Outlook Synchronsationsprobleme bei gemeinsamen Zugriff auf ein Postfach

Liebe Community,

wir sind ein mittelständiges Unternehmen mit etwa 12 Personen, die teilweise auf dieselben E-Mail-Postfächer zugreifen (imap/smtp).

Ein Postfach z.B. heißt einkauf@musterfirma.com.

Die E-Mails, die wir erhalten und rausschicken sind oft groß (mehre MB). Anfragen, Angebote, Aufträge, die komplette Korrespondenz wird in verschiedenen Unterordnern organsiert. Z.B. ein Postfach ist ca. 50GB groß (die Outlook-ost(Container)-Datei) (jedes Jahr), wir müssen dann aus diesem Postfach für vergangene Jahre extern abspeichern.

Das Synchronisationsproblem bedeutet:
Einer verschiebt was aus dem Posteingang in einen Unterordner, und diese Aktion erscheint bei einigen Kollegen nicht.
Oder es kommen E-Mails in den Posteingang rein, die ein Kollege auf seinem PC / Outlook zwar sieht, aber ich sehe sie nicht auf meinem PC / Outlook. Dann schaue ich auf mail.ionos.de in den Posteingang und sehe, dass da einige (nicht alle) E-Mails bei mir nicht synchronisiert wurden. (so geht aber im Grund uns allen)

Solche Probleme haben wir bei verschiedenen Postfächern (auch bei denen, die keine 50GB umfassen) quasi ständig.
Manchmal hilft es nur, die Containerdatei zu löschen, und Outlook alles neu runterladen zu lassen. Aber das ist ja nicht Sinn der Sache. Natürlich könnten wir alle auch über die Weboberfläche von mail.ionos.de arbeiten (da synchronisiert immer alles sofort), aber die ist längst nicht so komfortable wie Outlook / bzw. da fehlen einige für uns notwendige Funktionen.

Frage:
Wir kriegt man Outlook dazu, dass auf jedem PC / Outlook alles immer sofort synchronisiert wird?
Im Anhang ist ein Bild, das den ungefähren Aufbau eines unserer Postfächer beschreibt.

Wir wechseln auch, falls es eine Alternative zu Outlook gibt. Für eine zufriedenstellende Lösung würden wir auch bezahlen.