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Wie lange muss das Backup aufgehoben werden

Mitglied: leon123

leon123 (Level 2) - Jetzt verbinden

12.02.2020 um 16:18 Uhr, 976 Aufrufe, 10 Kommentare

Hallo zusammen,

hier in der Firma werden alle Belege nach den gesetzlichen Richtlinien (z.B. 10 Jahre) in Papierform im Archiv aufgehoben.

Jetzt sprach mich neulich ein Mitarbeiter an, ob wir die Backups auch 10 Jahre aufheben, also sodass ich das Rechnungsystem zum Stand vor z.B. 6 Jahren zurück spielen kann.

Theoretisch kann ich das(Jahresbackups sind vorhanden), praktisch aktuell nicht weil ich keine Lizenz mehr für die damalige Backusoftware habe.

Ich frage mich aber, ob das überhaupt notwendig ist. Wie lange müssen denn die Rechnungsrelevanten Systeme aufgehoben werden?

Danke und Grüße
Leon
Mitglied: wiesi200
12.02.2020 um 16:23 Uhr
Hallo,

also den Stand des "Rechnungssystems" vor 6 Jahren zurück zu spielen macht keinen Sinn. Zumindest meiner Meinung nach.
Es muss nur gewährleistet sein das du aus dem Rechnungssystem keine Daten löschen kannst. Und dann kommst du auch wieder an die gewünschten Daten ran.

Wenn du die Software austauscht dann muss die alte aber erhalten bleiben.
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Mitglied: certifiedit.net
12.02.2020 um 16:24 Uhr
Hallo Leon,

10 Jahre, egal ob digital oder analog, 6 Jahre geschäftsbriefe, GoBD bzw AO sind deine Freunde.

Viele Grüße,

Christian
certifiedit.net
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Mitglied: certifiedit.net
12.02.2020 um 16:25 Uhr
Zitat von wiesi200:

Hallo,

also den Stand des "Rechnungssystems" vor 6 Jahren zurück zu spielen macht keinen Sinn. Zumindest meiner Meinung nach.
Es muss nur gewährleistet sein das du aus dem Rechnungssystem keine Daten löschen kannst. Und dann kommst du auch wieder an die gewünschten Daten ran.

Wenn du die Software austauscht dann muss die alte aber erhalten bleiben.

Nach AO hast du die Anforderung. Daher macht die Frage durchaus Sinn. Die Revisionssicherheit ist noch ein anderes Thema - allerdings, selber Ursprung.
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Mitglied: wiesi200
12.02.2020 um 16:26 Uhr
Zitat von certifiedit.net:

Hallo Leon,

10 Jahre, egal ob digital oder analog, 6 Jahre geschäftsbriefe, GoBD bzw AO sind deine Freunde.

Du hast wirklich jedes Backup der letzten10 Jahre aufgehoben? Glaub ich irgenwie nicht.
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Mitglied: certifiedit.net
12.02.2020, aktualisiert um 16:31 Uhr
Nein, aber davon sprach ich auch nicht. ;)

Ich spreche davon, dass die Daten in den Backups bis mind. 6 bzw 10 Jahre rückwirkend vorhanden (und wiederherstellbar) sein müssen.

In welchem Setup das der Fall ist muss man natürlich Firmenspezifisch definieren. Angenommen eine Firma hat seit 15 Jahren die gleiche Backendsoftware für AG, RE, Mgmt und Zeiterfassung, also sämtl. Geschäftsrelevante Daten. Sortierte hier nie aus, dann reicht theoretisch ein Backup von gestern (Achtung! Theoretisch!) und man hat der Anforderung der AO / GoBD bereits genüge getan. Dann ist es eine pure Frage der Kreativität des Admins bzw dessen Gottvertrauens.
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Mitglied: wiesi200
12.02.2020 um 16:33 Uhr
Zitat von certifiedit.net:

Nein, aber davon sprach ich auch nicht. ;)

Ich spreche davon, dass die Daten in den Backups bis mind. 6 bzw 10 Jahre rückwirkend vorhanden (und wiederherstellbar) sein müssen.

Und somit stimmt aber auch meine Aussage. Wenn ich aus dem System nicht's löschen kann dann reicht mich auch eine "normale" Aufbewarungszeit meines Backups. Das System ansich muss aber die entsprechende Zeit erhalten bleiben.
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Mitglied: certifiedit.net
12.02.2020 um 16:35 Uhr
Nicht zwangsläufig, da Firmen u.U Systeme neu implementieren, ohne alte Daten zu migrieren (macht keinen Sinn, kommt aber öfter vor als gedacht...)
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Mitglied: wiesi200
12.02.2020 um 16:37 Uhr
Zitat von certifiedit.net:

Nicht zwangsläufig, da Firmen u.U Systeme neu implementieren, ohne alte Daten zu migrieren (macht keinen Sinn, kommt aber öfter vor als gedacht...)

Dafür der Satz:
>Das System ansich muss aber die entsprechende Zeit erhalten bleiben.
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Mitglied: FA-jka
12.02.2020 um 23:15 Uhr
Hallo,

unterscheide Backup und Archiv.

Letzteres beinhaltet (auch) alles, was das interne Rechenwerk des Unternehmens erläutert. Also auch Arbeitsanweisungen, Prozess- und Ablaufbeschreibungen usw.

Gruß,
Jörg
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Mitglied: Penny.Cilin
13.02.2020 um 16:52 Uhr
Hallo,

wie @FA-jka schon geschrieben, ist die Rede von Datensicherung (Backup) und Datenaufbewahrung (Archive). Letzteres ist für lange Zeiten, also Datenaufbewahrung.
Wie schon mehrfach geschrieben, gibt es gesetzliche Vorgaben. Patientendaten und steuerliche Daten müssen sogar 30 Jahre aufbewahrt (Archiviert) werden.
Archivierung heißt zudem das die Daten nicht änderbar (manipulierbar) sind. Bei Wechsel der Datensicherungssoftware (Backup/Archivesoftware) zum Beispiel zu einem andern Produkt, müssen die Daten migriert werden.
Das Gleiche auch, wenn durch einen Releasewechsel das alte Format nicht mehr unterstützt (lesbar) werden sollte.

Ich bin derzeit in einem Projekt, wo man Daten von Legato Networker nach VEEAM Backup & Replication migrieren muss.

Gruss Penny.
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