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Excel-Tabelle als Quelle für viele Word-Dateien
Moin da draußen!
Wir haben einen neuen Dienstleister bekommen, der für seinen Auftrag hunderte von Word-Dateien erstellt. Soll er machen, ich hätte es mit einer Datenbank gelöst. Aber mich fragt ja keiner.
In ausnahmslos allen Word-Dokumenten gibt es ein paar Angaben, die immer gleich sind, z.B. Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geschäftsführer.
Wenn sich nun etwa der GF ändert, müssen hunderte von Word-Dateien einzeln aktualisiert werden. Ich bin beeindruckt, auf welche billige Art manche ihre freie Zeit in gut bezahlte Arbeitszeit verwandeln.
Mein Ansatz wäre, wenn ich doch Word-Dateien statt Datenbank nehmen würde, eine Datenquelle mit ein paar Stammdaten zu hinterlegen, die bei Bedarf genau an einer Stelle geändert werden müssen. Da schwebt mir nun Excel vor.
Jetzt stehe ich aber vor dem Problem: vor langer, langer Zeit habe ich mal Serienbriefe mit Word erstellt. So etwas in der Art stelle ich mir hier auch vor. Allerdings verwirrt Word mich. Vielleicht werde ich auch langsam alt. Man weiß es nicht...
Wie stelle ich das an, dass es in den Word-Dateien z.B. Textfelder mit Bezug auf jeweils eine Zelle in einer Excel-Tabelle gibt?
Es gibt eine zweispaltige Tabelle in Word, in denen die o.g. Angaben gemacht werden, ein paar andere gibt es auch noch. Links steht dann z.B. "Geschäftsführer" und rechts soll aus der Datenquellen-Tabelle der Inhalt der Zelle Stammdaten!B5 stehen und wenn sich der Inhalt der Excel-Tabelle ändert, soll beim nächsten Aufruf der Word-Datei der aktualisierte Wert stehen.
Wichtig ist vielleicht noch die Info, dass alles auf einem Sharepoint liegt. Die Dateien werden möglicherweise innerhalb von Teams dann im Browser geöffnet. Ja, in der App öffnen kenne ich. Ich kenne aber auch User...
Wo versteckt sich jetzt diese Funktion? Oder will man mir erklären, dass MS Word viele Dekaden nach Erscheinen dazu nicht in der Lage ist?
Grüße von zu Hause
Jörg
Wir haben einen neuen Dienstleister bekommen, der für seinen Auftrag hunderte von Word-Dateien erstellt. Soll er machen, ich hätte es mit einer Datenbank gelöst. Aber mich fragt ja keiner.
In ausnahmslos allen Word-Dokumenten gibt es ein paar Angaben, die immer gleich sind, z.B. Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geschäftsführer.
Wenn sich nun etwa der GF ändert, müssen hunderte von Word-Dateien einzeln aktualisiert werden. Ich bin beeindruckt, auf welche billige Art manche ihre freie Zeit in gut bezahlte Arbeitszeit verwandeln.
Mein Ansatz wäre, wenn ich doch Word-Dateien statt Datenbank nehmen würde, eine Datenquelle mit ein paar Stammdaten zu hinterlegen, die bei Bedarf genau an einer Stelle geändert werden müssen. Da schwebt mir nun Excel vor.
Jetzt stehe ich aber vor dem Problem: vor langer, langer Zeit habe ich mal Serienbriefe mit Word erstellt. So etwas in der Art stelle ich mir hier auch vor. Allerdings verwirrt Word mich. Vielleicht werde ich auch langsam alt. Man weiß es nicht...
Wie stelle ich das an, dass es in den Word-Dateien z.B. Textfelder mit Bezug auf jeweils eine Zelle in einer Excel-Tabelle gibt?
Es gibt eine zweispaltige Tabelle in Word, in denen die o.g. Angaben gemacht werden, ein paar andere gibt es auch noch. Links steht dann z.B. "Geschäftsführer" und rechts soll aus der Datenquellen-Tabelle der Inhalt der Zelle Stammdaten!B5 stehen und wenn sich der Inhalt der Excel-Tabelle ändert, soll beim nächsten Aufruf der Word-Datei der aktualisierte Wert stehen.
Wichtig ist vielleicht noch die Info, dass alles auf einem Sharepoint liegt. Die Dateien werden möglicherweise innerhalb von Teams dann im Browser geöffnet. Ja, in der App öffnen kenne ich. Ich kenne aber auch User...
Wo versteckt sich jetzt diese Funktion? Oder will man mir erklären, dass MS Word viele Dekaden nach Erscheinen dazu nicht in der Lage ist?
Grüße von zu Hause
Jörg
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Ausgedruckt am: 24.11.2024 um 15:11 Uhr
4 Kommentare
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Zitat von @YotYot:
Mein Ansatz wäre, wenn ich doch Word-Dateien statt Datenbank nehmen würde, eine Datenquelle mit ein paar Stammdaten zu hinterlegen, die bei Bedarf genau an einer Stelle geändert werden müssen. Da schwebt mir nun Excel vor.
Das kann ein schlechter Ansatz sein, da dann wahrscheinlich keinerlei Dokumentenhistorie vorhanden sein wird.
Wie stelle ich das an, dass es in den Word-Dateien z.B. Textfelder mit Bezug auf jeweils eine Zelle in einer Excel-Tabelle gibt?
Einfach über die Zwischenablage. Zelle in Excel markieren und kopieren, aschließend in Word als Verknüfung einfügen.
N'Abend @YotYot,
Ein Beispiel mit Office Version 2016:
1. In Excel:
Daten bereitstellen in einer Excel- XLSX:
Zeile 1 Datenfeldbezeichnung
Ab Zeile 2 Daten
2. In Word:
2.1 Sendungen|Empfänger auswählen|vorhandene Liste verwenden|'Excel als Dateityp wählen|obige XLSXsuchen und einbinden und Tabellenblatt auswählen
2.2 Seriendruckfeld einfügen <-- hier findest Du nun die obigen (Excel-)Feldnamen 'Name' und 'Vorname'
2.3 Einfügen der Felder an entsprechender Wordstelle --> z.B. <<Name>>
2.4. Vorschau Ergebnisse --> Du kannst die Datensätze überprüfen
wenn alles iO
2.5 Seriendruck starten
Natürlich musst Du in allen Worddokumenten in der Art die Datenfelder einfügen.
Viel Spass
N'8 BM
Ein Beispiel mit Office Version 2016:
1. In Excel:
Daten bereitstellen in einer Excel- XLSX:
Zeile 1 Datenfeldbezeichnung
Ab Zeile 2 Daten
2. In Word:
2.1 Sendungen|Empfänger auswählen|vorhandene Liste verwenden|'Excel als Dateityp wählen|obige XLSXsuchen und einbinden und Tabellenblatt auswählen
2.2 Seriendruckfeld einfügen <-- hier findest Du nun die obigen (Excel-)Feldnamen 'Name' und 'Vorname'
2.3 Einfügen der Felder an entsprechender Wordstelle --> z.B. <<Name>>
2.4. Vorschau Ergebnisse --> Du kannst die Datensätze überprüfen
wenn alles iO
2.5 Seriendruck starten
Natürlich musst Du in allen Worddokumenten in der Art die Datenfelder einfügen.
Viel Spass
N'8 BM
> Zitat von @mbehrens:
Uff! Echt? So einfach? Sorry, hab da wohl etwas zu kompliziert gedacht.
Und prinzipiell funktioniert das auch, aber ich habe ein Formatierungsproblem:
Wenn ich die Felder auf die Art verknüpfe, ist das immer dreizeilig, jedenfalls solange die Excel-Zelle einzeilig befüllt ist.
Es soll im Word-Dokument einzeilig angezeigt werden. Wenn ich die beiden Zeilenumbrüche, die da "hinzugedichtet" werden, entferne, sieht alles gut aus - bis ich die Felder aktualisiere.
Gibt es die Möglichkeit, diese Formatierung dauerhaft zu ändern? Oder muss ich da am Ende mit VBA ran? Und funktioniert in dem Fall VBA eigentlich im Browser? (Ernsthaft: hab ich noch nie versucht)
> Zitat von @Blackmann:
Das hätte mir fast besser gefallen und ich nehme es, wenn Du mir sagst, wie ich die Excel-Datei im Sharepoint 365 referenziere. Zumindest würde ich gerne testen, ob ich so an den o.g. Zeilenumbrüchen vorbeikomme.
Gruß
Jörg
Einfach über die Zwischenablage. Zelle in Excel markieren und kopieren, aschließend in Word als Verknüfung einfügen.
Uff! Echt? So einfach? Sorry, hab da wohl etwas zu kompliziert gedacht.
Und prinzipiell funktioniert das auch, aber ich habe ein Formatierungsproblem:
Wenn ich die Felder auf die Art verknüpfe, ist das immer dreizeilig, jedenfalls solange die Excel-Zelle einzeilig befüllt ist.
Es soll im Word-Dokument einzeilig angezeigt werden. Wenn ich die beiden Zeilenumbrüche, die da "hinzugedichtet" werden, entferne, sieht alles gut aus - bis ich die Felder aktualisiere.
Gibt es die Möglichkeit, diese Formatierung dauerhaft zu ändern? Oder muss ich da am Ende mit VBA ran? Und funktioniert in dem Fall VBA eigentlich im Browser? (Ernsthaft: hab ich noch nie versucht)
> Zitat von @Blackmann:
2. In Word:
2.1 Sendungen|Empfänger auswählen|vorhandene Liste verwenden|'Excel als Dateityp wählen|obige XLSXsuchen und einbinden und Tabellenblatt auswählen
2.1 Sendungen|Empfänger auswählen|vorhandene Liste verwenden|'Excel als Dateityp wählen|obige XLSXsuchen und einbinden und Tabellenblatt auswählen
Das hätte mir fast besser gefallen und ich nehme es, wenn Du mir sagst, wie ich die Excel-Datei im Sharepoint 365 referenziere. Zumindest würde ich gerne testen, ob ich so an den o.g. Zeilenumbrüchen vorbeikomme.
Gruß
Jörg
Moin @YotYot,
Ach so 'Sharepoint' ... nee, da kann ich Dir nichts sinnvolles anbieten, setze SP nicht ein.
Meine Lösung funktioniert lokal und im Netz über ein Netzlaufwerk stabil.
Wenn Du in Sharepoint ein Netzlaufwerk einrichten kannst, dann sollte auch das klappen.
BG BM
Zitat von @YotYot:
Das hätte mir fast besser gefallen und ich nehme es, wenn Du mir sagst, wie ich die Excel-Datei im Sharepoint 365 referenziere. Zumindest würde ich gerne testen, ob ich so an den o.g. Zeilenumbrüchen vorbeikomme.
Das hätte mir fast besser gefallen und ich nehme es, wenn Du mir sagst, wie ich die Excel-Datei im Sharepoint 365 referenziere. Zumindest würde ich gerne testen, ob ich so an den o.g. Zeilenumbrüchen vorbeikomme.
Ach so 'Sharepoint' ... nee, da kann ich Dir nichts sinnvolles anbieten, setze SP nicht ein.
Meine Lösung funktioniert lokal und im Netz über ein Netzlaufwerk stabil.
Wenn Du in Sharepoint ein Netzlaufwerk einrichten kannst, dann sollte auch das klappen.
BG BM
