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Exchange Online Archivierung erklärt?
Hi zusammen,
ich bin seit einigen Jahren doch viel mit der Cloud von M365 in Kontakt und wir haben auch diverse Exchange Online Tenants + Hybrid Migrationen oder Hybrid Umgebungen am laufen.
Nun kommt ja von Microsoft immer mehr und mehr in M365 zusammen, so dass man schnell den Überblick oder die Funktionalität von M365 verlieren kann.
Für mich stellt sich immer die Frage:
Kann Microsoft 365 bereits die Dinge, wofür es meist andere Anbieter gibt?
Wenn ich an Antispam denke kommen mir sofort Nospamproxy, Reddoxx, Hornetsecurity, Sophos, etc ... in den Sinn. Microsoft bietet allerdings von Haus aus die AntiSpam Lösung im Tenant an.
Auch bei Verschlüsselung, sowie Archivierung bietet Microsoft alles im Tenant für einen kleinen Aufschlag oder im entsprechenden Plan bereits mit inbegriffen, mit an.
AntiSpam kann ja super in M365 durchgestiegen werden, was für mich auch sehr verständlich ist.
Meine Frage bezieht sich nun eher auf die EOA (Exchange Online Archivierung).
Hat diese irgendjemand im Einsatz und kann mir hierzu sagen, wie diese genau funktioniert?
Ich denke bei Archivierung an Mailstore oder Hornetsecurity bei denen die Mails archiviert werden (wenn gewünscht auch Journaling) und nicht mehr angefasst werden können, bzw. vom Enduser nicht mehr gelöscht werden können.
Ich weiß, dass bei EOA mit Bezeichnungen und Aufbewahrungsrichtlinien für das Archiv gearbeitet werden muss. Allerdings bin ich hier noch nicht zu 100 Prozent durchgestiegen.
Deswegen die Frage:
- Wie kann ich z.B. die EOA so konfigurieren, dass einfach alle E-Mails eines Postfachs sofort archiviert werden und der Endbenutzer diese nur lesen und wiederherstellen aber nicht löschen kann?
Ich bin für jede Info zu EOA sehr dankbar. Eventuell hat ja jemand bereits aktiv damit mehrere Projekte umgesetzt und kann etwas dazu sagen.
Im Netz findet man ehrlich gesagt relativ wenig, außerhalb den Microsoft Sheets welche einen nicht wirklich weiterbringen.
Danke euch im Voraus.
Grüße
Phil
ich bin seit einigen Jahren doch viel mit der Cloud von M365 in Kontakt und wir haben auch diverse Exchange Online Tenants + Hybrid Migrationen oder Hybrid Umgebungen am laufen.
Nun kommt ja von Microsoft immer mehr und mehr in M365 zusammen, so dass man schnell den Überblick oder die Funktionalität von M365 verlieren kann.
Für mich stellt sich immer die Frage:
Kann Microsoft 365 bereits die Dinge, wofür es meist andere Anbieter gibt?
Wenn ich an Antispam denke kommen mir sofort Nospamproxy, Reddoxx, Hornetsecurity, Sophos, etc ... in den Sinn. Microsoft bietet allerdings von Haus aus die AntiSpam Lösung im Tenant an.
Auch bei Verschlüsselung, sowie Archivierung bietet Microsoft alles im Tenant für einen kleinen Aufschlag oder im entsprechenden Plan bereits mit inbegriffen, mit an.
AntiSpam kann ja super in M365 durchgestiegen werden, was für mich auch sehr verständlich ist.
Meine Frage bezieht sich nun eher auf die EOA (Exchange Online Archivierung).
Hat diese irgendjemand im Einsatz und kann mir hierzu sagen, wie diese genau funktioniert?
Ich denke bei Archivierung an Mailstore oder Hornetsecurity bei denen die Mails archiviert werden (wenn gewünscht auch Journaling) und nicht mehr angefasst werden können, bzw. vom Enduser nicht mehr gelöscht werden können.
Ich weiß, dass bei EOA mit Bezeichnungen und Aufbewahrungsrichtlinien für das Archiv gearbeitet werden muss. Allerdings bin ich hier noch nicht zu 100 Prozent durchgestiegen.
Deswegen die Frage:
- Wie kann ich z.B. die EOA so konfigurieren, dass einfach alle E-Mails eines Postfachs sofort archiviert werden und der Endbenutzer diese nur lesen und wiederherstellen aber nicht löschen kann?
Ich bin für jede Info zu EOA sehr dankbar. Eventuell hat ja jemand bereits aktiv damit mehrere Projekte umgesetzt und kann etwas dazu sagen.
Im Netz findet man ehrlich gesagt relativ wenig, außerhalb den Microsoft Sheets welche einen nicht wirklich weiterbringen.
Danke euch im Voraus.
Grüße
Phil
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Ausgedruckt am: 22.11.2024 um 05:11 Uhr
20 Kommentare
Neuester Kommentar
Hallo,
die Herausforderung ist hier, dass im O365/M365 viele Funktionen mit ähnlichem Namen, ähnlicher Funktion aber letztlich eben doch entscheidenen Unterschieden vorhanden sind - und die sich auch noch fortlaufend ändern, und manchmal auch einfach umbenannt werden.
Und gerade im Bereich "Archivierung" sind die Vorstellungen, was das sein soll unterschiedlich.
Die "Archivmailbox" (die man zu jedem Enterprise-lizensierten Postfach einfach dazuschalten kann) hat mit der von dir beschriebenen "unveränderbaren" Archivierung nichts zu tun. Da geht es nur darum, (alte) Mails vom primären Postfach in einen anderen Speicher zu verschieben. Dazu werden Retention Policies und Retention Tags verwendet (auf deutsch wohl die von dir genannten Aufbewahrungsrichtlinien und Bezeichnungen). Der Archivspeicher hat das nette Gimmick, dass er bei richtiger Lizenz sogar "unendlich" wächst. Man kann dort also wirklich einfach alle seine alten Mails aufheben. Aber: der Anwender kann sie genauso löschen und bearbeiten wie im "normalen" Postfach.
In Abgrenzung dazu wurde (schon vor langer Zeit) Legal Hold eingeführt und dann in Litigation Hold umbenannt. Damit kann man eine ganze Mailbox "einfrieren". Wenn der Anwender ein Mail löscht, dann verschwindet die zwar aus seiner Ansicht (er kann also anders als von dir beschrieben nicht mehr lesend darauf zugreifen). Es wird aber weiterhin in den "Recoverable Items" aufbewahrt. Gleiches gilt, wenn er ein Element bearbeitet hat (etwa Kalendereintrag - aber man kann auch empfangene Mails bearbeiten; das ist vielen nicht bewusst): dann wurde eine Kopie davon (für den Anwender unsichtbar) gespeichert.
Problem war, dass das immer für die ganze Mailbox galt und auch keine Ablauffristen kannte.
Das letztgenannte Problem wurde durch die Einführung einer Litigation Hold Duration gelöst. Damit wurden alte Elemente, die der Anwender gelöscht hatte, dann auch wirklich aus dem Speicher gelöscht.
Das andere Problem (alles wird gespeichert) wurde durch Abfragebasierte Holds gelöst. Damit wurden nur Elemente, die einer Abfrage (wie einer Outlook-Suche) entsprechen bei Löschung in den Recoverable Items aufgehoben. Das wiederum firmiert jetzt unter In-Place Hold oder Discovery Hold.
In dem Kontext wurde auch der Begriff "Retention Policies" wiederverwendet. Früher war der, siehe oben, im Zusammenhang mit Archivmailboxen genutzt, und konnte Elemente nur in das Archiv verschieben oder löschen - nicht aber vor einer Löschung schützen. Jetzt werden "Retention Policies" und "Retention Labels" genutzt, um Daten über verschiedene M365 Dienste (Exchange, SharePoint, Teams) hinweg vor Löschung zu schützen (https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/retention?view ..)
Zu den Recoverable Items findet sich etwas unter https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recove ... - das schöne ist: da die Kernelement aller o.g. Techniken (außer Archivmailbox) sind, findest du in dem Artikel auch die anderen relevante Begriffe mit einer Kurzbeschreibung. Von da aus findet man mit der Suchmaschine weiter...
Grüße
Filipp
die Herausforderung ist hier, dass im O365/M365 viele Funktionen mit ähnlichem Namen, ähnlicher Funktion aber letztlich eben doch entscheidenen Unterschieden vorhanden sind - und die sich auch noch fortlaufend ändern, und manchmal auch einfach umbenannt werden.
Und gerade im Bereich "Archivierung" sind die Vorstellungen, was das sein soll unterschiedlich.
Die "Archivmailbox" (die man zu jedem Enterprise-lizensierten Postfach einfach dazuschalten kann) hat mit der von dir beschriebenen "unveränderbaren" Archivierung nichts zu tun. Da geht es nur darum, (alte) Mails vom primären Postfach in einen anderen Speicher zu verschieben. Dazu werden Retention Policies und Retention Tags verwendet (auf deutsch wohl die von dir genannten Aufbewahrungsrichtlinien und Bezeichnungen). Der Archivspeicher hat das nette Gimmick, dass er bei richtiger Lizenz sogar "unendlich" wächst. Man kann dort also wirklich einfach alle seine alten Mails aufheben. Aber: der Anwender kann sie genauso löschen und bearbeiten wie im "normalen" Postfach.
In Abgrenzung dazu wurde (schon vor langer Zeit) Legal Hold eingeführt und dann in Litigation Hold umbenannt. Damit kann man eine ganze Mailbox "einfrieren". Wenn der Anwender ein Mail löscht, dann verschwindet die zwar aus seiner Ansicht (er kann also anders als von dir beschrieben nicht mehr lesend darauf zugreifen). Es wird aber weiterhin in den "Recoverable Items" aufbewahrt. Gleiches gilt, wenn er ein Element bearbeitet hat (etwa Kalendereintrag - aber man kann auch empfangene Mails bearbeiten; das ist vielen nicht bewusst): dann wurde eine Kopie davon (für den Anwender unsichtbar) gespeichert.
Problem war, dass das immer für die ganze Mailbox galt und auch keine Ablauffristen kannte.
Das letztgenannte Problem wurde durch die Einführung einer Litigation Hold Duration gelöst. Damit wurden alte Elemente, die der Anwender gelöscht hatte, dann auch wirklich aus dem Speicher gelöscht.
Das andere Problem (alles wird gespeichert) wurde durch Abfragebasierte Holds gelöst. Damit wurden nur Elemente, die einer Abfrage (wie einer Outlook-Suche) entsprechen bei Löschung in den Recoverable Items aufgehoben. Das wiederum firmiert jetzt unter In-Place Hold oder Discovery Hold.
In dem Kontext wurde auch der Begriff "Retention Policies" wiederverwendet. Früher war der, siehe oben, im Zusammenhang mit Archivmailboxen genutzt, und konnte Elemente nur in das Archiv verschieben oder löschen - nicht aber vor einer Löschung schützen. Jetzt werden "Retention Policies" und "Retention Labels" genutzt, um Daten über verschiedene M365 Dienste (Exchange, SharePoint, Teams) hinweg vor Löschung zu schützen (https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/retention?view ..)
Zu den Recoverable Items findet sich etwas unter https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recove ... - das schöne ist: da die Kernelement aller o.g. Techniken (außer Archivmailbox) sind, findest du in dem Artikel auch die anderen relevante Begriffe mit einer Kurzbeschreibung. Von da aus findet man mit der Suchmaschine weiter...
Grüße
Filipp
1
Moin Filipp,
vorerst danke dir für die ausführliche und sachliche Antwort
.
Ich habe mich auch nochmals ausführlich in die Thematik eingelesen und deine Erklärung hat dies verstärkt und noch besser verständlich gemacht.
Wie von dir bereits geschrieben bringen die verschiedenen Ausdrücke ein paar Anwender in die falsche Richtung. Archiv ist doch Archivierung etc...
Mit dem Litigation Hold und der jetzt möglichen Aufbewahrungsfrist hat Microsoft immerhin eine akzeptable Lösung gefunden.
Was allerdings für mich als Admin doch nervig erscheint, ist die Wiederherstellung der Elemente. Bei z.B. Mailstore hat man die Mail in wenigen Sekunden wiederhergestellt oder auffindbar und bei MS muss zunächst ein eDiscovery + Export erstellt werden um an die Mails zu gelangen.
Die Links werde ich mir noch genauer anschauen.
Danke dir nochmals.
Grüße
Phil
vorerst danke dir für die ausführliche und sachliche Antwort
.Ich habe mich auch nochmals ausführlich in die Thematik eingelesen und deine Erklärung hat dies verstärkt und noch besser verständlich gemacht.
Wie von dir bereits geschrieben bringen die verschiedenen Ausdrücke ein paar Anwender in die falsche Richtung. Archiv ist doch Archivierung etc...
Mit dem Litigation Hold und der jetzt möglichen Aufbewahrungsfrist hat Microsoft immerhin eine akzeptable Lösung gefunden.
Was allerdings für mich als Admin doch nervig erscheint, ist die Wiederherstellung der Elemente. Bei z.B. Mailstore hat man die Mail in wenigen Sekunden wiederhergestellt oder auffindbar und bei MS muss zunächst ein eDiscovery + Export erstellt werden um an die Mails zu gelangen.
Zu den Recoverable Items findet sich etwas unter https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recove ... - das schöne ist: da die Kernelement aller o.g. Techniken (außer Archivmailbox) sind, findest du in dem Artikel auch die anderen relevante Begriffe mit einer Kurzbeschreibung. Von da aus findet man mit der Suchmaschine weiter...
Die Links werde ich mir noch genauer anschauen.
Danke dir nochmals.
Grüße
Phil
Edit:
Eventuell kannst du mir hierzu auch eine Auskunft geben.
Angenommen ich will das Beweissicherungsverfahren für ausgeschiedene Mitarbeiter nutzen, damit die Postfächer nachträglich als inaktive Postfächer über die Inhaltssuche durchsucht und auch exportiert werden können.
Wie schaut es dann mit den Lizenzen aus?
Der Benutzer braucht eine Lizenz, damit dies aktiviert werden kann. Was passiert wenn ich das Postfach gelöscht habe und dies in ein inaktives Postfach umgewandelt wurde?
Kann ich dann dem Benutzer die Lizenz (Exchange Online Archivierung) entziehen oder muss er diese beibehalten, damit das Postfach durchsucht und exportiert werden kann?
Kann das Beweissicherungsverfahren auch auf Gruppen angewandt werden?
Auf freigegebene Postfächer kann es angewandt werden, bei Gruppen habe ich allerdings nichts gefunden.
Grüße
Phil
Eventuell kannst du mir hierzu auch eine Auskunft geben.
Angenommen ich will das Beweissicherungsverfahren für ausgeschiedene Mitarbeiter nutzen, damit die Postfächer nachträglich als inaktive Postfächer über die Inhaltssuche durchsucht und auch exportiert werden können.
Wie schaut es dann mit den Lizenzen aus?
Der Benutzer braucht eine Lizenz, damit dies aktiviert werden kann. Was passiert wenn ich das Postfach gelöscht habe und dies in ein inaktives Postfach umgewandelt wurde?
Kann ich dann dem Benutzer die Lizenz (Exchange Online Archivierung) entziehen oder muss er diese beibehalten, damit das Postfach durchsucht und exportiert werden kann?
Kann das Beweissicherungsverfahren auch auf Gruppen angewandt werden?
Auf freigegebene Postfächer kann es angewandt werden, bei Gruppen habe ich allerdings nichts gefunden.
Grüße
Phil
Hallo Phil,
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/create-and-man ...
"The licenses associated with the deleted Exchange Online mailbox will be available after you delete the corresponding user account."
Die Lizenz wird also nur zur Aktivierung des Litigation Hold benötigt (was nicht ausschließt, dass MS sich das eines schönen Tages anders überlegt.
Dass der Anwendern nicht zugreifen kann, ist potentiell aber sogar beabsichtigt: Du kannst das Litigation Hold aktivieren, ohne dass der Anwender dies bemerkt. Das kann bei internen Untersuchungen durchaus so gewünscht sein.. Im deutschen Rechtsraum vielleicht nicht so ganz unproblematisch, in den USA wohl nicht völlig unüblich, dass ein Mitarbeiter unter irgendeinen Verdacht gerät und dann heimlich von der Firma überwacht wird.
Grüße
Filipp
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/create-and-man ...
Angenommen ich will das Beweissicherungsverfahren für ausgeschiedene Mitarbeiter nutzen, damit die Postfächer nachträglich als inaktive Postfächer über die Inhaltssuche durchsucht und auch exportiert werden können.
Wie schaut es dann mit den Lizenzen aus?
Siehe dazu https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/create-and-man ...Wie schaut es dann mit den Lizenzen aus?
"The licenses associated with the deleted Exchange Online mailbox will be available after you delete the corresponding user account."
Die Lizenz wird also nur zur Aktivierung des Litigation Hold benötigt (was nicht ausschließt, dass MS sich das eines schönen Tages anders überlegt.
Kann ich dann dem Benutzer die Lizenz (Exchange Online Archivierung) entziehen oder muss er diese beibehalten, damit das Postfach durchsucht und exportiert werden kann?
Einem gelöschten Nutzer kannst du keine Lizenz mehr entziehen, weil es ihn ja gar nicht mehr gibt...Kann das Beweissicherungsverfahren auch auf Gruppen angewandt werden?
Auf freigegebene Postfächer kann es angewandt werden, bei Gruppen habe ich allerdings nichts gefunden.
Das würde mich wundernAuf freigegebene Postfächer kann es angewandt werden, bei Gruppen habe ich allerdings nichts gefunden.
Was allerdings für mich als Admin doch nervig erscheint, ist die Wiederherstellung der Elemente. Bei z.B. Mailstore hat man die Mail in wenigen Sekunden wiederhergestellt oder auffindbar und bei MS muss zunächst ein eDiscovery + Export erstellt werden um an die Mails zu gelangen.
Ja, die "End-User-Experience" und "Admin-Experience" ist bei anderen Lösungen sicher besser, bei denen man auf das Archiv einfach zugreifen kann.Dass der Anwendern nicht zugreifen kann, ist potentiell aber sogar beabsichtigt: Du kannst das Litigation Hold aktivieren, ohne dass der Anwender dies bemerkt. Das kann bei internen Untersuchungen durchaus so gewünscht sein.. Im deutschen Rechtsraum vielleicht nicht so ganz unproblematisch, in den USA wohl nicht völlig unüblich, dass ein Mitarbeiter unter irgendeinen Verdacht gerät und dann heimlich von der Firma überwacht wird.
Grüße
Filipp
1
Hi Filipp,
Danke für den Link und den Ausschnitt.
Wie du sagst kann es durchaus sein, dass Microsoft schnell auf die Idee kommt hier etwas im Lizenz Modell zu ändern.
Auf diesen Weg kann man ja momentan tatsächlich die Postfächer im Beweissicherungsverfahren vorhalten wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Ich stelle mir das hier von seitens Microsoft schwer vor, wenn Unternehmen mit 500 Mitarbeiter ständig ein Wechsel von Mitarbeitern haben und jedes Postfach ohne Lizenz im Beweissicherungsverfahren vorgehalten wird.
Der Speicherplatz lässt sich doch sicherlich Microsoft früher oder später bezahlen ...
Hast du vollkommen Recht.
Grüße
Phil
Siehe dazu https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/create-and-man ...
"The licenses associated with the deleted Exchange Online mailbox will be available after you delete the corresponding user account."
Die Lizenz wird also nur zur Aktivierung des Litigation Hold benötigt (was nicht ausschließt, dass MS sich das eines schönen Tages anders
überlegt.
"The licenses associated with the deleted Exchange Online mailbox will be available after you delete the corresponding user account."
Die Lizenz wird also nur zur Aktivierung des Litigation Hold benötigt (was nicht ausschließt, dass MS sich das eines schönen Tages anders
überlegt.
Danke für den Link und den Ausschnitt.
Wie du sagst kann es durchaus sein, dass Microsoft schnell auf die Idee kommt hier etwas im Lizenz Modell zu ändern.
Auf diesen Weg kann man ja momentan tatsächlich die Postfächer im Beweissicherungsverfahren vorhalten wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Ich stelle mir das hier von seitens Microsoft schwer vor, wenn Unternehmen mit 500 Mitarbeiter ständig ein Wechsel von Mitarbeitern haben und jedes Postfach ohne Lizenz im Beweissicherungsverfahren vorgehalten wird.
Der Speicherplatz lässt sich doch sicherlich Microsoft früher oder später bezahlen ...
Das würde mich wundern
Wie gesagt habe auch keinen Punkt dazu gefunden.Ja, die "End-User-Experience" und "Admin-Experience" ist bei anderen Lösungen sicher besser, bei denen man auf das Archiv einfach zugreifen kann.
Dass der Anwendern nicht zugreifen kann, ist potentiell aber sogar beabsichtigt: Du kannst das Litigation Hold aktivieren, ohne dass der > Anwender dies bemerkt. Das kann bei internen Untersuchungen durchaus so gewünscht sein.. Im deutschen Rechtsraum vielleicht nicht so ganz unproblematisch, in den USA wohl nicht völlig unüblich, dass ein Mitarbeiter unter irgendeinen Verdacht gerät und dann heimlich von der Firma überwacht wird.
Dass der Anwendern nicht zugreifen kann, ist potentiell aber sogar beabsichtigt: Du kannst das Litigation Hold aktivieren, ohne dass der > Anwender dies bemerkt. Das kann bei internen Untersuchungen durchaus so gewünscht sein.. Im deutschen Rechtsraum vielleicht nicht so ganz unproblematisch, in den USA wohl nicht völlig unüblich, dass ein Mitarbeiter unter irgendeinen Verdacht gerät und dann heimlich von der Firma überwacht wird.
Hast du vollkommen Recht.
Grüße
Phil
Hallo zusammen,
ich teste auch gerade Exchange Online mit den Plänen O365 Business standard und Exchange Online Plan 1 und hätte mal ein paar Fragen da ich es leider nicht eindeutig googlen kann...
Archiv für User :
Das Archiv der Nutzer zu aktivieren ist ja kein Problem. Ich aktiviere es beim jeweiligen Nutzer unter Postfachfunktionen, korrekt ?
Im O365 Business standard hat ein User 50GB Postfachspeicher "und" 50GB Archivspeicher....korrekt ?
Outlook bewegt dann automatisch Mails in das Archiv, auf die die erstellte Richtlinie passt ?
Gesetzeskonforme Aufbewahrung von eMail (unabhängig von sharepoint, onedrive, skype, teams usw.)
Das bekomme ich leider nicht hin. Ich habe schon einiges getestet aber scheitere dann an Fehlermeldungen beim speichern der Einstellung in Exchange Online wenn ich beim User das Beweissicherungsverfahren aktivieren möchte.
Ich konnte zwar schon Aufbewahrungsregel anlegen unter https://compliance.microsoft.com/. Dort unter Richtlinien und dann eine eigene erstellt mit der Auswahl 10 Jahre, von Exchange Mail, alle User, nach dem Ablauf der 10 Jahr nicht löschen...
Das Ziel ist eben das "aufheben" von allen Mails für alle User um eben gesetzteskonform zu sein. Kann mir hier jemand sagen ob das mit diesen Lizenzen möglich ist und wie ich es anlege ?
Dann stellt sich noch die Frage, die ich diese Aufbewahrung dann noch durchsuchen kann...
Lizenz Exchange Archivierung für Exchange online
Ist das korrekt, dass mit dieser Lizenz aus den 50GB Archiv 100GB gemacht werden ? Oder gibt es da noch mehr unverzichtbare Features ?
Vielen Dank schon mal
ich teste auch gerade Exchange Online mit den Plänen O365 Business standard und Exchange Online Plan 1 und hätte mal ein paar Fragen da ich es leider nicht eindeutig googlen kann...
Archiv für User :
Das Archiv der Nutzer zu aktivieren ist ja kein Problem. Ich aktiviere es beim jeweiligen Nutzer unter Postfachfunktionen, korrekt ?
Im O365 Business standard hat ein User 50GB Postfachspeicher "und" 50GB Archivspeicher....korrekt ?
Outlook bewegt dann automatisch Mails in das Archiv, auf die die erstellte Richtlinie passt ?
Gesetzeskonforme Aufbewahrung von eMail (unabhängig von sharepoint, onedrive, skype, teams usw.)
Das bekomme ich leider nicht hin. Ich habe schon einiges getestet aber scheitere dann an Fehlermeldungen beim speichern der Einstellung in Exchange Online wenn ich beim User das Beweissicherungsverfahren aktivieren möchte.
Ich konnte zwar schon Aufbewahrungsregel anlegen unter https://compliance.microsoft.com/. Dort unter Richtlinien und dann eine eigene erstellt mit der Auswahl 10 Jahre, von Exchange Mail, alle User, nach dem Ablauf der 10 Jahr nicht löschen...
Das Ziel ist eben das "aufheben" von allen Mails für alle User um eben gesetzteskonform zu sein. Kann mir hier jemand sagen ob das mit diesen Lizenzen möglich ist und wie ich es anlege ?
Dann stellt sich noch die Frage, die ich diese Aufbewahrung dann noch durchsuchen kann...
Lizenz Exchange Archivierung für Exchange online
Ist das korrekt, dass mit dieser Lizenz aus den 50GB Archiv 100GB gemacht werden ? Oder gibt es da noch mehr unverzichtbare Features ?
Vielen Dank schon mal
ich teste auch gerade Exchange Online mit den Plänen O365 Business standard und Exchange Online Plan 1 und hätte mal ein paar Fragen da ich es leider nicht eindeutig googlen kann...
Dann viel spaß damit ...
Archiv für User :
Das Archiv der Nutzer zu aktivieren ist ja kein Problem. Ich aktiviere es beim jeweiligen Nutzer unter Postfachfunktionen, korrekt ?
Im O365 Business standard hat ein User 50GB Postfachspeicher "und" 50GB Archivspeicher....korrekt ?
Outlook bewegt dann automatisch Mails in das Archiv, auf die die erstellte Richtlinie passt ?
Das Archiv der Nutzer zu aktivieren ist ja kein Problem. Ich aktiviere es beim jeweiligen Nutzer unter Postfachfunktionen, korrekt ?
Im O365 Business standard hat ein User 50GB Postfachspeicher "und" 50GB Archivspeicher....korrekt ?
Outlook bewegt dann automatisch Mails in das Archiv, auf die die erstellte Richtlinie passt ?
Korrekt. Somit wird ein Online Archiv für den Benutzer erstellt.
Auch die Größenangaben von dir sind korrekt.
Es gibt die Möglichkeit die Mails/Ordner per Drag and Drop in das Archiv zu ziehen oder eben wie von dir genannt über sogenannte Aufbewahrungsrichtlinien.
Diese kannst du z.B. auch auf bestimmte Schlagwörter oder einzelne Elemente anwenden.
Gesetzeskonforme Aufbewahrung von eMail (unabhängig von sharepoint, onedrive, skype, teams usw.)
Das bekomme ich leider nicht hin. Ich habe schon einiges getestet aber scheitere dann an Fehlermeldungen beim speichern der Einstellung in > Exchange Online wenn ich beim User das Beweissicherungsverfahren aktivieren möchte.
Das bekomme ich leider nicht hin. Ich habe schon einiges getestet aber scheitere dann an Fehlermeldungen beim speichern der Einstellung in > Exchange Online wenn ich beim User das Beweissicherungsverfahren aktivieren möchte.
Was kommt denn genau für eine Fehlermeldung.
Ist die Archivierung in deinem Plan vorhanden?
Soweit ich weiß ist dieser nicht in Exchange Online 1 mit inbegriffen.
Dann stellt sich noch die Frage, die ich diese Aufbewahrung dann noch durchsuchen kann...
Hier ist genau der Knackpunkt im Vergleich zu anderen Archivierungslösungen. Du musst deinem Benutzer, bzw. dem Admin die Rolle EDiscovery zuweisen. Dann musst du einen Fall erstellen, welcher das Postfach beinhaltet.
Dann kannst du die Mails anhand von Schlagwörtern durchsuchen und auch die Mails exportieren.
Lizenz Exchange Archivierung für Exchange online
Ist das korrekt, dass mit dieser Lizenz aus den 50GB Archiv 100GB gemacht werden ? Oder gibt es da noch mehr unverzichtbare Features ?
Ist das korrekt, dass mit dieser Lizenz aus den 50GB Archiv 100GB gemacht werden ? Oder gibt es da noch mehr unverzichtbare Features ?
Ist korrekt.
Grüße
Phil
1
Vielen Dank für die ausführliche Antwort.
Ich sehe gerade auch, dass in der Fehlermeldung tatsächlich weiter untern steht "...nicht in ihrer Lizenz enthalten". SORRY
Aber wenn ich die Lizenz dann zukaufe, würde er alles aufheben/sperren, dass der User es nicht mehr verändern, löschen kann. Mit der eDiscovery Rolle kann ich oder jemand anderes diese Mails durchsuchen....?
Wenn ich dann nach zwei Jahren eine Mail brauche, erstelle ich einen Hold für diese Zeit und sehe alles ? Oder muss ich den Hold von anfang an erstellen ? Das verstehe ich noch nicht ganz. Ich würde folgende Einstellungen setzen :
Bei den Usern, um die es geht das Beweissicherungsverfahren aktivieren (nach Kauf der Lizenz)
DIe Tage in den Einstellungen unter User/Postfachfunktionen leer lassen, damit es "forever" ist
War es das ?
Bei Bedarf dann einen HOLD erstellen....
Ich sehe gerade auch, dass in der Fehlermeldung tatsächlich weiter untern steht "...nicht in ihrer Lizenz enthalten". SORRY
Aber wenn ich die Lizenz dann zukaufe, würde er alles aufheben/sperren, dass der User es nicht mehr verändern, löschen kann. Mit der eDiscovery Rolle kann ich oder jemand anderes diese Mails durchsuchen....?
Wenn ich dann nach zwei Jahren eine Mail brauche, erstelle ich einen Hold für diese Zeit und sehe alles ? Oder muss ich den Hold von anfang an erstellen ? Das verstehe ich noch nicht ganz. Ich würde folgende Einstellungen setzen :
Bei den Usern, um die es geht das Beweissicherungsverfahren aktivieren (nach Kauf der Lizenz)
DIe Tage in den Einstellungen unter User/Postfachfunktionen leer lassen, damit es "forever" ist
War es das ?
Bei Bedarf dann einen HOLD erstellen....
Kein Problem.
Perfekt, dann hast du ja den Fehler.
Ja ist der Sinn davon. Genau derjenige der die Rolle bekommt kann dann die Postfächer durchsuchen und Abfragejobs erstellen.
Hier kann auch konfiguriert werden, dass bei jeder Abfrage eine E-Mail an z.B. die Tenant Admins geschickt wird.
So hat man etwas Kontrolle.
Naja dein Hold musst du mir nochmal erklären :D. Weiß ehrlich gesagt nicht genau was du damit meinst...
Generell ist es so, dass das Beweissicherungsverfahren aktiviert wird und zu diesem Zeitpunkt das Postfach für die eingestellten Tage gehalten/archiviert wird.
Wie von dir richtig genannt sind 0 Tage für immer, bis du dies wieder deaktivierst.
Für den Benutzer ist es wie bisher. Er kann die Mails löschen und diese verschwinden auch bei im Postfach. Allerdings bleiben diese im Hintergrund archiviert.
Dieses verfahren ist auch wirklich ganz gut für ausgeschiedene Mitarbeiter um inaktive Postfächer zu erstellen udn diese für eine Zeit vorzuhalten.
Grüße
Phil
Ich sehe gerade auch, dass in der Fehlermeldung tatsächlich weiter untern steht "...nicht in ihrer Lizenz enthalten". SORRY
Perfekt, dann hast du ja den Fehler.
Aber wenn ich die Lizenz dann zukaufe, würde er alles aufheben/sperren, dass der User es nicht mehr verändern, löschen kann. Mit der eDiscovery > Rolle kann ich oder jemand anderes diese Mails durchsuchen....?
Ja ist der Sinn davon. Genau derjenige der die Rolle bekommt kann dann die Postfächer durchsuchen und Abfragejobs erstellen.
Hier kann auch konfiguriert werden, dass bei jeder Abfrage eine E-Mail an z.B. die Tenant Admins geschickt wird.
So hat man etwas Kontrolle.
Wenn ich dann nach zwei Jahren eine Mail brauche, erstelle ich einen Hold für diese Zeit und sehe alles ? Oder muss ich den Hold von anfang > an erstellen ? Das verstehe ich noch nicht ganz. Ich würde folgende Einstellungen setzen :
Bei den Usern, um die es geht das Beweissicherungsverfahren aktivieren (nach Kauf der Lizenz)
DIe Tage in den Einstellungen unter User/Postfachfunktionen leer lassen, damit es "forever" ist
DIe Tage in den Einstellungen unter User/Postfachfunktionen leer lassen, damit es "forever" ist
Naja dein Hold musst du mir nochmal erklären :D. Weiß ehrlich gesagt nicht genau was du damit meinst...
Generell ist es so, dass das Beweissicherungsverfahren aktiviert wird und zu diesem Zeitpunkt das Postfach für die eingestellten Tage gehalten/archiviert wird.
Wie von dir richtig genannt sind 0 Tage für immer, bis du dies wieder deaktivierst.
Für den Benutzer ist es wie bisher. Er kann die Mails löschen und diese verschwinden auch bei im Postfach. Allerdings bleiben diese im Hintergrund archiviert.
Dieses verfahren ist auch wirklich ganz gut für ausgeschiedene Mitarbeiter um inaktive Postfächer zu erstellen udn diese für eine Zeit vorzuhalten.
Grüße
Phil
Danke !
Aber ich sehe das richtig, dass man in Deutschland als Firma eigentlich von Anfang an jeden User ein Beweissicherungsverfahren verpassen muss um konform zu sein ?
Mit Hold meine ich einen Fall.
Aber ich sehe das richtig, dass man in Deutschland als Firma eigentlich von Anfang an jeden User ein Beweissicherungsverfahren verpassen muss um konform zu sein ?
Mit Hold meine ich einen Fall.
Gerne.
Theoretisch ist es vorgeschrieben.
Grüße
Phil
Theoretisch ist es vorgeschrieben.
Grüße
Phil
1
Also nochmal zum Verständnis :
Wenn im Exchange Admin unter dem jeweiligen User das Beweissicherungsverfahren aktiviert ist, brauche ich nichts mehr zu tun und alles von diesem User wird aufgehoben ?
Wenn ich dann irgendwann "mal schauen" muss, gehe ich unter https://protection.office.com/ auf eDiscovery und erstelle einen neuen Fall und gut ist ?
Dann ist also eine Aufbewahrungsrichtilinie etwas anderes und hängt mit dem generellen Archiv des Nutzers zusammen ?
Wenn im Exchange Admin unter dem jeweiligen User das Beweissicherungsverfahren aktiviert ist, brauche ich nichts mehr zu tun und alles von diesem User wird aufgehoben ?
Wenn ich dann irgendwann "mal schauen" muss, gehe ich unter https://protection.office.com/ auf eDiscovery und erstelle einen neuen Fall und gut ist ?
Dann ist also eine Aufbewahrungsrichtilinie etwas anderes und hängt mit dem generellen Archiv des Nutzers zusammen ?
Hi,
genau so sieht es aus. Aufbewahrungsrichtlinien können z.B. auf einzelne Inhalte angewandt werden.
Sobald du das Beweissicherungsverfahren aktivierst, wird alles im Hintergrund gespeichert/archiviert.
Wenn du dir die Rolle gegeben hast, kannst du über e Discovery darauf zugreifen. Korrekt...
Denke trotzdem daran, dass dies kein Backup ersetzt. Gerade wenn mit OneDrive/Sharepoint, Teams etc gearbeitet wird.
Grüße
Phil
genau so sieht es aus. Aufbewahrungsrichtlinien können z.B. auf einzelne Inhalte angewandt werden.
Sobald du das Beweissicherungsverfahren aktivierst, wird alles im Hintergrund gespeichert/archiviert.
Wenn du dir die Rolle gegeben hast, kannst du über e Discovery darauf zugreifen. Korrekt...
Denke trotzdem daran, dass dies kein Backup ersetzt. Gerade wenn mit OneDrive/Sharepoint, Teams etc gearbeitet wird.
Grüße
Phil
1
Top, ich danke dir.
gibt es eigentlich noch andere Ressourcen außer die Microsoft eigenen um sich mit Exchange online auseinandersetzen zu können ?
gibt es eigentlich noch andere Ressourcen außer die Microsoft eigenen um sich mit Exchange online auseinandersetzen zu können ?
Naja.
Die beste Ressource ist sich eine Testumgebung zu bauen und alles zu testen. :D ...
Ansonsten musst du dich einfach mal umsehen. Es gibt doch einige Kanäle wo sich mit M365 im Allgemeinen beschäftigt wird.
Es ist einfach auch so ein großes Thema, was einiges an Einarbeitung erfordert.
Grüße
Phil
Die beste Ressource ist sich eine Testumgebung zu bauen und alles zu testen. :D ...
Ansonsten musst du dich einfach mal umsehen. Es gibt doch einige Kanäle wo sich mit M365 im Allgemeinen beschäftigt wird.
Es ist einfach auch so ein großes Thema, was einiges an Einarbeitung erfordert.
Grüße
Phil
1
ja, ich habe auch eine Testumgebung. Bin schon relativ weit gekommen. Also nochmal vielen Dank !
Kein Thema.
Falls es noch Fragen gibt, immer her damit.
Hab mich doch auch schon sehr viel mit dem M365 Paket auseinander gesetzt und wäre damals froh gewesen, wenn die Infos in Foren o. Ä. Mehr diskutiert werden.
Ich musste aber wie du damals feststelleb, dass wenige damit tiefer in Berührung sind oder nicht in Berührung kommen wollen...
Auch Infos im Netz sind teilweise wenige vorhanden.
Da ich bei uns in der Firma viele Projekte bereits mit Hybrid Umgebungen, Migrationen etc umgesetzt habe kann ich dir sicherlich behilflich sein.
Grüße
Phil
Falls es noch Fragen gibt, immer her damit.
Hab mich doch auch schon sehr viel mit dem M365 Paket auseinander gesetzt und wäre damals froh gewesen, wenn die Infos in Foren o. Ä. Mehr diskutiert werden.
Ich musste aber wie du damals feststelleb, dass wenige damit tiefer in Berührung sind oder nicht in Berührung kommen wollen...
Auch Infos im Netz sind teilweise wenige vorhanden.
Da ich bei uns in der Firma viele Projekte bereits mit Hybrid Umgebungen, Migrationen etc umgesetzt habe kann ich dir sicherlich behilflich sein.
Grüße
Phil
1
Jetzt komme ich nach einigen Tests doch noch mal hier her 
So wie ich es verstanden habe, ist für die Signatur bei Exchange online der Haftungsausschluss die richtige Wahl.
Wenn eine E-Mail gesendet wird, wird auch schön die HTML Signatur mit Logo angehängt. Sobald man aber eine E-Mail Konversation hat, wird die Antwort nicht mit einer Signatur versehen sondern die Signatur wird doppelt und dreifach und zehnfach einfach an das unterste Ende der E-Mail gesetzt. Mache ich etwas falsch?
So wie ich es verstanden habe, ist für die Signatur bei Exchange online der Haftungsausschluss die richtige Wahl.
Wenn eine E-Mail gesendet wird, wird auch schön die HTML Signatur mit Logo angehängt. Sobald man aber eine E-Mail Konversation hat, wird die Antwort nicht mit einer Signatur versehen sondern die Signatur wird doppelt und dreifach und zehnfach einfach an das unterste Ende der E-Mail gesetzt. Mache ich etwas falsch?
Moin,
hier bist du schonmal auf dem richtigen Weg.
Allerdings ist genau das eine Einschränkung seitens Microsoft 365 Signaturen.
Man kann den Haftungsausschluss hierfür nutzen, aber eben nicht direkt unter der Antwort anfügen:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/setup/create-signat ...
Hier ist alles beschrieben, was die Einschränkungen sind.
Für dein Zweck benötigst du eine Software, welche dies automatisch anfügt.
Z.B. exclaimer etc ...
Grüße
Phil
hier bist du schonmal auf dem richtigen Weg.
Allerdings ist genau das eine Einschränkung seitens Microsoft 365 Signaturen.
Man kann den Haftungsausschluss hierfür nutzen, aber eben nicht direkt unter der Antwort anfügen:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/setup/create-signat ...
Hier ist alles beschrieben, was die Einschränkungen sind.
Für dein Zweck benötigst du eine Software, welche dies automatisch anfügt.
Z.B. exclaimer etc ...
Grüße
Phil
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Alles klar, und wieder danke.
