Automatische Antwort auf MS Exchange 2016 einrichten

Hallo an das Forum,

ich habe folgendes Problem:

Wir benutzen ein externes Terminvergabesystem, in welchem Termine für fünf Filialen vergeben werden. Wenn ein solcher Termin vergeben wurde, geht über unseren Exchange 2016 Server automatisch eine Bestätigungs-E-Mail in die jeweilige Filiale. Nun passiert es leider oft, dass der potentielle Kunde einen Rückzieher macht und den Termin storniert. In diesem Fall wird von unserem Partner eine Mail verschickt, die über die Absage informiert.
Nun können wir leider den Termin nicht aus dem Terminsystem löschen, das muss unser Partner machen - und die vergessen das regelmäßig. So richten wir uns auf einen Kunden ein und der kommt nicht.
Um das zu verhindern, müssen wir auf jede "Absage-E-Mail" eine Antwort schreiben mit der Bitte um Löschung des Termins.
Nun könnte man so schlau sein, und eine Regel in Outlook einzurichten - wenn nicht die meisten Anwender bei uns OWA benutzen würden.

Jetzt zu meiner Frage:

Kann man direkt auf dem Exchange Server einen Automatismus bauen, der an jeden der zig unterschiedlichen Absender automatisch eine Mail sendet mit Bitte um Löschung des Termin, wenn im Betreff der Mail "Terminabsage" steht und in der als Absenderadresse die des Empfängers steht?

Danke für Eure Vorschläge

Atti

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Ausgedruckt am: 28.01.2022 um 10:01 Uhr

Mitglied: beidermachtvongreyscull
beidermachtvongreyscull 14.01.2022 um 18:20:56 Uhr
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Mahlzeit!

Ich hab den Aufbau und den Prozess bei Euch nicht kapiert!
Zumindest weiß ich nicht, was außen ist und ab wann etwas innen abläuft.

Passiert die Terminvergabe zum BEispiel nur intern über Outlook z.B. so würde ich das über Ressourcenpostfächer versuchen umzusetzen.

Da wäre automatische Zusage drin und eine Besprechungsanfrage kann auch abgesagt werden. Das Postfach bucht dann den Termin aus.
Mitglied: Atti58
Atti58 14.01.2022 um 19:08:45 Uhr
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Auf unserer Webseite ist ein Link zu einem externen Terminplanungssystem. Dort kann man Termine buchen, die wir für einen Partner im Auftrag ausführen. Der Partner schickt uns die Terminvereinbarung und ggf. die Absage per Mail. Diese Mails werden von unserem Mail-Server an die entsprechenden Filialen weitergeleitet.
Mitglied: beidermachtvongreyscull
beidermachtvongreyscull 14.01.2022 um 21:23:57 Uhr
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Zitat von @Atti58:

Auf unserer Webseite ist ein Link zu einem externen Terminplanungssystem. Dort kann man Termine buchen, die wir für einen Partner im Auftrag ausführen. Der Partner schickt uns die Terminvereinbarung und ggf. die Absage per Mail. Diese Mails werden von unserem Mail-Server an die entsprechenden Filialen weitergeleitet.

Ich würde den Hersteller des Systems kontaktieren. Sieht mir nach seiner Baustelle aus.
Einziger Haken nur...
Wenn ein Externer einen Termin nicht absagt...
Mitglied: Atti58
Atti58 14.01.2022 um 23:15:04 Uhr
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… ja, menschliches Versagen - wie löst man diese Baustelle.
Mitglied: beidermachtvongreyscull
beidermachtvongreyscull 15.01.2022 um 09:53:07 Uhr
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Zitat von @Atti58:

… ja, menschliches Versagen - wie löst man diese Baustelle.

Ich würde es durch Opt-In machen.
Das System könnte z.B. 12h vor dem Termin eine Erinnerungmail lostreten mit einem Bestätigungslink.
Wenn der Empfänger da nicht draufklickt, wird der Termin wieder storniert.
Mitglied: Atti58
Atti58 15.01.2022 um 13:28:05 Uhr
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... und wenn der potentielle Kunde seine Mails gerade nicht abrufen kann? Außerdem könnte das ja nur das "fremde" System, auf das wir keinen Einfluss haben!
Ist es für Microsoft wirklich nicht möglich, ein System zu liefern, mit dem man solch einfache Aufgaben zentral erledigen kann?
Mitglied: AdamCodeTwo
AdamCodeTwo 24.01.2022 um 09:51:47 Uhr
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Hallo Atti58,

Falls ein Drittanbieter-Tool in Frage kommt, ermöglicht unser Programm Exchange Rules PRO die Erstellung und zentrale Verwaltung von automatischen Antworten (siehe mehr dazu hier). Natürlich kannst du für 30 Tage kostenlos testen, ob die Software dein Problem löst.

Bei Fragen melde dich einfach bei mir, ich helfe gern.

Grüße,
Adam
Mitglied: Atti58
Atti58 24.01.2022 um 12:02:08 Uhr
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Hi AdamCodeTwo,

das klingt schon interessant, da müsste ich erst mal meinen Sohn fragen, ob er bereit ist 500 € auszugeben für vier betroffene E-Mail-Adressen.
Was bedeutet die 101 € Rabatt-Aktion?

Gruß

Atti
Mitglied: Atti58
Atti58 25.01.2022 um 19:39:51 Uhr
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OK, das Problem hat sich "von selbst erledigt" - es hat sich herausgestellt, dass die Absender der Absage-Mails nicht zwingend auch die Berater sein müssen, die den Termin "eingefädelt" haben und damit haben sie auch keinen Zugriff auf den Link zur Terminstornierung.

Vielen Dank an die Beteiligten,

Atti
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