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DMS ohne Dateien in einer DB
Hallo zusammen,
ich stelle hier einfach mal die Frage und vielleicht habt Ihr ja eine Meinung dazu. Wir setzen aktuell ein DMS ein. Damit haben wir den klassischen File-Server abgelöst und die Files sind nun in einer Datenbank. Das hat aber Nachteile. Ist die DB platt, haben wir keinen Zugriff mehr auf unsere Daten.
Was wir vor allem bei dem DMS brauchen sind Workflows. Also was passiert mit einer Datei, wenn Sie ins System (Scan) kommt. Der User hat ein Front-End und wird über den Dateieingang informiert und bekommt weitere Informationen zu der Datei (Was muss gemacht werden, Wer ist beteiligt usw.)
Nun meine Frage, gibt es Tools, die das können, ohne das die eigentlichen Dateien ebenfalls in einer DB sind. Hintergrund, verreckt die DB für die Workflows, sind wenigstens noch die Dateien normal über den Fileserver erreichbar.
Mir ist klar, dass das nicht das richtige Forum ist. Aber vielleicht habt Ihr ja Erfahrungen auf dem Gebiet.
Viele Grüße
Chris
ich stelle hier einfach mal die Frage und vielleicht habt Ihr ja eine Meinung dazu. Wir setzen aktuell ein DMS ein. Damit haben wir den klassischen File-Server abgelöst und die Files sind nun in einer Datenbank. Das hat aber Nachteile. Ist die DB platt, haben wir keinen Zugriff mehr auf unsere Daten.
Was wir vor allem bei dem DMS brauchen sind Workflows. Also was passiert mit einer Datei, wenn Sie ins System (Scan) kommt. Der User hat ein Front-End und wird über den Dateieingang informiert und bekommt weitere Informationen zu der Datei (Was muss gemacht werden, Wer ist beteiligt usw.)
Nun meine Frage, gibt es Tools, die das können, ohne das die eigentlichen Dateien ebenfalls in einer DB sind. Hintergrund, verreckt die DB für die Workflows, sind wenigstens noch die Dateien normal über den Fileserver erreichbar.
Mir ist klar, dass das nicht das richtige Forum ist. Aber vielleicht habt Ihr ja Erfahrungen auf dem Gebiet.
Viele Grüße
Chris
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Ausgedruckt am: 22.11.2024 um 12:11 Uhr
7 Kommentare
Neuester Kommentar
Hallo,
ich finde es eher untypisch das bei einem DMS die Dateien direkt in der DB gespeichert werden. Du findest nur nix mehr ohne DB.
Aber ich kenne die Bedenken, was passiert wenn die DB weg ist. Der Fall ist eher nicht wahrscheinlich. Ein richtiges Backup, vernünftige Server mit dem passenden OS. Also nix selbst gebasteltes und du hast keine Ärger.
ich finde es eher untypisch das bei einem DMS die Dateien direkt in der DB gespeichert werden. Du findest nur nix mehr ohne DB.
Aber ich kenne die Bedenken, was passiert wenn die DB weg ist. Der Fall ist eher nicht wahrscheinlich. Ein richtiges Backup, vernünftige Server mit dem passenden OS. Also nix selbst gebasteltes und du hast keine Ärger.
Moin...
wenn deine DB Platt ist, machst du einfach ein Restore mit deiner Datensicherung... und der vorgang wird auch testweise mal durchgeführt, um im Notfall sicherheit und übung zu haben!
Was wir vor allem bei dem DMS brauchen sind Workflows. Also was passiert mit einer Datei, wenn Sie ins System (Scan) kommt. Der User hat ein Front-End und wird über den Dateieingang informiert und bekommt weitere Informationen zu der Datei (Was muss gemacht werden, Wer ist beteiligt usw.)
ja dann erstelle doch einen Workflow!
Nun meine Frage, gibt es Tools, die das können, ohne das die eigentlichen Dateien ebenfalls in einer DB sind. Hintergrund, verreckt die DB für die Workflows, sind wenigstens noch die Dateien normal über den Fileserver erreichbar.
das ist eher eine frage des gesamtkonzept, traust du deine Datensicherung nicht, traust du deinem Server nicht?
erstelle ein richtiges Backup Konzept, besorge zuverlässige Hardware, zur not auch redundant!
Mir ist klar, dass das nicht das richtige Forum ist. Aber vielleicht habt Ihr ja Erfahrungen auf dem Gebiet.
Viele Grüße
Chris
Frank
Zitat von @chris123:
Hallo zusammen,
ich stelle hier einfach mal die Frage und vielleicht habt Ihr ja eine Meinung dazu. Wir setzen aktuell ein DMS ein. Damit haben wir den klassischen File-Server abgelöst und die Files sind nun in einer Datenbank. Das hat aber Nachteile. Ist die DB platt, haben wir keinen Zugriff mehr auf unsere Daten.
nun ja... wenn die Festplatte/ SSD etc.. platt sind, hast du auch keinen zugriff mehr!Hallo zusammen,
ich stelle hier einfach mal die Frage und vielleicht habt Ihr ja eine Meinung dazu. Wir setzen aktuell ein DMS ein. Damit haben wir den klassischen File-Server abgelöst und die Files sind nun in einer Datenbank. Das hat aber Nachteile. Ist die DB platt, haben wir keinen Zugriff mehr auf unsere Daten.
wenn deine DB Platt ist, machst du einfach ein Restore mit deiner Datensicherung... und der vorgang wird auch testweise mal durchgeführt, um im Notfall sicherheit und übung zu haben!
Was wir vor allem bei dem DMS brauchen sind Workflows. Also was passiert mit einer Datei, wenn Sie ins System (Scan) kommt. Der User hat ein Front-End und wird über den Dateieingang informiert und bekommt weitere Informationen zu der Datei (Was muss gemacht werden, Wer ist beteiligt usw.)
Nun meine Frage, gibt es Tools, die das können, ohne das die eigentlichen Dateien ebenfalls in einer DB sind. Hintergrund, verreckt die DB für die Workflows, sind wenigstens noch die Dateien normal über den Fileserver erreichbar.
erstelle ein richtiges Backup Konzept, besorge zuverlässige Hardware, zur not auch redundant!
Mir ist klar, dass das nicht das richtige Forum ist. Aber vielleicht habt Ihr ja Erfahrungen auf dem Gebiet.
Viele Grüße
Chris
Danke für Deine Antwort.
Wir hatten leider einen Crash der DB und können die Usache nicht finden. Entweder hat Veeam bei dem Freeze der DB Mist gebaut gebaut oder ein der Raid Controller hatte noch Daten nicht fertig geschrieben. Wir wissen es nicht.
In meinem Verständis verlaiben sich alle gängigen DMS Dateien in einer DB. Ich würde aber gerne die Daten, z.B. von Worflows trennen. Für Workflows ist eine DB nowendig. Aber müssen unbedingt die Dateien über eine DB verwaltet werden?
Wir hatten leider einen Crash der DB und können die Usache nicht finden. Entweder hat Veeam bei dem Freeze der DB Mist gebaut gebaut oder ein der Raid Controller hatte noch Daten nicht fertig geschrieben. Wir wissen es nicht.
In meinem Verständis verlaiben sich alle gängigen DMS Dateien in einer DB. Ich würde aber gerne die Daten, z.B. von Worflows trennen. Für Workflows ist eine DB nowendig. Aber müssen unbedingt die Dateien über eine DB verwaltet werden?
Zitat von @chris123:
Danke für Deine Antwort.
Wir hatten leider einen Crash der DB und können die Usache nicht finden. Entweder hat Veeam bei dem Freeze der DB Mist gebaut gebaut oder ein der Raid Controller hatte noch Daten nicht fertig geschrieben. Wir wissen es nicht.
ihr konntet kein restore machen... ich nicht einen tag vorher? sicher doch die DB alle 30 Minuten, oder jede stunde etc...Danke für Deine Antwort.
Wir hatten leider einen Crash der DB und können die Usache nicht finden. Entweder hat Veeam bei dem Freeze der DB Mist gebaut gebaut oder ein der Raid Controller hatte noch Daten nicht fertig geschrieben. Wir wissen es nicht.
was für ein Raid hat der Controller? DB Server würde ich nur auf Raid 10 oder Raid 1 machen wollen... oder auf NVMe
auch wprde ich mich nicht auf Veeam verlassen, mach dazu ein DB Dump!
In meinem Verständis verlaiben sich alle gängigen DMS Dateien in einer DB. Ich würde aber gerne die Daten, z.B. von Worflows trennen. Für Workflows ist eine DB nowendig. Aber müssen unbedingt die Dateien über eine DB verwaltet werden?
was für eine DB?
Frank
Zitat von @chris123:
Danke für Deine Antwort.
Wir hatten leider einen Crash der DB und können die Usache nicht finden. Entweder hat Veeam bei dem Freeze der DB Mist gebaut gebaut oder ein der Raid Controller hatte noch Daten nicht fertig geschrieben. Wir wissen es nicht.
In meinem Verständis verlaiben sich alle gängigen DMS Dateien in einer DB. Ich würde aber gerne die Daten, z.B. von Worflows trennen. Für Workflows ist eine DB nowendig. Aber müssen unbedingt die Dateien über eine DB verwaltet werden?
Danke für Deine Antwort.
Wir hatten leider einen Crash der DB und können die Usache nicht finden. Entweder hat Veeam bei dem Freeze der DB Mist gebaut gebaut oder ein der Raid Controller hatte noch Daten nicht fertig geschrieben. Wir wissen es nicht.
In meinem Verständis verlaiben sich alle gängigen DMS Dateien in einer DB. Ich würde aber gerne die Daten, z.B. von Worflows trennen. Für Workflows ist eine DB nowendig. Aber müssen unbedingt die Dateien über eine DB verwaltet werden?
Moin,
nein denn es wäre ineffektiv die (binary) Daten in eine DB zu packen (BLOB-Feld). Wofür auch? Du würdest sogar einiges an Optionen verlieren und das Backup nur unnötig kompliziert machen...
Hast du mal den Ordner deines DMS durchsucht ob du die Daten da irgendwo (ggf. nur mit anderem Namen) findest? Es wäre ja nen Ansatz - zwar immer noch mit viel Mühe aber zumindest nach nem DB-Crash noch da... wenn die natürlich nur in ner DB arbeiten würde ich nach ner alternative schauen. Denn was passiert wenn du da z.B. mal nen Video reinpackst (2 - x GB) oder die tabelle irgendwann x TB gross wird?
Ok, dann habe ich mich nicht richtig ausgedrück. Mein Fehler!
Natürlich sind die Dateien auf dem Storage. Aber natürlich anders bezeichnet und ohne die uns bekannte Struktur. Ich kann natürlich eine Datei öffnen. Aber weiß nicht, was das für eine Datei ist.
Daher möchten wir unsere Struktur beibehalten. Unser DMS macht das sogar. Aber das wird nur innerhalb vom DMS simuliert. Ist die DB weg, ist auch die Simulation weg.
Daher möchte ich, dass die Daiten auf dem File-Server bleiben, in der bekannten Struktur sind und Ihren Namen behalten. Lediglich Wokflows sollen und müssen in einer DB verwaltet werden.
Natürlich sind die Dateien auf dem Storage. Aber natürlich anders bezeichnet und ohne die uns bekannte Struktur. Ich kann natürlich eine Datei öffnen. Aber weiß nicht, was das für eine Datei ist.
Daher möchten wir unsere Struktur beibehalten. Unser DMS macht das sogar. Aber das wird nur innerhalb vom DMS simuliert. Ist die DB weg, ist auch die Simulation weg.
Daher möchte ich, dass die Daiten auf dem File-Server bleiben, in der bekannten Struktur sind und Ihren Namen behalten. Lediglich Wokflows sollen und müssen in einer DB verwaltet werden.
Hallo,
naja kommt drauf an. Ob die es selber gebaut haben oder auf z.B. MS-SQL Filestream gehen. Man sieht auch ohne DB, was für eine Datei es ist. In dem man hinein schaut und dann die Endung einfach erstellt.
Storage ist übrigens immer noch nicht gang und gebe. Manche speichern es in BLOBS. Auch heute noch. Die Tabellen sind realtiv Dumm. Die Logik liegt an anderer Stelle. Bei meinen letzten AG waren das so 400 GB.... Gezpped und in BLOB gepackt.
Du kannst natürlich die Metdaten aus der DB exrahieren und in Excel etc. packen. Dann weisst du wie die Datei heisst und was drin ist. Der Vorteil dabei ist, dass du den Dateinamen in Klartext hast. Meistens wird der nämlich einfach mit gespeichert im Datensatz. Kommt aber stark auf das DMS an.
Bitfarm - damit spiele ich privat - speichert es zumindest mit der Dateiendung ab.
Ohne DB kann man aiuch hier nur raten. Bei Filestream ist das ähnlich. Meist sind die Namen noch länger. Name bestelt aus Nummern oder eindeutiger UID.
Wenn die Dateien komprimiert sind kann man sie meist einfach mit ZIP entpacken und fertig.
Bei den Beispiel oben mit den BLOBS ging es darum, dass man Wissen wollte welche Dokumente durch einscannen neu hinzugekommen sind. Ich habe - da der Software Hersteller nicht so prall war - die Dateien aus der DB anhand des Zeitstempels extrahiert und entpackt. Aus einer weiteren Tabelle den org. Dateinamen und Endung drauf gelegt - fertig. Ja es sollten die Dokumente nochmals gemailt werden. Fragt nicht warum. Habe den AG verlassen
Also ja - sowas ginge!
Warum crash SQL Server? Du könntest auch einen SQL Cluster einsetzen. Das erhöht die Verfügbarkeit. Ansonsten wäre eine "billig" Methode regelmäßig den SQL an anderer Stelle zu recovern. Um so immer ein halbwegs aktuellen Stand zuhaben. Ist aber sehr aufwendig.
Da wäre ein Cluster vermutlich besser.....
Wenn man Dokumente rauszieht bringt das noch andere Probleme. Datenschutz? Bewerbungen dümpeln dann irgendwo 5 Jahre auf dem Storage rum. Nicht umsonst legt man ja Workflows fest. Du weichst mit sowas das System auf.
Verlässlcihe Hardware, Cluster und zwei verschiedene Brandabschnite könnten helfen.....
PS: Was sind bekannte Strukturen? Sowas geht schnell nach hinten los. Duplikate, Dateien werden überschrieben.
Eindeutige Kennung/ UID etc. machen schon Sinn! Ich setze sowas auch ein, wenn ich Rechnungen an unser altes Archiv übergeben. Rechnung.pdf und die Datei mit den Schlagwörtern haben eindeutigen Kennung. Sonst bringt das ganz andere Probleme mit sich.
naja kommt drauf an. Ob die es selber gebaut haben oder auf z.B. MS-SQL Filestream gehen. Man sieht auch ohne DB, was für eine Datei es ist. In dem man hinein schaut und dann die Endung einfach erstellt.
Storage ist übrigens immer noch nicht gang und gebe. Manche speichern es in BLOBS. Auch heute noch. Die Tabellen sind realtiv Dumm. Die Logik liegt an anderer Stelle. Bei meinen letzten AG waren das so 400 GB.... Gezpped und in BLOB gepackt.
Du kannst natürlich die Metdaten aus der DB exrahieren und in Excel etc. packen. Dann weisst du wie die Datei heisst und was drin ist. Der Vorteil dabei ist, dass du den Dateinamen in Klartext hast. Meistens wird der nämlich einfach mit gespeichert im Datensatz. Kommt aber stark auf das DMS an.
Bitfarm - damit spiele ich privat - speichert es zumindest mit der Dateiendung ab.
227161257576622.docxOhne DB kann man aiuch hier nur raten. Bei Filestream ist das ähnlich. Meist sind die Namen noch länger. Name bestelt aus Nummern oder eindeutiger UID.
Wenn die Dateien komprimiert sind kann man sie meist einfach mit ZIP entpacken und fertig.
Bei den Beispiel oben mit den BLOBS ging es darum, dass man Wissen wollte welche Dokumente durch einscannen neu hinzugekommen sind. Ich habe - da der Software Hersteller nicht so prall war - die Dateien aus der DB anhand des Zeitstempels extrahiert und entpackt. Aus einer weiteren Tabelle den org. Dateinamen und Endung drauf gelegt - fertig. Ja es sollten die Dokumente nochmals gemailt werden. Fragt nicht warum. Habe den AG verlassen
Also ja - sowas ginge!
Warum crash SQL Server? Du könntest auch einen SQL Cluster einsetzen. Das erhöht die Verfügbarkeit. Ansonsten wäre eine "billig" Methode regelmäßig den SQL an anderer Stelle zu recovern. Um so immer ein halbwegs aktuellen Stand zuhaben. Ist aber sehr aufwendig.
Da wäre ein Cluster vermutlich besser.....
Wenn man Dokumente rauszieht bringt das noch andere Probleme. Datenschutz? Bewerbungen dümpeln dann irgendwo 5 Jahre auf dem Storage rum. Nicht umsonst legt man ja Workflows fest. Du weichst mit sowas das System auf.
Verlässlcihe Hardware, Cluster und zwei verschiedene Brandabschnite könnten helfen.....
PS: Was sind bekannte Strukturen? Sowas geht schnell nach hinten los. Duplikate, Dateien werden überschrieben.
Eindeutige Kennung/ UID etc. machen schon Sinn! Ich setze sowas auch ein, wenn ich Rechnungen an unser altes Archiv übergeben. Rechnung.pdf und die Datei mit den Schlagwörtern haben eindeutigen Kennung. Sonst bringt das ganz andere Probleme mit sich.
