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Alternative zu Bitfarm gesucht

Guten Morgen zusammen.

Wie der Titel schon sagt suche ich derzeit eine Alternative zu Bitfarm Enterprise Edition. Kurz die Erklärung warum:
Wir sind ein eher kleine Autohaus und die Wunschvorstellung Papier zu sparen, Dokumente für jedermann zugänglich zu machen brachte meinen Chef dazu sich nach einem Dokumentenmanagement umzusehen. Letztendlich sind wir bei Bitfarm gelandet. Aufmerksam wurde meine Kollegin aus der Buchhaltung auf dieses Thema, nachdem der Anbieter unserer KFZ-Software (Locosoft) eine Kooperation mit Docbox eingegangen ist und hierfür damals die Werbetrommel rührte. Diese Variante war ihm allerdings zu teuer und somit sind wir eben bei der Bitfarm gelandet.

Dabei wurde ihm von einem Systemhaus ein Angebot unterbreitet bei dem auch eine Förderung mit raußspringen sollte. Da er das ganze zu seinem eigenen Projekt machte und ich nicht großartig mit involviert wurde, habe ich mich dann auch soweit möglich herausgehalten.

Bitfarm wurde dann vor ca. 2 1/2 Jahren vom Systemhaus installiert. Letztendlich fand ich den Ablauf jedoch nicht sonderlich durchdacht. So wurde zwar eine NAS mit angeboten, aber kein zusätzlicher Scanner. Hier wurde unser Xerox mit eingebunden und mehrere Workflows z.B. für Eingangsrechnungen in Papierform, Lieferschein usw. angelegt mit den jeweils angelegten Übergabe Ordnern. Leider ist das hier unser Hauptgerät das von jedermann permanent genutzt wird. Daher fand ich das eher unpraktisch. Der Mitarbeiter des Systemhauses brachte am Tag der Einrichtung dann wie erwähnt ein NAS mit und fragte dann für was dieses gedacht sei. Ich war schon ein wenig überrascht. Letzendlich wurde das NAS dann zur Datensicherung der Bitfarm verwendet obwohl bereits Soft- und Hardware für Datensicherung vorhanden war. Soviel dazu.

Die Bitfarm wurden dann nach kurzer Rücksprache auf einer virtuellen Maschine installiert. Es wurde vorher ja leider nichts abgesprochen. Anschließend wurde mit meiner Kollegin aus der Buchhaltung eine grundlegende Struktur in der Bitfarm angelegt und diese grob eingewiesen. Die nächsten Tage und Wochen wurde die Strukturen noch etwas erweitert und ein paar Workflows für Eingangsrechnung angelegt. Tja, und das wars ehrlich gesagt dann auch. Seitdem dümpelt die Bitfarm mehr oder weniger sinnlos vor sich hin. Lediglich Ausgangsrechnungen werden automatisiert aus Locosoft abgelegt.

Nun hat der Hersteller (Stellantis) die letzten Jahre dann doch deutlich die Zügel angezogen. So müssen nun deutlich mehr Unterlagen z.B. bei einer Garantieabrechnung im Vorfeld in eine "Cloud" hochgeladen werden und anschließend mit dem Antrag verknüpft werden. Hierzu werden auch immer wieder Rechnungen/ Lieferscheine angefragt. Da meine Kollegin aus der Buchhaltung leider hoffnungslos überfordert ist, die Ablage somit immer etwas hinterher hinkt, kam die Bitfarm wieder ins Gespräch. Daher habe ich angefangen die Bitfarm zu füttern, neue Workflows für Eingangsrechnungen anzulegen und den automatisierten Import von Rechnungen die über ein gesondertes Email Konto eintreffen anzulegen.

Letztendlich bin ich jedoch der einzige der sich gerade damit ernsthaft auseinandersetzt. Nun ist es leider so das ich selbst mit meinen Tätigkeiten bereits gut ausgelastet bin und ich nicht weiß wie ich das alleine stemmen soll. Meine Kollegen sind was die EDV betrifft meist sehr schnell überfordert. Selbst kleinste Veränderungen gestalten sich zu Teilen sehr schwierig und es wird gemotzt und gejammert. Mein Problem ist nun das Anlegen von Workflows, denn aus meiner Sicht wird die Bitfarm nur dann sinnvoll nutzbar wen möglichst viel automatisiert abelegt werden. Hierfür werden bei Eingangsrechungen dann automatisch diverse Felder befüllt, wie z.B. Lieferantenname, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und Zahlungsziel. Eine der größten Probleme ist dabei die Vielzahl an Lieferanten und das sich die Vorlagen häufig auch ändern was dafür sorgt das der angelegte Workflow nicht mehr funktioniert. Es fehlen aber auch noch viele andere Strukturen in der Bitfarm. Da die ruhigeren Monate sich nun wieder ihrem Ende neigen nimmt auch wieder mein Arbeitspensum in meinen eigentlichen Aufgabengebieten zu.

Daher habe ich beim Systemhaus ein Angebot für den Ausbau der Bitfarm angefragt. Kurze Rede, die Kosten haben dann doch überrascht. Gleichzeitig sehe ich die Bitfarm hier nie als praktikabel an. Alles was nicht wirklich einfach zu bedienen ist, automatisiert abläuft verläuft sich hier irgendwann im Sand.
Ich habe die Tage nun einmal eine Testversion von ecoDMS installiert und mal eine grundlegen Struktur angelegt sowie ein paar Workflows. Ich finde die Bedienung deutlich einfacher und übersichtlicher. Allerdings ist es mir mit ecoDMS noch nicht gelungen ein Feld "Zahlungsziel" zu füllen wenn z.B. 14 Tage auf das Rechnungsdatum aufgerechnet werden soll.

Daher suche ich evtl. eine Alternative die folgendes können sollte:
- automatsierter Import von PDF Rechnungen über POP3
- Volltext OCR
- einfache und für jederman erstellbare Workflows.
- insgesamt einfache Bedienung.
- automotische Verschlagwortung
- Unterstützung von PDF, TIF und evlt. noch JPEG


Aufmerksam wurde ich noch auf Docuware, die Indexierung wäre hier gerade das Interessante.

Welches DMS wird denn bei euch eingesetzt? Wo seht ihr die Stärken / Schwächen?

Ich bedanke mich schon einmal herzlich für eure Antworten und entschuldige mich für den langen Text face-smile.

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Member: IceAge
IceAge Apr 16, 2024 updated at 06:48:31 (UTC)
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Guten Morgen,

nach dem ersten Überfliegen wäre in meinen Augen die DOCBOX genau das, was du suchst. Locosoft bietet eine offizielle Schnittstelle, ordentliche OCR Volltexterkennung, einfaches Erstellen von Workflows per WebGUI, Import (IMAP) aus einem eMail-Postfach z.B. mit automatischen Eingangsstempel... und preislich aus meiner Erfahrung deutlich günstiger als Docuware Installationen. Automatische Verschlagwortung brauchst du hier nicht, da jedes maschinengeschriebene Wort auf einem Dokument gefunden wird.

Mithilfe des Moduls Meta-Daten und ggfs. KI Extrahierungen können Datenfelder automatisch gefüllt oder z.B. Zahlungsziele auch berechnet werden.

Daher der Tipp: schau mal ob du einen guten DOCBOX Händler bei dir vor Ort findest.

Grüße I.
Member: pantox
pantox Apr 16, 2024 at 06:59:49 (UTC)
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Hallo,

ich musste mehr als einmal schmunzeln bei deinem Beitrag. Gewisse Parallelen zu der Einschätzung der Auslastung des IT-Personals kann ich nur zu gut nachvollziehen.

Bei ecoDMS gingen bei mir jedoch die Alarmglocken an, dazu hatte ich einen ausführlichen Anwenderbericht gefunden.

Noch dieses Jahr soll bei uns ELO (Elektronischer Leitz Ordner) als DMS eingeführt werden. Docbox wäre auch mein Favorit gewesen, jedoch fehlt bislang die DATEV-Schnittstelle.

Günstig sind die alle nicht. Doch wer Peanuts bezahlt, muss sich nicht wundern wenn er mit Affen arbeitet.

Gruß pantox
Member: IceAge
IceAge Apr 16, 2024 updated at 07:06:34 (UTC)
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Hallo Pantox,

die Schnittstelle für den DatevBelegtransfer ist automatisch im Modul AutoExport enthalten und bereits seit einigen Monaten verfügbar. Ebenso kann darüber bereits Addisson OneClick angebunden werden. Im Laufe des Jahres wird vermutlich auch eine weitere Datev-Schnittstelle angeboten werden, mit denen dann auch die erfassten META-Daten übertragen werden können.

Grüße I.
Member: kpunkt
kpunkt Apr 16, 2024 at 07:29:33 (UTC)
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Zitat von @mwormer:

Welches DMS wird denn bei euch eingesetzt?
Das, das vom ERP empfohlen wurde.
Daher bin ich da bei @IceAge. Schau dir Docbox an.

Da ihr aber schon Bitfarm bezahlt habt, was spricht dagegen, die Dienste der bitfarm GmbH in Anspruch zu nehmen und euch von denen helfen zu lassen?
Member: mwormer
mwormer Apr 16, 2024 at 07:47:56 (UTC)
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Zitat von @kpunkt:

Zitat von @mwormer:

Welches DMS wird denn bei euch eingesetzt?
Das, das vom ERP empfohlen wurde.
Daher bin ich da bei @IceAge. Schau dir Docbox an.

Da ihr aber schon Bitfarm bezahlt habt, was spricht dagegen, die Dienste der bitfarm GmbH in Anspruch zu nehmen und euch von denen helfen zu lassen?

Das Systemhaus das hier betreut kommt nicht wirklich in die Puschen. Alles muß extra bezahlt werden und es steht - so finde ich zumindest - der kaufmännische Aspket weit vor dem technischen.
Daher ist mein Vertauen da etwas geschädigt. Ich hatte auch einmal bei Bitfarm selbst angefragt, dort wird man aber sehr schnell auf den Partner verwiesen.

Was offensichtlich beim Verkaufsgespräch nicht offen kommuniziert wurde ist, das die pro Quartal anfallenden Kosten nur die Kosten für die Nutzung der Enterprise Edition darstellen. Zusatzleistungen werden aber immer gesondert abgerechnet und sind in diesem nicht beinhaltet.
Die andere Problematik, selbst wenn man die Dienste des Systemhauses in Anspruch nehmen würde, müssten sich meine Kollegen nun auch ein wenig mit daraum kümmern. Das ist hier irgendwie eine endlose Geschichte und es gibt viele Gründe warum sich hier so manche Ideen und Projekte nicht umsetzen lassen.

Im Kopf von meinem Chef und meiner Kollegin gibt es halt eine Art "Wunschvorstellung" und das wurde auch von dem Systemhaus wirklich gut bedient. Praktisch sieht es nur leider ganz anders aus. Sei es das unterdessen alles aus der kurzen Einweisung in Vergessenheit geraten ist oder das sie zeitlich nicht dazu kommt. Und so werden halt viele Dinge immer auf die lange Bank geschoben bis sich jemand halt die Mühe macht und das ganze durcharbeitet.

Ich werde mir jetzt auf jeden Fall nochmals die Docbox genauer ansehen und hier auch das Gespräch mit Locosoft suchen.

Vielen Dank für den Tipp schonmal!
Member: Mr-Gustav
Mr-Gustav Apr 16, 2024 at 08:16:16 (UTC)
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Also ich kann dir was solche Erweiterungen nur sagen das die ALLE Geld kosten. Kein Dienstleister arbeitet umsonst.
Problem bei sowas ist das man teilweise auch den Aufwand vorher nicht einschätzen kann.

Ein Tipp hier: Nehmt das DMS was der ERP Hersteller empfiehlt denn der hat auch seine Schnittstellen passend gebaut.

Das was du schreibst wirst du bei JEDEM DMS haben nur eben etwas anderes.
Wenn Ihr aber bereit ein Bitfarm habt was funktioniert dann wäre es hier sicherlich empfehlenswert dieses weiter auszubauen denn es ist ja schon eine Grundstruktur vorhanden. Wenn ein neues DMS kommt dann muss das ja auch wieder komplett von vorne eingerichtet und strukturiert werden, Workflows erstellt und angepasst + irgendwelche Importe entsprechend angpasst werden usw.......

Wenn Ihr mit eurem DL nicht 100% ok seid dann wäre es für alle Seiten hilfreich sich mal an einen runden Tisch zu setzen und dann das ganze in kleiner Runde ausarbeiten. Es hilf ja ja nix nur zu meckern sondern Ihr braucht ja eine Lösung! Vielleicht hat man auch einfach aneinander vorbei geredet.
Member: Mystery-at-min
Mystery-at-min Apr 16, 2024 at 08:25:56 (UTC)
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Hast du denn Zeit für das Projekt? Hat die Kollegin Zeit für das Projekt? Es wirkt, als würde alles neu aufgerollt, weil für das alte nicht genug Zeit da war. Ersteinrichtung und Support dürfte überall kosten. (Oder man wird alleine gelassen). Aber nur Ihr kennt eure Prozesse damit ist es essentiell sich die Zeit dafür zu nehmen. Ich kenne das aus vielen Projekten egal ob aus Schule, Studium, hier bei uns: Wenn nicht alle am Strang ziehen verlaufen sich diese Projekte und der Dienstleister kann dann am Ende am wenigsten dafür. Denn der muss auch Ressourcen zur Verfügung stellen, bekommt er von euch aber keine Infos kann das Basissystem oder seine Leistung noch so gut oder schlecht sein....
Member: mwormer
mwormer Apr 16, 2024 at 08:46:26 (UTC)
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Das ist die letzten Tage bereits der Fall gewesen, zwar nicht an einem runden Tisch sondern über ein Telefonmeeting.

Das letztendlich alles machbar wäre ist auch nicht das Problem. Allerdings wurde immer der Eindruck vermittelt das letztendlich sämtliche Aufgaben von jedermann durchführbar wären. Das ist natürlich richtig, Vorraussetzung ist das hier Personal vorhanden ist mit dem passenden Wissenstand. Das ist hier einfach nicht der Fall.

In dem von @pantox genannten Anwenderbericht zu ecoDMS bringt der Verfasser das ganz gut auf den Punkt. Nämlich das er keine Bürokraft kennt die mit Regex umzugehen weiß. Das ist hier auch nicht anders, daher landet dies gerade auf meinem Tisch.

Da wir auch auf Platformen bestellen die anderen Händlern und Zuliefereren als Schnittpunkt dienen ist die Anzahl an Lieferanten z.B. durch recht beachtlich. Nun könnte man sicherlich solche Belege manuell einpflegen, das ist allerdings nicht der Fall. Einfach weil keiner dazukommt oder sich die Mühe macht. Der Workflow soll auch nicht dazu dienen das man Belege Anhand von Feldern identifizieren kann. Die OCR macht ja das dursuchen und finden möglich. Vielmehr geht es z.B. konkret bei den Eingangsrechnungen darum das z.B. Zahlungsarten und Zahlungsziel, nebst IBAN ausgelesen werden und der Buchhaltung somit die Möglichkeit gibt sofort zu erkennen was noch offen ist, was bereits bezahlt wurde usw.. Wie gesagt, wir sind ein eher kleines Unternehmen und derzeit ist jeder im kaufmännischen Bereich gut ausgelastet. Somit sollte das der Arbeitserleichterung dienen.

Ich habe meinem Chef bereits sehr oft darauf hingewiesen das eine zusätzliche kaufmännische Kraft von Nöten sei, einfach um hier einfach wieder etwas Struktru reinzubekommen. Bis jetzt ist das auf taube Ohren gestossen. Liegt aber auch daran das sich die Branche gerade stark wandelt und man derzeit nicht wirklich abschätzen kann wohin die Reise geht.

Das jetzt aber wirklich nur am Rande. Ich habe vorhin den Support von Locosoft mal angesprochen und ein passender Mitarbeiter wird hier das Product Docbox nochmal etwas näher erörtern. Mal sehen was dabei herauskommt.
Member: kpunkt
kpunkt Apr 16, 2024 at 09:06:58 (UTC)
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Hört sich für mich so an, als wären die Prozesse nicht wirklich ausgearbeitet. Und darüber hinaus bin ich mir nicht ganz sicher, ob ein DMS momentan für euch gut ist. Irgendwie wurde die Einführung eher gar nicht geplant.
Wenn dem so ist, dann wird das mit einem anderen Produkt auch nicht besser. Ohne vernünftige Planung und Einführung, bei dem auch bestimmte Mitarbeiter mitgenommen werden müssen, wird auch das nix.
Ein DMS ist halt keine einfache Geschichte, bei der wie von Zauberhand urplötzlich alles viel einfacher geht.
Je nach vorhandenen Prozessen ist das ein sehr komplexes Unterfangen.
Zu Beginn würde ich erstmal zu einer Prozessoptimierung raten. Dann die bestehenden Prozesse mt den neu einzuführenden vergleichen und mit allen betroffenen Stellen besprechen, ob das alles so passt.

Kostet zu Beginn Zeit und Geld. Aber daran kommt man eher nicht drumrum.
Member: Mystery-at-min
Mystery-at-min Apr 16, 2024 at 09:41:54 (UTC)
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Das ist aber nochmals was (In Teilen) ganz anderes als unbedingt ein DMS. Ich glaube du vermischt da etwas die Funktionen.
Member: Mr-Gustav
Mr-Gustav Apr 16, 2024 at 10:28:10 (UTC)
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Nun ich glaube ihr wollt deutlich mehr als ein DMS haben denn wenn da dann z.B. die "Offene Posten" Liste als Bsp. gefordert wird so kann man das u.U. natürlich auch mit einem DMS abbilden.
Primär ist ein DMS aber eigentlich für sowas nicht gedacht denn es soll ja in erster Linie Dokumente managen und verwalten.

Was das automatische verschlagwortung angeht so es natürlich nachvollziehbar das Ihr da eine Autom. Eintragung von Firma / Zahlungsdaten / IBAN usw.... nachvollziehbar. Problem ist hier allerdings ist hier meistens das Problem das die Rechnungen / Lieferscheine usw... sich nicht ähnlich sehen und alle anders sind und man meistens keine direkten Vorlagen anlegen kann aus dem hervorgeht welcher Text wo rein muss. OCR mag zwar Text erkennen aber es erkennt eben nur Text. Je nach System fehlt da die Intelligenz dahinter. Bei eLO ist es z.B. so das es hierfür ein extra Produkt gibt wie z.b. den DocExtractor dem ich vorher x mal sagen muss das ist die Adresse, das Datum / Lieferschen-Rechnungsnummer usw...... Wen man das dann einige male gemacht hat dann klappt das auch automatisch aber man muss es der Software erstmal beibringen. Out of the Box einfach per OCR funktioniert eben nicht.
Das ganze mit der Liste an "Offener Posten" ist so eine Sache. Das kann man mit einem DMS bauen als Liste aber dafür ist eigentlich so ein DMS in erster Linie nicht gedacht denn es ist ja eigentlich ein DMS.

Was für die Einführung eines DMS aber elementar ist, und das musste mein Kunde an einigen Stellen merken, das man vorher die benötigten Prozesse kennen muss und diese müssen dann auch niedergeschrieben werden damit man das ganze dann im DMS vernünftig umsetzen kann.
Beim Kunde war das etwas schwierigen denn für den war der Arbeitsablauf ja logisch nur das er eben bisher immer von Hand im eLO an der entsprechenden Stelle abgelegt wurde. Wir haben es dann geschaft das für jedes Dokument aus dem ERP ( Rechnung / Lieferschein / Angebot / A-Best. / Bestellung usw.... ) eine eindeutige Anweisung vorhanden ist wo das Dokument abzulegen ist und welche Metadaten dem Dokument eingetragen werden müssen damit alles passt. Schwieriger war es hingegen die Lieferscheine und Rechnungen der Lieferanten passend abzulegen denn diese müssen ja einem Projekt zugeordnet werden und dann natürlich anhand RE / LS passend abgelegt werden inkjl. der passenden Metadaten.

Teilweise hat der Kunde sich dann darauf eingelassen das ein oder andere eben NICHT per Workflow zu automatisieren. Der Kunde füllt die Felder jetzt entsprechend per Click OCR aus und die Überschrift des Dokumentes ergibt sich aus den entsprechenden Meta Daten die der MA vorher per Click eingetragen hat. Läuft jetzt deutlich schneller als vorher als das ganze "abgeschrieben" wurde. Einige Felder welche sich aus Metadaten zusammen setzen werden entsprechend autom. ausgefüllt- Workflow LIGHT face-smile
Das ganze hat übrigens zu deutlich weniger falschen "verschiebungen" geführt da es jetzt weniger Irrläufer gibt weil irgendwelche Metadaten falsch ausgelesen wurden.

Was die FiBu angeht kann ich dir FiBUScan ans Herz legen. Hat ein kleiner Kunde ( 100 MA 50 % Büro, rest Monteure ) von mir den ich betreue auch eingeführt. Läuft ganz super seit dem. Hätte man auch mit eLO bauen können aber das hatte ganz viel eckiges Geld gekostet. Fibuscan ist und war da deutlich billiger face-smile

Unterm Strich ist es aber durchaus empfehlenswert mit dem vorhandenen Weiterzumachen.
Beim eLO wurde dem Kunden auch das blaue vom Himmel versprochen. Es wurde aber nicht erwähnt das man die Funktionen nicht eben durch einen klick oder durch das setzen einer Hakens aktivieren kann sondern das es hierzu einen Entwickler braucht der das ganze umsetzt. Der Entwickler braucht dann entsprechend wieder ein Drehbuch damit er weis was er machen soll bzw. das er weis welche Daten wie verarbeitet werden sollen und wo die verarbeiteten Daten dann abglegt werden sollen.

Später mehr - mein Akku ist leer face-sad
Member: kpunkt
kpunkt Apr 16, 2024 at 11:05:38 (UTC)
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Nun ich glaube ihr wollt deutlich mehr als ein DMS haben denn wenn da dann z.B. die "Offene Posten" Liste als Bsp. gefordert wird so kann man das u.U. natürlich auch mit einem DMS abbilden.

Viele DMS, die direkt vom ERP kommen oder empfohlen werden, können das, bzw. sind darauf ausgelegt.
Loco-Soft und Docbox sind da offensichtlich aufeinander abgestimmt.
https://www.docbox.eu/en/aktuelles/loco-soft-und-docboxr-mit-dms-zur-ele ...
Wird man evtl. auch mit anderen DMS so abbilden können. Aber eben nicht out-of-the-box.
Member: Mr-Gustav
Mr-Gustav Apr 16, 2024 at 14:42:21 (UTC)
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Klar geht das mit der OP Liste. Habe ja nicht gesagt das es nicht geht lediglich das ABER .....

Letzten Endes ist das ja sozusagen auch nur ein Report der etwas Intelligenter ist da er z.B. Summen zusammen rechnen kann oder abgleichen kann ob das Dokument mit dem Stempel "bezahlt" gestempelt ist und somit in der Liste nicht mehr als offen gilt.
Grundsätzlich sind da ja erstmal keine wirklichen Regeln und Beschränkungen gesetzt denn irgendwie gibt es immer eine Lösung. Frage ist halt nur ob ich das brauche oder ob das ganze den Ablauf vereinfacht / beschleunigt oder ob es nur ein nettes Gimmick ist was ganz cool ist. Das ganze kostet aber entsprechend. Umsonst gibts da nix.
Mein Kunde hat da so ähnliche Probleme wie Ihr. Der Berater von eLO sagte auch das was alles geht ( RE Ausgangsbuch autom. führen anhand der Export Rechnungen aus dem ERP / RE Freigabworkflow / usw.... und dann stellte der Kunde hinterher fest das diese "Workflow Features" eben extra kosten da diese eingebaut bzw. einprogrammiert werden müssen. Fand er jetzt nicht lustig das da Zitat:" Jeder Handschlag extra kostet" . Ich habe ihm darauf dann erklärt das er ja nur die Möglichkeiten genannt hat was alles geht und das stimmt ja nun mal.
Wobei ich hätte eigentlich auch bei diesem Preis einen Mini RE Freigabe Workflow erwartet so im Sinne von.
Bestimmte benutzer klicken die RE an und sagen "RE prüfen" und tragen dann den Prüfenden User ein und der muss dann auf JA / Nein / Jemand anderes klicken bzw. bei Ja wird irgendwo in den Metadaten die Freigabe hinterlegt.

Aber nun gut ........

Was das Thema Hersteller von ERP und empfohlene DMS Systeme angeht so kann ich hier auch ein sehr langes Lied singen geprägt von Leid und Schmerzen. Mir ist ja durchaus bewusst das der Hersteller des ERP eine Schnittstelle für den DMS Export liefern muss bzw. sollte denn er ( der ERP Hersteller ) kennt ja seine Software und weis wie das eingebaut werden kann und wo an welcher Stelle welche Daten wie übergeben werden können. Es hilft ja meistens nix wenn da einfach nur ein PDF rausfällt was dann ins DMS importiert wird. Geht ja um Metadaten usw. die gleich mitgefüllt werden sollen.
Problem bei der Sache ist dann aber das man ja durchaus dem ERP Hersteller folgen kann aber wenn man noch andere Software hat dann wird es eben schwierig. Mein Kunde und ein andere Freund des Kunden dachte auch das es ja eigentlich kein Problem sein sollte denn "eLO" ist ja sozusagen ein Branchen Standard bzw. wird regelmäßig und häufig verwendet...... Im nachhinein was es eine große Odysse bis das ganze Import und Metadaten Geraffel.
funktioniert hat.

Was immer gebraucht wird ist das man sich vorher Gedanken um Prozesse, deren Ablauf und deren Zugehörigkeiten macht und diese niedergeschrieben werden. Meistens ist es sogar so das man hieruch die Prozesse auch vereinfachen kann denn einfach einen aktuellen Prozess 1:1 in ein DMS zu überführen bringt in der Regel nichts denn durch ein DMS soll das ganze ja effizienter und organisierter werden. Dann hilf es ungemein sich vorher Gedanken zu machen was das DMS noch können soll wie z.B. eure OP Liste. Hier muss dann der hersteller oder Vertriebler gefragt werden wie das abgebildet werden kann denn die Eingangs RE sind ja nicht alle gleich. OCR hin oder her das DMS braucht eine gewisse "Erfahrung" ( bereitgestellt durch Vorlagen oder durch irgendwelche Metriken die sich das DMS im Hintergrund selber aufbaut) und die passenden Daten aus einer RE zu finden und diese dann als Meta Daten einzutragen.

In der Firma wo ich derzeit Arbeite haben wir auch Bitfarm und wir sind damit sehr glücklich. Zuhause bzw. für meine eigene Firma habe ich ecoDMS. Reicht mir völlig aus, bin zufrieden wobei ecoDMS eigentlich damals eine Preisfrage war. Macht schon was aus ob ecoDMS oder eLO.
Ich kann dir aber hier auch sagen das wir in der Firma einen entsprechenden Eingangs RE Workflow haben wollten der das ganze mit den Meta Daten usw. automatisch macht aber da es immer wieder kleinere Änderungen an den Rechnungen gab bzw. an den Stellen wo die OCR ihre Daten herbekommen sollte gab es immer RE´s die in der Fehlerablage gelandet sind bzw. teilweise sind auch RE´s hinterher in die Fehlerablage geschoben worden weil die Meta Daten eben falsch waren. Letzen Endes wurde dann das wichtigste von Hand erfasst ( Er ist es, Projektzuordnung, Gesamtpreis, Wer hats bestellt, Zahlungsziel, Bankverbindung ( per Vorauswahl durch den Lieferanten vorausgewählt bzw. die Auswahl begrenzt ), Zahlungsziel ( vorauswahl ) usw....
Den Rest haben wir dann von der OCR machen lassen.
Member: mwormer
mwormer Apr 16, 2024 at 18:07:48 (UTC)
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Die Überführung von Locosoft in Bitfarm klappt auch ohne Probleme. Denke das macht auch keinen Unterschied zu Docbox. Wer Locosoft kennt weiß auch das es sich hier um ein Produkt handelt was über die Jahre nicht immer zwangsläufig besser wurde und ein Neuansatz wäre vielleicht auch mal sinnvoll.

Was die Geschichte mit dem Zahlungsziel usw. betrifft, man hat es halt umgesetzt weil es halt mit der Bitfarm möglich ist. Da steckt nun auch nicht wirklich viel dahinter. Man fand es halt ganz brauchbar, egal ob man es effektiv nutzt oder nicht. Darum geht es aber auch gerade nicht. Hintergrund ist der, entweder man legt hier selbst weiterhin Hand an und bleibt bei der Bitfarm und bzw. oder man versucht eine brauchbare Lösung mit dem Systemhaus zu finden. Einfach eine Arbeitsaufteilung und dabei bleiben oder eine andere Firma suchen.
Den Vorteil den ich eben bei einem anderen Produkt evtl. sehe oder erhoffte ist, dass sollten sich hier Abläufe leichter gestalten würden könnten diese zu Teilen auch durch die Mitarbeiter selbst erledigt werden. Aus meiner Sicht würde das die Wahrscheinlichkeit erhöhen das, dass DMS eben genutzt wird.
Dafür das ganze einmal von vorne und dann würde ich mir erhoffen diverse Aufgaben sozusagen abtreten zu können.

Das die Prozesse nicht wirklich ausgearbeitet wurden stimme ich zu. Das ist für mich ja gerade der Stein des Anstosses. Es wurde halt ziemlich viel versprochen, dann verkauft und anschließend installiert. Danach kam man halt darauf das es eben nicht so "einfach" ist. Nun steht mein Chef natürlich da und sieht das Geld was er bereits ausgegeben hat und dafür eigentlich noch gar nichts nutzbares bekommen hat. Ich bin jetzt seit knapp einem Monat drüber und sehe noch lange kein Ende. Ich muß auch zugeben das ich nicht gerade die schnellste und zuverlässigste Tippse bin. Wenn ich dann noch in irgendwelchen Workflows, VBS hänge, das Telefon klingelt, sich Reihenweise Mitarbeiter vor mir mit technischen Fragen reihen usw. dann geht mir einfach auf Dauer ehrlich gesagt die Puste aus.

Daher wiederhole ich meinen Gedanken, meine Hoffnung war ein Produkt zu finden welches sich nicht so "sperrig" anfühlt. Ich mein ich habe mit MS-DOS 3.3 angefangen und gelegentlich finde ich es ja auch wieder ganz witzig. Aber für alle anderen sind das böhmische Dörfer.
Member: Mystery-at-min
Mystery-at-min Apr 17, 2024 at 03:47:29 (UTC)
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Wie gesagt, Probleme in eurer Orga werden durch kein Programm besser.

Wenn du dich Ran setzten willst. Sorge dafür, dass dich keiner stört.
Member: Mr-Gustav
Mr-Gustav Apr 17, 2024 updated at 06:17:45 (UTC)
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Und was ich dir auch noch als Tipp geben kann ist das ihr das mit den Prozessen vorher mit allen beteiligten abstimmt.
Nichts ist ärgerlicher wenn man sich Mühe gegeben und unendlich viel Zeit und Geld in das Projekt gesteckt hat und keiner nutzt es dann weil irgendwas Quer ist usw....

Die User mitnehmen oder abholen wie es so schön heißt.
Das bedeutet aber auch das Tests und Probeläufe erstmal nur mit den MA im Projektteam durchgeführt werden denn wenn alle gleich drauflos DMSén dann wirds ein Chaos hoch 1000000 und vor allem wird dann immer kommen das X nicht geht und Y geht nur halb usw. Das bleibt dann aber bei den MA hängen und somit sinkt die Gesamtakzeptanz des System - Witzigerweise auch bei Leuten die das eigentlich vorher gut fanden und zufrieden waren.

Worauf du aufpassen solltest ist die Übernahme des Bitfarm´s in das neue DMS. Frag hier dem Dienstleister Löcher in den Bach indem du jedes Details hinterfragt denn aus einem: Ja klar geht das dass man die Daten aus Bitfarm übernimmt und dort einspielt und Ja wir können die Struktur, die Dokumente inkl. der Metadaten und die Workflows welche auf die Dokumente bzw. die Metadaten der Workflows 1:1 ins neue DMS übernehmen.
Mein derzeitiger Kunde bekam auch die Aussage das der Datei Import vom ERP aus nach eLO ganz einfach sein und das es funktioniert. Ja es funktioniert ABER ERST NACH dem hier nochmals Geld für Dienstleistung ausgegeben wurde. Wohl gemerkt wurde bei dem Kunden lediglich von einer alten Version auf die aktuelle eLO Version geupdatet. Warum jetzt das vorhandene Updatescript nicht mehr passt konnte oder wollte mir der Dienstleister nicht verraten. Es hat sein Script dann sogar noch verschlüsselt abgespeichert so das wir es nicht lesen können ( Ein Anruf und der Hinweis das wir für dieses Script bezahlt haben und das wir wissen wollen was es wann wie macht wenn Bedingung(en) X,Y & Z zutreffen usw, Hab dann dem DL gesart das ich so Leider die RE nicht freigeben kann denn ich kann leider den Code bzw. die Funktion wie sie im Angebot festgehalten wurde nicht prüfen kann. Auf einmal gings dann doch face-smile
Du Siehst als das ist leider kein Projekt was man mal eben nebenher macht.
Daher nochmal der Tipp folgendes Sicherzustellen bzw. parat zu haben:

  • Prozesse festlegen ! Nebenbei überlegen ob es auch einfacher geht oder ob es wirklich so ablaufen muss wie derzeit wo alles handisch gemacht wird.
  • Überdenkt die bereits vorhandenen Prozesse - Siehe oben
  • Welche Schnittstellen gibt es und wofür werden die verwendet ( Mail Versand / Mail Import - Autom. oder von Hand ? / Welche Systeme sind beteiligt / Welche Dateitypen kommen wie ins DMS und wo kommen diese her / Schnittstelle Benutzerauthentifizierung [ AD Anbindung oder eingebaute User Verwaltung ] Irgendwas besonderes was jetzt nicht Standard ist ?
  • Wer hat für welchen Ordnerbereich / Ordnerstruktur den Hut aus ?
  • Wer darf Löschen ? Klingt banal ist es aber nicht wenn man hier Vorgaben vom Finanzamt einhalten will / muss
  • Überdenkt nochmals die Prozesse
  • Unklarheiten Sammeln und rechtzeitig mit dem neuen DL oder dem alten klären
  • Überlegungen bezüglich Workflows. Was ist das Ziel / Was will ich damit erreichen? Brauche ich hierzu wirklich einen Workflow ?
Sind irgendwelche Externen Systeme wie z.B. PDF Drucker usw. einzubinden bzw. werden die überhaupt genutzt
  • Reicht das was an Hardware da ist aus um unsere Anfoorderungen zu erfüllen oder muss hier nachgebessert werde. - Stichwort Dokumentenscanner usw....
  • Wird ein Mobiler zugriff benötigt ?
  • Abklären was der ERP Hersteller für Besonderheiten bzw. der Zusammenarbeit zwischen DMS und ERP bzw. umgekehrt
  • Ach ja - du wirst es sicher erraten: Prüft eure Prozesse - Passt alles ? Wo könnte man was besser machen ? Runder Tisch und geklärt face-smile
  • Ganz viel Rücksprache mit Softwarelieferant von DMS und ERP bzw. mit anderer Software welche auch irgendwas ins DMS ablegen / bearbeiten / speichern / ändern / löschen / was weiß ich alles noch


Ach ja Schulungen Schulungen und nochmals Schulungen machen sonst ist da wieder die Sache mit der Akzeptanz und die MA sagen dann einfach: Das kann ich nicht das hat mir keiner gezeigt / geschult -.......
Glaube mir ich weiß wovon ich rede. Hatte so ein ähnliches Projekt bei einer Sharepoint on Prem Installation. Meine Aufgabe war es das überall der aktuellste Internet Exp. 11 installiert war und das die Seitenzuordnung gestimmt hat. nebenbei erfolgt hier auch das Update auf MS Office 2013. Ich hatte sozusagen mit dem Sharepoint nur minimale Berührungspunkte denn ich musste den Hostnamen des Sharepoints lediglich per GPO verteilen und hier und da von Hand eintragen.
Das ganze Projekt ging "live" bevor es eigentlich überhaupt etwas zusehen war. Es waren ein Paar Anleitungen / normen und Projekte abgelegt aber das war es dann auch schon wieder. Ach ja eine Telefonliste gab es auch noch aber dann war da auch schon Schluss. Klar das die Leute hier nicht begeistert waren denn es wurde gesagt das der Sharepoint jetzt ONLINE ist und ab sofort genutzt werden kann. Die Geilste Idee war das die Abteilungsleiter sich selber um Ihre "Abteilungs"Sharepointseiten kümmern sollten bzw. sie sollten wenn Sie es zeitlich nicht hinbekommen sollte ein Keyuser ausgewählt werden der sich dann kümmern sollte. Gab eine Abteilungen die haben was gemacht dann gab es welche die haben überhaupt nix gemacht und dann gab es noch die übermotivierten bei denen man beim Aufrufen sofort Augenkrebs bekommen hatte weil da jemand eine Farbpalette drübergeworfen hatte und dann noch ca. 1000 GIF´s eingebunden hatte. Die User hatten einfach keinen Bock irgendwas zu machen denn es hieß mehr oder weniger: Soooo Sharepoint ist jetzt Online und Ihr macht dann eure Abteilungsseiten wo Irh dann alles wichtige bezüglich Zusammenarbeit / Dokumente / workflows usw. für die Interne kommunikation ablegt. Fanden die User jetzt nur so Semi Geil weil keine Schulung und Einweisung. Gab einen riesen Wildwuchs.
Irgendwann haben wir dann die ersten Seiten ( Startseite der Abteilung / Dokumentenbib. / Kalender der Abteilung / usw. ) als Template vorgegeben und dann lief das ganze besser denn der User musste sich ja erstmal Gedanken machenn was wo hin soll und was wichtig ist. Teilweise herschte auch die Meinung das wenn jemand was wissen will er anrufen soll. Alleine eine Seite auf dem Sharepoint der QM hat ca. 10 bis 40 Anrufe eingespart da die entsprechenden Handlungsanweisungen auf dem Sharepoint lagen und man genau sehen konnte was die aktuellste Version war denn die Versionierung war eingeschaltet und ließ sich auch nicht so einfach abschalten.


War jetzt viel Text aber hoffe doch das du damit weiter kommst.
ich war eben selber schon an solchen Projekten beteiligt da ich das Deployment der Client Software auf cjd Clients einspielen musst und auch weil ich die Hardware ( VM + Storage usw.... ) bereitstellen musse
Member: mwormer
mwormer Apr 18, 2024 at 18:36:23 (UTC)
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@Mr-Gustav

Zuerst einmal ein herzliches Dankeschön für den ausführlichen Text face-smile.

Im Endeffekt ist das meiste bereits geschehen. Es ist halt genau das was du beschreibst. Leider ist das ganze eben erst nach der "Bitfarm" geschehen.
Letztendlich muß man nun gucken was am sinnvollsten ist und was nicht. Wir haben nun bereits in ein paar Alternativen angesehen und Termine vereinbart für eine detailierte Besprechung. Darunter sind nun Docbox und Docuware. Der Import vom ERP (Locosoft) ist mit beiden ohne Probleme umsetzbar. Ob wir nun Daten aus der Bitfarm übernehmen oder neu anfangen, sollte ein Wechsel erfolgen, wird sich zeigen. Vielleicht bleibt man auch bei der Bitfarm, sollte man eine Möglichkeit finden hier mit zu unterstützen.

Auf jeden Fall hoffe ich das aus dem ganzen zumindest noch etwas positives dabei herauskommt. Mir würde es schon reichen wenn solche Themen nicht immer Blindlings angegangen werden sondern bei solchen Themen mehr Rücksprache gehalten würde. Mal sehen was daraus wird.

Ich bedanke mich auf jeden Fall bei allen die hier mit Ratschlägen und Tipps geholfen haben. Sobald wir eine endgültige Entscheidung getroffen haben werde ich hier kurz nochmal Rückmeldung geben und auch die Gründe nennen die zu der jeweiligen Entscheidung geführt haben.