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Best Practice zu Archivieren von E-Mail: öffentliche Ordner, Export ins Dateisystem, oder andere Lösung?
Kann mir jemand sagen, was derzeit "best practice" ist, um
- die persönlichen Postfächer von alten E-Mails zu entlasten (das Vollaufen der Speicherkontingente vermeiden)
- diese E-Mails vorgangsbezogen (hier: Projektbezogen) so zu archivieren, dass (a) alle berechtigten Benutzer Zugang zu diesen E-Mails haben
- wobei die benutzerdefinierten Kategorien erhalten bleiben sollten
- und eine effiziente Suche möglich sein sollte.
Was spricht dabei, je Vorgang (Projekt) einen öffentlichen Ordner anzulegen und die Anwender lagern ihre E-Mails zu diesem Vorgang dort hin aus.
- die persönlichen Postfächer von alten E-Mails zu entlasten (das Vollaufen der Speicherkontingente vermeiden)
- diese E-Mails vorgangsbezogen (hier: Projektbezogen) so zu archivieren, dass (a) alle berechtigten Benutzer Zugang zu diesen E-Mails haben
- wobei die benutzerdefinierten Kategorien erhalten bleiben sollten
- und eine effiziente Suche möglich sein sollte.
Was spricht dabei, je Vorgang (Projekt) einen öffentlichen Ordner anzulegen und die Anwender lagern ihre E-Mails zu diesem Vorgang dort hin aus.
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Ausgedruckt am: 22.11.2024 um 18:11 Uhr
8 Kommentare
Neuester Kommentar
Moin,
so ein Forum lebt nicht von Hochrepetition. Allein heute wurde diese Frage bereits gestellt!
Was spricht dagegen, die SuFu des Forums oder die Suchmaschine Deines Vertrauens zu bemühen?
LG, Thomas
so ein Forum lebt nicht von Hochrepetition. Allein heute wurde diese Frage bereits gestellt!
Was spricht dagegen, die SuFu des Forums oder die Suchmaschine Deines Vertrauens zu bemühen?
LG, Thomas
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Na ja, dort wird nach einer Software-Lösung zur Archivierung gefragt (was auch interessant ist). Ich möchte erst einmal wissen, ob das überhaupt notwendig ist und welche Bordmittel-Alternativen Exchange oder Windows mitbringen.
Was spricht z.B. dagegen, die E-Mails aus dem persönlichen Postfach in ein öffentliches Verzeichnis zu verschieben? (Vermutlich verschlechtert dies genau die Exchange-Performanz wie das ständige Raufstufen des Postfachkontingents?)
Was spricht z.B. dagegen, die E-Mails ins Dateiverzeichnis des File-Servers zu exportieren (u.a., dass ich dann nicht mehr nach benutzerspezifischen Kategorien gruppieren kann)?
Wie lösen das Andere, die sich gut mit Exchange auskennen?
Was spricht z.B. dagegen, die E-Mails aus dem persönlichen Postfach in ein öffentliches Verzeichnis zu verschieben? (Vermutlich verschlechtert dies genau die Exchange-Performanz wie das ständige Raufstufen des Postfachkontingents?)
Was spricht z.B. dagegen, die E-Mails ins Dateiverzeichnis des File-Servers zu exportieren (u.a., dass ich dann nicht mehr nach benutzerspezifischen Kategorien gruppieren kann)?
Wie lösen das Andere, die sich gut mit Exchange auskennen?
Allgemein gesprochen oder im konkreten Fall einer gewissen Software?
Wie lösen das Andere, die sich gut mit Exchange auskennen?
Die archivieren mit, naja ...einer Software-Lösung zur Archivierung
Was spricht gegen Exchange 2010s Archivmailbox http://www.msxfaq.de/e2010/personalarchiv.htm
Hallo,
wenn ich Deine Frage richtig verstehe, geht es hier um eine Firma, in der die Mails archiviert werden sollen. Hier spielt nicht nur der technische Aspekt der Sicherung/ Archivierung eine Rolle.
Der Gesetzgeber macht klare Vorgaben bezüglich der Anforderungen an eine Archivierungs-Lösung, die ja ua. über die Steuergesetzgebung ZWINGEND vorgeschrieben ist. Mails müssen revisionssicher (also vor Veränderbarkeit geschützt) und durchsuchbar archiviert werden. Eine Kopierung in ein anderes Postfach oder eine Auslagerung auf einen Fileserver wird nicht als "Archivierung" anerkannt!
https://www.pitcom.de/fileadmin/pitcom/templates/files/PDF/Vortrag_eMail ...
Es führt also bei der Archivierung kein Weg an einer spez. ZERTIFIZIERTEN Software-Lösung vorbei.
Jürgen
PS: Bitte jetzt nicht antworten, dass es sich nicht um aufbewahrungspflichtige Mails handelt. Wer soll denn bei der täglichen Mail-Flut für jede einzelne Mail entscheiden, ob sie in das zertifizierte Archiv oder in das "einfache" Archiv wandert. Und ob das nach 3 Jahren der Steuerprüfer auch so sieht, ist noch mal eine ganz andere Sache. Konzequenz: Alles gesetzeskonform archivieren.
wenn ich Deine Frage richtig verstehe, geht es hier um eine Firma, in der die Mails archiviert werden sollen. Hier spielt nicht nur der technische Aspekt der Sicherung/ Archivierung eine Rolle.
Der Gesetzgeber macht klare Vorgaben bezüglich der Anforderungen an eine Archivierungs-Lösung, die ja ua. über die Steuergesetzgebung ZWINGEND vorgeschrieben ist. Mails müssen revisionssicher (also vor Veränderbarkeit geschützt) und durchsuchbar archiviert werden. Eine Kopierung in ein anderes Postfach oder eine Auslagerung auf einen Fileserver wird nicht als "Archivierung" anerkannt!
https://www.pitcom.de/fileadmin/pitcom/templates/files/PDF/Vortrag_eMail ...
Es führt also bei der Archivierung kein Weg an einer spez. ZERTIFIZIERTEN Software-Lösung vorbei.
Jürgen
PS: Bitte jetzt nicht antworten, dass es sich nicht um aufbewahrungspflichtige Mails handelt. Wer soll denn bei der täglichen Mail-Flut für jede einzelne Mail entscheiden, ob sie in das zertifizierte Archiv oder in das "einfache" Archiv wandert. Und ob das nach 3 Jahren der Steuerprüfer auch so sieht, ist noch mal eine ganz andere Sache. Konzequenz: Alles gesetzeskonform archivieren.
Was spricht gegen Exchange 2010s Archivmailbox
U.a. die Tatsache, dass Du für das Geld, was Dich die Enterprise-CAL kosten, schon eine richtige Software-Lösung zur Archivierung
bekommst 
. Und jetzt gibst Du Dir mal ein bisschen mehr Mühe, und überfliegst erst mal die vielen threads, die wir hier diesbezüglich schon public haben.
Hi,
schau Dir mal Reddoxx an (http://www.reddoxx.com/).
Halte ich für eine gute Lösung. Zertifiziert, einfach einzusetzen, skalierbar....
Gruß
Frank
schau Dir mal Reddoxx an (http://www.reddoxx.com/).
Halte ich für eine gute Lösung. Zertifiziert, einfach einzusetzen, skalierbar....
Gruß
Frank
