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Benachrichtigung Freigegebener Kalender

Hallo zusammen,

ich hänge bei einem Problem mit einem freigegebenen Kalender. Wir nutzen M365 mit Exchange Online / Outlook und haben ein Postfach mit Kalender angelegt. Das Postfach ist ein Benutzerpostfach (ohne natürliche Person dahinter, aber mit entsprechender Lizenz) mit dem entsprechenden Vollzugriff für vier Benutzer, also keine "shared mailbox" .

Meiner Kollegin schwebt vor, das diese vier Personen eine Erinnerung für im Kalender eingetragene Termine erhalten, gleichgültig, wer den Termin eingetragen hat und wen der Termin betrifft. Bei der Organisation unseres kleinen Büros macht das auch Sinn. Also...die Technik muss sich unseren Arbeitsabläufen anpassen und nicht umgekehrt face-smile
Ideal wäre, wenn wir hierzu nicht jedes Mal die Personen einladen müssen und diese Personen zusagen, damit an den Termin erinnert wird.

Beispiel: Hans muss am 20.07.2023 um 11:00 Uhr ein Auto zur Werkstatt bringen und ist eine Stunde nicht im Haus. Termin wurde im Kalender eingetragen. Nun sollen bspw. um 10:00 Uhr die anderen drei Kollegen daran erinnert werden, das Hans von 11:00 Uhr bis 12:00 Uhr nicht da ist.

Ist das technisch umsetzbar und wenn ja, wie?

Vorab vielen Dank.

LG
NixVerstehen

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Member: erikro
erikro Jul 18, 2023 at 14:42:36 (UTC)
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Moin,

Zitat von @NixVerstehen:
ich hänge bei einem Problem mit einem freigegebenen Kalender. Wir nutzen M365 mit Exchange Online / Outlook und haben ein Postfach mit Kalender angelegt. Das Postfach ist ein Benutzerpostfach (ohne natürliche Person dahinter, aber mit entsprechender Lizenz) mit dem entsprechenden Vollzugriff für vier Benutzer, also keine "shared mailbox" .

Dann wandele das PF in ein freigegebenes Postfach um.


Meiner Kollegin schwebt vor, das diese vier Personen eine Erinnerung für im Kalender eingetragene Termine erhalten, gleichgültig, wer den Termin eingetragen hat und wen der Termin betrifft. Bei der Organisation unseres kleinen Büros macht das auch Sinn. Also...die Technik muss sich unseren Arbeitsabläufen anpassen und nicht umgekehrt face-smile

Dann musst Du auch die richtige Technik benutzen. face-wink

Ideal wäre, wenn wir hierzu nicht jedes Mal die Personen einladen müssen und diese Personen zusagen, damit an den Termin erinnert wird.

Ist das technisch umsetzbar und wenn ja, wie?

Die MA binden das freigegebene PF explizit als Exchange-Postfach in ihr Outlook ein. Als Benutzername wird das Postfach des MA eingetragen und das PW ist das Domain-PW. Voraussetzung ist natürlich, dass entsprechende Rechte auf dem freigegebenen PF vorhanden sind. Dann kann jeder in den Kalender eintragen und bei jedem poppt die Erinnerung auf, sofern eine gesetzt wurde.

hth

Erik
Member: NixVerstehen
NixVerstehen Jul 18, 2023 at 14:58:32 (UTC)
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Hi Erik,

wenn ich dich richtig verstanden habe, dann hatte ich das anfangs so . Also in M365 ein freigegebenes Postfach angelegt (z.B. info@firma.de), für das ja keine Lizenz benötigt wird. Dann den MA's die Rechte (Vollzugriff) auf das Postfach gegeben. Über das Auto-Mapping wird wird dann ja jedem MA das freigegebene Postfach in Outlook angezeigt, wenn sie ihr persönliches Postfach einrichten. So konnte zwar jeder Termine eintragen, aber niemand hat eine Benachrichtigung erhalten.

Gruß NV
Member: JasperBeardley
JasperBeardley Jul 18, 2023 at 21:33:28 (UTC)
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Moin,

Wandel in eine shared Mailbox.
Vegib Vollzugriff und schalte das automapping für die User ab.

Dann bindest du das Postfach über "Postfach hinzufügen" ein.
Wenn die Credentials abgefragt werden, nimmst du die des Users.

Gruß
Jasper
Member: erikro
erikro Jul 19, 2023 at 07:45:27 (UTC)
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Moin,

Zitat von @NixVerstehen:

Hi Erik,

wenn ich dich richtig verstanden habe, dann hatte ich das anfangs so . Also in M365 ein freigegebenes Postfach angelegt (z.B. info@firma.de), für das ja keine Lizenz benötigt wird. Dann den MA's die Rechte (Vollzugriff) auf das Postfach gegeben. Über das Auto-Mapping wird wird dann ja jedem MA das freigegebene Postfach in Outlook angezeigt, wenn sie ihr persönliches Postfach einrichten. So konnte zwar jeder Termine eintragen, aber niemand hat eine Benachrichtigung erhalten.

Gruß NV

Vom Prinzip ja. Aber, wie auch der Kollege bemerkt hat, geht das, was Du willst nicht, wenn Du das auto mapping nutzt. Dann gibt es keine Erinnerungen. Wenn Du das PF explizit einrichtest (manuelle Konfiguration), dann geht das.

hth

Erik