mrgear
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DMS für Lokal oder RPi4

Einen wunderschönen guten Abend! =)

Ich hatte Office-n-PDF getestet, da mir das Ding mit der Lokalen Datenbank gefallen hatte, welche ich in mein HiDrive packen konnte und dann offline von PC oder Laptop nutzen konnte.
Problem hierbei ist nur, dass ich die Bezahlart des Herstellers nicht so doll finde..

Dann habe ich mir ecoDMS angeschaut, scheint auch gut zu sein, nur bekomme ich den Server nicht gestartet, manuelles starten wird mit dem Fehler "Konnte nicht gestartet werden" angezeigt.

Ich will eig nur ein DMS auf dem ich meine privaten Dokumente ablegen und wiederfinden kann.
Zur Möglichkeit steht ein RPi4 oder das Speichern im HiDrive, will keine Cloud und würde gerne via Laptop und PC (nicht gleichzeitig) zugreifen.

Ich hoffe, ihr könnt mir helfen.

Danke
Beste Grüße
MrGear

Content-Key: 1443094606

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Printed on: May 18, 2024 at 04:05 o'clock

Member: maretz
Solution maretz Oct 29, 2021 at 03:51:14 (UTC)
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Wieso dann nicht einfach Dokumente als PDF einscannen und ins Dateisystem legen? Das kann man bei bedarf auch in jede Cloud (Dropbox, Onedrive,...) packen, is kostenlos, Transportabel und wenn man den Server ersetzt auch leicht zu migrieren... und nebenbei is man auch nicht darauf angewiesen sich zu überlegen was passiert wenn in X Jahren der Hersteller den Support einstellt -> dann kopiert man sich den Kram ggf. halt auf nen anderen Rechner, NAS oder was immer man will ;)
Member: MrGear
MrGear Oct 29, 2021 at 03:59:36 (UTC)
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In welches Dateisystem?
Member: maretz
maretz Oct 29, 2021 at 05:17:38 (UTC)
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Zitat von @MrGear:

In welches Dateisystem?

Nun - ich hab z.B. nen ganz einfaches Synology NAS... Beim Raspi musst du ja auch irgendeinen Speicher haben (sonst würde auch das DMS nich gehen) -> einfach per SMB freigeben und gut...

Ist natürlich nicht so "fancy" wie die ganzen DMS mit Volltext-Suche usw... aber dafür eben ohne grosse Probleme... Ich scanne z.B. wirklich jeden Brief (ok, ausser Werbung u.ä.) ein und lege den ab...und alles was irgendwo in nen ordner geht liegt auf dem NAS genauso in nem Ordner.
Mitglied: 148656
148656 Oct 29, 2021 at 05:54:08 (UTC)
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Moin,

Nextcloud und ein paar Erweiterungen (Apps)

Jippi, Freitag face-big-smile
Member: MysticFoxDE
MysticFoxDE Oct 29, 2021 updated at 06:33:35 (UTC)
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Moin MrGear,

Ich will eig nur ein DMS auf dem ich meine privaten Dokumente ablegen und wiederfinden kann.

würde dir gerne das folgende aus eigener Erfahrung wärmstens empfehlen. ๐Ÿ˜‰

https://www.elooffice-shop.com/

Beste Grüsse aus BaWü

Alex
Member: MrGear
MrGear Oct 29, 2021 at 07:22:03 (UTC)
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Lso aktuell hab ich über 600 Dokumente in einer Ordnerstruktur, bin aktuell dabei alles einzuscannen was ich in Ordnern im Keller habe...
Liegt alles auf HiDrive.

Und alles was reinkommt, wird auch durch den Scanner gejagt, nur wird das ab einer gewissen Menge schwerüberschaubar, da manche Dinge eben in mehrere Kategorien passt.
Aktuell trage ich das noch in eine Excel Tabelle ein zwecks wiederfinden.

Hab nen ZyXEL für BackUps hier stehen.
Der Pi hat ne 2TB SSD via USB3.
Der Pi rennt immer, da der SmartHome Server darauf läuft und der NAS nur wenn BackUps übertragen werden.
SMB Freigaben hab ich darauf auch.

NextCloud klingt interessant, ist das Kostenlos?!
Hab keinen Preis gesehen.

elooffice sieht auch nicht schlecht aus, aber über 300 Euro, mhm saftig :D

Muss ich mir am WE mal anschauen, Danke.

Wuhu, langes Wochenende..
Beste Grüße aus Bayern

MrGear
Member: MysticFoxDE
MysticFoxDE Oct 29, 2021 updated at 08:06:48 (UTC)
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Moin > MrGear,

Lso aktuell hab ich über 600 Dokumente in einer Ordnerstruktur, bin aktuell dabei alles einzuscannen was ich in Ordnern im Keller habe...

habe privat > 10K eingescannt und geschäftlich schon locker 20K.

Liegt alles auf HiDrive.

๐Ÿ˜จ, alle Daten in der Wolke, aber hoffentlich nur als Backup.

Und alles was reinkommt, wird auch durch den Scanner gejagt, nur wird das ab einer gewissen Menge schwerüberschaubar, da manche Dinge eben in mehrere Kategorien passt.

Ich habe das im ELO in einer einfachen Ordnerstruktur implementiert.

elo-struktur2

Aktuell trage ich das noch in eine Excel Tabelle ein zwecks wiederfinden.

๐Ÿ˜ฌ, das ist aber nicht mehr State of the Art.

Ich scanne alle Dokumente mit 300DPI ein und speichere diese als durchsuchbares (OCR Scan) PDF/A Dokument im ELO ab. ELO Indiziert beim Ablegen das Dokument und wenn ich dieses wiederfinden möchte, dann gehe ich in die Suche und gebe z.B. eine Rechnungsnummer oder den Namen des Verkäufers und keine Sekunde später bekomme ich alle Dokumente aufgelistet, in denen der entsprechende Suchbegriff gefunden wurde. ๐Ÿ˜‰

Hab nen ZyXEL für BackUps hier stehen.
Der Pi hat ne 2TB SSD via USB3.
Der Pi rennt immer, da der SmartHome Server darauf läuft und der NAS nur wenn BackUps übertragen werden.
SMB Freigaben hab ich darauf auch.

SMB ist gut, genau das benötigst du als Ablageort beim ELO auch.

NextCloud klingt interessant, ist das Kostenlos?!
Hab keinen Preis gesehen.

NextCloud ist kein DMS!

elooffice sieht auch nicht schlecht aus, aber über 300 Euro, mhm saftig :D

Bei dem was es alles leistet, sind die 300 Euros eher sehr überschaubar.
Ich habe vor Elo auch andere und zum Teil um einiges teurere DMS Systeme ausprobiert und keines davon hat mich so sehr überzeugt wie das ELOOFFICE.

Eines der Vorgänger DMS Systeme die ich vor ELO eingesetzt habe, hat z.B. nach ca. 5000 Dokumenten angefangen, die bestehenden Dokumente durch die neu eingescannten zu ersetzen und der Herstellersupport hat mich daraufhin monatelang im Regen stehen lassen. ๐Ÿ˜ก

ELO hingegen funktioniert und hat mich noch nie im Regen stehen lassen und wenn das mal doch der Fall sein sollte ... ELO's Hauptsitz ist in Stuttgart, das ist gerade mal ein Fuchssprung von mir entfernt. ๐Ÿคช

Kleiner Tipp.
Nimm dir für dein Projekt genug Zeit und suche dir bitte das für dich am besten passende Produkt aus und achte insbesondere auch auf Nachhaltigkeit. Es macht absolut keinen Spass, die Dokumente von einem bereits gefütterten DMS-System in ein anderes rüber zu schaufeln.

Beste Grüsse aus BaWü

Alex
Member: aqui
aqui Oct 29, 2021 at 09:07:29 (UTC)
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NextCloud klingt interessant, ist das Kostenlos?!
Ja und rennt problemlos auf einem RasPi4. Es gibt sogar fertige Images dafür. SD flashen, reinstecken...geht.
Wenn du es selber auf einem Raspian OS installieren willst siehe hier:
https://bayton.org/docs/nextcloud/installing-nextcloud-on-ubuntu-16-04-l ...
Nextcloud kann natürlich zusätzlich noch viel mehr als nur das....
Member: MysticFoxDE
MysticFoxDE Oct 29, 2021 at 12:51:05 (UTC)
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Moin aqui,

Nextcloud kann natürlich zusätzlich noch viel mehr als nur das....

ein Wolkige-Datenbereitstellung ist das Eine und ein DMS ist etwas ganz anderes. ๐Ÿ˜‰

Beste Grüsse aus BaWü

Alex
Member: MrGear
MrGear Oct 29, 2021 at 20:05:44 (UTC)
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So, daheim und NextCloud und ELOoffice genau angeschaut.

NextCloud schein ganz gut zu sein, aber dafür habe ich von Handy, PC und Laptop eine Verbindung zu HiDrive.
PC und Laptop haben die SMB Freigabe des RPi.
Also eher nicht so für meine "Dateiablage" geeignet.

ELOoffice hab ich mal installiert, alter Schwede ist das viel auf einmal... ^^
Muss ich mal schauen, was da alles geht.
Scheint aber für mich zu mächtig zu sein.
Nur sehe ich hier noch nicht die Verwendbarkeit von Laptop und PC (nicht gleichzeitig)
Oder kann ich das "Dateiverzeichnis" auf einen Server legen und auf diesen entweder via PC oder Laptop zugreifen?
- Also als "Zentrale DB" und mit der Software dann von beliebigen Geräten darauf zugreifen?
Eine Lizenz reicht, solange ich nur von einem Geräte zugreife, oder?
- Also es über das HiDrive laufen zu lassen wäre das einfachste, da es dann offline fähig wäre.

Zitat von @MysticFoxDE:
Liegt alles auf HiDrive.
๐Ÿ˜จ, alle Daten in der Wolke, aber hoffentlich nur als Backup.

Naja, die Daten liegen Lokal auf dem PC im HD Ordner, wenn ich hier was ändere, dann wird das synchronisiert, damit ich das auch auf dem Laptop habe.
Die Daten werden jede Nacht vom RPi heruntergeladen und in ne ZIP gepackt, der RPI speichert die letzten 14 ZIPs und einmal die Woche startet der RPi den NAS und überträgt die neuen ZIPs auf den NAS.
Auf dem NAS befinden sich die ZIPs der letzten 28 Tage.
Ist eventuell nicht die beste Lösung, hat bis jetzt aber funktioniert und gereicht.
- Ist ein Python Script was selbst geschreiben ist und was durchs SmartHome gestartet wird.

Zitat von @MysticFoxDE:
Aktuell trage ich das noch in eine Excel Tabelle ein zwecks wiederfinden.
๐Ÿ˜ฌ, das ist aber nicht mehr State of the Art.
Ich scanne alle Dokumente mit 300DPI ein und speichere diese als durchsuchbares (OCR Scan) PDF/A Dokument im ELO ab. ELO Indiziert beim Ablegen das Dokument und wenn ich dieses wiederfinden möchte, dann gehe ich in die Suche und gebe z.B. eine Rechnungsnummer oder den Namen des Verkäufers und keine Sekunde später bekomme ich alle Dokumente aufgelistet, in denen der entsprechende Suchbegriff gefunden wurde. ๐Ÿ˜‰

State of the Art ist das nicht, das weiß ich selbst...
Bisher habe ich einige DMS durchgetestet und war immer unzufrieden...
Office-n-PDF hatte mir zugesagt, schlank und hat alles, was ich brauche, aber der Support und die Bezahlarten, naja...
- Zudem wurde das letzte Software-Update scheibar 2017 gemacht und die "Auszeichnungen" sind auch älter...

Zitat von @MysticFoxDE:
Kleiner Tipp.
Nimm dir für dein Projekt genug Zeit und suche dir bitte das für dich am besten passende Produkt aus und achte insbesondere auch auf Nachhaltigkeit. Es macht absolut keinen Spass, die Dokumente von einem bereits gefütterten DMS-System in ein anderes rüber zu schaufeln.

Darum wird alles Papier eingescannt und noch via Excel "gepflegt".
Wollte erst richtig mit dem einpflegen beginnen, wenn ich ein DMS habe, das mir zusagt.
Suche schon seit gut einem Jahr und teste dann die Testversionen...

Für mich ist es eben wichtig, die Daten Lokal in einem Ordner zu haben, sodass ich die via SMB auf nem RPi oder HD auf PC und Laptop ohne großes zu tun zur Verfügung habe.

Danke! =D
Ich werde mal ELOoffice testen und schauen ob es was für mich ist.
Günstigere Alternativen wären auch erwünscht. =P

Schönen Abend, mein Bett ruft.

Beste Grüße aus Bayern
MrGear
Member: MysticFoxDE
MysticFoxDE Oct 30, 2021 updated at 06:08:27 (UTC)
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Moin MrGear,

ELOoffice hab ich mal installiert, alter Schwede ist das viel auf einmal... ^^
Muss ich mal schauen, was da alles geht.

ja das Ding ist sehr mächtig, da es fast dasselbe kann wie auch der grosse Enterprise-Bruder.

Scheint aber für mich zu mächtig zu sein.

Du musst ja nicht gleich alle Features auf einmal nutzen.
Ich verwende ELO OFFICE mittlerweile seit Jahren und habe bisher nur einen Bruchteil seiner Möglichkeiten eingesetzt.

Nur sehe ich hier noch nicht die Verwendbarkeit von Laptop und PC (nicht gleichzeitig)
Oder kann ich das "Dateiverzeichnis" auf einen Server legen und auf diesen entweder via PC oder Laptop zugreifen?
- Also als "Zentrale DB" und mit der Software dann von beliebigen Geräten darauf zugreifen?

Exakt, einfach den Systempfad auf eine SMB-Freigabe legen und schon kannst du auf diese von verschiedenen Arbeitsstationen zugreifen, selbstverständlich auch gleichzeitig. ELO OFFICE ist voll Multiuserfähig.

Eine Lizenz reicht, solange ich nur von einem Geräte zugreife, oder?

Jup, du kannst das ELO OFFICE glaube ich auch auf zwei Geräten installieren, darfs es aber nur mit einem User gleichzeitig benutzen.

- Also es über das HiDrive laufen zu lassen wäre das einfachste, da es dann offline fähig wäre.

๐Ÿ˜ฌ davon würde ich alleine schon der Performance wegen absolut abraten, aber grundsätzlich kannst du den ELO Systempfad auf jegliche SMB Freigabe legen, somit auch auf ein HiDrive.

Zitat von @MysticFoxDE:
Liegt alles auf HiDrive.
๐Ÿ˜จ, alle Daten in der Wolke, aber hoffentlich nur als Backup.

Naja, die Daten liegen Lokal auf dem PC im HD Ordner, wenn ich hier was ändere, dann wird das synchronisiert, damit ich das auch auf dem Laptop habe.

OK, jetzt habe ich es auch verstanden, du nutzt gar nicht den direkten SMB Zugang von HiDrive, sondern synchronisierst die Daten per App.
Dieses Verfahren darfst du beim ELO auf keinen Fall benutzen, da schrottest du ratz fatz die DB, sobald du mal gleichzeitig von zwei oder mehr Seiten arbeitest!

Die Daten werden jede Nacht vom RPi heruntergeladen und in ne ZIP gepackt, der RPI speichert die letzten 14 ZIPs und einmal die Woche startet der RPi den NAS und überträgt die neuen ZIPs auf den NAS.
Auf dem NAS befinden sich die ZIPs der letzten 28 Tage.
Ist eventuell nicht die beste Lösung, hat bis jetzt aber funktioniert und gereicht.
- Ist ein Python Script was selbst geschreiben ist und was durchs SmartHome gestartet wird.

๐Ÿ˜ฎ ui, absolut vorbildlich, vor allem für Zuhause. ๐Ÿ‘๐Ÿ‘๐Ÿ‘


State of the Art ist das nicht, das weiß ich selbst...
Bisher habe ich einige DMS durchgetestet und war immer unzufrieden...
Office-n-PDF hatte mir zugesagt, schlank und hat alles, was ich brauche, aber der Support und die Bezahlarten, naja...
- Zudem wurde das letzte Software-Update scheibar 2017 gemacht und die "Auszeichnungen" sind auch älter...

Wie schon beim vorherigen Post erwähnt, ein guter Support ist bei einem DMS mitunter das wichtigste, vor allem wenn man das DMS System auch im geschäftlichen Bereich verwendet.
Mein ELO Archiv ist übrigens dank eines Fehlgriffes bei der Auswahl meines vorherigen Steuerberaters, bereits mehrfach Finanzamt „audited“. ๐Ÿ˜œ
Um es mal deutlich zu sagen, ich habe kein Papier, alle Dokumente sind im ELO und die Prüferin vom Finanzamt war darüber mehr als begeistert. ๐Ÿ˜‰

Wollte erst richtig mit dem einpflegen beginnen, wenn ich ein DMS habe, das mir zusagt.

๐Ÿ‘๐Ÿ‘๐Ÿ‘

Suche schon seit gut einem Jahr und teste dann die Testversionen...

Ich habe geschäftlich, wenn auch nicht hauptsächlich, durchaus diverse Berührungspunkte mit den unterschiedlichsten DMS Systemen unserer Kunden. Als ich vor der Auswahl des jetzigen DMS Systems stand, habe ich einfach die Erfahrung meiner Kunden zur Rate gezogen und mich dann für das passende Produkt entschieden.

Für mich ist es eben wichtig, die Daten Lokal in einem Ordner zu haben, sodass ich die via SMB auf nem RPi oder HD auf PC und Laptop ohne großes zu tun zur Verfügung habe.

Die Daten von ELO kannst und solltest du, wie schon oben erwähnt auf eine zentral zugängliche SMB-Freigabe legen, aber ohne einen ELO Client wirst du mit diesen nicht viel anfangen können.

Günstigere Alternativen wären auch erwünscht. =P

Gibt’s bestimmt, ich bin mir jedoch nicht sicher ob du mit diesen langfristig Glücklich bleibst. ๐Ÿ˜‰
Mich hat die letzte Fehlentscheidung übrigens locker 10.000,- € gekostet. ๐Ÿคข

Beste Grüsse aus BaWü

Alex
Member: MysticFoxDE
MysticFoxDE Oct 30, 2021 updated at 06:10:35 (UTC)
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Moin MrGear,

ELOoffice hab ich mal installiert, alter Schwede ist das viel auf einmal... ^^
Muss ich mal schauen, was da alles geht.

Ja das Ding ist sehr mächtig, da es fast dasselbe kann wie auch der grosse Enterprise-Bruder.

Scheint aber für mich zu mächtig zu sein.

Du musst ja nicht gleich alle Features auf einmal nutzen.
Ich verwende ELO OFFICE mittlerweile seit Jahren und habe bisher nur einen Bruchteil seiner Möglichkeiten eingesetzt.

Nur sehe ich hier noch nicht die Verwendbarkeit von Laptop und PC (nicht gleichzeitig)
Oder kann ich das "Dateiverzeichnis" auf einen Server legen und auf diesen entweder via PC oder Laptop zugreifen?
- Also als "Zentrale DB" und mit der Software dann von beliebigen Geräten darauf zugreifen?

Exakt, einfach den Systempfad auf eine SMB-Freigabe legen und schon kannst du auf diese von verschiedenen Arbeitsstationen zugreifen, selbstverständlich auch gleichzeitig. ELO OFFICE ist voll Multiuserfähig.

Eine Lizenz reicht, solange ich nur von einem Geräte zugreife, oder?

Jup, du kannst das ELO OFFICE glaube ich auch auf zwei Geräten installieren, darfs es aber nur mit einem User gleichzeitig benutzen.

- Also es über das HiDrive laufen zu lassen wäre das einfachste, da es dann offline fähig wäre.

๐Ÿ˜ฌ davon würde ich alleine schon der Performance wegen absolut abraten, aber grundsätzlich kannst du den ELO Systempfad auf jegliche SMB Freigabe legen, somit auch auf ein HiDrive.

Zitat von @MysticFoxDE:
Liegt alles auf HiDrive.
๐Ÿ˜จ, alle Daten in der Wolke, aber hoffentlich nur als Backup.

Naja, die Daten liegen Lokal auf dem PC im HD Ordner, wenn ich hier was ändere, dann wird das synchronisiert, damit ich das auch auf dem Laptop habe.

OK, jetzt habe ich es auch verstanden, du nutzt gar nicht den direkten SMB Zugang von HiDrive, sondern synchronisierst die Daten per App.
Dieses Verfahren darfst du beim ELO auf keinen Fall benutzen, da schrottest du ratz fatz die DB, sobald du mal gleichzeitig von zwei oder mehr Seiten arbeitest!

Die Daten werden jede Nacht vom RPi heruntergeladen und in ne ZIP gepackt, der RPI speichert die letzten 14 ZIPs und einmal die Woche startet der RPi den NAS und überträgt die neuen ZIPs auf den NAS.
Auf dem NAS befinden sich die ZIPs der letzten 28 Tage.
Ist eventuell nicht die beste Lösung, hat bis jetzt aber funktioniert und gereicht.
- Ist ein Python Script was selbst geschreiben ist und was durchs SmartHome gestartet wird.

๐Ÿ˜ฎ ui, absolut vorbildlich, vor allem für Zuhause. ๐Ÿ‘๐Ÿ‘๐Ÿ‘


State of the Art ist das nicht, das weiß ich selbst...
Bisher habe ich einige DMS durchgetestet und war immer unzufrieden...
Office-n-PDF hatte mir zugesagt, schlank und hat alles, was ich brauche, aber der Support und die Bezahlarten, naja...
- Zudem wurde das letzte Software-Update scheibar 2017 gemacht und die "Auszeichnungen" sind auch älter...

Wie schon beim vorherigen Post erwähnt, ein guter Support ist bei einem DMS mitunter das wichtigste, vor allem wenn man das DMS System auch im geschäftlichen Bereich verwendet.
Mein ELO Archiv ist übrigens dank eines Fehlgriffes bei der Auswahl meines vorherigen Steuerberaters, bereits mehrfach Finanzamt „audited“. ๐Ÿ˜œ
Um es mal deutlich zu sagen, ich habe kein Papier, alle Dokumente sind im ELO und die Prüferin vom Finanzamt war darüber mehr als begeistert. ๐Ÿ˜‰

Wollte erst richtig mit dem einpflegen beginnen, wenn ich ein DMS habe, das mir zusagt.

๐Ÿ‘๐Ÿ‘๐Ÿ‘

Suche schon seit gut einem Jahr und teste dann die Testversionen...

Ich habe geschäftlich, wenn auch nicht hauptsächlich, durchaus diverse Berührungspunkte mit den unterschiedlichsten DMS Systemen unserer Kunden. Als ich vor der Auswahl des jetzigen DMS Systems stand, habe ich einfach die Erfahrung meiner Kunden zur Rate gezogen und mich dann für das passende Produkt entschieden.

Für mich ist es eben wichtig, die Daten Lokal in einem Ordner zu haben, sodass ich die via SMB auf nem RPi oder HD auf PC und Laptop ohne großes zu tun zur Verfügung habe.

Die Daten von ELO kannst und solltest du, wie schon oben erwähnt auf eine zentral zugängliche SMB-Freigabe legen, aber ohne einen ELO Client wirst du mit diesen nicht viel anfangen können.

Günstigere Alternativen wären auch erwünscht. =P

Gibt’s bestimmt, ich bin mir jedoch nicht sicher ob du mit diesen langfristig Glücklich bleibst. ๐Ÿ˜‰
Mich hat die letzte DMS-Fehlentscheidung übrigens locker 10.000,- € gekostet. ๐Ÿคข

Beste Grüsse aus BaWü

Alex
Member: MrGear
MrGear Oct 30, 2021 at 07:01:56 (UTC)
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Moin MysticFoxDE,

Zitat von @MysticFoxDE:
Ja das Ding ist sehr mächtig, da es fast dasselbe kann wie auch der grosse Enterprise-Bruder.
Scheint aber für mich zu mächtig zu sein.
Du musst ja nicht gleich alle Features auf einmal nutzen.
Ich verwende ELO OFFICE mittlerweile seit Jahren und habe bisher nur einen Bruchteil seiner Möglichkeiten eingesetzt.

Das mag so sein, war aber eher auf Preis-Leistung bezogen.
- Also ein kleineres für weniger Geld.
Wobei ich im kommenden Jahr ein Kleingewerbe starten will, um eine Idee zu testen..

Zitat von @MysticFoxDE:
Exakt, einfach den Systempfad auf eine SMB-Freigabe legen und schon kannst du auf diese von verschiedenen Arbeitsstationen zugreifen, selbstverständlich auch gleichzeitig. ELO OFFICE ist voll Multiuserfähig.
Eine Lizenz reicht, solange ich nur von einem Geräte zugreife, oder?
Jup, du kannst das ELO OFFICE glaube ich auch auf zwei Geräten installieren, darfs es aber nur mit einem User gleichzeitig benutzen.

Okay, jetzt verstehe ich, warum es mit einem Direktzugriff ohne eine Sync sein soll.
Wenn zwei User gleichzeitig zugreifen, dann wird nur die lokale Version der DB verwendet und bei Änderung kann es zur Kollisionen kommen.

Zitat von @MysticFoxDE:
Die Daten werden jede Nacht vom RPi heruntergeladen und in ne ZIP gepackt, der RPI speichert die letzten 14 ZIPs und einmal die Woche startet der RPi den NAS und überträgt die neuen ZIPs auf den NAS.
Auf dem NAS befinden sich die ZIPs der letzten 28 Tage.
Ist eventuell nicht die beste Lösung, hat bis jetzt aber funktioniert und gereicht.
- Ist ein Python Script was selbst geschreiben ist und was durchs SmartHome gestartet wird.
๐Ÿ˜ฎ ui, absolut vorbildlich, vor allem für Zuhause. ๐Ÿ‘๐Ÿ‘๐Ÿ‘

Wenn es mal eine 4 TB HDD mit ca. 3 TB Daten zerlegt hatte und man kein BackUp hatte, naja...

Man lernt eben aus Fehlern und versucht es besser zu machen.

Zitat von @MysticFoxDE:
Gibt’s bestimmt, ich bin mir jedoch nicht sicher ob du mit diesen langfristig Glücklich bleibst. ๐Ÿ˜‰
Mich hat die letzte DMS-Fehlentscheidung übrigens locker 10.000,- € gekostet. ๐Ÿคข

Für mich zumindest gerade noch nicht bezahlbar, da seit Corona in Kurzarbeit und jetzt der erste Monat in dem ich wieder voll arbeite.

Dankeschön =)
Beste Grüße
MrGear
Member: MrGear
MrGear Nov 01, 2021 at 20:50:12 (UTC)
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Moin!
Ich glaube Elooffice ist vom Tisch, außer ich kaufe mir zwei Lizenzen.
Darf es nur auf einem Gerät installieren, auch wenn ich nur von einem der Geräte zugreifen...
Also alles von vorne...
Member: MysticFoxDE
MysticFoxDE Nov 02, 2021 at 06:23:17 (UTC)
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Moin MrGear,

Moin!
Ich glaube Elooffice ist vom Tisch, außer ich kaufe mir zwei Lizenzen.

oder du benutzt es vorerst auf nur einem Arbeitsplatz und kaufst dir die zweite Lizenz später über
das Kleingewerbe dazu.

Vor allem wenn du später auch die gewerblichen Unterlagen in diesem DMS ablegen möchtest,
solltest du meiner Ansicht und Erfahrung nach, auf keinen Fall wegen dem Preis auf ein 0815 System setzen.

Ich habe ganz früher mit Nuance PaperPort angefangen, ist günstig und funktionierte damals eigentlich auch ganz gut. Jedoch habe ich gerade schon in mehreren Foren gelesen, dass die Software seitens des Hersteller so gut wie nicht mehr weiterentwickelt wird und für den gewerblichen Gebrauch ist diese eh absolut ungeeignet.

Darf es nur auf einem Gerät installieren, auch wenn ich nur von einem der Geräte zugreifen...

Kleines Gegenargument, ELO Office kannst du noch kaufen und musst es vor allem im privaten Bereich nicht immer auf die neuste Version aktualisieren. Bei vielen anderen Anbietern kannst du die Lizenz nur noch mieten. ๐Ÿ˜‰

Beste Grüsse aus BaWü

Alex
Member: MrGear
MrGear Nov 03, 2021 at 15:50:21 (UTC)
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Moin MysticFoxDE,

ja, das wäre möglich, eine jetzt und eine später zu kaufen, dennoch würde ich vollen Preis zahlen, da ich die Steuern nicht absetzen kann mit einem Kleingewerbe.

Ich muss mir da mal Gedanken machen, wie ich mich entscheide.
Vielen Dank =)

Beste Grüße aus Bayern
MrGear
Member: MrGear
MrGear Nov 09, 2021 at 21:32:59 (UTC)
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Ich habe nach langem hin und her überlegen dazu entschieden Elooffice nicht zu wählen.
Die ca 350 Euro sind schon ne Menge für die private Nutzung. Auch wenn es die Software wert ist.
Die 2. Lizenz über das Kleingewerbe wird mir auch nichts bringen, da ich da nur angeben kann, aber die Mehrwertsteuer nicht absetzen kann.

Die ca. 700 Euro sind mir einfach zu viel für zwei "Arbeitsplätze", will als Einzelperson die Software von zwei Geräten nutzen, aber NIE gleichzeitig.

Werde die Dokumente weiterhin in Ordner packen und Excel pflegen. Auch wenn es nicht State of Art ist.

Ich weiß, lieber was richtiges als viel schlechtes, für mich ist es das nicht Wert als Privatperson.
Member: MysticFoxDE
MysticFoxDE Nov 10, 2021 at 06:28:40 (UTC)
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Moin MrGear,

Ich habe nach langem hin und her überlegen dazu entschieden Elooffice nicht zu wählen.
Die ca 350 Euro sind schon ne Menge für die private Nutzung. Auch wenn es die Software wert ist.
Die 2. Lizenz über das Kleingewerbe wird mir auch nichts bringen, da ich da nur angeben kann, aber die Mehrwertsteuer nicht absetzen kann.

Die ca. 700 Euro sind mir einfach zu viel für zwei "Arbeitsplätze", will als Einzelperson die Software von zwei Geräten nutzen, aber NIE gleichzeitig.

Werde die Dokumente weiterhin in Ordner packen und Excel pflegen. Auch wenn es nicht State of Art ist.

Ich weiß, lieber was richtiges als viel schlechtes, für mich ist es das nicht Wert als Privatperson.

ja, das mit der Kohle kann ich verstehen.

Habe mich am Anfang aus demselben Grund wie schon oben geschrieben auch für "Nuance PaperPort" entschieden. Hat eigentlich ganz gut funktioniert, ist aber nicht "finanzamttauglich". ๐Ÿ™ƒ

Hast du dir PaperPort mal angeschaut?

Wenn es dir zusagt, ich habe hier noch eine Lizenz rumliegen die ich seit Jahren nicht mehr benötige. ๐Ÿ˜‰

Beste Grüsse aus BaWü

Alex
Member: MrGear
MrGear Nov 10, 2021, updated at Nov 11, 2021 at 04:00:54 (UTC)
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Moin MysticFoxDE,

PaperPort von Kofax?
Ja, konnte ich mich aber nicht so anfreunden.

Habe heute ecoDMS zum laufen gebracht, werd ich mir am WE anschauen.
Stürzt beim Scannen immer ab, kann ja nur besser werden ๐Ÿ˜‚๐Ÿ˜‚
Und Java, da bekomme ich Gänsehaut.. ๐Ÿ˜ต

Naja, mal schauen ๐Ÿ˜‡

Danke
Beste Grüße
MrGear
Member: MysticFoxDE
MysticFoxDE Nov 10, 2021 updated at 21:36:35 (UTC)
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Moin MrGear,

PaperPort von Kofax?

meines ist noch von Nuance, aber das von Kofax sieht 1:1 gleich aus. ๐Ÿ™ƒ

Ja, konte ich mich aber nicht so anfreunden.

Aus welchen Gründen?

Stürzt beim Scannen immer ab, kann ja nur besser werden ๐Ÿ˜‚๐Ÿ˜‚

Ich scanne nicht über das DMS, sondern über die mit meinem Scanner (Fujitsu fi-7180) mitgelieferte Software.
Diese speichert die Dokumente in einem PDF/A Format in einem bestimmten Ordner und von dort werden diese per Drag and Drop in die entsprechende Ablage im DMS abgelegt.

Ja, der Scanner kostet +- 2,50 €. Aber dafür ist dieser sau flink und liefert dank diversen "Korrekturverfahren", ein absolutes Traumergebnis. ๐Ÿ˜‰

By the Way.
Zum Bildereinscannen ist der fi-7180 trotz seines stolzen Preises, meiner Ansicht nach jedoch etwas ungeeignet.
Hier bekommt man mit einem deutlich günstigeren Scanner, wie z.B. einem "Epson Perfection V600 Photo" ein viel besseres Ergebnis hin.

Mit dem Epson wiederum, willst du nicht wirklich grössere und vor allem doppelseitig bedruckte Dokumente einscannen. Da wirst du nach wenigen Dokumenten mit dem Einlegen und Wenden kirre und benötigst am Ende die xx fache Zeit wie z.B. mit dem fi-7180, der dank Einzug bis zu 80 Blatt die Minute vespern kann. ๐Ÿคช

Beste Grüsse aus BaWü

Alex
Member: MrGear
MrGear Nov 11, 2021 at 04:15:31 (UTC)
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Guten Morgen MysticFoxDE!

Zitat von @MysticFoxDE:
PaperPort von Kofax?
meines ist noch von Nuance, aber das von Kofax sieht 1:1 gleich aus. ๐Ÿ™ƒ
Ist mir auch schon aifgefallen ๐Ÿ˜…
Das von Nuancen bekomme ich für 50 Euro, zeigt mir Google immer an ๐Ÿ˜‚
Naja, PaperPort habe ich mir ehrlichgesagt nicht so ausgiebig angeschaut, fand aber die Ordnerstruktur nicht so toll, da es einfach die von meiner Festplatte genommen hatte.
Also sollte ich mir das am WE auch nochmal genauer anschauen?
Macht es einen Unterschied für welches der beiden man sich entscheidet? Bis auf den Preis. ๐Ÿ˜‚


Zitat von @MysticFoxDE:
Stürzt beim Scannen immer ab, kann ja nur besser werden ๐Ÿ˜‚๐Ÿ˜‚
Ich scanne nicht über das DMS, sondern über die mit meinem Scanner (Fujitsu fi-7180) mitgelieferte Software.
Diese speichert die Dokumente in einem PDF/A Format in einem bestimmten Ordner und von dort werden diese per Drag and Drop in die entsprechende Ablage im DMS abgelegt.

Ich habe hier so ne Drucker Scanner Kombi von HP, drucken geht zwar nicht mehr, aber Scannen ist ganz passabel. ๐Ÿ˜…

Neuer Scanner mit PDF/A wäre evtl auch was für irgendwann mal. ๐Ÿ˜‰

Beste Grüße
MrGear
Mitglied: 148656
148656 Nov 11, 2021 at 09:40:10 (UTC)
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@MrGear
Was du suchst, gibt es nicht. Es gibt keine Software die nix Kostet.

Rechne die einmaligen Anschaffungskosten auf 1 kaufmännisches Jahr (360 Tage).
Du wirst überrascht sein. Die Kosten pro Tag sind geringer als der Stromkosten der Kaffeemaschine oder deines Notebooks. Dazu kommt noch die Zeitersparnis.
Member: MrGear
MrGear Nov 11, 2021 at 11:25:03 (UTC)
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Ich rede nicht von kostenlos, das so etwas was kostet, ist mir klar.
Nur sehe ich nicht ein 350 Euro für einen Arbeitsplatz als Privatperson zu bezahlen.
Gut unterm Strich sind es 1 Euro pro Tag, bei zwei Lizenzen sind es 2 Euro pro Tag.
Und somit 30 / 60 Euro im Monat, nur gibt es auch Menschen die das evtl am Ende vom Monat nicht mal übrig haben.
Und an diesem Punkt muss man sich eben zweimal überlegen, ob man sich ein Programm für 350 Euro leisten kann.

@MysticFoxDE
Ich danke dir für deine Hilfe und Zeit.
Mitglied: 148656
148656 Nov 11, 2021 at 11:28:58 (UTC)
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Du musst dich schon entscheiden. Entweder hast du ein (Klein)Gewerbe oder bis Privatperson.

Und zu deinem 350€ kommen noch die Lizenzkosten für das Serverbetriebssystem.
Member: MysticFoxDE
MysticFoxDE Nov 12, 2021, updated at Nov 13, 2021 at 05:14:21 (UTC)
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Moin MrGear,

Naja, PaperPort habe ich mir ehrlichgesagt nicht so ausgiebig angeschaut, fand aber die Ordnerstruktur nicht so toll, da es einfach die von meiner Festplatte genommen hatte.

Ja schon, aber genau das fand ich am PaperPort, ehrlich gesagt am geschmeidigsten und habe das mit der Ordnerstruktur auch ins ELO übernommen, zumindest organisatorisch, dateitechnisch landet bei ELO eh alles in einem Verzeichnis.
Ferner hat die Ablagestruktur von PaperPort auch den Vorteil, dass du auch ohne die DMS Software, noch halbwegs in dem Dateiarchiv auf der Festplatte/SSD/NAS zurechtfindest.
Wenn bei mir z.B. ELO einen Schaden haben sollte (ich bisher noch nie vorgekommen),
dann bin ich definitiv aufgeschmissen, weil ELO die Dateien nicht mit dem Originalnamen archiviert und wie schon oben geschrieben, flach alles in ein Verzeichnis ablegt. Aber das machen die meisten Enterprise-DMS Systeme so.

Macht es einen Unterschied für welches der beiden man sich entscheidet? Bis auf den Preis. ๐Ÿ˜‚

Ich denke nicht, sieht beides nach derselben Suppe aus. ๐Ÿ™ƒ

Ich habe hier so ne Drucker Scanner Kombi von HP, drucken geht zwar nicht mehr, aber Scannen ist ganz passabel. ๐Ÿ˜…

Ich verspreche dir, je mehr du dich mit dem Thema Dokumentenscannen beschäftigst, umso mehr wirst du einen guten Dokumentenscanner zu schätzen wissen.

Neuer Scanner mit PDF/A wäre evtl auch was für irgendwann mal. ๐Ÿ˜‰

Alles der Reihe nach, der Scanner ist auch wichtig, zuerst solltest du dich aber für ein DMS entscheiden.

Beste Grüsse aus BaWü

Alex
Member: MrGear
Solution MrGear Nov 14, 2021 at 09:42:22 (UTC)
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Guten Morgen @MysticFoxDE und @148656!

@148656
Ich habe noch kein (Klein)Gewerbe, dieses ist aber geplant, eig. Anfang 2022, könnte sich aber um bis zu einem Jahr nach hinten verschieben. (Aus zeitlichen Gründen)

Egal ob ELO oder ecoDMS, hier würden für mich keine Lizenzkosten auf mich zukommen, was das Serverbetriebssystem betrifft.
Habe hier ein NAS, einen RPi mit SMB Freigabe und einen HiDrive Zugang, somit ist ELO abgedeckt.
Der Mini-PC deckt ecoDMS ab, da dafür eine Intel CPU mit 64bit Befehlssatz benötigt wird.

@MysticFoxDE
Ich habe jetzt ecoDMS ausgiebig getestet und den alten Mini-PC unterm Dach rausgeholt.
EcoDMS scheint vorerst preislich und vom Funktionsumfang her meine beste Wahl zu sein.
Sobald sich das mit dem Kleingewerbe lohnt und etwas draus wird, kann ich mir Gedanken zu ELO machen.

Nutze Ubuntu und 1TB SSD und die noch Testversion von ecoDMS.
Die Dokumente lege ich in einen Ordner der via SMB Freigabe läuft, ein Python script legt eine Kopie in einen Separaten Ordner und eine Kopie in den ecoDMS Eingang.
Hierbei geht es darum die File separat und ecoDMS unabhängig abzulegen, für den Fall eines "defektes" von ecoDMS.

Nun fehlt noch das Übertragen des BackUps und der 2. Ablage auf ein sicheren Datenspeicher.
Dies wird vermutlich auf das HiDrive geschoben und dann alle 2 Wochen auf das Lokale NAS geschoben.
Auf dem NAS werden dann auch wieder die letzten 30 Tage gespeichert. (ecoDMS volles BackUp jede Nacht)

Und ja ich weiß, wenn ich irgendwann mal zu ELO oder ähnlich wechsel, dann habe ich wieder nen Haufen Arbeit an der Back, aber momentan sehe ich keinen Bedarf ein teures Programm gleich zweimal zu kaufen um dieses von PC und Laptop nutzen zu können, nicht mal gleichzeitig...

Alle Original Dokumente lege ich grob, aber chronologisch sortiert nach "Versicherung", "Arbeit", "Wohnung", "Strom/Gas", usw. in Ordner ab um die Originale noch zu behalten.

Mir geht es für die Nutzung eines DMS darum, die Dokumente schnell und unkompliziert zu finden, PDF/A selbstverständlich. Bisher haben meine PDF Dateien auch gereicht für alle Zwecke und es wollte niemand das Original haben.

PaperPort habe ich mir nochmal genauer angeschaut heute Morgen, ist ok, aber nicht so meins.

Zum Scannen muss ich sagen, ich will eig. seit längerem einen neuen haben, da das Kombi-Gerät immer wieder Papierstaus hat und immer mal wieder Probleme macht.

Zum PDF/A, ecoDMS erstellt diese ja aus der PDF, wenn man die Datei "abschließt" eine PDF/A, bzw. man kann beim "Einpflegen" das Dokument als PDF/A ablegen lassen.

Ich bedanke mich für die Hilfe, Aufklärung und Beratung! =)

Beste Grüße
MrGear