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Automatische Antwort auf MS Exchange 2016 einrichten
Hallo an das Forum,
ich habe folgendes Problem:
Wir benutzen ein externes Terminvergabesystem, in welchem Termine für fünf Filialen vergeben werden. Wenn ein solcher Termin vergeben wurde, geht über unseren Exchange 2016 Server automatisch eine Bestätigungs-E-Mail in die jeweilige Filiale. Nun passiert es leider oft, dass der potentielle Kunde einen Rückzieher macht und den Termin storniert. In diesem Fall wird von unserem Partner eine Mail verschickt, die über die Absage informiert.
Nun können wir leider den Termin nicht aus dem Terminsystem löschen, das muss unser Partner machen - und die vergessen das regelmäßig. So richten wir uns auf einen Kunden ein und der kommt nicht.
Um das zu verhindern, müssen wir auf jede "Absage-E-Mail" eine Antwort schreiben mit der Bitte um Löschung des Termins.
Nun könnte man so schlau sein, und eine Regel in Outlook einzurichten - wenn nicht die meisten Anwender bei uns OWA benutzen würden.
Jetzt zu meiner Frage:
Kann man direkt auf dem Exchange Server einen Automatismus bauen, der an jeden der zig unterschiedlichen Absender automatisch eine Mail sendet mit Bitte um Löschung des Termin, wenn im Betreff der Mail "Terminabsage" steht und in der als Absenderadresse die des Empfängers steht?
Danke für Eure Vorschläge
Atti
ich habe folgendes Problem:
Wir benutzen ein externes Terminvergabesystem, in welchem Termine für fünf Filialen vergeben werden. Wenn ein solcher Termin vergeben wurde, geht über unseren Exchange 2016 Server automatisch eine Bestätigungs-E-Mail in die jeweilige Filiale. Nun passiert es leider oft, dass der potentielle Kunde einen Rückzieher macht und den Termin storniert. In diesem Fall wird von unserem Partner eine Mail verschickt, die über die Absage informiert.
Nun können wir leider den Termin nicht aus dem Terminsystem löschen, das muss unser Partner machen - und die vergessen das regelmäßig. So richten wir uns auf einen Kunden ein und der kommt nicht.
Um das zu verhindern, müssen wir auf jede "Absage-E-Mail" eine Antwort schreiben mit der Bitte um Löschung des Termins.
Nun könnte man so schlau sein, und eine Regel in Outlook einzurichten - wenn nicht die meisten Anwender bei uns OWA benutzen würden.
Jetzt zu meiner Frage:
Kann man direkt auf dem Exchange Server einen Automatismus bauen, der an jeden der zig unterschiedlichen Absender automatisch eine Mail sendet mit Bitte um Löschung des Termin, wenn im Betreff der Mail "Terminabsage" steht und in der als Absenderadresse die des Empfängers steht?
Danke für Eure Vorschläge
Atti
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9 Kommentare
Neuester Kommentar
Mahlzeit!
Ich hab den Aufbau und den Prozess bei Euch nicht kapiert!
Zumindest weiß ich nicht, was außen ist und ab wann etwas innen abläuft.
Passiert die Terminvergabe zum BEispiel nur intern über Outlook z.B. so würde ich das über Ressourcenpostfächer versuchen umzusetzen.
Da wäre automatische Zusage drin und eine Besprechungsanfrage kann auch abgesagt werden. Das Postfach bucht dann den Termin aus.
Ich hab den Aufbau und den Prozess bei Euch nicht kapiert!
Zumindest weiß ich nicht, was außen ist und ab wann etwas innen abläuft.
Passiert die Terminvergabe zum BEispiel nur intern über Outlook z.B. so würde ich das über Ressourcenpostfächer versuchen umzusetzen.
Da wäre automatische Zusage drin und eine Besprechungsanfrage kann auch abgesagt werden. Das Postfach bucht dann den Termin aus.
Auf unserer Webseite ist ein Link zu einem externen Terminplanungssystem. Dort kann man Termine buchen, die wir für einen Partner im Auftrag ausführen. Der Partner schickt uns die Terminvereinbarung und ggf. die Absage per Mail. Diese Mails werden von unserem Mail-Server an die entsprechenden Filialen weitergeleitet.
Zitat von @Atti58:
Auf unserer Webseite ist ein Link zu einem externen Terminplanungssystem. Dort kann man Termine buchen, die wir für einen Partner im Auftrag ausführen. Der Partner schickt uns die Terminvereinbarung und ggf. die Absage per Mail. Diese Mails werden von unserem Mail-Server an die entsprechenden Filialen weitergeleitet.
Auf unserer Webseite ist ein Link zu einem externen Terminplanungssystem. Dort kann man Termine buchen, die wir für einen Partner im Auftrag ausführen. Der Partner schickt uns die Terminvereinbarung und ggf. die Absage per Mail. Diese Mails werden von unserem Mail-Server an die entsprechenden Filialen weitergeleitet.
Ich würde den Hersteller des Systems kontaktieren. Sieht mir nach seiner Baustelle aus.
Einziger Haken nur...
Wenn ein Externer einen Termin nicht absagt...
… ja, menschliches Versagen - wie löst man diese Baustelle.
Ich würde es durch Opt-In machen.
Das System könnte z.B. 12h vor dem Termin eine Erinnerungmail lostreten mit einem Bestätigungslink.
Wenn der Empfänger da nicht draufklickt, wird der Termin wieder storniert.
... und wenn der potentielle Kunde seine Mails gerade nicht abrufen kann? Außerdem könnte das ja nur das "fremde" System, auf das wir keinen Einfluss haben!
Ist es für Microsoft wirklich nicht möglich, ein System zu liefern, mit dem man solch einfache Aufgaben zentral erledigen kann?
Ist es für Microsoft wirklich nicht möglich, ein System zu liefern, mit dem man solch einfache Aufgaben zentral erledigen kann?
Hallo Atti58,
Falls ein Drittanbieter-Tool in Frage kommt, ermöglicht unser Programm Exchange Rules PRO die Erstellung und zentrale Verwaltung von automatischen Antworten (siehe mehr dazu hier). Natürlich kannst du für 30 Tage kostenlos testen, ob die Software dein Problem löst.
Bei Fragen melde dich einfach bei mir, ich helfe gern.
Grüße,
Adam
Falls ein Drittanbieter-Tool in Frage kommt, ermöglicht unser Programm Exchange Rules PRO die Erstellung und zentrale Verwaltung von automatischen Antworten (siehe mehr dazu hier). Natürlich kannst du für 30 Tage kostenlos testen, ob die Software dein Problem löst.
Bei Fragen melde dich einfach bei mir, ich helfe gern.
Grüße,
Adam
Hi AdamCodeTwo,
das klingt schon interessant, da müsste ich erst mal meinen Sohn fragen, ob er bereit ist 500 € auszugeben für vier betroffene E-Mail-Adressen.
Was bedeutet die 101 € Rabatt-Aktion?
Gruß
Atti
das klingt schon interessant, da müsste ich erst mal meinen Sohn fragen, ob er bereit ist 500 € auszugeben für vier betroffene E-Mail-Adressen.
Was bedeutet die 101 € Rabatt-Aktion?
Gruß
Atti
OK, das Problem hat sich "von selbst erledigt" - es hat sich herausgestellt, dass die Absender der Absage-Mails nicht zwingend auch die Berater sein müssen, die den Termin "eingefädelt" haben und damit haben sie auch keinen Zugriff auf den Link zur Terminstornierung.
Vielen Dank an die Beteiligten,
Atti
Vielen Dank an die Beteiligten,
Atti
