im Normalfall ja eine Möglichkeit von zu Hause auf Mails zuzugreifen und dann im besten Falle auch einen OWA-Zugang. Denen sollte man zumuten können, sich mal schnell 3 Minuten wegen ihrer Abwesenheitsnotiz und Weiterleitung da einzuloggen, auch wenn sie krank sind.
Und wenn Sachbearbeiter A krank ist und Sachbearbeiter B erst Mittags die 15 aufgelaufenen Mails bekommt und alles auf einmal bearbeiten muss, das würde mich in der IT dann herzlich wenig interessieren. Das ist nicht mein Problem, sondern das von Sachbearbeit A, Sachbearbeiter B und deren Abteilung.
Bei uns wird das so gehandhabt, das jeder mindestens einen Stellvertreter definiert, der Zugriff auf das Postfach hat. Im Normalfall gibt es bei uns keine Abwesenheitsnotizen, weil die meistens unnötig sind. Zum Beispiel hat Sachbearbeiter A dann Sachbearbeiter B und C als Stellvertreter definiert, die Zugriff auf das Postfach haben. Wenn die über den Krankheitsfall von A informiert sind, greifen Sie auf dessen Mails zu und bearbeiten diese in ihrem Namen. Alles ohne Abwesenheitsnotizen oder Weiterleitungs-Gedöns.
Und wenn Sachbearbeiter A krank ist und Sachbearbeiter B erst Mittags die 15 aufgelaufenen Mails bekommt und alles auf einmal bearbeiten muss, das würde mich in der IT dann herzlich wenig interessieren. Das ist nicht mein Problem, sondern das von Sachbearbeit A, Sachbearbeiter B und deren Abteilung.
Bei uns wird das so gehandhabt, das jeder mindestens einen Stellvertreter definiert, der Zugriff auf das Postfach hat. Im Normalfall gibt es bei uns keine Abwesenheitsnotizen, weil die meistens unnötig sind. Zum Beispiel hat Sachbearbeiter A dann Sachbearbeiter B und C als Stellvertreter definiert, die Zugriff auf das Postfach haben. Wenn die über den Krankheitsfall von A informiert sind, greifen Sie auf dessen Mails zu und bearbeiten diese in ihrem Namen. Alles ohne Abwesenheitsnotizen oder Weiterleitungs-Gedöns.
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Zitat von @chgorges:
Und genau in diesem Moment sind sie, wenn sie nicht sterbenskrank sind, in meinen Augen auch verpflichtet, ihre gottverdammte Weiterleitung selbst schnell im OWA zu konfigurieren. Wie gesagt, es ist bei euch ein rein organisatorisches Problem...
das siehst du falsch. Kranke Mitarbeiter haben nur zwei Verpflichtungen:Und genau in diesem Moment sind sie, wenn sie nicht sterbenskrank sind, in meinen Augen auch verpflichtet, ihre gottverdammte Weiterleitung selbst schnell im OWA zu konfigurieren. Wie gesagt, es ist bei euch ein rein organisatorisches Problem...
1. sich krank zu melden
2. zu gesunden
Das Problem ist also ein Problem der Mitarbeiter, die auf Arbeit sind.
1
Hi
wir haben dafür genau ein Script um das bei Kollegen einzustellen wenn diese Krank sind und wir die Info erhalten:
Alles andere interessiert uns nicht, wir customizen weder Regeln noch Texte für die Fälle. Es gibt bei uns strikte Anweisungen sein Postfach für den Stellvertreter und ggf. weiteren Personen freizugeben (z.B. Teammitglieder), wer das nicht macht muss halt die Mails nachbearbeiten die in der Zeit angefallen sind und dafür auch geradestehen wenn was vor die Wand fährt (passende Anleitungen in Video und PDF Form haben wir dafür - leichter kann man es den Nutzer nicht machen...)
Das ein MA das selbst machen soll wenn er krank ist: geht gar nicht, der braucht dir auch keinen Rechenschaft darüber ablegen warum und weshalb er krank ist. Das ist natürlich anders wenn er es verpennt hat bevor er im Urlaub geht.
Gruß
@clSchak
Edit / Add: Wenn die in den vorher gegangen Abwesenheitsmeldungen eine Weiterleitung eingestellt haben, so wird diese im Regel auch mit dem Script aktiviert.
Edit/Add 2: Zu dem Thema "die sind da gefrustet 15 Mails zu bearbeiten", wenn die ohnehin Zugriff auf das Postfach hätten wäre das alles kein Problem -> Stellvertreterregelung hilft hier enorm weiter, wir haben das zum Teil in Bereich "erzwungen" die mit Kunden zu tun haben, riesen Theater am Anfang aber mittlerweile sind die froh das es so gemacht wird - dann muss man nicht im Krankheitsfall oder nach dem Urlaub Berge an Mails kontrollieren und nachbearbeiten.
wir haben dafür genau ein Script um das bei Kollegen einzustellen wenn diese Krank sind und wir die Info erhalten:
$userID = read-host "Insert Mailaddress"
Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity $userID -AutoReplyState Enabled -ExternalMessage "Ich bin momentan nicht im Buero und werde die Mails erst nach meiner Rueckkehr bearbeiten können. Bitte wenden Sie sich bei Fragen an die Zentrale." -InternalMessage "Ich bin momentan nicht im Buero und werde die Mails erst nach meiner Rueckkehr bearbeiten" Alles andere interessiert uns nicht, wir customizen weder Regeln noch Texte für die Fälle. Es gibt bei uns strikte Anweisungen sein Postfach für den Stellvertreter und ggf. weiteren Personen freizugeben (z.B. Teammitglieder), wer das nicht macht muss halt die Mails nachbearbeiten die in der Zeit angefallen sind und dafür auch geradestehen wenn was vor die Wand fährt (passende Anleitungen in Video und PDF Form haben wir dafür - leichter kann man es den Nutzer nicht machen...)
Das ein MA das selbst machen soll wenn er krank ist: geht gar nicht, der braucht dir auch keinen Rechenschaft darüber ablegen warum und weshalb er krank ist. Das ist natürlich anders wenn er es verpennt hat bevor er im Urlaub geht.
Gruß
@clSchak
Edit / Add: Wenn die in den vorher gegangen Abwesenheitsmeldungen eine Weiterleitung eingestellt haben, so wird diese im Regel auch mit dem Script aktiviert.
Edit/Add 2: Zu dem Thema "die sind da gefrustet 15 Mails zu bearbeiten", wenn die ohnehin Zugriff auf das Postfach hätten wäre das alles kein Problem -> Stellvertreterregelung hilft hier enorm weiter, wir haben das zum Teil in Bereich "erzwungen" die mit Kunden zu tun haben, riesen Theater am Anfang aber mittlerweile sind die froh das es so gemacht wird - dann muss man nicht im Krankheitsfall oder nach dem Urlaub Berge an Mails kontrollieren und nachbearbeiten.
Zitat von @clSchak:
...
wir haben dafür genau ein Script um das bei Kollegen einzustellen wenn diese Krank sind und wir die Info erhalten:
...
Alles andere interessiert uns nicht, wir customizen weder Regeln noch Texte für die Fälle. Es gibt bei uns strikte Anweisungen sein Postfach für den Stellvertreter und ggf. weiteren Personen freizugeben (z.B. Teammitglieder), wer das nicht macht muss halt die Mails nachbearbeiten die in der Zeit angefallen sind und dafür auch geradestehen wenn was vor die Wand fährt (passende Anleitungen in Video und PDF Form haben wir dafür - leichter kann man es den Nutzer nicht machen...)
...
wir haben dafür genau ein Script um das bei Kollegen einzustellen wenn diese Krank sind und wir die Info erhalten:
...
Alles andere interessiert uns nicht, wir customizen weder Regeln noch Texte für die Fälle. Es gibt bei uns strikte Anweisungen sein Postfach für den Stellvertreter und ggf. weiteren Personen freizugeben (z.B. Teammitglieder), wer das nicht macht muss halt die Mails nachbearbeiten die in der Zeit angefallen sind und dafür auch geradestehen wenn was vor die Wand fährt (passende Anleitungen in Video und PDF Form haben wir dafür - leichter kann man es den Nutzer nicht machen...)
klasse Lösung!
Zitat von @Kraemer:
1. sich krank zu melden
2. zu gesunden
Das Problem ist also ein Problem der Mitarbeiter, die auf Arbeit sind.
Zitat von @chgorges:
Und genau in diesem Moment sind sie, wenn sie nicht sterbenskrank sind, in meinen Augen auch verpflichtet, ihre gottverdammte Weiterleitung selbst schnell im OWA zu konfigurieren. Wie gesagt, es ist bei euch ein rein organisatorisches Problem...
das siehst du falsch. Kranke Mitarbeiter haben nur zwei Verpflichtungen:Und genau in diesem Moment sind sie, wenn sie nicht sterbenskrank sind, in meinen Augen auch verpflichtet, ihre gottverdammte Weiterleitung selbst schnell im OWA zu konfigurieren. Wie gesagt, es ist bei euch ein rein organisatorisches Problem...
1. sich krank zu melden
2. zu gesunden
Das Problem ist also ein Problem der Mitarbeiter, die auf Arbeit sind.
Jupp, genau so sieht es aus
Zitat von @clSchak:
Hi
wir haben dafür genau ein Script um das bei Kollegen einzustellen wenn diese Krank sind und wir die Info erhalten:
Alles andere interessiert uns nicht, wir customizen weder Regeln noch Texte für die Fälle. Es gibt bei uns strikte Anweisungen sein Postfach für den Stellvertreter und ggf. weiteren Personen freizugeben (z.B. Teammitglieder), wer das nicht macht muss halt die Mails nachbearbeiten die in der Zeit angefallen sind und dafür auch geradestehen wenn was vor die Wand fährt (passende Anleitungen in Video und PDF Form haben wir dafür - leichter kann man es den Nutzer nicht machen...)
Das ein MA das selbst machen soll wenn er krank ist: geht gar nicht, der braucht dir auch keinen Rechenschaft darüber ablegen warum und weshalb er krank ist. Das ist natürlich anders wenn er es verpennt hat bevor er im Urlaub geht.
Gruß
@clSchak
Edit / Add: Wenn die in den vorher gegangen Abwesenheitsmeldungen eine Weiterleitung eingestellt haben, so wird diese im Regel auch mit dem Script aktiviert.
Edit/Add 2: Zu dem Thema "die sind da gefrustet 15 Mails zu bearbeiten", wenn die ohnehin Zugriff auf das Postfach hätten wäre das alles kein Problem -> Stellvertreterregelung hilft hier enorm weiter, wir haben das zum Teil in Bereich "erzwungen" die mit Kunden zu tun haben, riesen Theater am Anfang aber mittlerweile sind die froh das es so gemacht wird - dann muss man nicht im Krankheitsfall oder nach dem Urlaub Berge an Mails kontrollieren und nachbearbeiten.
Hi
wir haben dafür genau ein Script um das bei Kollegen einzustellen wenn diese Krank sind und wir die Info erhalten:
> $userID = read-host "Insert Mailaddress"
> Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity $userID -AutoReplyState Enabled -ExternalMessage "Ich bin momentan nicht im Buero und werde die Mails erst nach meiner Rueckkehr bearbeiten können. Bitte wenden Sie sich bei Fragen an die Zentrale." -InternalMessage "Ich bin momentan nicht im Buero und werde die Mails erst nach meiner Rueckkehr bearbeiten"
> Alles andere interessiert uns nicht, wir customizen weder Regeln noch Texte für die Fälle. Es gibt bei uns strikte Anweisungen sein Postfach für den Stellvertreter und ggf. weiteren Personen freizugeben (z.B. Teammitglieder), wer das nicht macht muss halt die Mails nachbearbeiten die in der Zeit angefallen sind und dafür auch geradestehen wenn was vor die Wand fährt (passende Anleitungen in Video und PDF Form haben wir dafür - leichter kann man es den Nutzer nicht machen...)
Das ein MA das selbst machen soll wenn er krank ist: geht gar nicht, der braucht dir auch keinen Rechenschaft darüber ablegen warum und weshalb er krank ist. Das ist natürlich anders wenn er es verpennt hat bevor er im Urlaub geht.
Gruß
@clSchak
Edit / Add: Wenn die in den vorher gegangen Abwesenheitsmeldungen eine Weiterleitung eingestellt haben, so wird diese im Regel auch mit dem Script aktiviert.
Edit/Add 2: Zu dem Thema "die sind da gefrustet 15 Mails zu bearbeiten", wenn die ohnehin Zugriff auf das Postfach hätten wäre das alles kein Problem -> Stellvertreterregelung hilft hier enorm weiter, wir haben das zum Teil in Bereich "erzwungen" die mit Kunden zu tun haben, riesen Theater am Anfang aber mittlerweile sind die froh das es so gemacht wird - dann muss man nicht im Krankheitsfall oder nach dem Urlaub Berge an Mails kontrollieren und nachbearbeiten.
Finde die Lösung aus einer Sicht klasse und zwar man hat kein Problem mit Datenschutz.
Postfächer dürfen nur unter bestimmten Bedingungen freigegeben bzw. weitergeleitet werden.
https://www.rdp-law.de/blog/e-mails-hat-der-arbeitgeber-zugriff-auf-das- ...
Mit der neuen Datenschutzverordnung rate ich euch eure Nutzungsvereinbarungen entweder überhaupt erst anzulegen oder ggf. zu überprüfen ob ihr weiterleiten dürft.
Die Strafen bei groben Verstößen wie Briefgeheimnis von Mitarbeitern (bei erlaubter privater Nutzung) sind nicht gerade gering zukünftig.
Was an der Lösung nicht so gut ist, - im Großhandel kann ein Auftrag mit einem hohen Ertrag dahinter stecken.
Wenn der Einkäufer auf Kundenseite, aber die Ware schnell braucht, besteht die Möglichkeit das er bei der Konkurrenz kauft, weil er dann einfach den Ansprechpartner von dort anruft den er kennt.
Nur eine Abwesenheitnotiz ohne Weiterleitung ist auch nicht immer optimal.
Also entweder nur die Notz ohne Weiterleitung oder Datenschutz - geregelte Vereinbarung in Verbindung mit dem OutoftheOfficeManager, damit im Sekretariat die Notiz und Weiterleitung adhoc eingestellt werden kann.
vielen Dank für eure Meinungen und Hilfe.
Hi
direkt das nächste Thema: private Nutzung ... wir archivieren alles und die private Nutzung ist bei uns verboten und wird regelmäßig überprüft, damit klammern wir direkt den ganzen Kram aus, zu dem ist im "Willkomensschreiben" sowie in der IT Richtlinie fest definiert das die Mailadresse ohne Angabe von Gründen gewechselt und einen anderen Benutzer zugewiesen werden kann, das Einrichten von Weiterleitungen und Stellvertretern ist Pflicht, einfach aus den o.g. Gründen und damit nichts liegen bleibt.
Bei dem Script wird zum einen die Abwesenheitsnotiz gesetzt und es greifen alle Weiterleitungsregeln die vorher von dem Kollegen gesetzt wurden. d.h. wenn der im letzten Urlaub alle Mails an Kollege B weitergeleitet hat und die Regel nicht geändert hat, greift diese auch mit dem Script - genau das macht es ja praktisch
- und halt Vertreterregelung mit Postfachzugriff.
Gruß
@clSchak
direkt das nächste Thema: private Nutzung ... wir archivieren alles und die private Nutzung ist bei uns verboten und wird regelmäßig überprüft, damit klammern wir direkt den ganzen Kram aus, zu dem ist im "Willkomensschreiben" sowie in der IT Richtlinie fest definiert das die Mailadresse ohne Angabe von Gründen gewechselt und einen anderen Benutzer zugewiesen werden kann, das Einrichten von Weiterleitungen und Stellvertretern ist Pflicht, einfach aus den o.g. Gründen und damit nichts liegen bleibt.
Bei dem Script wird zum einen die Abwesenheitsnotiz gesetzt und es greifen alle Weiterleitungsregeln die vorher von dem Kollegen gesetzt wurden. d.h. wenn der im letzten Urlaub alle Mails an Kollege B weitergeleitet hat und die Regel nicht geändert hat, greift diese auch mit dem Script - genau das macht es ja praktisch
- und halt Vertreterregelung mit Postfachzugriff.Gruß
@clSchak
