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Sharepoint Online als Fileserverersatz
Hallo zusammen,
auf welcher Ebene bzw. in welchem Bereich sollte die Ordnerstruktur in SharePoint Online angelegt werden, wenn man von einem klassischen Fileserver auf SharePoint Online umstellt?
auf welcher Ebene bzw. in welchem Bereich sollte die Ordnerstruktur in SharePoint Online angelegt werden, wenn man von einem klassischen Fileserver auf SharePoint Online umstellt?
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Ausgedruckt am: 26.12.2024 um 20:12 Uhr
7 Kommentare
Neuester Kommentar
Moin,
würde mich da mal einklinken um den Post zu verfolgen
Wir überlegen auch teilweise Daten in SharePoint zu verlagern und haben hier auch schon etwas migriert.
Allerdings verwalten wir das auch wie einen Fileserver ohne externes Tool (Tenfold, etc....).
Wir haben einen Dokumentenbereich erstellt und die Ordner bis in die Zweite Ebene mit Gruppen versehen über die wir berechtigen. Den Usern haben wir vorerst das eigenständige Teilen nicht erlaubt (nur Owner - wir Admins - können Teilen), was leider einen großen Vorteil von SharePoint nimmt, aber zumindest etwas die Berechtigungs-Übersicht verbessert.
Ich denke da gibt es vielleicht auch bessere Ansätze
würde mich da mal einklinken um den Post zu verfolgen
Wir überlegen auch teilweise Daten in SharePoint zu verlagern und haben hier auch schon etwas migriert.
Allerdings verwalten wir das auch wie einen Fileserver ohne externes Tool (Tenfold, etc....).
Wir haben einen Dokumentenbereich erstellt und die Ordner bis in die Zweite Ebene mit Gruppen versehen über die wir berechtigen. Den Usern haben wir vorerst das eigenständige Teilen nicht erlaubt (nur Owner - wir Admins - können Teilen), was leider einen großen Vorteil von SharePoint nimmt, aber zumindest etwas die Berechtigungs-Übersicht verbessert.
Ich denke da gibt es vielleicht auch bessere Ansätze
taktischer Punkt .
Erstellt für die klassischen Freigaben im SharePoint Online eine Teamwebsite und richtet dort die gewünschte Ordnerstruktur ein. Auf welcher Ebene in SharePoint Online erfolgt die Freigabe, die man vom Dateiserver kennt
Wenn Du Sharepoint Online verwenden willst wuerde ich empfehlen es in Teams abbilden. Flach halten sonst gehen einem die 260 Zeichen schnell aus.
Berechtigungstechnisch ist es schon schwieriger als im Fileserver. Ein User der Schreibrechte hat ist ein Besitzer und kann zu viel Aendern, loeschen oder hinzufuegen. (Wildwuchs)
Die User koennen dann die Teams Ordner mit dem eigenen PC synchronisieren so dass sie auf dem Rechner fast wie mit einer Freigabe arbeiten koennen. Aber alles sehr langsam um umstaendlich beim Aus- und Einchecken der Dateien die nicht von MS sind. Programm muss beim schliessen beendet werden damit die Synchronisation losgeht.
Im Teams den Standard Order nicht fuer die Dateien verwenden.. sie werden sonst nicht gefunden. Fuer alle Dinge einen Kanal anlegen und dort dann die Ordner anlegen.
Berechtigungstechnisch ist es schon schwieriger als im Fileserver. Ein User der Schreibrechte hat ist ein Besitzer und kann zu viel Aendern, loeschen oder hinzufuegen. (Wildwuchs)
Die User koennen dann die Teams Ordner mit dem eigenen PC synchronisieren so dass sie auf dem Rechner fast wie mit einer Freigabe arbeiten koennen. Aber alles sehr langsam um umstaendlich beim Aus- und Einchecken der Dateien die nicht von MS sind. Programm muss beim schliessen beendet werden damit die Synchronisation losgeht.
Im Teams den Standard Order nicht fuer die Dateien verwenden.. sie werden sonst nicht gefunden. Fuer alle Dinge einen Kanal anlegen und dort dann die Ordner anlegen.
nicht geeignet im grossen stiel....
Wir hatten das mal für die Finanzabteilung eingerichtet wo dann Rechnungen reingescannt werden mit schrifterkennung OCR und als PDF. weil man dann indexiert so toll suchen kann...
Spass war dann vorbei ab 10.000 Dateien entwickeln sich probleme....
daher meine Meinung, solche ablagen sind nur speziell geeignet für:
- Dokumente die man gemeinsam bearbeiten will im Team, z.B. Word, Excel Dateien gleichzeitig dran arbeiten
- oder zur Ablage von Dokumentationen da man den Revisions Verlauf sehen kann.
Aber als generelle Daten Müllhalde nicht geeignet...
Wir hatten das mal für die Finanzabteilung eingerichtet wo dann Rechnungen reingescannt werden mit schrifterkennung OCR und als PDF. weil man dann indexiert so toll suchen kann...
Spass war dann vorbei ab 10.000 Dateien entwickeln sich probleme....
daher meine Meinung, solche ablagen sind nur speziell geeignet für:
- Dokumente die man gemeinsam bearbeiten will im Team, z.B. Word, Excel Dateien gleichzeitig dran arbeiten
- oder zur Ablage von Dokumentationen da man den Revisions Verlauf sehen kann.
Aber als generelle Daten Müllhalde nicht geeignet...
1
Wir haben das auch hinter uns bzw. vor uns. Bin mur nicht so sicher...
Um welche Datenmengen handelt es sich denn?
Wir haben diverse Teamseiten und dort in den Dokumenten verschiedene Strukturen, je nach Team. Einfach den Fileserver abbilden geht nicht so gut.
Aber da brauchst du pro Team jemanden der dahinter ist, oder die IT muss das für alle machen.
Wir haben Zugriffsberechtigungen iA pro Team und teilweise werden Ordner geshared. Die klassischen Standard-Zugriffs-Gruppen haben wir nicht mehr am Sharepoint.
Sehr große Dateien, wie CAD & Grafik gehen schlecht...
Aufräumen ist am Fileserver einfacher oder wir haben noch nicht die richtigen Tools dafür...
Um welche Datenmengen handelt es sich denn?
Wir haben diverse Teamseiten und dort in den Dokumenten verschiedene Strukturen, je nach Team. Einfach den Fileserver abbilden geht nicht so gut.
Aber da brauchst du pro Team jemanden der dahinter ist, oder die IT muss das für alle machen.
Wir haben Zugriffsberechtigungen iA pro Team und teilweise werden Ordner geshared. Die klassischen Standard-Zugriffs-Gruppen haben wir nicht mehr am Sharepoint.
Sehr große Dateien, wie CAD & Grafik gehen schlecht...
Aufräumen ist am Fileserver einfacher oder wir haben noch nicht die richtigen Tools dafür...
Moin.
"Einstieg" in den Sharepoint würde ich immer über Teams machen, das ist für die User am übersichtlichsten, insbesondere, wenn Teams sowieso schon genutzt und der Umgang damit vertraut ist.
Problem: Es gibt irgendwo ein Hard-Limit, was die max. Anzahl als auch die max. Größe aller Daten angeht. Kann man upgraden gegen den Einwurf weiterer Münzen. Nächstes Problem: Verschachtelte Gruppen aus deinem lokalen AD funktionieren im Sharepoint nicht, auch via Entra ID synchronisierte Gruppen sind problematisch. Sprich: du baust deine Berechtigungen im Prinzip zwei Mal.
Um Wildwuchs zu vermeiden, muss man sich schon recht tief ins M365-Universum eingraben und von vornherein etliche Default-Einstellungen dahingehend korrigieren. Alles in allem ein sehr umfangreiches Unterfangen, dass, wenn es sinnvoll und sicher genutzt werden soll, sehr viel Erfahrung im Bereich M365 voraussetzt.
Cheers,
jsysde
Zitat von @kaba-cart:
[...]auf welcher Ebene bzw. in welchem Bereich sollte die Ordnerstruktur in SharePoint Online angelegt werden, wenn man von einem klassischen Fileserver auf SharePoint Online umstellt?
Das ist so pauschal nicht zu beantworten. Bei größeren Datenmengen würde ich pro Abteilung/Verwaltungseinheit eine Team-Website bauen und die Daten dann darunter ablegen. Andernfalls eine Team-Website für alle Abteilungen/Verwaltungseinheiten und dort dann pro Abteilung/Verwaltungseinheit einen entsprechenden Ordner mit Berechtigungen.[...]auf welcher Ebene bzw. in welchem Bereich sollte die Ordnerstruktur in SharePoint Online angelegt werden, wenn man von einem klassischen Fileserver auf SharePoint Online umstellt?
"Einstieg" in den Sharepoint würde ich immer über Teams machen, das ist für die User am übersichtlichsten, insbesondere, wenn Teams sowieso schon genutzt und der Umgang damit vertraut ist.
Problem: Es gibt irgendwo ein Hard-Limit, was die max. Anzahl als auch die max. Größe aller Daten angeht. Kann man upgraden gegen den Einwurf weiterer Münzen. Nächstes Problem: Verschachtelte Gruppen aus deinem lokalen AD funktionieren im Sharepoint nicht, auch via Entra ID synchronisierte Gruppen sind problematisch. Sprich: du baust deine Berechtigungen im Prinzip zwei Mal.
Um Wildwuchs zu vermeiden, muss man sich schon recht tief ins M365-Universum eingraben und von vornherein etliche Default-Einstellungen dahingehend korrigieren. Alles in allem ein sehr umfangreiches Unterfangen, dass, wenn es sinnvoll und sicher genutzt werden soll, sehr viel Erfahrung im Bereich M365 voraussetzt.
Cheers,
jsysde
