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Einheitliche Signatur in Outlook Web App OWA
Hallo zusammen,
wir sind auf Exchange umgestiegen und nun möchte ich im ganzen Verein eine einheitliche Signatur in Outlook Web App vorgeben.
Eine html Vorlage nach meinen Vorstellungen existiert. Zunächst habe ich diese im Exchange Control Panel als Disclaimer hinterlegt. Grundsätzlich funktioniert das, aber es gibt einige Nachteile und Probleme.
Wie kann ich die html Vorlage einheitlich für alle User in deren Account als Signatur hinterlegen?
Vielen Dank und Gruß
ab
wir sind auf Exchange umgestiegen und nun möchte ich im ganzen Verein eine einheitliche Signatur in Outlook Web App vorgeben.
Eine html Vorlage nach meinen Vorstellungen existiert. Zunächst habe ich diese im Exchange Control Panel als Disclaimer hinterlegt. Grundsätzlich funktioniert das, aber es gibt einige Nachteile und Probleme.
Wie kann ich die html Vorlage einheitlich für alle User in deren Account als Signatur hinterlegen?
Vielen Dank und Gruß
ab
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Ausgedruckt am: 25.11.2024 um 11:11 Uhr
8 Kommentare
Neuester Kommentar
Die schlechte Nachricht: mit Bordmitteln gar nicht. Wir nutzen einen Anbieter dafür und zahlen für interne und externe Signaturen auf dem EXO (EXchange Online). On-prem hatten wir dafür eine GPO mit einem Script, welches die Signatur individuell mit den Daten aus dem AD gefüttert hat und dem User dann verpflichtend eingestellt hat.
Mit dem Umzug auf 365 standen wir vor dem selben Problem, haben experimentiert (Spar dir den Frust, es geht wirklich nicht) und haben eine externe Lösung eingekauft.
Es ist deswegen die schlechte Nachricht, weil alle E-Mails von euch dann über einen dritten Server gehen und dort die Signatur verpasst bekommen. Die User merken davon nichts. Egal von welchem Gerät aus sie E-Mails verschicken: die Mails gehen erst über den Exo, dann über den Server des Drittanbieters, bekommen dort eine Signatur, gehen dann wieder an Microsoft und werden dann zugestellt. Möchte vielleicht nicht jeder haben...
Die gute Nachricht: letzte Woche hat Microsoft sogenannte "Roaming signatures" angekündigt. Also genau das: eine Möglichkeit, den Usern Signaturen an die Mails zu heften auf dem EXO, egal von welchem Gerät aus sie eine Mail geschickt haben. Also können wir unser Abo beim Drittanbieter bald kündigen und die Signaturen mit Bordmitteln anheften.
Mit dem Umzug auf 365 standen wir vor dem selben Problem, haben experimentiert (Spar dir den Frust, es geht wirklich nicht) und haben eine externe Lösung eingekauft.
Es ist deswegen die schlechte Nachricht, weil alle E-Mails von euch dann über einen dritten Server gehen und dort die Signatur verpasst bekommen. Die User merken davon nichts. Egal von welchem Gerät aus sie E-Mails verschicken: die Mails gehen erst über den Exo, dann über den Server des Drittanbieters, bekommen dort eine Signatur, gehen dann wieder an Microsoft und werden dann zugestellt. Möchte vielleicht nicht jeder haben...
Die gute Nachricht: letzte Woche hat Microsoft sogenannte "Roaming signatures" angekündigt. Also genau das: eine Möglichkeit, den Usern Signaturen an die Mails zu heften auf dem EXO, egal von welchem Gerät aus sie eine Mail geschickt haben. Also können wir unser Abo beim Drittanbieter bald kündigen und die Signaturen mit Bordmitteln anheften.
Moin,
erwähnte Software von @leisefuxX ist vermutlich CodeTwo.
Nutzen wir auch und läuft. Sehr selten bis keine Probleme bei unserem Use-Case.
Wie erwähnt geht das über ein Drittserver. Sind aber laut deren eigener Aussage DSGVO-Konform und arbeiten eng mit Microsoft zusammen.
Falls ihr das kauft: Mein alter Betrieb hatte nach einem Preisnachlass gebeten und auch erhalten. Standardpreise können abweichen - kommt natürlich auf die Useranzahl an.
VG
Celiko
erwähnte Software von @leisefuxX ist vermutlich CodeTwo.
Nutzen wir auch und läuft. Sehr selten bis keine Probleme bei unserem Use-Case.
Wie erwähnt geht das über ein Drittserver. Sind aber laut deren eigener Aussage DSGVO-Konform und arbeiten eng mit Microsoft zusammen.
Falls ihr das kauft: Mein alter Betrieb hatte nach einem Preisnachlass gebeten und auch erhalten. Standardpreise können abweichen - kommt natürlich auf die Useranzahl an.
VG
Celiko
Hallo,
wir nutzen auch "CodeTwo Exchange Rules Pro", funktioniert gut. Einheitliche Signaturen, egal ob Outlook, OWA oder ActiveSync /mobile Geräte). Die Signatur wird aufgrund von AD-Attributen (pro User oder Gruppe) zusammengesetzt und nach dem Absenden angehängt. Der Absender sieht sie dann erst an den versendeten E-Mail im Outlook-Order 'gesendete Objekte'.
vG
LS
wir nutzen auch "CodeTwo Exchange Rules Pro", funktioniert gut. Einheitliche Signaturen, egal ob Outlook, OWA oder ActiveSync /mobile Geräte). Die Signatur wird aufgrund von AD-Attributen (pro User oder Gruppe) zusammengesetzt und nach dem Absenden angehängt. Der Absender sieht sie dann erst an den versendeten E-Mail im Outlook-Order 'gesendete Objekte'.
vG
LS
dem ist so, ja. Ich bin mir nicht sicher, ob ich hier "Werbung" für Software machen darf.
Falls ihr das kauft: Mein alter Betrieb hatte nach einem Preisnachlass gebeten und auch erhalten. Standardpreise können abweichen - kommt natürlich auf die Useranzahl an.
ebenso hier. für einen Kunden (gemeinnützig) nach Rabatt gefragt und direkt bekommen.
Vielen Dank für die vielen Infos!
3.-anbieter Lösung habe ich auch schon von gelesen, bin mir aber nicht sicher, ob das bei unserem hosted Exchange überhaupt möglich ist.
Technisch frage ich mich, ob das überhaupt besser läuft, als der Disclaimer, den der Exchange Server stur unter die Mail hängt. Für eine Signatur ungeeignet - insbesondere bei RE oder FWD Mails, wo dann die Signatur unter dem Ursprungstext steht.
3.-anbieter Lösung habe ich auch schon von gelesen, bin mir aber nicht sicher, ob das bei unserem hosted Exchange überhaupt möglich ist.
Technisch frage ich mich, ob das überhaupt besser läuft, als der Disclaimer, den der Exchange Server stur unter die Mail hängt. Für eine Signatur ungeeignet - insbesondere bei RE oder FWD Mails, wo dann die Signatur unter dem Ursprungstext steht.
Bei dem von mir genannten Produkt kann gesteuert werden, wer welche bzw. ob überhaupt eine Signatur angehängt wird. Z.B. haben wir eingestell, dass per smime signierte / verschlüsselte E-Mails unverändert versendet werden.
vG
LS
vG
LS
Wir haben 3 Regeln für die Mails. Die Regeln werden über Gruppen angepasst. Bist du in einer der Gruppen, bekommst du eine Signatur:
Intern, extern und extern mit SMIME.
Intern greift bei E-Mails, die innerhalb der Firma verschickt werden und ist einfach nur Name, Fachbereich Durchwahl + Mobil und wird nur bei der ersten Mail angehangen. Bei Re oder fwd nicht mehr.
Extern ist die "große" Signatur, wenn E-Mails die Firma verlassen. Mit Bild des Mitarbeiters, Firma, Abteilung, Telefonnummer, Email, mobil, Disclaimer, Hinweis auf Geschäftsführer, Werbung, etc.
Bei Re oder fwd wird die auch nicht mehr angehangen. Also nur bei der ersten Mail.
Bei SMIME gibt es keine Signatur. Die Mail geht unverändert raus.
Intern, extern und extern mit SMIME.
Intern greift bei E-Mails, die innerhalb der Firma verschickt werden und ist einfach nur Name, Fachbereich Durchwahl + Mobil und wird nur bei der ersten Mail angehangen. Bei Re oder fwd nicht mehr.
Extern ist die "große" Signatur, wenn E-Mails die Firma verlassen. Mit Bild des Mitarbeiters, Firma, Abteilung, Telefonnummer, Email, mobil, Disclaimer, Hinweis auf Geschäftsführer, Werbung, etc.
Bei Re oder fwd wird die auch nicht mehr angehangen. Also nur bei der ersten Mail.
Bei SMIME gibt es keine Signatur. Die Mail geht unverändert raus.
Danke für die Infos, Bisher habe ich für uns noch keine passende Lösung aber wir arbeiten daran.
