Exchange automatisch gesendeter eMail ein BCC zufügen

Hallo zusammen,

wir haben bei einem Kunden einen Exchange Server 2016 im Einsatz.

Folgendes Szenario wollen wir gerne automatisiert damit umsetzen.

Der Kunde schickt eine eMail (Rechnung) an einen Endkunden von ihm mit dem Betreff "RE-2021-06-09". Diese soll nun automatisch auch per BCC an den Steuerberater (DATEV) gehen.

Ist es möglich im Exchange eine Regel zu erstellen, die die gesendeten Nachrichten auf ihren Betreff (*RE-20*) überprüft und, wenn dieser Betreff vorhanden ist die eMail automatisch auch als BCC an eine andere eMail Adresse schickt? Gerne auch einfach als Weiterleitung anstatt BCC.

Über die normalen Nachrichtenfluss-Regeln habe ich das probiert, aber diese scheinen ja nur für eingehende eMails zu gelten, nicht für ausgehende.

Danke im Voraus für Eure Hilfe!

LG Dennis

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Ausgedruckt am: 21.11.2024 um 21:11 Uhr

12 Kommentare

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Ich sehe da eher ein Datenschutzproblem. du solltest den Empfänger der Mail vorher darüber informieren das die Mails an irgendwelche Dritte weitergeleitet werden. Streng genommen ist das "meine" Mail und die leitest du einfach so an irgendwem weiter, von dem ich nichts weiß...

Zitat von @Dennis93:
Über die normalen Nachrichtenfluss-Regeln habe ich das probiert, aber diese scheinen ja nur für eingehende eMails zu gelten, nicht für ausgehende.

Nein es werden natürlich auch ausgehende Mails verarbeitet!
Mal ungetestet zusammengetippt

New-TransportRule "Add user to bcc with specific subject" -FromScope InOrganization -SubjectMatchesPatterns 'RE-20' -BlindCopyTo 'user@otherdomain.de'

Das solltest du natürlich noch auf bestimmte Mail-Adressen einschränken (-from), sonst bekommt der Steuerberater bei ähnlichen Subjects von anderen Usern diese auch

Gruß s.

Zitat von @a.esposito:

Ich sehe da eher ein Datenschutzproblem. du solltest den Empfänger der Mail vorher darüber informieren das die Mails an irgendwelche Dritte weitergeleitet werden. Streng genommen ist das "meine" Mail und die leitest du einfach so an irgendwem weiter, von dem ich nichts weiß...

Verstehe Dein Anliegen, aber in dem bei uns genannten Fall wäre es ja nicht "irgendein Dritter", sondern der Steuerberater, der ja eh Einsicht auf alle Ausgangsrechnungen hat.

Unser Kunde möchte sich quasi den "Doppel-Aufwand" ersparen, indem er ausgehende Rechnungen automatisch auch dem Steuerberater als Kopie zusendet, damit er nicht zusätzlich zur per eMail versandten Rechnung auch noch dem Steuerberater einzeln die Rechnung zukommen lassen muss. Dafür gibt es ja von DATEV auch eine extra vorgefertigte eMail-Adresse für solche Zwecke.

Zitat von @148934:

Zitat von @Dennis93:
Über die normalen Nachrichtenfluss-Regeln habe ich das probiert, aber diese scheinen ja nur für eingehende eMails zu gelten, nicht für ausgehende.

Nein es werden natürlich auch ausgehende Mails verarbeitet!
Mal ungetestet zusammengetippt

> New-TransportRule "Add user to bcc with specific subject" -FromScope InOrganization -SubjectMatchesPatterns '.*RE-20.*' -BlindCopyTo 'user@otherdomain.de'
> 

Das solltest du natürlich noch auf bestimmte Mail-Adressen einschränken (-from), sonst bekommt der Steuerberater bei ähnlichen Subjects von anderen Usern diese auch

Gruß s.

Leider kommt bei dem Befehl bzgl. des Subject folgende Fehlermeldung:

Ein Datenschutzproblem liegt hier nicht vor, in der E-Mail wird ja nichts stehen was nicht auch auf der Rechnung steht und das sind Informationen die ich natürlich an meinen StB weiter geben darf (übrigens auch ohne AV).

Ich würde die Sache aber anders angehen. Wenn die Rechnung fakturiert wird (also nicht erst wenn sie gemailt wird) sollte das Rechnungslegungsprogramm eine Kopie auf dem Dateisystem in einen vordefinierten Pfad ablegen. Dann lädt man die Daten gesammelt per Belegtransfer bei der DATEV hoch (eventuell gibts auch ne automatisierte Lösung über DATEV Connect, da bin ich aber nicht sicher).

Kann ich voll und ganz nachvollziehen, ihr wollt euch arbeit sparen, das ist zunächst logisch und verständlich. nur sollte das schon geklärt werden. wenn der Kunde hergeht und das "irgendwie" herausfinden sollte, dann kann das böse enden. mag sein dass das nicht "irgendein Dritter" ist, das ist aber etwas was du behauptest. ich mein ja nur... wer versichert mir dass "nur" der Steuerberater meine Rechnung als Kopie erhält? bevor ihr das macht würde ich das evlt. von einem DSGVO Beauftragten klären lassen...

unser DSGVO Beauftragter hat uns genau deswegen auf die Finger geklopft, automatisierte Weiterleitungen sind, so das DSGVO, nicht erlaubt...

Zitat von @Dennis93:

Leider kommt bei dem Befehl bzgl. des Subject folgende Fehlermeldung:

Du hast den Regex von mir verschandelt und nicht korrekt übernommen, dein String *RE-20* ist nämlich kein valides Regex-Pattern !!! Das ist hier kein Wildcard Matching sondern Regular Expression Matching in dem Parameter.

Mit folgendem Befehl hat das Anlegen der Regel funktioniert:

New-TransportRule "DATEV" -FromScope InOrganization -SubjectMatchesPatterns "RE-20" -BlindCopyTo "PLATZHALTER@uploadmail.datev.de" -From "info@KUNDENDOMAIN.de"  

Vorher hatte ich eine exakt selbe Regel angelegt, jedoch nicht mit dem "InOrganization", diese hatte nicht funktioniert. Und ich hatte sie vorher über die ECP angelegt, nicht über die Shell. Von daher, scheint das aber nun zu laufen, vielen Dank dafür!

Zitat von @ukulele-7:

Ein Datenschutzproblem liegt hier nicht vor, in der E-Mail wird ja nichts stehen was nicht auch auf der Rechnung steht und das sind Informationen die ich natürlich an meinen StB weiter geben darf (übrigens auch ohne AV).

Ich würde die Sache aber anders angehen. Wenn die Rechnung fakturiert wird (also nicht erst wenn sie gemailt wird) sollte das Rechnungslegungsprogramm eine Kopie auf dem Dateisystem in einen vordefinierten Pfad ablegen. Dann lädt man die Daten gesammelt per Belegtransfer bei der DATEV hoch (eventuell gibts auch ne automatisierte Lösung über DATEV Connect, da bin ich aber nicht sicher).

Leider kann die dort eingesetzte Warenwirtschaft das Dokument nur drucken ODER speichern ODER per eMail versenden, keine Kombination, daher fällt der Belegtransfer (wird aktuell von Hand genutzt) raus. Aber es funktioniert ja nun

Zitat von @a.esposito:

Kann ich voll und ganz nachvollziehen, ihr wollt euch arbeit sparen, das ist zunächst logisch und verständlich. nur sollte das schon geklärt werden. wenn der Kunde hergeht und das "irgendwie" herausfinden sollte, dann kann das böse enden. mag sein dass das nicht "irgendein Dritter" ist, das ist aber etwas was du behauptest. ich mein ja nur... wer versichert mir dass "nur" der Steuerberater meine Rechnung als Kopie erhält? bevor ihr das macht würde ich das evlt. von einem DSGVO Beauftragten klären lassen...

unser DSGVO Beauftragter hat uns genau deswegen auf die Finger geklopft, automatisierte Weiterleitungen sind, so das DSGVO, nicht erlaubt...

Wenn uns diese Lösung der Steuerberater bzw. die DATEV selber vorschlägt, gehe ich grundsätzlich erstmal davon aus, dass diese das Datenschutztechnisch geklärt haben. Zumal der "Endkunde" a) nicht weiß, dass die eMail weitergeleitet wird und wenn er den Verdacht hat, wir ja in der Konfig vom Exchange nachweisen können, dass es nur an die DATEV-eMail-Adresse gegangen ist (gibt zudem noch eine DSGVO-sichere eMail Archivierung / Journaling - dort ist auch jeder Empfänger ersichtlich).

Also Probleme sehe ich nur wenn ihr Rechnungen mit sensiblen Daten unverschlüsselt mailt. Also wenn ihr z.B. B2C macht würde ich die E-Mails idealerweise mit SMIME verschlüsseln. Der Empfänger ist nicht das Problem und verschicken kann man ja immer alles, egal ob das automatisch an den StB geht oder nicht.