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Microsoft Teams Power Automate (SharePoint): Automatische Mail versenden bei Status Änderung

Hallo zusammen,

ich versuche aktuell eine SharePoint Liste zu automatisieren.

Darin ist der auch die Spalte Status enthalten in der ausgewählt werden kann zwischen: Offen, In Bearbeitung und Erledigt.


Gestartet wird ein Auftrag immer mit Offen oder In Bearbeitung. Außerdem gibt es in der Tabelle noch die Spalter Verfasser in der die Person hinterlegt ist, die den Eintrag erstellt hat.

Da mehrere Personen an der Liste und den Projekten arbeiten und nicht immer reinschauen, habe ich überlegt das es sinnvoll wäre, das immer wenn eine Zeile den Status auf Erledigt gesetzt wird, sprich das Projekt/Auftrag ist fertig, bekommt der Ersteller eine Nachricht, dass das Projekt abgeschlossen ist.

Ist das Grundsätzlich möglich und kann mir jemand sagen wie das ungefähr funktioniert?

Ich bedanke mich schon im voraus ganz herzlich!
Gruß Luca

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Printed on: July 21, 2024 at 22:07 o'clock

Member: bjoern649
Solution bjoern649 Mar 19, 2024 at 16:10:29 (UTC)
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Hallo Luca

Ich habe einen ähnlichen Flow erstellt der ab einem gewissen Datum immer einer Person (der gleichen) ein Mail sendet.

Im Vorgang Elemente abrufen von Sharepoint kannst du unter den Erweiterten Optionen eine ODATA Abfrage hinzufügen (Heisst Abfrage filtern). Dort könntest du dann so etwas z.B. verwenden: Status (Spaltenname) eq 'Completed'. Der Befehl würde also so aussehen:
Status eq 'Completed'  

Danach kannst du ein Auf alle Anwenden Schritt verwenden der ein E-Mail an den Eingetragenen Arbeiter in der Spalte xy steht indem du einen dynamischen Inhalt hinzufügst.

Danach würde ich noch eine Spalte im Sharepoint hinzufügen mit zwei Werten (Informiert / Nicht) und einen Schritt Element aktualisieren und dann innerhalb vom alle Anwenden diese Spalte noch auf den Wert Informiert stellen.

So verhinderst du, dass die Mail mehrmals geschickt wird. Dazu müsstest du im Element abrufen dann folgenden Befehl verwenden:
(Status eq 'Erledigt') and (Arbeiter_Informiert eq 'Nicht informiert')  

Ich hoffe ich konnte dir damit weiterhelfen.

Gruss
Björn
Member: LucaBrauchtDeineHilfe
LucaBrauchtDeineHilfe Mar 20, 2024 at 06:31:52 (UTC)
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Hallo Björn,

vielen Dank dir zuerst für deine schnelle Nachricht.
Also ist es grundsätzlich möglich, die Mail einmal an eine bestimmte Person zu schicken?
Member: bjoern649
bjoern649 Mar 20, 2024 at 06:46:13 (UTC)
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Hallo Luca

Ja genau, es gibt die Funktion E-Mail senden V2 oder V3 (hab bei mir V2 genommen) dort kann man als Empfänger einen Dyamischen Inhalt wählen, das kann z.B. eine Zeile in einer SP Liste sein.

Gruss Björn