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Empfangsbestätigung für Mails sinnvoll bzw. zeitgemäß?
Guten Tag,
gerne würde ich hierzu mal Eure Meinungen lesen.
Wir sind Dienstleister im Bereich Steuerberatung.
Es geht ausschließlich um Empfangsbestätigungen für unsere Kunden.
Häufig erreichen uns nach Eingang neuer Emails von unseren Kunden umgehende Telefonanrufe mit der Frage, ob die "Mail von gerade eben" angekommen sei.
Ich dachte, das lässt sich doch mit Exchange 365 wunderbar automatisieren.
Wie denkt Ihr darüber?
gerne würde ich hierzu mal Eure Meinungen lesen.
Wir sind Dienstleister im Bereich Steuerberatung.
Es geht ausschließlich um Empfangsbestätigungen für unsere Kunden.
Häufig erreichen uns nach Eingang neuer Emails von unseren Kunden umgehende Telefonanrufe mit der Frage, ob die "Mail von gerade eben" angekommen sei.
Ich dachte, das lässt sich doch mit Exchange 365 wunderbar automatisieren.
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Printed on: May 7, 2024 at 15:05 o'clock
5 Comments
Latest comment
Hi Mossox,
ich finde eine "dumme" E-Mail Bestätigung unzeitgemäß und ungünstig.
Eine intelligente E-Mail Bestätigung hingegen sehr sinnvoll.
Intelligent ist sie für mich, wenn der Kunde gleich mit die SLA gesagt bekommt oder/ und eine voraussichtliche Bearbeitungszeit.
Bsp.
Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Wir werden Ihnen innerhalb von x Tagen antworten.
Sehen Sie bitte bis dahin von telefonischen Rückfragen ab.
Sollten Sie ergänzende Informationen zu Ihrer Anfrage haben, so leiten Sie bitte Ihre erste E-Mail mit
den zusätzlichen Informationen noch einmal an uns weiter.
Vielleicht kann man ja auch den Inhalt der Empfangsbestätigung von der Existenz der E-Mail Adresse im Adressbuch abhängig machen. Das wäre dann noch eleganter und kundenspezifischer.
Grüße vom it-frosch
ich finde eine "dumme" E-Mail Bestätigung unzeitgemäß und ungünstig.
Eine intelligente E-Mail Bestätigung hingegen sehr sinnvoll.
Intelligent ist sie für mich, wenn der Kunde gleich mit die SLA gesagt bekommt oder/ und eine voraussichtliche Bearbeitungszeit.
Bsp.
Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Wir werden Ihnen innerhalb von x Tagen antworten.
Sehen Sie bitte bis dahin von telefonischen Rückfragen ab.
Sollten Sie ergänzende Informationen zu Ihrer Anfrage haben, so leiten Sie bitte Ihre erste E-Mail mit
den zusätzlichen Informationen noch einmal an uns weiter.
Vielleicht kann man ja auch den Inhalt der Empfangsbestätigung von der Existenz der E-Mail Adresse im Adressbuch abhängig machen. Das wäre dann noch eleganter und kundenspezifischer.
Grüße vom it-frosch
Übermittlungs- oder Lesebestätigung anfordern setzt voraus, dass der Absender mehr als 3% Office Know How hat ;).
Erstellt euch eine Outlookregel, dass jeder Posteingang ein Feedback erhält, wie bei einem Ticketsystem.
Erstellt euch eine Outlookregel, dass jeder Posteingang ein Feedback erhält, wie bei einem Ticketsystem.
Im Hinblick auf das Stichwort "Steuerberater" würde ich keine der bekannten Empfangsbestätigungen versenden. Aus verschiedenen, rechtlichen Gründen. Empfangen heisst noch nicht gelesen. Eine Bestätigung entlastet den Sender einer Mail (zum Teil jedenfalls) von der Nachweispflicht. Denn wer EMails versendet, muss beweisen können, dass sie auch angekommen sind. Eine Bestätigung dreht das eventuell um, wobei man als Mailempfänger gar nicht weiss, was das empfangen wurde. Analog zu einem per Einschreiben verschickten, leeren Briefumschlag.
Eventuell lösen Empfangsbestätigungen eine rechtliche Wirksamkeit aus, die man so nicht will. Es können Fristen laufen oder verstreichen, ohne dass man es merkt.
Dann gibt's noch den Datenschutz. Wenn Mandanten von sich aus Mails an Berufsgeheimnisträger senden, dann ist das ihre Entscheidung. Der Weg zurück (also Antworten auf solche Mails) ist allerdings risikoreich, denn man kann erwarten, dass per Mail auch Dinge verschickt werden, die u.a. in die "besondere Kategorie" von Daten gem. DSGVO fallen. Mitunter kann dann eine Aufsichtsbehörde (oder Steuerberaterkammer) herumzicken, wenn nicht eine wirksame Ende-zu-Ende-Verschlüsselung benutzt wird. Man verlässt da schnell den Bereich von "Ordnungswidrigkeit" und landet bei "Strafbarkeit".
Ein Ticketsystem wäre theoretisch eine kundenfreundliche Lösung, aber es wäre ein Extrasystem mehr, was gerade bei Steuerberatern (und Ärzten und Anwälten, ...) mehr Probleme mit dem Datenschutz aufwirft, als es löst. Die Anforderungen an Berufsgeheimnisträger sind dahingehend höher und eventuelle Strafen bei einem Verstoß gravierender. Würde ich also in dem Fall nicht machen. Vor allem, weil die meisten Ticketsysteme "woanders" betrieben werden und nicht on-premises.
Wenn es NICHT um Berufsgeheimnisträger geht, dann könnte man tatsächlich ein Ticketsystem implementieren. Damit hätte man die Möglichkeit, den Status des Tickets, den die Mail ausgelöst hat, zu verfolgen.
Eventuell lösen Empfangsbestätigungen eine rechtliche Wirksamkeit aus, die man so nicht will. Es können Fristen laufen oder verstreichen, ohne dass man es merkt.
Dann gibt's noch den Datenschutz. Wenn Mandanten von sich aus Mails an Berufsgeheimnisträger senden, dann ist das ihre Entscheidung. Der Weg zurück (also Antworten auf solche Mails) ist allerdings risikoreich, denn man kann erwarten, dass per Mail auch Dinge verschickt werden, die u.a. in die "besondere Kategorie" von Daten gem. DSGVO fallen. Mitunter kann dann eine Aufsichtsbehörde (oder Steuerberaterkammer) herumzicken, wenn nicht eine wirksame Ende-zu-Ende-Verschlüsselung benutzt wird. Man verlässt da schnell den Bereich von "Ordnungswidrigkeit" und landet bei "Strafbarkeit".
Ein Ticketsystem wäre theoretisch eine kundenfreundliche Lösung, aber es wäre ein Extrasystem mehr, was gerade bei Steuerberatern (und Ärzten und Anwälten, ...) mehr Probleme mit dem Datenschutz aufwirft, als es löst. Die Anforderungen an Berufsgeheimnisträger sind dahingehend höher und eventuelle Strafen bei einem Verstoß gravierender. Würde ich also in dem Fall nicht machen. Vor allem, weil die meisten Ticketsysteme "woanders" betrieben werden und nicht on-premises.
Wenn es NICHT um Berufsgeheimnisträger geht, dann könnte man tatsächlich ein Ticketsystem implementieren. Damit hätte man die Möglichkeit, den Status des Tickets, den die Mail ausgelöst hat, zu verfolgen.
Ist natürlich auch was dran was der Kollege @137960 da schreibt!
Ich seh das ähnlich wie @137960.
Es kommt drauf an, was ihr wollt. Wollt ihr, dass der Sender nur sieht, dass die Mail angekommen ist, dann würde ich die automatische Antwort nehmen.
Nachteil ist hier, dass da der Betreff der Ursprungsmail übernommen wird. Das kann dann eben die Beweislage verändern. Ich weiß aber nicht, inwieweit das jetzt tatsächlich ein Thema ist.
Ich weiß jetzt auch nicht, ob man da den Betreff irgendwie raus bekommt. Denn dann hat man zwar den Nachweis, dass die Email eingegangen ist, aber es könnte hier auch die leere Mail gewesen sein.
Und ja, früher hat man öfter mal Blanko-Faxe versendet, nur um ein Faxjournal mit dem entsprechenden Datum zu haben.
Mit einem Ticketsystem könnte man das wohl so umgestalten, dass die Antwortmail so nichtssagend wie möglich ist, der Absender aber dennoch weiß, dass die Mail eingegangen ist. Im Fall der Fälle hilft ihm das aber nicht wirklich.
Andererseits kann man so ein Ticketsystem eben auch extremst in den Prozess einbinden und personalisieren wie geht. Sollte dann auch datensschutztechnisch kein Problem sein, da ja quasi ein Auftrag des Versenders vorliegt. Man darfs halt nicht übertreiben und da mit Scoring oder sowas anfangen.
Ich als Versender mag es schon, dass ich eine Bestätigung erhalte. Aber ich fordere die ja auch selber an. Kann man leider von seinen Kunden nicht wirklich erwarten.
Es kommt drauf an, was ihr wollt. Wollt ihr, dass der Sender nur sieht, dass die Mail angekommen ist, dann würde ich die automatische Antwort nehmen.
Nachteil ist hier, dass da der Betreff der Ursprungsmail übernommen wird. Das kann dann eben die Beweislage verändern. Ich weiß aber nicht, inwieweit das jetzt tatsächlich ein Thema ist.
Ich weiß jetzt auch nicht, ob man da den Betreff irgendwie raus bekommt. Denn dann hat man zwar den Nachweis, dass die Email eingegangen ist, aber es könnte hier auch die leere Mail gewesen sein.
Und ja, früher hat man öfter mal Blanko-Faxe versendet, nur um ein Faxjournal mit dem entsprechenden Datum zu haben.
Mit einem Ticketsystem könnte man das wohl so umgestalten, dass die Antwortmail so nichtssagend wie möglich ist, der Absender aber dennoch weiß, dass die Mail eingegangen ist. Im Fall der Fälle hilft ihm das aber nicht wirklich.
Andererseits kann man so ein Ticketsystem eben auch extremst in den Prozess einbinden und personalisieren wie geht. Sollte dann auch datensschutztechnisch kein Problem sein, da ja quasi ein Auftrag des Versenders vorliegt. Man darfs halt nicht übertreiben und da mit Scoring oder sowas anfangen.
Ich als Versender mag es schon, dass ich eine Bestätigung erhalte. Aber ich fordere die ja auch selber an. Kann man leider von seinen Kunden nicht wirklich erwarten.
