Langzeitarchivierung - wie geht ihr vor?

grinskeks
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Moin,

wie es der Titel schon sagt.

In einem Unternehmen fallen unterschiedlichste Daten an und irgendwann haben diese keinen produktiven Nutzen mehr, sind aber als Nachweis oder aufgrund gesetzlicher Pflichten aufzubewahren.

  • Wie geht ihr damit um?
  • Wo und wie werden diese Daten archiviert?

Beispiel:

  • Verträge (Aufträge), Rechnungen
  • Warenwirtschaft (nur Belege archivieren, alte Versionen sichern, DB-Altdaten archivieren und bereinigen)
  • Abgeschlossene Dienstleistungsprojekte (Digitale Projektordner)
  • Mailkommunikation, Postfächer

Es geht mir hierbei nicht primär um die rechtlichen Aspekte sondern eher um eingesetzte Werkzeuge und Lösungen. Natürlich sorgen GOBD, DSGVO etc. für Komplexität.
Mich interessiert, wie ihr mit dem Thema umgeht oder wo ihr Bauchschmerzen habt.

Gruß Grinskeks

Content-Key: 989493972

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Ausgedruckt am: 04.07.2022 um 07:07 Uhr

Mitglied: clSchak
Lösung clSchak 13.07.2021 um 11:04:56 Uhr
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Hi

ECM (Dokumente wie Verträge usw.), Datenbanken (GOBD) werden auf WORM Tapes monatlich weggeschrieben, das sind die beiden Systeme wo entsprechende Daten liegen die vorgehalten werden müssen. Die "nackten" Daten die eine Retention-Policy haben sind schon fast "marginal" mit ~ 15TB, das sind 3 x LTO6 Tapes aktuell. Diese lagern wir wiederum in einem extra dafür vorgesehen Tresor.

Eigentlich auch nur, um dem Gesetzesgeber gerecht zu werden, durch Retention-Policy auf die Daten sind diese Daten eh nicht löschbar und werden wohl auch noch die nächsten Jahrzehnte verfügbar sein. Worauf du achten musst, sind so Dinge wie Daten von möglichen Bewerbern und sonstige Daten die ggf. durch die DSGVO keine langen Vorhaltezeiten erlauben, aber das kann dir euer DSB sagen.

Gruß
@clSchak
Mitglied: GrueneSosseMitSpeck
Lösung GrueneSosseMitSpeck 13.07.2021 um 12:00:32 Uhr
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in der Atomindustrie ist die Archivierungsfrist 50 Jahre face-smile

Für die hab ich schon VMs gebaut in denen ein Windows NT 3.5 mit irgendeiner urururalten Software am laufen ist, und weiter laufen wird...

Ansonsten einen S3 Bucket mit der Option "deep archive" nehmen, kostet pro GB ich meine so 1,5 Cent pro Monat. Wenn Dokumentationspflichten die Löschpflichten überschnieden dann müssen die Betroffenen ein Stück Papier unterschreiben...

Bei lokaler Datenhaltung tut man gut dran, auch die Peripherie zum Auslesen der Medien mit in den Tresor zu packen. In 50 Jahren gibts vielleicht keine SAS oder USB Schnittstelle mehr. Gibt ansonsten halt spezielle WORM Medien aus Glas, die für 100 Jahre zertifiziert sind und die Hardware hat einen modularen Aufbau, so daß man auch neuere Interfacetechniken ranbauen kann.
Mitglied: ElmerAcmeee
Lösung ElmerAcmeee 13.07.2021 um 13:00:35 Uhr
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Hallo,
ich würde mich der Fragestellung gerne anschließen, da auch bei uns dieses Thema gerade akut wird.

Meine persönliche Einschätzung wäre derzeit, dass alles was mit Archivierung zu tun hat, auch in einem Archiv-System zu landen hat. (!?)
Bei Aufbewahrungsfristen von teilweise 30 Jahren würde dies auch bedeuten, dass zwischendurch von einem auf das andere Archivsystem migriert werden muss.
Alle Daten des Archivs würden auch regelmäßig ins Backup fallen.

Wenn Daten ausschließlich auf einem Tape ausgelagert wären, wüsste ich zu keinem Zeitpunkt ob diese Medien noch funktionieren.
Persönlich würde ich mich damit nicht wohl fühlen.

Ein weiteres Thema wäre dann, was passiert wenn diese Daten - egal wo sie liegen - nicht mehr da sind?
Und wäre es dann den Aufwand Wert andere Maßnahmen zu ergreifen.

Dementsprechend ist dies auch eine Risikobewertung wo die GF etwas zu sagen kann.

Daher bin ich auch interessiert wie andere das Thema angehen.
Gruß
Mitglied: monstermania
Lösung monstermania 15.07.2021 um 09:21:38 Uhr
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Moin,
schon mal wichtig, dass man den Unterschied zwischen Archivierung und Backup versteht!
Zunächst mal sollte man sich klar machen, dass auch eine Archivierung immer dem aktuellen technischen Stand unterliegt. Früher gab es die (analoge) Archivierung von Dokumenten auf Mikrofilmen, später kam dann die digitale Archivierung. Neue Möglichkeiten führen dann zwangsläufig auch zu neuen Wünschen/Anforderungen an die Digitalisierung.
So kommt es häufig vor, dass alte Archivdaten in ein neues Format 'konvertiert' werden sollen, um aktuelle Möglichkeiten der Digitalisierung optimal ausnutzen zu können.
So haben wir z.B. mal ein Projekt begleitet, bei dem die Archivdaten eines Maschinenbauers für Schiffsausrüstungen rückwirkend digitalisiert werden sollten um den Servicetechnikern alle technischen Informationen zu den Anlagen zur Verfügung stellen zu können. Das waren dann auch Daten, die bis zu 50 Jahre alt waren (Überwiegend Microfilm aber auch Unterlagen in Papierform)! Schon genial, wenn plötzlich per Volltext in den alten Unterlagen gesucht werden kann. face-smile
Recht häufig kommt sogar die Umwandlung digitaler Daten vor. So haben wir früher eigentlich Alles als TIF-Bild archiviert. Heutzutage ist PDF/a mit Volltextlayer Stand der Technik. Es ist absolut üblich Archivdaten immer auf dem aktuellen Stand zu halten. Insbesondere bietet es sich bei einem Technologiewechsel an alte Archivdaten nachträglich auf den aktuellen technischen Stand zu bringen (z.B. Umstellung einer Archivlösung).

Als optimale Lösung für die Langzeitarchivierung kommen eigentlich nur Bandsicherungen in Betracht. Die Archivbänder müssen eh klimatisiert gelagert werden und auch eine regelmäßige Kontrolle/Umspulen/Konvertierung auf aktuelle Formate ist dann Pflicht.
Dafür würde ich mir die entsprechende Dienstleistung einkaufen. Da ist dann Alles möglich, sogar Atombombensicher. face-wink
Cloud-Lösungen müssen Ihre Langzeittauglichkeit m.E. erstmal beweisen.

Gruß
Dirk
Mitglied: Grinskeks
Grinskeks 15.07.2021 um 10:52:15 Uhr
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Vielen Dank schon mal für die bisherigen Rückmeldungen.
Ich würde den case gerne noch etwas offen lassen in der Hoffnung noch mehr Stimmen zu hören.

Gruß Grinskeks
Mitglied: Grinskeks
Grinskeks 20.07.2021 um 15:43:33 Uhr
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Vielen Dank an alle, die geantwortet haben!

Gruß
Grinskeks