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Mails am Jahresende verschieben in Jahresordner

Hallo,
habe mal wieder eine Frage zu Outlook (2019) mit IMAP-Postfach

Im Posteingang habe ich für jeden Lieferanten einen Ordner "Lieferant" angelegt, unter diesem Ordner eine weiteren "Bestellungen", darunter einen Order "Aktuell" und einen weiteren "Rest" mit weiteren Unter-Ordnern "2020", "2021", "2022".
Einzelne Regeln in Outlook (oder beim Mail-Provider) sortieren beim Eingang einer mail diese in den Ordner "Aktuell" beim entsprechenden Lieferanten.

Nun möchte ich am Jahresende nicht alle Mails händisch aus den Ordnern "Aktuell" in einen (neuen oder vorhandenen) Jahres-Ordner (jetzt "2023") verschieben, sondern diese Aufgabe einem script überlassen.

Ich weiß nur nicht ob das möglich ist, und VB kann ich auch nicht programmieren.

Im Anhang ist ein Beispielbild für den Aufbau der Ordner.

Ich bin für Ideen dankbar, vielleicht hilfts auch Anderen...

Freundliche Grüße aus dem Oldenburger Münsterland!
Ludger Scheper
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Mitglied: 7907292512
7907292512 Oct 06, 2023 updated at 16:00:51 (UTC)
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Moin.
Ordner-Locations / MailboxName anpassen ... siehe kommentierte Zeilen
' Outlook VBA Code  
Sub MailsInJahresOrdnerVerschieben()
    ' variablen  
    Dim fldrCurrent As folder, fldrDestinationRoot As folder, fldrDestination, mail As MailItem, moveCollection As New Collection, strYear As String
    ' quellordner zuweisen (anpassen)  
    Set fldrCurrent = Application.Session.Stores("user@domain.de").GetRootFolder.Folders("Amazon").Folders("Bestellungen").Folders("Aktuell")  
    ' Zielordner zuweisen (ohne Jahresordner) (anpassen)  
    Set fldrDestinationRoot = Application.Session.Stores("user@domain.de").GetRootFolder.Folders("Amazon").Folders("Bestellungen").Folders("Rest")  
    ' Jahr auf das aktuelle Jahr festlegen  
    strYear = CStr(Year(Date))
    On Error Resume Next
    Set fldrDestination = fldrDestinationRoot.Folders(strYear)
    ' Jahresordner anlegen wenn er nicht vorhanden ist  
    If fldrDestination Is Nothing Then
        Set fldrDestination = fldrDestinationRoot.Folders.Add(strYear)
        On Error GoTo 0
    End If
    ' mails des definierten Jahres in Collection hinzufügen  
    For Each mail In fldrCurrent.items
        ' Wenn das Jahr der Mail mit dem aktuellen übereinstimmt  
        If Year(mail.ReceivedTime) = strYear Then
            ' füge sie der Collection hinzu  
            moveCollection.Add mail
        End If
    Next
    ' wenn es Mails zum verschieben gibt  
    If moveCollection.Count > 0 Then
        ' verschiebe die Mails in den Jahres-Ordner  
        For Each mail In moveCollection
            mail.Move fldrDestination
        Next
    else
        MsgBox "Es gibt nichts zu Verschieben für dieses Jahr.", vbExclamation  
    End If
End Sub
VB kann ich auch nicht programmieren.
Wie willst du den Code dann verstehen? Freitag 🐟 ?
Übrigens, was man nicht kann, kann man lernen 😜
https://www.vba-tutorial.de/
https://learn.microsoft.com/de-de/office/vba/api/overview/outlook/object ...

🖖
Gruß sid.
Member: mayho33
mayho33 Oct 06, 2023 at 16:43:37 (UTC)
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Hi,

Na wenn du kein VB verstehst, dann lege dir doch ein paar Outlook- Regeln an. Die lassen sich sogar exportieren und wieder importieren. Aber du sagtest eh, dass das nur für dich sein soll oder?
Member: Globetrotter
Globetrotter Oct 06, 2023 at 18:01:13 (UTC)
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Hi..
.. und wie ist Deine DGSVO für die letzten 10 Jahre ?
... nur mal so nebenbei ;D

Gruss Globe!
Member: l.scheper
l.scheper Oct 06, 2023 at 19:42:02 (UTC)
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Hallo Globetrotter,
1. „DHGVO“ ist mir nicht bekannt
2. meinst vielleicht Aufbewahrungspflicht nach HGB
3. oder vielleicht doch DSGVO ???

Aber dies trägt nicht zur Lösung bei…

Mit freundlichen Grüßen Ludger Scheper
Member: Crusher79
Crusher79 Oct 06, 2023 at 20:12:49 (UTC)
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Räusper! E-Mail Archivierung tut nicht weh....

Kurz etwas OT: Mailstore ist gut da drin. ABER Ordnerstukturen aus OL kennt es nicht. Wir haben Exchagne Regel und der irgendwann die eh archivierten Mails herunter kickt. Man kommt mit Mailstore ja ran. Nur es fehlen die Ordner.

Wenn man jetzt eh schon bei solchen Überlegungen ist, sollte man doch ggf. nochmal auf die (un-) nötige Archivierung und deren Konsequenz schauen! Sonst hat man nachher andere Probleme.
Member: DivideByZero
DivideByZero Oct 06, 2023 at 21:29:49 (UTC)
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@Crusher79: wie meinst Du das mit Mailstore und Outlook? Bei uns werden natürlich auch die Ordner Strukturen gesichert und sind im Mailstore verfügbar.

Gruß

DivideByZero
Member: jsysde
jsysde Oct 06, 2023 at 21:30:05 (UTC)
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Moin.

+1 für MailStore - wobei ich sehr wohl meine komplette Ordnerstruktur im MailStore sehen kann.
Ich frage mich immer, welchen Sinn diese "Archivierung nach Jahren" macht?

Cheers,
jsysde
Member: NordicMike
NordicMike Oct 06, 2023 at 22:08:04 (UTC)
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Aber auch die Outlook Autoarchivierung macht das ganz gut. Diese verwendet einfach alle Ordnernamen im Archivordner, wie sie auch im aktuellem Postfach existieren. Dann müsste dein aktueller Ordner nicht „aktuell“ heißen, sondern gleich „2023“. Sobald Outlook die erste Email aus dem Ordner „2023“ archiviert, entsteht auch automatisch ein Unterordner „2023“ im Ordner „Archiv“. Das gute an der Autoarchivierung ist, dass der Benutzer über das Kontext Menü bestimmen kann ob bestimmte Sachen von der Archivierung ausgeschlossen werden sollen, z.B. weil sie für längere Zeit wichtig sind.

Und alles ganz ohne eine Zeile programmieren zu müssen.
Member: Crusher79
Crusher79 Oct 07, 2023 updated at 13:59:43 (UTC)
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Zitat von @DivideByZero:

@Crusher79: wie meinst Du das mit Mailstore und Outlook? Bei uns werden natürlich auch die Ordner Strukturen gesichert und sind im Mailstore verfügbar.

Gruß

DivideByZero

Wir haben es auf Journal Ebene. Auch wenn es in OL Ordner gibt, gibt es die im Archiv so nicht.

https://www.mailstore.com/en/blog/2018/10/18/folder-structure-mailstore- ...

https://www.mailstore.com/en/blog/journaling-vs-mailbox-archiving/


@jsysde und @DivideByZero Kommt drauf an. Mit Journaling ist aber selbst die Behörde zufrieden. Sagen wir mal so - war alles vor meiner Zeit: Als einmal morgens das LKA vorgefahren ist gab nur die Frage: Arhivieren Sie die Mails? - Ja, mit Mailstore. - Ok passt ....

Hat sich vor meiner Zeit zugetragen. Kartellgeschichte. Aber auch kann man sagen, Mailstore ist auch bei den Behörden beliegt. Es gab zumindest hier kein Problem. face-big-smile
Member: jsysde
jsysde Oct 08, 2023 at 08:45:32 (UTC)
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Moin.
Zitat von @Crusher79:
Wir haben es auf Journal Ebene. Auch wenn es in OL Ordner gibt, gibt es die im Archiv so nicht.[...]
Ist klar - wenn ihr nur Journaling eingerichtet habt, gibt's keine Ordnerstruktur.
Wollte nur darauf hinweisen, dass MailStore sehr wohl die vollständige Ordnerstruktur aus Outlook übernimmt - wenn man es entsprechend einrichtet. face-wink

Cheers,
jsysde
Member: DivideByZero
DivideByZero Oct 08, 2023 at 16:18:59 (UTC)
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Zitat von @Crusher79:
Wir haben es auf Journal Ebene. Auch wenn es in OL Ordner gibt, gibt es die im Archiv so nicht.

Danke für die Erläuterung, dann meinen wir unter dem Strich alle dasselbe, schließe mich @jsysde an.

Gruße

DivideByZero